گزارشات تجاری یکی از م effectiveثرترین ابزارهای ارتباطی در دنیای تجارت امروز است. مزایای گزارشات تجاری بسیار زیاد است. شرکت ها یا افراد می توانند از گزارشات تجاری برای تصمیم گیری مهم استفاده کنند. اگر می خواهید یک گزارش تجاری خوب بنویسید ، نحوه نوشتن گزارش را بشناسید و بفهمید.
گام
قسمت 1 از 2: تصمیم بگیرید که چه نوع گزارش تجاری می خواهید بنویسید
مرحله 1. از گزارشات تجاری برای انتقال ایده ها استفاده کنید
این گزارش "گزارش توجیه/توصیه" نامیده می شود. می توانید از این گزارش برای به اشتراک گذاشتن ایده ها با مدیر یا مدیر خود استفاده کنید. معمولاً باید خلاصه و متن گزارش را تهیه کنید. خلاصه وسیله ای برای انتقال ایده ها است. بدن شامل اطلاعاتی در مورد مزایا ، هزینه ها ، خطرات و سایر اطلاعات مربوط به ایده شما است.
به عنوان مثال ، شما می خواهید برای بخش خود چاپگر بخرید. برای متقاعد کردن مدیر که چاپگر واقعاً مورد نیاز است ، یک گزارش توجیهی/توصیه ای برای ارسال رسمی درخواست خرید چاپگر به مدیریت تهیه کنید
مرحله 2. خطرات همراه با فرصت تجاری را ارائه دهید
"گزارش های تحقیقی" به تصمیم گیرندگان کمک می کند تا خطرات احتمالی را که هنگام انجام اقدامات خاص باید با آنها مواجه شوند در نظر بگیرند تا مدیریت بتواند تأثیرات ناخواسته را پیش بینی کند. این گزارش شامل یک مقدمه ، یک متن و یک نتیجه گیری است. مقدمه شامل اطلاعات مهمی در مورد موضوع مورد بررسی است. بدن حاوی توضیحی درباره حقایق و نتایج تحقیقات است. نتیجه گیری شامل خلاصه ای از گزارش است.
به عنوان مثال ، شرکت دارویی X می خواهد با شرکت دارویی Y کار کند که با مشکل روبرو است. شرکت X نمی خواهد با شرکت هایی کار کند که در حال حاضر مشکلات مالی را تجربه کرده اند. بنابراین ، شرکت X به دنبال اطلاعات کامل در مورد شرکت Y است و سپس یک گزارش تحقیقی تهیه می کند تا داده های مالی شرکت Y را با مدیر مالی مورد بحث قرار دهد
مرحله 3. ارائه اطلاعات مربوط به انطباق با سازمان های دولتی
این گزارش ، که معمولاً به عنوان "گزارش انطباق" نامیده می شود ، در نشان دادن مسئولیت پذیری شرکت ها با اثبات به سازمان های دولتی (شهر ، استان ، مرکزی و غیره) مفید است که مدیریت بر اساس قوانین/مقررات قابل اجرا و مدیریت امور مالی بر اساس رویه ها کار می کند. به این گزارش شامل یک مقدمه ، یک متن و یک نتیجه گیری است. این پیشگفتار شامل توضیحی درباره موضوعات اصلی پوشش داده شده در گزارش است. صندوق عقب شامل داده ها ، حقایق و سایر اطلاعاتی است که سازمان های دولتی باید بدانند. نتیجه گیری شامل خلاصه ای از گزارش است.
