خلاصه اجرایی مهمترین بخش یک سند تجاری است. این اولین (گاهی حتی تنها) چیزی است که مردم می خوانند و آخرین چیزی است که شما باید بنویسید. این خلاصه خلاصه ای کوتاه از یک سند است ، به گونه ای که مدیران مشغول که سند شما را می خوانند دقیقاً بدانند چقدر باید بخوانند و چه اقدامی باید انجام دهند.
گام
روش 1 از 2: اصول اولیه
مرحله 1. درک کنید که یک خلاصه اجرایی خلاصه ای کوتاه از یک سند تجاری است
در این مورد ، "کوتاه" و "خلاصه" کلمات کلیدی هستند. خلاصه اجرایی به هیچ وجه جامع نیست و جایگزین اصلی نیست. خلاصه اجرایی نباید بیش از 10 درصد اصل باشد. هدف را طوری تنظیم کنید که بتوانید بین 5 تا 10 درصد بنویسید.
خلاصه اجرایی با چکیده متفاوت است. چکیده یک نگاه اجمالی و جهت گیری به خواننده می دهد ، در حالی که خلاصه اجرایی یک مرور کلی را در اختیار خواننده قرار می دهد. چکیده بیشتر در دانشگاه نوشته می شود ، در حالی که خلاصه های اجرایی بیشتر برای اهداف تجاری استفاده می شود
مرحله 2. اطمینان حاصل کنید که این خلاصه از دستورالعمل های ساختاری و سبک خاصی پیروی می کند
معتبرترین منابع که خلاصه های اجرایی را نوشته اند موافقند که باید از دستورالعمل های ساختاری و سبکی خاصی استفاده شود. این راهنما شامل موارد زیر است:
- پاراگراف ها باید کوتاه و مختصر باشند.
- خلاصه اجرایی باید منطقی باشد حتی اگر گزارش اصلی را نخوانده اید.
- خلاصه اجرایی باید به زبانی متناسب با مخاطب مورد نظر نوشته شود.
مرحله 3. مشکل را تعریف کنید
خلاصه اجرایی باید موضوع را به وضوح تعریف کند ، چه در مورد مدیریت زنجیره تامین باشد و چه در کمپین بازاریابی خارج از کشور. خلاصه اجرایی ، به طور خاص ، نیاز به تعریف روشنی از مشکل دارد زیرا سندی که بر اساس آن ، درخواست های پیشنهادی (RFP) ، اغلب توسط افراد فنی نوشته می شود که درک ضعیفی از مسائل مفهومی دارند. اطمینان حاصل کنید که مشکل با عبارات واضح و قابل فهم تعریف شده است.
مرحله 4. راه حلی ارائه دهید
یک مشکل همیشه نیاز به راه حل دارد. برای ارائه بیانیه هدف ادعا (و دلایل تأمین بودجه سرمایه گذاری) ، باید راه حلی ارائه دهید که بتواند به طور موثر مشکل را برطرف کند. اگر مشکل شما به وضوح نوشته نشده باشد ، راه حل شما منطقی نخواهد بود.
مرحله 5. اگر خواندن سند در یک نگاه آسان تر است ، از گرافیک ، اشاره گرها و سرفصل ها استفاده کنید
خلاصه اجرایی مقاله ای نیست که نیاز به متن طولانی داشته باشد. اگه میتونی درک را بهبود بخشد یا خلاصه ای بنویسید در یک نگاه خواندنی تر است ، استفاده از آن اشکالی ندارد:
- چارت سازمانی. یک نمودار مناسب که ویژگی های مشکل مشتری را به دقت نشان می دهد می تواند بر بخش مهمی از خلاصه تأکید کند. تحریک حواس بصری آنها اغلب به اندازه تحریک حواس تحلیلی آنها مثر است.
- جزئیات نقاط لیست های طولانی اطلاعات را می توان به جزئیات قابل هضم تر تقسیم کرد.
