خط مشی ها و رویه های مکتوب دستورالعمل ها ، قوانین ، تمرکز و اصول سازمان را مشخص می کند. به طور کلی ، خط مشی ها و رویه ها در کتابچه های راهنمای ایجاد شده برای کارکنان گنجانده شده است. نحوه نگارش خط مشی ها و رویه های تجاری بستگی به اهداف خود شرکت دارد.
گام
قسمت 1 از 5: اهداف کلی کسب و کار
مرحله 1. لیستی از اهداف تهیه کنید
به عنوان مدیر یا صاحب مشاغل ، اهداف شرکت را می دانید. مواردی مانند اهداف فروش ، اهداف کارکنان و مدیریت و موقعیت کاری را که انتظار دارید در چند سال آینده داشته باشید ، در نظر بگیرید.
- سعی کنید اهدافی را تعیین کنید که نه تنها مشخص ، بلکه قابل دستیابی هستند و تلاش برای آنها ارزش دارد. به عنوان مثال ، اهداف مالی را تعیین کنید که در دسترس شماست و اهدافی را برای عملکرد کارکنان تعیین کنید که با پیروی از خط مشی ها و رویه هایی که تعیین می کنید ، قابل دستیابی است.
- پس از تعیین اهداف خود ، مطمئن شوید که آماده تعهد به عنوان مالک یا مدیر مشاغل هستید. تعیین اهداف اولین گام مهم در توسعه سیاست ها و رویه ها است. سپس ، رعایت نكته كم اهمیت تر است.
مرحله 2. لیستی از مشاغل و رویه ها را بنویسید
به رویدادها و وظایف روزانه در تجارت خود فکر کنید. هر شغلی را که باید هر روز به اتمام برسد بنویسید تا تجارت بی دردسر پیش برود.
موارد زیر را در نظر بگیرید: چه وظایفی به توصیف یا جهت رسمی نیاز دارد؟ چه رویه هایی باید به طور مداوم به همان شیوه انجام شود؟ به جای تمرکز بر کارهای دستی که نیاز به آموزش چندانی ندارند ، روی کارهای بزرگتر تمرکز کنید
مرحله 3. مشکلات و راه حل های احتمالی را لیست کنید
سیاست هایی اتخاذ می شود که همه چیز بدون مشکل اجرا شود و استانداردهای عملکرد کارکنان و مدیران وجود داشته باشد. به مشکلاتی که ممکن است در صورت عدم وجود خط مشی بوجود آید فکر کنید. به این ترتیب ، می توانید به سیاست های مورد نیاز خود فکر کنید.
هنگام فکر کردن در مورد یک مشکل احتمالی ، به دنبال یک نمای کلی از نحوه حل یا رفع مشکل باشید. به مسائل مربوط به فعالیت های تجاری روزمره مانند امور مالی ، تعامل بین کارکنان و مشتریان و رفتار و نگرش کارکنان فکر کنید
قسمت 2 از 5: نوشتن سیاست های تجاری
مرحله 1. دسته بندی خط مشی ها را لیست کنید
پس از در نظر گرفتن مسائل مختلف احتمالی که باید با خط مشی حل شوند ، به مقوله های هر یک فکر کنید. به عنوان مثال ، از دسته هایی مانند ایمنی ، برنامه ریزی ، رفتار ، حقوق ، مزایا ، تعطیلات یا مرخصی و تبعیض استفاده کنید.
بعداً هنگام تدوین کتابچه راهنما ، خط مشی هایی که قبلاً به دسته ها تقسیم شده اند به شما در سازماندهی کتابچه راهنما و بخش های آن کمک می کند. دسته بندی ها همچنین به شما کمک می کنند که مهمترین چیز را تعیین کنید و می توانید آنها را با جزئیات بیشتر تجزیه کنید
مرحله 2. از قالب کلی برای تجزیه خط مشی های مختلف در هر دسته استفاده کنید
این الگو به شما امکان می دهد تا عمیق تر به جنبه های هر خط مشی یا دسته بپردازید و در ادامه کار شرایط و مشخصات را اضافه کنید. برای مرتب سازی هر بخش یا دسته از اعداد استفاده کنید.
