آیا شما نیاز به نوشتن یک نامه حرفه ای خوب و بدون نقص دارید؟ اکثر نامه های تجاری از یک قالب ثابت و آسان برای یادگیری پیروی می کنند که می توانید برای هر نوع محتوا اعمال کنید. نامه های تجاری همیشه باید شامل تاریخ ، اطلاعات فرستنده و گیرنده و چند پاراگراف از متن باشد. مراحل زیر را دنبال کنید و مطابق با استانداردهای شرکت خود اصلاحاتی انجام دهید.
گام
قسمت 1 از 4: شروع یک نامه
مرحله 1. قالب را بدانید
محتوای نامه شما هرچه باشد ، برخی از ارائه نامه های استاندارد تجاری باید رعایت شود. حروف تجاری باید با فونت متداول تایپ و پیش نویس شوند ، مانند Arial یا Times New Roman. از پاراگراف های بلوک استفاده کنید. یعنی با فشار دادن دوبار Enter یک پاراگراف جدید را شروع می کنید. در پاراگراف های بلوک ، تورفتگی خط اول را وارد نکنید.
- از حاشیه 2.54 سانتی متر در همه طرف استفاده کنید.
- نامه های تجاری ارسال شده توسط ایمیل نیز باید با فونت رایج تایپ شوند. در ایمیل های تجاری از اسکریپت ها یا رنگ های غیر از سیاه و سفید استفاده نکنید.
مرحله 2. نوع کاغذ مناسب را انتخاب کنید
حروف باید بر روی کاغذ A4 با ابعاد 21 29 29.7 سانتی متر یا A4 با ابعاد 21.5 29 29.7 سانتی متر چاپ شوند. چندین نامه یا قرارداد طولانی را می توان بر روی کاغذ F4 یا 21 * 33 سانتی متر Folio چاپ کرد.
اگر نامه از طریق پست ارسال می شود ، آن را روی سربرگ شرکت چاپ کنید. استفاده از سربرگ تصویری حرفه ای را تقویت می کند و نشان و اطلاعات تماس شرکت را ارائه می دهد
مرحله 3. اطلاعات مربوط به شرکت خود را وارد کنید
نام و آدرس شرکت را تایپ کرده و از خط جدیدی برای علامت گذاری هر قسمت از آدرس استفاده کنید. اگر مشاغل آزاد یا پیمانکار مستقل هستید ، نام خود را به جای نام شرکت یا بالای نام شرکت خود قرار دهید
- اگر شرکت شما قبلاً سربرگ دارد ، می توانید به جای تایپ نام و آدرس شرکت ، از آن استفاده کنید.
- اگر آدرس نیاز به تایپ دارد ، بسته به ترجیح شما و شرکت ، باید در سمت راست یا چپ بالای صفحه تراز شود.
- در صورت ارسال نامه به خارج از کشور ، نام کشور خود را با حروف بزرگ تایپ کنید.
مرحله 4. تاریخ را وارد کنید
نوشتن تاریخ کامل حرفه ای ترین گزینه است. به عنوان مثال ، "1 آوریل 2012" را بنویسید. تاریخ باید چند خط در بالای اطلاعات گیرنده تراز شود.
اگر نامه را در طول چند روز می نویسید ، از تاریخ تکمیل آن استفاده کنید
مرحله 5. اطلاعات گیرنده را اضافه کنید
اطلاعات گیرنده را به ترتیب زیر بنویسید: نام کامل ، عنوان (در صورت وجود) ، نام شرکت و آدرس. برای هر یک از اطلاعات از یک خط جدید استفاده کنید. در صورت لزوم ، یک شماره مرجع وارد کنید. اطلاعات گیرنده باید تراز شود ، چند خط زیر تاریخ.