- عنوان. در صورت لزوم ، با استفاده از عنوان ، یک موضوع خلاصه ایجاد کنید. این به خواننده کمک می کند تا در خلاصه غرق شود.
مرحله 6. نوشته های خود را تازه و بدون اصطلاحات اصطلاحی نگه دارید
اصطلاحات دشمن درک است. اتفاقاً اصطلاحات اصطلاحاتی در دنیای تجارت بسیار محبوب است. کلماتی مانند "رابط" ، "اهرم" ، "شایستگی اصلی" و "پلتفرم مهم" کلماتی هستند که باید سعی کنید از آنها اجتناب کنید. این کلمات معنای واقعی خود را پنهان می کنند و می توانند خلاصه شما را مبهم و بی معنی جلوه دهند.
روش 2 از 2: جزئیات خاص
مرحله 1. با سند اصلی شروع کنید
از آنجا که خلاصه اجرایی خلاصه ای از یک سند دیگر است ، باید خود را با اصل آشنا کنید تا بتوانید آن را به صورت آموزنده و کاربردی متراکم کنید. خواه گزارش ، طرح تجاری ، پیشنهاد ، دفترچه راهنما یا سند دیگر باشد ، اصل را مرور کرده و ایده های اصلی را جستجو کنید.
مرحله 2. یک خلاصه کوتاه بنویسید
هدف شرکت حامی سند یا خود سند اصلی چیست؟ پوشش چیست؟
مثال: "زنان در سراسر جهان یک سازمان غیرانتفاعی است که زنان را در سراسر جهان با راه حل های موثر برای خشونت خانگی مرتبط می کند ، در حالی که یک شبکه حمایتی برای کسانی که قربانی خشونت خانگی هستند ارائه می دهد. اگرچه از دفتر مرکزی آن در آلبرتا ، کانادا فعالیت می کند ، اما دریافت ارجاع از زنان در 170 کشور در سراسر جهان."
مرحله 3. "هسته" را برجسته کنید
این بخش احتمالاً مهمترین بخش کل خلاصه اجرایی است. انتظار می رود در دو تا سه جمله به خواننده بگویید که چرا تجارت شما خاص است. چرا این کسب و کار ارزش بررسی ، دریافت پیشنهاد یا همکاری شخصی را دارد که خلاصه را می خواند؟
- شاید شما مایکل جردن را به عنوان مشتری دارید و او محصول شما را به صورت رایگان در توییتر تبلیغ کرده است. شاید شما به تازگی مشارکت با Google را امضا کرده اید. این احتمال نیز وجود دارد که به تازگی به شما حق ثبت اختراع داده شده یا فقط اولین فروش بزرگ خود را انجام داده باشید.
- گاهی اوقات یک نقل قول یا توصیف ساده کافی است. نکته اصلی این است که توجه خواننده را جلب کنید ، شهرت تجاری خود را تا آنجا که ممکن است خوب جلوه دهید و خواننده را به خواندن تا پایان سند ترغیب کنید.
مرحله 4. مشکل بزرگ را تعریف کنید
اولین م tلفه ملموس خلاصه اجرایی بحث در مورد مشکل است ، بنابراین مشکلی را که محصول/خدمات شما به آن پرداخته است ، شرح دهید. اطمینان حاصل کنید که مشکل تا حد ممکن مشخص شده است. مشکلاتی که به تفصیل شرح داده نشده اند قانع کننده به نظر نمی رسند و راه حل شما را آنطور که می خواهید مهم نخواهد بود.
مثال: "لس آنجلس با ترافیک فلج شده است. به غیر از منطقه DC مترو ، لس آنجلس بدترین ترافیک را در کشور دارد. نه تنها دود و آلودگی ناشی از ترافیک باعث کاهش بهره وری کار ، افزایش نرخ آسم و به آرامی می شود. مشکلات جدی برای سلامتی ایجاد می کند. در ایالت لس آنجلس اتومبیل های بیشتری نسبت به افرادی که سن کافی برای رانندگی دارند وجود دارد."
