هنگامی که تصمیم می گیرید شغل خود را ترک کنید و به مکان جدیدی بروید ، باید حداقل دو هفته به قصد استعفا اطلاع دهید. به خواندن ادامه دهید تا یاد بگیرید که چگونه نامه استعفای مiteدبانه اما محکمی بنویسید تا به رئیس خود تحویل دهید.
گام
قسمت 1 از 3: چه چیزی باید بگویید و چگونه آن را بیان کنید
مرحله 1. بیانیه ای واضح و مختصر ارائه دهید
خط اول نامه اطلاع رسانی شما باید به وضوح بیان کند که در پایان دوره دو هفته ای از سمت خود استعفا می دهید. از جملاتی که می توانند این تصور را ایجاد کنند که مایل هستید بیشتر بمانید یا نظر خود را با پیشنهاد مناسب تغییر دهید ، استفاده نکنید.
- یک مثال خوب: "این نامه اعلان رسمی استعفای من از [نام شرکت] به عنوان [نام شغل] است که در [تاریخ استعفا] موثر است."
- یک مثال خوب: "بدین وسیله من به عنوان [نام شغل] در [نام شرکت] ، از تاریخ [استعفا] ، دو هفته پس از [تاریخ امروز] استعفا می دهم.
- مثال بد: "من قصد دارم از سمت خود به عنوان [نام شغل] خارج شوم. لطفاً به من اطلاع دهید که مناسب ترین زمان برای شما چه زمانی است."
- یک مثال بد: "اگر همه چیز طبق انتظار پیش برود ، من قصد دارم از سمت خود در این شرکت دو هفته آینده استعفا دهم."
مرحله 2. حداقل دو هفته به رئیس خود فرصت دهید
امروزه اکثر کارمندان ملزم به ارسال نامه استعفا از دو هفته قبل نیستند ، اما هنوز هم این مودبتی حرفه ای تلقی می شود.
- اگر زودتر از دو هفته کار را ترک کنید ، ممکن است کارفرمای آینده شما تعجب کند که آیا شما نیز همین کار را با آنها انجام می دهید.
- اگر شرکت شما در حال حاضر وارد یک دوره شلوغی می شود ، ممکن است به جای دو هفته ، "چهار هفته قبل" را از قبل مطلع کنید.
- مدیران ارشد و کارکنان در سطوح بالاتر نیز باید به اخطار بیش از دو هفته توجه کنند. به عنوان یک قاعده کلی ، زمانی را معادل زمان تعطیلات اختصاص داده شده به موقعیت خود اختصاص دهید. به عنوان مثال ، اگر موقعیت شما به شما سه هفته مرخصی می دهد ، باید قبل از آن نیز "سه هفته اخطار" دهید.
مرحله 3. از بیان دلایل استعفای خود اجتناب کنید
این امر به ویژه در مواردی که دلایل شما تا حدودی مشکل ساز است بسیار مهم است ، اما حتی اگر می خواهید با شرایط خوب شرکت را ترک کنید ، باز هم باید از بیان این دلایل در نامه استعفای رسمی خودداری کنید.
- با این حال ، هنگامی که مستقیماً از شما خواسته می شود که آن را ارائه دهید ، باید این دلیل را بیان کنید.
- شما همچنین باید دلیلی برای به اشتراک گذاشتن با سرپرستان و همکاران خود ارائه دهید که قطعاً از شما می پرسند چرا قصد ترک دارید. این استدلال نیازی به درج در یک نامه رسمی ندارد ، اما همچنان آماده است که شخصاً از شما خواسته شود.
مرحله 4. رسمی و دوستانه باشید
لحن کلی نامه اعلان شما باید حرفه ای باشد ، اما نه آنقدر حرفه ای که شما سرد یا سفت به نظر برسید. معمولاً باید نامه را با دوستانه ترین لحنی که تا به حال با رئیس خود داشته اید بنویسید.
- اگر ارتباط شما با رئیس شما همیشه از ساختار حرفه ای سفت و سختی پیروی می کند ، در اعلان های خود از این لحن پیروی کنید. از طرف دیگر ، اگر در حال برقراری ارتباط شخصی با رئیس خود هستید ، از به کار بردن لحن شخصی ترسی نترسید. لحن شخصی همچنان مناسب است مادامی که معمولی و بیهوده نباشد.
- یک مثال خوب: "من از تجربه و پیشرفتی که در حین کار با شما به من داده شده بسیار سپاسگزارم."
- مثال بد: "من به طور رسمی تأیید می کنم که من همچنان بیشترین احترام را برای شرکت ABC قائل هستم و هیچ اراده بدی نسبت به هیچ یک از مافوق و همکاران این شرکت ندارم."
- مثال بد: "ممنون برای همه چیز!"
مرحله 5. لحن مثبت را تنظیم کنید
این نامه آخرین سند در پوشه پرسنل شما خواهد بود ، بنابراین باید تأثیر خوبی بر جای بگذارد. حتی اگر از شغلی که ترک می کنید متنفر هستید و دیگر نمی خواهید با کسی در شرکت کاری داشته باشید ، باز هم باید پل ها را به جای سوزاندن آنها پشت سر بگذارید.
