آیا احساس می کنید که مجبور هستید مسئولیت های بیشماری را در مدت زمان محدود انجام دهید؟ مسئولیت های شخصی و شغلی که با یکدیگر تداخل دارند مستعد ایجاد استرس هستند ، به ویژه اگر مشغله زیاد اغلب باعث می شود که چیز مهمی را فراموش کنید. برای جلوگیری از چنین اتفاقی ، چرا سعی نکنید لیست کارهای منظم و منظم را انجام دهید؟ از طریق این فهرست ، می توانید به راحتی اولویت ها را تعیین کنید ، کارهای ناتمام را پیگیری کنید و بهره وری روزانه را افزایش دهید.
گام
قسمت 1 از 3: جمع بندی جزئیات فعالیت
مرحله 1. مناسب ترین رسانه را تعیین کنید
اگر بیش از دستور کار خود به تلفن خود دسترسی دارید ، سعی کنید لیست کارهای انجام شده در برنامه تلفن خود را یادداشت کنید. از طرف دیگر ، اگر نمی خواهید تمام روز به صفحه تلفن یا کامپیوتر خود خیره شوید ، سعی کنید آن را روی یک کاغذ یا دستور کار خاصی بنویسید. اگر متناسب با ترجیحات شما نباشد ، به احتمال زیاد لیست کارها کمتر موثر خواهد بود.
در واقع ، برنامه هایی مانند Any.do ، Wunderlist و Pocket Lists وجود دارد که می توانید آنها را بارگیری کرده و از آنها برای مدیریت موثرتر فعالیت های روزانه خود استفاده کنید
مرحله 2. همه چیزهایی را که باید انجام دهید فهرست کنید
این ترتیب را می توان با چیزهای کم اهمیت تری مانند "حمام" تا موارد مهم مانند "اتمام مطالب برای ارائه هفته آینده" یا "به دنبال هدیه تولد مامان در ماه آینده" پر کرد. همانطور که مشاهده می کنید ، این سه کار ماهیت ، اهمیت و مدت زمان متفاوتی دارند. در این مرحله ، در دسته بندی آنها عجله نکنید. فقط همه وظایف ، مسئولیت ها یا فعالیتهایی را که به ذهنتان می رسد بنویسید.
- با خیال راحت هر چیزی که به ذهنتان می رسد را روی کاغذ بنویسید. با انجام این کار ، احساس آرامش بیشتری خواهید کرد و همچنین کمک خواهید کرد که هیچ مسئولیتی را فراموش نکنید.
- این لیست لیست اصلی کارهای شماست.
مرحله 3. در صورت لزوم از دیگران کمک بخواهید
پس از تهیه لیستی از فعالیتهایی که باید تکمیل شوند ، تصمیم بگیرید که از دیگران کمک بخواهید یا نه. در واقع ، اگر واقعاً احساس خستگی می کنید یا زمان بسیار محدودی دارید ، نباید از کمک دیگری بخواهید! از تمایل به مدیریت امور به تنهایی دوری کنید! اگر می توان کار را به شخص دیگری واگذار کرد ، با خیال راحت آن را انجام دهید!
قسمت 2 از 3: مدیریت فعالیتها
مرحله 1. وظایف فهرست شده در لیست اصلی را در دسته بندی کنید
به عنوان مثال ، می توانید دسته بندی های "مسئولیت در کار" و "مسئولیت در خانه" ایجاد کنید. انجام این کار به شما کمک می کند تا توجه و انرژی خود را بر هر کاری بهتر متمرکز کنید. به عنوان مثال ، می توانید زمان بیشتری را با عدم نیاز به بررسی دسته بندی "مسئولیت در خانه" هنگام کار ، صرفه جویی کنید.
برای به حداکثر رساندن بهره وری ، تصور کنید که تمام وظایف خود را در یک راهرو در مقابل خود قرار داده اید. پس از انجام این کار ، سعی کنید صداهای مزاحم را از بین ببرید و سعی کنید توجه خود را بر روی مجموعه ای از وظایف خاص متمرکز کنید. به عبارت دیگر ، آن روز دیگر نگران کارها یا مسئولیت های غیر ضروری نباشید
مرحله 2. لیستی از فعالیتها را فقط برای یک روز تهیه کنید
انجام این کار به شما کمک می کند تا مسئولیت های خود را بر اساس اولویت های آنها مدیریت کنید. علاوه بر این ، شما همچنین احساس مسئولیت نمی کنید زیرا مسئولیت هایی ندارید که باید فردا ، هفته آینده یا حتی ماه آینده انجام شود! بر آنچه می توانید در عرض 24 ساعت انجام دهید تمرکز کنید. در حالت ایده آل ، تعداد فعالیتهایی که باید در یک روز انجام دهید نباید از ده یا حتی پنج فعالیت تجاوز کند.