به عنوان مثال ، هیئت مدیره یک شرکت بیمه دولتی باید به وزیر دارایی ارائه دهد که مدیریت شرکت مطابق قوانین و مقررات جاری در سال 2019 انجام می شود. بدین منظور ، هیئت مدیره سالانه تهیه می کند گزارش انطباق برای ارائه فعالیتهای شرکت در سال 2019
مرحله 4. امکان سنجی ایده یا پروژه پیشنهادی را ارائه دهید
گزارشی که حاوی توضیحی برای تعیین پذیرش یا رد ایده باشد ، "گزارش امکان سنجی" نامیده می شود. این گزارش شامل یک خلاصه و یک متن است. خلاصه شامل ایده ها است ، در حالی که بدن مزایا ، مشکلات احتمالی ، هزینه ها و سایر مسائل مربوط به ایده ارائه شده را بیان می کند. مدیریت می تواند از گزارش امکان سنجی برای پاسخ به سوالات زیر استفاده کند:
- آیا می توان این پروژه را در بودجه مالی تکمیل کرد؟
- آیا این پروژه سودآور است؟
- آیا می توان این پروژه را طبق برنامه از پیش تعیین شده به پایان رساند؟
مرحله 5. نتایج تحقیق به دست آمده از طریق مطالعه را ارائه دهید
"گزارش تحقیقی" نتایج مطالعه مفصل یک مسئله یا مشکل بسیار خاص را ارائه می دهد. این گزارش شامل چکیده (خلاصه) ، پیشگفتار ، روشهای مورد استفاده ، نتایج تحقیق ، نتیجه گیری و پیشنهادات است. هنگام تهیه گزارش ، باید نتایج مطالعاتی را که به عنوان مرجع استفاده می شوند ، اطلاع دهید.
به عنوان مثال ، مدیریت می خواهد یک مطالعه را با حضور تمام پرسنل انجام دهد تا تصمیم بگیرد که آیا ممنوعیت سیگار کشیدن کارکنان در غذاخوری شرکت ضروری است یا خیر. فردی که مطالعه را انجام می دهد ، گزارشی از نتایج تحقیق می نویسد
مرحله 6. به شرکت کمک کنید تا سیاست ها ، محصولات یا رویه های خود را از طریق نظارت مداوم بهبود بخشد
سپس ، "گزارش دوره ای" تهیه کنید که در هر بازه زمانی مشخص نوشته شده است ، به عنوان مثال هفتگی ، ماهانه ، سه ماهه و غیره. این گزارش میزان کارآیی شرکت ، سود/زیان و سایر داده ها را برای یک دوره معین ارائه می دهد.
به عنوان مثال ، صاحب داروخانه از فروشنده خود می خواهد که گزارش فروش ماهانه را هر 3 ماه بعد ارائه دهد
مرحله 7. در صورت بروز شرایط خاص گزارش ارائه دهید
بر خلاف گزارش های دوره ای ، "گزارش های موقعیتی" برای نیازهای خاصی نوشته می شود ، مانند ارائه اطلاعات در جلسات یا گزارش تلاش برای مقابله با بلایای طبیعی. این گزارش شامل یک مقدمه ، یک متن و یک نتیجه گیری است. مقدمه شامل توضیحی درباره رویدادهای گزارش شده و نمای کلی اجمالی از موضوعات مورد بحث در بدنه گزارش است. در خاتمه ، راهکارهایی را که انجام شده و قرار است اجرا شود ، توضیح دهید.
به عنوان مثال ، فرماندار از شهردار می خواهد که پس از وقوع طوفان در منطقه تحت مسئولیت وی گزارش وضعیت ارائه دهد
مرحله 8. چند راه حل برای حل مشکل ارائه دهید
"گزارش معیار" چندین گزینه راه حل برای تصمیم گیری ارائه می دهد. با توجه به هدف ، نویسنده اقدامات متعددی را توصیه می کند که باید انجام شود. این گزارش شامل یک مقدمه ، یک متن و یک نتیجه گیری است. مقدمه هدف از نوشتن گزارش را توضیح می دهد. تنه وضعیت یا مشکل موجود را به همراه چندین گزینه راه حل بیان می کند. نتیجه گیری بهترین راه حل را ارائه می دهد.