- اگر کارفرمای آینده شما با کارفرمای قبلی شما تماس گرفت و شنید که نامه استعفای مثبت خود را گذاشته اید ، تأثیر خوبی بر شما خواهد گذاشت. همچنین اگر کارمند شرکت قدیمی مسئول کشیدن پرونده شما اطلاعات زیادی در مورد شما ندارد مفید است.
- هرگز در نامه استعفای خود به کسی در شرکت بد ندهید و از عملکرد آن انتقاد نکنید.
مرحله 6. از رئیس خود تشکر کنید
یک یا دو جمله وارد کنید و از رئیس خود تشکر کنید که به او فرصت و تجربه کار در شرکت را داد. هر شغلی به زندگی فرد کمک می کند ، حتی اگر معایب آن بسیار بیشتر از جوانب مثبت آن باشد.
- اگر تجربه کاری شما بیشتر مثبت بوده است ، مطمئن شوید که قدردانی شما نشان داده می شود. موارد زیر را بنویسید ، "من حتی نمی توانم به اندازه کافی از شما در سه سال گذشته تشکر کنم. من خیلی بیشتر از آنچه انتظار داشتم آموختم و از مهربانی و صبر شما واقعاً قدردانی می کنم."
- اگر تجربه کاری شما عمدتا منفی بوده است ، یک یادداشت تشکر عمومی ارائه دهید. موارد زیر را امتحان کنید ، "من همچنین می خواهم از شما تشکر کنم که در سه سال گذشته تجربه ای را به من دادید."
مرحله 7. به رئیس خود بگویید که قصد دارید پروژه های بزرگ را تکمیل کنید
به عنوان آخرین اقدام وفاداری و مسئولیت ، شما باید پروژه های معلق یا فعلی را که بدون کمک شما شکست خورده اند ثبت کنید و قول دهید که پروژه را به اتمام می رسانید و شرکت را در دردسر نمی اندازید.
- پروژه های جاری و پروژه های کوچک که می تواند توسط شخص دیگری اداره شود ، حذف می شوند.
- این تأثیر خوبی روی رئیس شما می گذارد ، بنابراین به احتمال زیاد رئیس اگر در آینده از شما بخواهد برای رئیس دیگری توصیه خوبی به شما می کند.
مرحله 8. ارائه خدمات پس از استعفا
از آنجایی که شرکت پس از خروج شما به گردش کاری دیگری می رود ، سکسکه هایی ایجاد می شود. در نامه استعفای خود ، پیشنهاد دهید که حتی پس از اتمام قرارداد شغلی ، به شرکت در انتقال کمک کنید.
یک شماره تلفن و/یا آدرس پست الکترونیکی ارائه دهید که شرکت می تواند برای هرگونه س questionsال با شما تماس بگیرد
مرحله 9. با یک یادداشت تشکر را ببندید
حتی اگر قبلاً در نامه از او تشکر کرده اید ، ایده عاقلانه ای است که نامه را با بیان مجدد قدردانی خود ببندید.
مثال: "من همیشه از شما و کارکنان شرکت ABC برای هر کاری که برای من انجام داده اید سپاسگزار خواهم بود."
قسمت 2 از 3: نوشتن نامه ها
مرحله 1. یک نامه بنویسید ، نه یک ایمیل
هنگام ارسال اطلاعیه استعفا ، باید آن را به جای نامه الکترونیکی و در یک نامه تایپ شده و چاپ شده بنویسید. این نامه باید مستقیماً به سرپرست شما ارسال شود.
- اگرچه نوشتن نامه های الکترونیکی آسان تر و سریعتر به نظر می رسد ، اما به طور کلی کمتر حرفه ای تلقی می شوند و به طور کلی دوست ندارند.
- نامه اطلاع رسانی خود را از طریق پست یا سیستم تحویل دفتر خود ارسال نکنید. این امر باعث تاخیر می شود و تا زمانی که رئیس شما نامه را دریافت کند ، ممکن است دو هفته برنامه ریزی شده شما در نیمه راه به سر رسیده باشد.
مرحله 2. تاریخ را در گوشه بالا سمت چپ تایپ کنید
به عنوان استاندارد برای نوشتن یک نامه رسمی ، باید تاریخ را در قالب تاریخ-ماه-سال در گوشه سمت چپ بالای صفحه تایپ کنید. ماه باید با حروف نوشته شود ، در حالی که تاریخ و سال باید به صورت عددی باشد.
- مثال: 26 ژوئن 2013
- به یاد داشته باشید که معمولاً نیازی نیست آدرس بازگشتی را وارد کنید زیرا آدرس آدرس کارفرمای شما یکسان است. با این حال ، اگر ترجیح می دهید از سربرگ شرکت با آدرس استفاده کنید.
مرحله 3. آدرس گیرنده را در نظر بگیرید
اگر از سربرگ شرکت استفاده می کنید ، ممکن است آدرس گیرنده را وارد نکنید ، زیرا این نامه از داخل خود شرکت ارسال شده است. اما ذکر آدرس ایده خوبی است ، زیرا به شما اجازه می دهد نامه را به طور خاص به رئیس خود ارسال کنید.