توصیه می کنیم نامه را به شخص خاصی خطاب کنید. به این ترتیب ، فرد مورد نظر می تواند به نامه شما پاسخ دهد. اگر نام شخص موردنظر خود را نمی دانید ، کمی تحقیق کنید. برای نام و عنوان شرکت تلفن گیرنده تماس بگیرید
مرحله 6. یک تبریک انتخاب کنید
یک سلام یک شاخص مهم احترام است و سلامی که شما از آن استفاده می کنید بستگی به این دارد که چه کسی آن را دریافت می کند ، آیا شما گیرنده را به خوبی می شناسید و همچنین چگونه رابطه شما با آنها رسمی است. گزینه های زیر را در نظر بگیرید:
- فقط در صورتی که دقیقاً نمی دانید با چه کسی صحبت می کنید ، از "برای چه کسی ممکن است مربوط شود" استفاده کنید.
- اگر گیرنده را نمی شناسید ، "عزیز/خانم" یک گزینه مطمئن است.
- همچنین می توانید از نام و عنوان کامل گیرنده ، به عنوان مثال ، "دکتر دیوی ساری عزیز" استفاده کنید.
- اگر گیرنده را به خوبی می شناسید و با گیرنده ارتباط غیررسمی دارید ، ممکن است از نام کوچک ، به عنوان مثال ، "سوزان عزیز" استفاده کنید.
- اگر مطمئن نیستید که جنسیت گیرنده چیست ، کافی است نام کامل را بنویسید ، به عنوان مثال ، "عزیز کریس دامانیک"
- اگر از عبارت "برای کسانی که مربوط می شود" استفاده می کنید ، بعد از تبریک یا ویرگول را فراموش نکنید.
قسمت 2 از 4: ترکیب بندی متن نامه
مرحله 1. از شیوه نوشتن مناسب استفاده کنید
بر اساس ضرب المثل ، زمان پول است و اکثر تجار دوست ندارند وقت خود را هدر دهند. بنابراین ، شیوه نامه نویسی شما باید مختصر و حرفه ای باشد. نامه خود را طوری تنظیم کنید که بتواند به سرعت ، مستقیماً بر سر اصل مطلب خوانده شود و فقط شامل نظرات شخصی مختصر در پاراگراف اول باشد. به عنوان مثال ، می توانید با "با توجه به …" شروع کنید و از آنجا ادامه دهید.
- زیاد به انتقال زیبا ، کلمات دشوار یا جملات پر پیچ و خم فکر نکنید. هدف نامه شما این است که آنچه را که باید در سریع ترین زمان ممکن و واضح بیان شود ، بیان کنید.
- از لحن متقاعد کننده استفاده کنید. به احتمال زیاد هدف نامه شما متقاعد کردن خواننده برای انجام کاری است ، مانند تغییر نظر خود ، رفع مشکل ، ارسال پول یا اقدام. بنابراین ، درخواست و دلایل خود را با لحن مناسب منتقل کنید.
مرحله 2. از ضمایر شخصی استفاده کنید
استفاده از ضمایر "من" ، "ما" و "شما" در حروف تجاری کاملاً قابل قبول است. خود را به عنوان "من" و خواننده را به عنوان "شما" بیان کنید.
اگر در حال نوشتن نامه ای از طرف سازمان هستید ، مراقب باشید. اگر می خواهید دیدگاه های شرکت را منتقل کنید ، باید از "ما" استفاده کنید تا خوانندگان بدانند که شرکت پشت بیانیه شما است. اگر نظر شخصی خود را بیان می کنید ، از "من" استفاده کنید
مرحله 3. واضح و مختصر بنویسید
مطمئن شوید که خواننده واقعاً آنچه را که می نویسید درک کرده است. تنها در صورتی که هدف نامه شما مشخص باشد ، خوانندگان به سرعت پاسخ می دهند. به طور خاص ، اگر نتیجه یا اقدامی وجود دارد که دوست دارید خواننده پس از دریافت نامه انجام دهد ، آن را واضح بیان کنید. در کمترین حد ممکن موقعیت خود را توصیف کنید.