به عنوان مثال ، یک شرکت خودروسازی می خواهد در آسیا کارخانه بسازد. هنگام نوشتن گزارش معیار ، حداکثر 3 کشور را با توجه به نیازهای شرکت فهرست کرده و بهترین مکان را در نتیجه گیری پیشنهاد دهید
قسمت 2 از 2: نوشتن گزارش تجاری
مرحله 1. هدف از نوشتن و قالب بندی گزارش را مشخص کنید
از خود بپرسید چرا می خواهید یک گزارش تجاری بنویسید. با توجه به اهداف مورد نظر ، نوع گزارش موجود در لیست بالا را انتخاب کنید.
- به هر دلیلی که باشد ، مطمئن شوید که اهدافی کوتاه و واضح برای خود تعیین کرده اید. اگر تدوین اهداف به درازا کشیده شود ، خوانندگان گزارش دچار سردرگمی می شوند تا در اعتبار گزارش شک شود.
- به عنوان مثال ، بخش شما به بودجه تبلیغاتی اضافی نیاز دارد. هنگام نوشتن گزارش ، بر بودجه تبلیغاتی موجود تمرکز کنید و یک برنامه کاری م presentثر برای استفاده بیشتر از بودجه اضافی ارائه دهید.
مرحله 2. مخاطبانی را که گزارش را می خوانند در نظر بگیرید
خوانندگان گزارش ممکن است از خارج از شرکت (نه کارکنان) یا از داخل شرکت آمده باشند. هنگام نوشتن گزارش ، توجه کنید که خواننده چقدر در مورد موضوع مورد بحث درک کرده یا اطلاعات دارد. همچنین به این فکر کنید که اطلاعات ارائه شده در گزارش تا چه حد برای خواننده مفید خواهد بود.
- هر کسی که گزارش را بخواند ، جنبه مالی همیشه اولویت اصلی مدیریت یا مشتریان است.
- به عنوان مثال ، می خواهید یک برنامه مشارکت شغلی را در بخش خود پیاده سازی کنید. برای این کار ، باید یک گزارش تجاری بنویسید که توسط مدیر پرسنل ، مدیر عملیات و مدیر اجرایی خوانده می شود. این امکان را در نظر بگیرید که آنها قبلاً در مورد برنامه می دانند تا بتوانید اطلاعات مربوطه را در گزارش ارائه دهید. اگر مدیریت هرگز در مورد برنامه مشارکت شغلی بحث نکرده است ، گزارش شما آموزنده و مفید است. اگر شرکت قبلاً این برنامه را برنامه ریزی کرده است ، گزارش شما بی اثر و کمتر قانع کننده خواهد بود.
مرحله 3. آنچه را که باید آموخت باید تعیین کنید
دشوارترین مرحله هنگام تهیه گزارش تجاری ، نوشتن نیست. نتیجه گیری و جمع آوری داده های حمایتی سخت ترین است. شما باید طیف گسترده ای از مهارت ها را داشته باشید ، به عنوان مثال جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل بازار. شما و مدیریت چه چیزهایی را باید بدانید تا بتوانید درباره موضوعات پوشش داده شده در گزارش خود تصمیمات آگاهانه بگیرید؟
مرحله 4. داده های مربوطه را برای نوشتن گزارش جمع آوری کنید
اطمینان حاصل کنید که داده های حمایتی که ارائه می دهید نتیجه تحقیقات باشد. در غیر این صورت ، می توانید اعتبار خود را از دست بدهید. جمع آوری داده ها نیز بر اساس نوع گزارشی که باید نوشته شود تعیین می شود. اطمینان حاصل کنید که از داده های دقیق و مرتبط با هدف نوشتن گزارش استفاده می کنید.
- جمع آوری اطلاعات از منابع داخلی معمولاً سریعتر است. به عنوان مثال ، داده های فروش محصولات را می توان از بخش فروش به صورت تلفنی درخواست کرد. بنابراین ، داده ها بلافاصله دریافت می شوند و در گزارش گنجانده می شوند.