- عنوان و نام کامل رئیس خود را در جمله اول بنویسید.
- نام خیابان را در خط بعدی و شهر ، ایالت و کد پستی را در خط بعدی بنویسید.
- یک خط بین تاریخ و آدرس گیرنده را رد کنید. یک خط دیگر بین آدرس گیرنده و سلام زیر آن را رد کنید. آدرس خود باید تک فضا باشد.
مرحله 4. مستقیماً در یک جمله احوالپرسی به رئیس خود سلام کنید
نامه شما باید با عبارت "عزیز" باز شود. (نام کارفرما) "و هرگز از احوالپرسی مبهم یا عمومی مانند" برای چه کسی ممکن است نگران باشد "استفاده نکنید.
شما باید همانطور که معمولاً با رئیس خود استقبال می کنید ، حتی اگر این روش کمی اتفاقی باشد. به عنوان مثال ، اگر معمولاً با رئیس خود با نام کوچک سلام می کنید ، بنویسید "عزیز. جنیفر. " اگر رابطه شما با رئیس شما فقط حرفه ای است ، از "عزیز" استفاده کنید. مادر جنیفر اسمیت."
مرحله 5. متن نامه خود را بنویسید
مطابق دستورالعمل های ارائه شده در این مقاله ، قبل از شروع نوشتن متن نامه ، بعد از سلام ، یک خط را رد کنید.
- هر پاراگراف در بدنه باید تک فاصله داشته باشد ، اما باید بین هر پاراگراف جداگانه یک خط خالی وجود داشته باشد. و همچنین هیچ پاراگراف نیازی به تورفتن ندارد.
- یک نامه حداکثر در یک صفحه بنویسید.
مرحله 6. از یک پوشش گرم استفاده کنید
برای حفظ لحن دوستانه و مثبت ، باید پایانی را به نظر برسید که گرمتر و صادقانه تر از پایان معمولی مانند "سلام" ، "متشکرم" یا "با احترام" باشد.
-
برخی از نمونه های جلد عبارتند از:
- گرم ترین درودهای من
- من به موفقیت شما بسیار امیدوارم
- از همه چیز تا اینجا بسیار سپاسگزارم
- با صمیمانه ترین تشکر و گرمترین آرزوها.
مرحله 7. نام خود را تایپ کرده و امضا کنید
نام کامل خود را چهار خط زیر قسمت پایانی بنویسید و یک امضا بین جلد و نام قرار دهید.
قسمت 3 از 3: ارسال نامه استعفا
مرحله 1. نامه استعفای خود را مستقیماً به کارفرمای خود تحویل دهید
حرفه ای ترین راه این است که نامه استعفای خود را برای اولین بار و شخصاً به رئیس خود تحویل دهید.
- معمولاً باید جلسه ای را برنامه ریزی کنید ، اما اگر در یک شرکت کوچک کار می کنید و با رئیس خود رابطه نزدیک دارید ، ممکن است بتوانید بدون اطلاع به دفتر وی مراجعه کنید.
- هنگام ورود به درب پشت سر خود را ببندید تا مکالمه خصوصی بماند.
- نامه استعفا را به کارفرما ارائه دهید و توضیح دهید ، وقتی آن را ارائه می دهید ، آن چیست.
- به احتمال زیاد رئیس شما وضعیت را با شما در میان می گذارد. حتی اگر نامه قبلاً به س questionsالات پرسیده شده از شما پاسخ می دهد ، به هر س questionال به طور کامل پاسخ دهید.
- وقتی از اتاق خارج می شوید و دست می دهید ، تشکر کنید.
مرحله 2. یک نسخه از نامه را به کسانی که به آن نیاز دارند تحویل دهید
این امر بر اساس شرکت متفاوت است ، اما به طور معمول ، بخش منابع انسانی مانند سرپرست شما به یک نسخه نیاز دارد.
همکاران ، مربیان ، اعضای تیم و مشتریان باید شخصا از استعفای شما مطلع شوند. آنها نیازی به کپی تایید شده از نامه استعفای شما ندارند
مرحله 3. تا انتها سخت کار کنید
اگر از شما خواسته می شود قبل از خروج هنگام نوشتن نامه ، پروژه های بزرگ را تکمیل کنید ، باید پروژه ها را رعایت کرده و تکمیل کنید.
- حتی اگر هیچ قرار ملاقاتی ندارید ، نمی توانید در دو هفته آخر کار خود از کار بیکار شوید. انتقال برای همه دشوار خواهد بود ، و این وظیفه حرفه ای شماست که این انتقال را تا حد ممکن برای کارفرمایی که ترک می کنید روان کنید.
- از طرف دیگر ، اگر مشکوک هستید که این شرکت به دلیل اینکه شما استعفای خود را اعلام کرده اید ، با شما ناعادلانه رفتار می کند ، اجازه ندهید آنها از شما سوء استفاده کنند یا شما را با یک کار غیرانسانی اضافی دیوانه کنند.