با یک طرح کوتاه شروع کنید. سپس ، پس از نوشتن تمام ایده های اولیه ، می توانید به طرح کلی برگردید و با تغییر تغییر دهید
مرحله 3. به عواقب مناسب برای نقض خط مشی فکر کنید
سیاستها مشاغل را قادر می سازد تا به درستی عمل کنند و همچنین به عنوان استانداردهایی است که کارکنان و مدیریت باید به آن پایبند باشند. خط مشی ها همچنین به عنوان اسناد مکتوب هستند که نحوه رسیدگی به مسائل یا تخلفات خط مشی را توضیح می دهد. این امر به ویژه در مواقع ضروری است و در صورت نیاز به اقدام برای حل مشکل.
هنگامی که در اسناد رسمی نوشته می شود ، خط مشی ها می توانند حقوق و تعهدات قانونی کارکنان و شرکت را پوشش دهند. این سیاست شامل اطلاعاتی درباره حقوق استخدامی افراد دارای معلولیت ، مالیات و ممنوعیت تبعیض و آزار و اذیت در محل کار است. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات را مطابق قوانین مربوطه وارد کرده اید
مرحله 4. یک سیاست مشخص در مورد اخراج ایجاد کنید
اگر مجبور شوید کارمندی را به دلیل نقض خط مشی اخراج کنید ، این سیاست کتبی است که اگر کارمند معتقد باشد او به طور ناعادلانه اخراج شده است ، به عنوان مدرک عمل می کند. اطمینان حاصل کنید که بخشی را به بحث در مورد قوانین اخراج اختصاص داده اید.
شما همچنین باید یک سیاست استخدام ایجاد کنید. به عنوان مثال ، بررسی سوابق قبل از استخدام یک نامزد ، یا یک دوره آزمایشی پس از استخدام کارمند و قبل از اینکه او کارمند دائمی شود. اطمینان حاصل کنید که شرایط واضحی ایجاد کرده و طرح بندی کرده اید
مرحله 5. از زبان فعال واضح استفاده کنید
تمام خط مشی ها را به گونه ای بنویسید که سوء تعبیر یا سوء تفاهم نشود. اگر تفسیر دیگری وجود دارد ، بازنویسی آن را به زبانی دیگر در نظر بگیرید.
به عنوان مثال ، ننویسید ، "ممکن است تحت شرایط خاصی مرخصی استعلاجی اضافی اعطا شود." در عوض ، بنویسید "مرخصی استعلاجی اضافی فقط با اجازه صریح مدیر وظیفه تأیید می شود."
قسمت 3 از 5: روش نوشتن
مرحله 1. تعیین کنید که چه مشاغلی به روش های دقیق نیاز دارند
همه مشاغل یا حوادث نیاز به دستورالعمل دقیق ندارند. وظایف یا رویه هایی را که باید به طور مداوم انجام شوند ، مانند حقوق و دستمزد یا برنامه ریزی ، در اولویت قرار دهید.
هنگام تصمیم گیری در مورد چه رویه هایی نیاز به جزئیات دارد ، به س followingالات زیر توجه کنید: آیا این روش طولانی یا پیچیده بود؟ در صورت بروز خطا در اجرا چه عواقبی دارد؟ آیا تغییرات مهم اخیر اعمال شده است؟ آیا این روش مستلزم اسناد مهم یا گسترده است؟ آیا کارکنان اغلب با این روش گیج می شوند؟
مرحله 2. اطلاعات مورد نیاز برای هر روش را جمع آوری کنید
قبل از طرح روش ، باید تمام مراحل و جنبه های آنها را بدانید. سوالات کارکنان و مشکلات احتمالی که ممکن است با آن روبرو شوید را در نظر بگیرید.
حتی اگر همه اطلاعات را در اختیار داشته باشید ، باز هم باید به اصول اولیه خود عمل پایبند باشید. به این فکر کنید که خوانندگان یا کارکنان برای درک و انجام این روش به چه چیزهایی نیاز دارند
مرحله 3. از همه اطلاعات برای نوشتن یک روش روشن استفاده کنید
از زبان فعال استفاده کنید. سعی کنید از کلمات طولانی و اضافی اجتناب کنید. مطمئن شوید که از زبانی استفاده نمی کنید که درک آن دشوار باشد ، از جمله اصطلاحاتی که ممکن است کارکنان آن را ندانند.