- داده های خارجی را می توان از شرکت دریافت کرد. اگر بخشهای دیگر داده های مصرف کننده را جمع آوری و تجزیه و تحلیل کرده اند ، آن را درخواست کنید تا مجبور نباشید تحقیقات خود را انجام دهید. داده های مورد نیاز باید متناسب با حوزه کسب و کار باشد ، اما نویسندگان گزارش کسب و کار معمولاً نیازی به تحقیق ندارند.
- به عنوان مثال ، اگر می خواهید یک گزارش توجیهی/توصیه ای بنویسید ، کمی تحقیق کنید تا مزایای ایده های ارائه شده را دریابید و سپس نتایج تحقیق را در گزارش قرار دهید.
مرحله 5. قبل از نوشتن نحوه ساختار گزارش را تعیین کنید
این تصمیم متأثر از هدف نگارش گزارش است. به عنوان مثال ، نحوه تهیه گزارش انطباق و گزارش امکان سنجی متفاوت است. زمانی شروع به نوشتن کنید که بتوانید نحوه تدوین گزارش را بیابید.
- داده های حمایتی را در چندین گروه مرتب کنید. گزارشات تجاری معمولاً حاوی داده ها و اطلاعات زیادی است. تقسیم داده ها به گروه ها کلید موفقیت در نوشتن یک گزارش تجاری خوب است. به عنوان مثال ، داده های فروش را جدا از داده های مشتری ارائه دهید و یک عنوان برای هر خلاصه داده درج کنید.
- گزارش ها را با مرتب سازی داده های جمع بندی شده بر اساس عنوان ، برای سهولت خواندن و درک آنها ، گردآوری کنید. بنابراین ، داده های ارائه شده می تواند هدف اصلی نوشتن گزارش را پشتیبانی کند.
- گاهی اوقات ، شما باید منتظر بمانید تا شخص دیگری داده ها را تجزیه و تحلیل یا وارد کند. در حین انتظار ، می توانید مجموعه داده های کامل را پردازش کنید.
مرحله 6. نتیجه گیری کنید و پیشنهادات خاصی بدهید
اطمینان حاصل کنید که با استفاده از داده های موجود در گزارش ، نتیجه گیری منطقی می کنید. اقدامات لازم را بر اساس این نتیجه گیری ها توضیح دهید.
هر راه حلی که پیشنهاد می کنید باید با اقدامات خاص و قابل اندازه گیری دنبال شود. هرگونه تغییر در شرح شغل ، برنامه یا تخصیص بودجه مورد نیاز برای اجرای برنامه کاری جدید را شرح دهید. اطمینان حاصل کنید که پیشنهادات شما با داده هایی پشتیبانی می شود که ثابت می کند مدیریت با اجرای راه حل های ارائه شده در گزارش می تواند به اهداف برسد
مرحله 7. یک خلاصه اجرایی تهیه کنید
این خلاصه اولین صفحه گزارش کسب و کار خواهد بود ، اما در انتهای آن نوشته شده است. خلاصه اجرایی وسیله ای برای ارائه نتایج مطالعه و نتیجه گیری است تا در صورت نداشتن فرصت برای مطالعه تا انتها ، اجمالی از مطالب گزارش ارائه شود. به عنوان مثال ، یک خلاصه اجرایی مانند یک تریلر فیلم یا چکیده پایان نامه است.