مرحله 4. از جملات فعال استفاده کنید
هنگام توصیف وضعیت یا درخواست ، مطمئن شوید که صدای فعال را انتخاب کرده اید نه صدای منفعل. صدای منفعل نوشتار شما را مبهم یا کلی می کند. علاوه بر این ، جملات فعال کارآمدتر و مستقیماً به قلب مشکل می رسند. مثلا:
- منفعل: عینک آفتابی با در نظر داشتن دوام طراحی یا تولید نشده است.
- فعال: شرکت شما عینک آفتابی را صرف نظر از دوام آنها طراحی و تولید می کند ،
مرحله 5. در صورت لزوم از زبان مکالمه استفاده کنید
نامه ها توسط و برای انسان نوشته شده است. تا جایی که امکان دارد از کپی نامه ها خودداری کنید. با کپی کردن حروف استاندارد نمی توانید روابط ایجاد کنید. با این حال ، از زبان یا عامیانه غیر استاندارد مانند "می دانید" ، "منظورم" یا "می خواهم" استفاده نکنید. سبک نوشتن یک نامه تجاری را اعمال کنید ، اما کلماتی را بنویسید که دوستانه و مودب هستند.
- اگر گیرنده را خوب می شناسید ، می توانید یک تبریک یک خطی اضافه کنید.
- از شهود خود برای قضاوت در مورد میزان شخصیتی نامه استفاده کنید. گاهی کمی شوخ طبعی می تواند در سطح تجاری مفید باشد ، اما قبل از استفاده از آن خوب فکر کنید.
مرحله 6. مودب باشید
حتی اگر نامه شکایت یا شکایت ارسال کنید ، باز هم می توانید مودب باشید. موقعیت گیرنده را در نظر بگیرید و تا آنجا که می توانید برای تطبیق موقعیت کمک کنید.
نمونه ای از یک شکایت بی ادبانه: "من فکر می کنم عینک آفتابی شما مکنده و من دیگر هرگز محصول شما را نخرم". یک مثال از شکایت مودبانه می تواند این باشد: "من از ساخت عینک آفتابی شما ناامید شده ام ، در آینده قصد دارم یک مارک دیگر عینک آفتابی بخرم"
مرحله 7. از سربرگ "دوم" برای صفحات اضافی استفاده کنید
اکثر نامه های تجاری به قدری مختصر هستند که در یک صفحه قرار می گیرند. با این حال ، اگر مجبور باشید نامه طولانی تری بنویسید ، مانند قرارداد یا تصمیم قانونی ، ممکن است به صفحات اضافی نیاز داشته باشید. از سربرگ "دوم" استفاده کنید که معمولاً حاوی یک آدرس کوتاه است و از همان نوع کاغذ سربرگ اصلی تهیه شده است.
شماره صفحه را در صفحه دوم و بعدی ، در بالای صفحه قرار دهید. همچنین باید نام و تاریخ گیرنده را وارد کنید
مرحله 8. نامه خود را پایان دهید
در پاراگراف آخر ، نکات خود را خلاصه کرده و بر اقدامی که انجام می دهید یا آنچه از گیرنده انتظار دارید اشاره کنید. به خاطر داشته باشید که گیرنده ممکن است سوالات یا نگرانی هایی در مورد نامه با شما تماس بگیرد و سپس از توجه آنها به نامه ای که ارسال کرده اید تشکر کند.
قسمت 3 از 4: بستن نامه
مرحله 1. یک تبریک پایانی انتخاب کنید
سلام پایانی ، مانند سلام اولیه ، نشانگر احترام و رسمی بودن است. "با احترام" یا "با احترام" امن ترین سلام های پایانی هستند. همچنین ممکن است "با احترام" یا "سلام" را در نظر بگیرید. تبریک هایی که خیلی رسمی نیستند اما هنوز دارای لحن حرفه ای هستند عبارتند از "سلام موفقیت" ، "سلام" ، و "متشکرم". بعد از تبریک پایانی از کاما استفاده کنید.