برای مثال ، به جای نوشتن "فیش های حقوق و دستمزد کارکنان باید در پرونده مالی نگهداری شود" ، از زبان زیر استفاده کنید ، "نگهداری فیش های حقوق و دستمزد پاره شده در پرونده مالی"
قسمت 4 از 5: درک قانونمندی
مرحله 1. بخشی را در زمینه سیاست ضد تبعیض وارد کنید
همه صاحبان مشاغل باید از سیاست های ضد تبعیض که توسط دولت تعیین شده است پیروی کنند. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات مربوط به بیمه نامه را همراه با انتظاراتی که همه کارکنان از آن پیروی می کنند ، وارد کنید.
اطلاعات مربوط به فرصت های شغلی برابر نیز باید در این سیاست و همچنین قانون حق کار افراد دارای معلولیت و سیاست آزار و اذیت گنجانده شود
مرحله 2. مطمئن شوید که سیاست شما قانونی است
شما باید اطمینان حاصل کنید که تمام سیاست های تنظیم شده عادلانه و مطابق با قانون است. منابع زیادی وجود دارد که می توانید از آنها برای اطلاع از مطابقت خط مشی خود با قوانین قابل اجرا استفاده کنید.
همچنین می توانید از مشاور حقوقی بخواهید قبل از اعمال خط مشی هایی که برای کارکنان اعمال کرده اید ، سیاست هایی را که تهیه کرده اید مطالعه کند. به عنوان یک صاحب مشاغل ، داشتن یک مشاور حقوقی که می توانید به طور منظم با او مشورت کنید بسیار سودمند است
مرحله 3. از کارکنان بخواهید پیش نویس خط مشی ها و رویه ها را امضا کنند
باید از کارکنان جدید خواسته شود که موافقت کنند و اسناد خط مشی و رویه را امضا کنند و یک کپی برای مرجع به آنها ارائه شود. علاوه بر این ، هرگونه تغییر باید توسط کلیه کارکنان امضا شود. این امر برای اطمینان از این است که همه آنها به سیاست پایبند هستند ، اگر در آینده اقدامات قانونی برای هر دو طرف انجام شود.
افراد زیر سن قانونی نمی توانند قرارداد منعقد کنند. اگر کارمندانی زیر 18 سال استخدام می کنید ، اطمینان حاصل کنید که آنها از یک سرپرست اجازه عقد قرارداد را گرفته اند زیرا والدین یا سرپرست می توانند به طور قانونی قرارداد را لغو کنند
قسمت 5 از 5: تدوین دفترچه راهنما
مرحله 1. اطلاعات را به ترتیب منطقی مرتب کنید
با نقاط بزرگتر شروع کنید ، سپس با نقاط کوچکتر ادامه دهید. به عنوان مثال ، به جای شروع با دسته جبران خسارت ، کتابچه راهنمای خود را با فرایند استخدام یا دسته واجد شرایط بودن شروع کنید.
- بازکردن یک دفترچه راهنما با شرح اهداف شرکت همانطور که قبلاً توضیح دادید را در نظر بگیرید. یک یا دو پاراگراف واضح و یکپارچه بنویسید که در آن خلاصه کتابچه راهنما ، انتظارات کارکنان از شرکت و انتظارات شرکت از کارکنان چیست.
- از طرح کلی برای ایجاد زیر دسته ها در دفترچه راهنما استفاده کنید. پس از اتمام کار ، فهرست مطالب را تهیه کنید تا هر بخش از اطلاعات به راحتی پیدا شود.
مرحله 2. از تصویر ، نمودار یا نمودار استفاده کنید
افرادی هستند که بیشتر بصری هستند ، بنابراین نمودارها ، نمودارها یا تصاویر موجود در دفترچه راهنما می توانند به انواع مختلف کارکنان در درک مفاهیم کمک کنند. تصاویر می توانند رویه ها و خط مشی ها را ساده کنند.
به عنوان مثال ، می توانید نمودار یا جدولی ایجاد کنید که عناوین مختلف و وظایف آنها را لیست کند. همچنین می توانید از جدول سوالات و پاسخ هایی که کارمندان می توانند در صورت نیاز به عنوان مرجع استفاده کنند ، استفاده کنید
مرحله 3. کتابچه های راهنما را برای دسترسی آسان کارکنان ارائه دهید
در حالت ایده آل ، کارکنان جدید یک کپی از دفترچه راهنما را هنگام استخدام دریافت می کنند و کارکنان قدیمی یک نسخه جدید را در صورت تجدید نظر دریافت می کنند. در نظر بگیرید که همه کارکنان قراردادی را امضا کنند که بیان می کند تمام نکات ذکر شده در دفترچه راهنما را درک کرده و با آن موافقت می کنند.