این گزارش خلاصه اجرایی نامیده می شود زیرا مدیران مشغول فقط می توانند این خلاصه را بخوانند. اطلاعات مهم را در 200-300 کلمه در قالب خلاصه اجرایی به مافوق منتقل کنید. اگر می خواست از جزئیات مطلع شود ، می تواند بیشتر بخواند
مرحله 8. از اینفوگرافیک برای انتقال داده های خاص استفاده کنید
گاهی اوقات ، شما نیاز به ارائه داده های کمی با استفاده از نمودارها یا نمودارها دارید. داده ها را با رنگ های مختلف ارائه دهید تا جذاب تر و قابل فهم تر شود. برای سهولت خواندن داده ها از نقاط گلوله ، اعداد متوالی یا جداول استفاده کنید. این مرحله ظاهر داده ها را متفاوت نشان می دهد تا اهمیت آن را نشان دهد.
- معمولاً تصاویر باعث جذابیت بیشتر گزارشات تجاری می شوند. اگر گزارش ها فقط شامل متن و اعداد باشند ، یکنواخت به نظر می رسند. اینفوگرافیک های مرتبط و مفید ارائه دهید ، اما زیاده روی نکنید.
- اطلاعات را در کادرهای صفحه ای که تقریباً کاملاً متنی است ، بدون جداول و اعداد بنویسید. صفحات متن کامل خسته کننده هستند. خلاصه ای از اطلاعات مهم ممکن است در یک کادر ارائه شود.
مرحله 9. منابع اطلاعات را فهرست کنید
بسته به نوع تحقیقاتی که انجام می دهید ، ممکن است لازم باشد ارائه دهنده اطلاعات را فهرست کنید. در یک گزارش تجاری ، کتابشناسی یا صفحه منبع هدف آن است که در صورت تمایل به بررسی یا جستجوی سایر داده ها ، اطلاعات را در اختیار خواننده قرار دهد.
هنگام وارد کردن نقل قول در گزارش ها بر اساس نوع کسب و کار ، از قالب صحیح استفاده کنید
مرحله 10. گزارش را 2 بار بررسی کنید
وقتی هرگونه خطای املایی یا دستوری را گزارش می کنید ، جدی به نظر نمی رسید. این اشتباهات اعتبار مطالعه شما را زیر سوال می برد. علاوه بر این ، اطلاعات روشن و بدون ابهام را ارائه دهید.
- برای مثال ، از کلماتی که درک آنها دشوار است یا جملات خیلی طولانی استفاده نکنید.
- از انواع گفتگوها خودداری کنید.
- اگر خواننده گزارش در همان زمینه فعالیت می کند ، ممکن است از اصطلاحات اصطلاحاتی یا اصطلاحات فنی استفاده کنید ، اما زیاده روی نکنید.
- معمولاً گزارشات تجاری با استفاده از صدای منفعل نوشته می شود. این گزارش یکی از نمونه هایی است که نشان می دهد نوشتن با استفاده از جملات منفعل بهتر از جملات فعال است.
- هنگام بررسی گزارش ها ، خطاها را می توان نادیده گرفت زیرا خودتان تایپ کرده اید. از یک همکار حمایتی بخواهید گزارش شما را بخواند و سپس از او بازخورد بخواهید. خیلی بهتر است اشتباهات را از همکاران بشناسید تا از مافوق. با در نظر گرفتن پیشنهادات ، از نظرات همکاران برای بهبود گزارشات استفاده کنید.
مرحله 11. یک جدول از محتویات ایجاد کنید
با ایجاد یک فهرست مطالب که به عنوان مرجع در هنگام جستجوی یک صفحه خاص مفید است ، گزارش تجاری را مطابق قالب رسمی بنویسید. شماره صفحات هر بخش از گزارش را در فهرست مطالب ، به ویژه خلاصه و نتیجه گیری ، قرار دهید.
مرحله 12. زمان اتصال گزارش
بهترین راه برای بهبود گزارش که یک مرور کامل مفید ارائه می دهد ، بستن آن تا حد ممکن است ، به عنوان مثال با استفاده از سیم مارپیچ ، اتصال دهنده ها یا روکش های مقوایی. بنابراین ، این گزارش منظم و جذاب به نظر می رسد تا دیگران بخواهند آن را تا انتها بخوانند.