مرحله 5. راه حل منحصر به فرد خود را ارائه دهید
مشکل بزرگ قسمت آسان است. حالا شما باید خوانندگان خود را متقاعد کنید که برای این مشکل بزرگ یک راه حل منحصر به فرد دارید. اگر می توانید این دو ماده را تحویل دهید ، مواد لازم را دارید تا ایده خوبی را ارائه دهید.
مثال: "Innotech یک سیستم کنترل ترافیک پیشگامانه ایجاد کرده است که می تواند با نصب" شبکه های هوشمند "ثبت شده روی علائم توقف که می تواند تعداد خودروها را در یک خط مشخص بخواند و با توجه به شرایط تردد را هدایت کند ، زمان سفر را کاهش دهد. رانندگان آمریکایی این کار را نمی کنند. وقتی چراغ سبز چشمک می زند که نشان می دهد هیچ خودرویی در جهت مخالف وجود ندارد ، باید دوباره دقایقی در چراغ قرمز منتظر بمانید."
مرحله 6. در مورد پتانسیل بازار صحبت کنید
با ارائه آمار برای صنعت خود ، مشکل بزرگ را شرح دهید. مراقب باشید وانمود نکنید که بازار بزرگتری را از آنچه واقعاً در اختیار دارید کنترل می کنید! این واقعیت که صنعت تجهیزات پزشکی سالانه 100 میلیارد دلار ارزش دارد هیچ معنایی ندارد زیرا دستگاه پزشکی جدید شما فقط به بخش خاصی از این صنعت خدمت می کند. به پتانسیل واقع بینانه بازار محدود شوید.
مرحله 7. پیشنهاد فروش منحصر به فرد خود را وارد کنید
این همان لحظه ای است که شما راه حل منحصر به فرد خود را توصیف می کنید. چه چیزی به طور خاص محصول یا خدمات شما را نسبت به رقابت شما برتری می دهد؟ شاید خدمات مراقبت از منزل شما در واقع پزشکان را به جای پرستار به خانه می فرستد ، یا شاید شما ویزیت های یک روزه را تضمین می کنید تا مجبور نباشید از قبل برنامه ریزی کنید. نشان دهید چرا کسب و کار شما خاص است.
مثال: "Intellilight مزیت بیشتری دارد که می تواند هنگامی که هیچ کس در خانه نیست تشخیص دهد. اگر چراغی در اتاق خالی روشن شود ، به طور خودکار خاموش و دوباره روشن می شود هنگامی که حرکت در اتاق را تشخیص می دهد. مصرف کنندگان هزینه را پرداخت می کنند قبض برق آنها و انرژی کمتری هدر می دهند."
مرحله 8. در صورت لزوم در مورد مدل کسب و کار خود صحبت کنید
برخی از خلاصه های اجرایی نیازی به مدل تجاری ندارند. (ممکن است نیازی به برنامه تجاری برای سازمان های غیرانتفاعی ، غیرتجاری و سازمان های غیردولتی نباشد.) اما اگر کسب و کار شما دارای یک طرح تجاری است ، مدل کسب و کار شما باید واضح و به راحتی دنبال شود. در اصل ، شما در حال پاسخ به این سال هستید که "چگونه می توانید مردم پول را از کیف پول خود خارج کرده و به شما بدهند؟" مدل را ساده نگه دارید ، به ویژه در خلاصه اجرایی. یک خلاصه مختصر بیش از حد کافی است.
مرحله 9. در صورت لزوم با تیم مدیریت خود صحبت کنید
بسته به صنعت شما ، این می تواند یکی از مهمترین بخش های خلاصه اجرایی شما باشد. سرمایه گذار یا بانکدار شما به تیم شما اعتماد دارد ، نه به ایده ای که ارائه کرده اید. ایده ها به راحتی پیشنهاد می شوند ، اما برای تحقق آنها به یک تیم قوی نیاز است. به طور خلاصه نشان دهید که چرا تیم شما تجربه و دانش لازم برای اجرای خوب طرح تجاری شما را دارد.