مرحله 2. امضای خود را قرار دهید
چهار خط را برای امضای خود خالی بگذارید. پس از چاپ نامه امضا کنید ، یا اگر آن را از طریق ایمیل ارسال کرده اید ، تصویر امضای خود را اسکن کرده و در قسمت امضا قرار دهید. انتخاب جوهر برای امضا آبی یا مشکی است.
اگر نامه ای را از طرف شخصی امضا می کنید ، قبل از امضای خود "pp:" بنویسید. "pp" مخفف per procurationem است که به معنی "نماینده" یا "از طرف" است
مرحله 3. نام و اطلاعات تماس خود را با تایپ وارد کنید
در زیر امضای خود ، اطلاعات خود از جمله نام ، عنوان ، شماره تلفن ، آدرس ایمیل و سایر وسایل ارتباطی مناسب را وارد کنید. برای هر نوع اطلاعات از یک خط جدید استفاده کنید.
مرحله 4. حروف اولیه تایپیست را اضافه کنید
اگر شخصی که نامه را تایپ می کند و نویسنده آن شخص دیگری است ، باید حروف اول تایپیست را در زیر بلوک امضا اضافه کنید. گاهی اوقات ، حروف اول نویسنده نامه نیز گنجانده شده است. بنابراین ، مشخص شد که چه کسی روی نامه کار کرده است.
- اگر فقط حروف اولیه تایپیست را وارد می کنید ، آنها را با حروف کوچک بنویسید ، به عنوان مثال ، mj.
- اگر حروف اول نویسنده را نیز درج می کنید ، آنها را با حروف بزرگ با حروف اول تایپیست با حروف کوچک بنویسید ، به عنوان مثال ، RW: mj. سبک های دیگر یک خط افقی بین حروف اول اضافه می کنند ، مانند RW/mj.
مرحله 5. شامل اطلاعات پیوست
اگر اسناد اضافی را برای بررسی گیرنده ضمیمه می کنید ، چند خط زیر اطلاعات تماس را با ذکر تعداد و نوع اسناد پیوست یادداشت کنید. برای مثال ، بنویسید: "ضمیمه (2): رزومه ، بروشور." یا ، به سبک سنتی ، شرح پیوست را در بالای نامه ، زیر تاریخ بنویسید.
همچنین می توانید "Attachment" را با "Lamp" مخفف کنید
مرحله 6. یک کپی از اطلاعات را درج کنید
اگر یک نسخه از نامه را برای شخص دیگری ارسال می کنید ، باید این را در نامه قید کنید. این را با تایپ کردن "cc:" یا "Copy" در زیر خط "Attachment" ، همراه با نام و عنوان گیرنده نسخه ("cc" مخفف کپی حسن نیت است ، اما در گذشته به معنای کپی کربن بود) حروف هنوز روی ماشین تحریر تایپ می شدند و با کاغذ کربنی کپی می شدند).
- به عنوان مثال ، بنویسید: "cc: Mari Santi ، معاون مدیر بازاریابی"
- اگر بیش از یک نام اضافه می کنید ، نام دوم را در زیر نام تراز کنید ، اما بدون "cc:"
قسمت 4 از 4: تکمیل نامه ها
مرحله 1. ویرایش ها را انجام دهید
ارائه یک عنصر کلیدی حرفه ای است. با ویرایش نامه و بررسی خطاها ، اطمینان حاصل کنید که گیرنده می تواند به راحتی شما را به عنوان فردی توانا و مسئول در نظر بگیرد. از غلطگیر املا در واژه پرداز خود استفاده کنید ، اما فراموش نکنید که قبل از ارسال آن را با دقت بخوانید.