- اگر نمی دانید از کجا شروع کنید ، سعی کنید زمان خواب خود را افزایش دهید. واقعاً چه کارهایی باید در آن ساعت انجام شود؟ هنگامی که آن را پیدا کردید ، آن را به لیست اولویت های خود اضافه کنید!
- از فهرست کارهای اصلی به عنوان مرجع برای کارهای روزانه خود استفاده کنید. پس از تهیه لیست کارهای روزانه یا کارهای روزانه ، بلافاصله از فهرست اصلی کارهای خود خلاص شوید!
مرحله 3. مدت زمان انجام هر وظیفه یا مسئولیت را برآورد کنید
واقع بینانه فکر کنید! اگر زمان کافی را صرف نمی کنید یا وسواس زیادی برای انجام هر کار در اسرع وقت ندارید ، به احتمال زیاد استرس بیشتری به شما حمله می کند. باور کنید ، اگر دائماً گیج شده اید ، نمی توانید به طور مثر کار کنید. بنابراین ، مدت زمان انجام هر کار را به صورت عینی و واقع بینانه اندازه گیری کنید و برنامه فعالیت خود را بر اساس آن برآورد برنامه ریزی کنید.
بین هر مسئولیت حدود 10-15 دقیقه زمان بگذارید. در واقع ، شما واقعاً نمی توانید بدون وقفه از کاری به وظیفه دیگر حرکت کنید ، درست است؟
مرحله 4. ایجاد یک لیست از کارهای لازم برای جذاب تر نشان دادن آن
حتی اگر اهمیت آن کمتر به نظر برسد ، این اقدامات در واقع می توانند دیدگاه شما را در مورد لیست کارهای انجام شده در جهت مثبت تری تغییر دهند! سعی کنید فهرست کارهای مورد نیاز خود را بنویسید یا تایپ کنید ، آن را روی مقوای رنگی جالب بچسبانید یا آن را در تلفن خود طراحی کنید. هر کاری لازم است انجام دهید تا انگیزه خود را برای تکمیل مسئولیت های مختلف در آن افزایش دهید!
قسمت 3 از 3: حفظ تعهدات
مرحله 1. مهلت هر وظیفه ذکر شده در لیست وظایف اصلی را بنویسید
به من اعتماد داشته باشید ، با انجام این کار می توانید فهرست کارهای روزانه خود را آسان تر کنید ، به ویژه اینکه مسئولیت هایی که روی هم انباشته می شوند باعث می شوند شما وظایفی را که اهمیت کمتری یا اضطراری ندارند ، فراموش کنید. با مراجعه به مهلت های انجام هر کار فهرست شده در لیست اصلی ، یک لیست روزانه تهیه کنید!
- اگر کار یا مسئولیتی مهلت ندارد ، سعی کنید خودتان آن را تعیین کنید.
- بدون برنامه ای شفاف و ساختارمند ، مسئولیت های ناچیز را می توان به راحتی فراموش کرد.
مرحله 2. لیست را در جایی قرار دهید که می توانید آن را اغلب مشاهده کنید
اگر کاغذ را در کشو بگذارید و فراموش کنید ، تهیه فهرست کارها فایده ای ندارد. بنابراین ، همیشه لیست را در جایی قرار دهید که اغلب آن را می بینید! به این ترتیب ، شما آن را فراموش نخواهید کرد و انگیزه بیشتری خواهید داشت تا به سرعت تمام مسئولیت های موجود در آن را انجام دهید.
هرجا که می روید لیست را با خود ببرید. در صورت لزوم ، یک نسخه را روی آینه حمام بچسبانید یا آن را در کیف خود قرار دهید. مطمئن شوید که می توانید به راحتی آنها را ببینید و به آنها دسترسی پیدا کنید
مرحله 3. یک نسخه از لیست کارهای شما را به کسی بدهید
به عنوان مثال ، می توانید آن را به والدین ، دوستان ، همسر یا همکاران بدهید. مهمتر از همه ، مطمئن شوید که فرد قادر به نظارت بر پیشرفت شما است. اگر شخص دیگری لیست کارهای انجام شده را می داند ، احساس تمایل بیشتری به تعویق انداختن می کنید ، درست است؟