مرحله 10. برای حمایت از بیانیه خود ، پیش بینی های مالی ارائه دهید
بر اساس بازار ، مدل کسب و کار و عملکرد تاریخی ، باید پیش بینی مالی از پایین به بالا را توسعه دهید. هدف از طرح شما این است که فقط شایستگی خود را نشان دهید و توانایی خود را برای ایجاد پیش بینی های مالی بر اساس مجموعه ای از مفروضات قانع کننده داشته باشید.
اگر برنامه شما برای گروهی از سرمایه گذاران است ، زمان زیادی را صرف این بخش نکنید زیرا آنها می دانند که شما نمی دانید چقدر پول دارید. به طور کلی سرمایه گذاران بر اساس پیش بینی های مالی شما تصمیم بله یا خیر نمی گیرند. آنها اساساً پیش بینی های مالی خود را انجام می دهند
مرحله 11. مسیر درخواست خود را هموار کنید
اکنون زمان ارائه درخواست سرمایه گذاری یا وام است ، بسته به اهداف خلاصه اجرایی شما. شما باید دوباره بیان کنید که چرا شرکت شما ارزش خاصی را ارائه می دهد. مشکل اصلی را که با محصول/خدمات و بازار بالقوه خود حل می کنید به خوانندگان یادآوری کنید. در پایان ، بر تیم خود و توانایی آنها برای انجام کار تأکید مجدد کنید. مقدار مورد نیاز برای رسیدن به نقطه عطف کسب و کار بزرگ بعدی خود را درخواست کنید. فاش نکنید که چقدر از حقوق خالص خود را واگذار کرده اید یا نرخ بهره ای که مایل به پرداخت آن هستید. این باید بعداً از طریق مذاکرات حضوری انجام شود.
مرحله 12. خلاصه مطالب خود را دوباره بخوانید
اگر اصول اولیه را نوشته اید ، آنها را با دقت بخوانید. شما باید خلاصه را با دقت تصحیح کنید. هنگام بازخوانی ، خواننده سند را نیز در نظر بگیرید. اطمینان حاصل کنید که منابع جدید به خوبی توضیح داده شده و زبان برای افراد ناآشنا با موضوع روشن است. در صورت لزوم بازنویسی کنید.
- از دیگران با ذهن تازه بخواهید خلاصه اجرایی شما را بخوانند ، با توجه به:
- وضوح. آیا کلمات استفاده شده واضح ، ایده ها واضح هستند و در خلاصه از اصطلاحات اصطلاحاتی استفاده نشده است؟
- خطا اشکال گرامری ، نگارشی و املایی ممکن است رخ دهد. همچنین ایده خوبی است که از شخص دیگری بخواهید اعداد و آمار را بررسی کند.
- اجبار آیا ایده های موجود در خلاصه تبلیغات بیش از حد به نظر می رسند؟ فقدان ارتقاء در صورت وجود کجاست؟
- انسجام چه قطعاتی با هم همخوانی ندارند؟ کدام قسمت مناسب است؟
نکات
- هر چه مدیر اجرایی شلوغ تر باشد ، کمتر می خواند. به اندازه کافی بنویسید.
- برای شروع کار ، الگوهای سند را که دارای اکثر نرم افزارهای پردازش کلمه هستند امتحان کنید.
- اسناد خلاصه اجرایی می توانند از نظر طول متفاوت باشند ، اما باید مختصر باشند. هدف شما این است که تا حد ممکن در یک مطالعه کوچک تا متوسط اطلاعات را منتقل کنید. اگر جزئیات را در خلاصه خود وارد می کنید ، ابتدا مهمترین نکات مانند نتیجه گیری و توصیه ها را درج کنید.
- همین چهار حوزه را می توان برای خلاصه اجرایی برای معاملات مختلف تجاری استفاده کرد.