- از خود بپرسید آیا نامه واضح و مختصر است؟ آیا پاراگرافهای بیش از 3-4 جمله وجود دارد؟ در این صورت ، تعیین کنید که آیا می توانید جملات غیر ضروری را حذف کنید یا خیر.
- اگر نامه بسیار مهم است ، ممکن است لازم باشد که یک دوست یا همکار آن را بخواند. گاهی اوقات افراد دیگر می توانند به تشخیص خطاهای زبانی یا ناراحتی هایی که ممکن است شما از آنها آگاه نباشید ، کمک کنند.
مرحله 2. صفحات را با منگنه نگه ندارید
اگر نامه شما شامل چندین صفحه است ، نباید از منگنه استفاده کنید. اگر می خواهید از صحت صفحات اطمینان حاصل کنید ، آنها را با یک گیره کاغذ در گوشه بالا سمت چپ بچسبانید.
مرحله 3. ارسال کنید
اگر نامه را از طریق نامه ارسال می کنید ، از پاکت تجاری استفاده کنید. در صورت موجود بودن ، از پاکت حاوی آرم شرکت خود استفاده کنید. آدرس برگشت و آدرس گیرنده را با دقت بنویسید. نامه را به یک سوم تا کنید تا گیرنده قبل از باز کردن قسمت پایین ابتدا قسمت بالا را باز کند. مطمئن شوید که تمبر به اندازه کافی چسبانده اید ، سپس آن را ارسال کنید.
- اگر احساس می کنید که دست خط شما عالی نیست و با شخصیت حرفه ای شما مطابقت ندارد ، آدرس را در واژه پرداز خود تایپ کرده و روی پاکت چاپ کنید.
- اگر نامه فوری و/یا عجله دارد ، ارسال آن را از طریق پیک در نظر بگیرید.
- اگر می خواهید آن را از طریق ایمیل ارسال کنید ، ابتدا آن را به HTML تبدیل کنید یا آن را به صورت PDF ذخیره کنید تا قالب تغییر نکند. با این حال ، خوب است اگر نامه به صورت فیزیکی ارسال شود.
نکات
- برای امضای حروف از قلم با کیفیت استفاده کنید.
- به نامه ها به سرعت پاسخ دهید. اگر نمی توانید ظرف یک هفته پاسخ دهید ، آن را به گیرنده منتقل کنید و به او بگویید چه زمانی می تواند منتظر پاسخ شما بماند.
- روی جنبه مثبت آن تأکید کنید. در مورد آنچه می توانید انجام دهید صحبت کنید ، نه در مورد آنچه نمی توانید. به عنوان مثال ، اگر محصولی در انبار نیست ، به مشتری نگویید که نمی توانید سفارش او را انجام دهید. در عوض ، بگویید که این محصول بسیار محبوب است و فروخته شده است. سپس به آنها بگویید چه زمانی می توانید سفارش آنها را انجام دهید.
-
اگر نامه پیچیده ای می نویسید ، ابتدا طرح کلی آن را بنویسید.
- هر موضوعی را که می خواهید پوشش دهید بنویسید ، نیازی به فکر کردن در مورد سفارش نیست.
- برای هر موضوع ، لیستی از کلمات کلیدی ، مثالها ، استدلال ها و حقایق تهیه کنید.
- به ارتباط هر موضوع در لیست با هدف و گیرنده نامه توجه کنید.
- قطعاتی که نیازی به آنها نیست را دور بریزید.
- اطلاعات را به ترتیب مناسب برای خواننده مرتب کنید.
هشدار
- از زبان تملق آمیز استفاده نکنید. ستایش صادقانه قابل قبول است ، اما ستایش بیش از حد به این معنی است که در محل کار ، شما به تحسین وابسته هستید ، نه شایستگی.
- از زبان تند و تند استفاده نکنید. به یاد داشته باشید ، شما سعی می کنید از طریق این نامه روابط تجاری را ترمیم یا شروع کنید.
