یادداشت نوعی سند است که برای ارتباطات داخلی بین کارکنان شرکت استفاده می شود. یادداشت ها جنبه ای آزمایش شده از زمان دنیای تجارت هستند که اگر به درستی نوشته شوند ، می توانند به جریان یافتن امور کمک کنند.
گام
قسمت 1 از 3: انتخاب زبان و قالب
مرحله 1. از زبان بیش از حد معمولی خودداری کنید
به طور کلی ، زبان یادداشت باید واضح و ساده ، اما حرفه ای باشد. شما باید از لحن معمولی مکالمه در یادداشت اجتناب کنید.
- به عنوان مثال ، ننویسید ، "سلام به همه! خدا را شکر که جمعه است؟ من می خواهم در مورد یک موضوع مهم تجاری صحبت کنم."
- در عوض ، مستقیماً به موضوع بپردازید ، "من می خواهم گزارش پیشرفت پروژه Z را به اشتراک بگذارم."
مرحله 2. از زبان احساسی اجتناب کنید
همچنین باید سعی کنید از لحن خنثی استفاده کنید و از زبان احساسی اجتناب کنید. سعی کنید حقایق و شواهد را برای اثبات ادعاها بیان کنید.
- به عنوان مثال ، از ادعاهایی مانند: "من فکر می کنم همه ما بسیار خوشحال تر خواهیم بود اگر اجازه دهیم روزهای جمعه لباس راحتی بپوشیم."
- در عوض ، به دنبال اطلاعات مطالعه در مورد افزایش روحیه در هنگام انتخاب کارکنان به لباس باشید و این اطلاعات را در یادداشت ذکر کنید.
مرحله 3. از عبارات سیگنال استفاده کنید
اگر می خواهید شواهد یا منابع را ذکر کنید ، مطمئن شوید که از زبانی استفاده می کنید که خواننده را در جریان کار شما قرار دهد.
به عنوان مثال ، عبارت "بر اساس یافته های ما ،" یا "تحقیقات تکمیل شده توسط EPA نشان می دهد که …" را امتحان کنید
مرحله 4. مدل و اندازه فونت مناسب را انتخاب کنید
یادداشت ها باید راحت خوانده شوند. بنابراین ، از استفاده از فونت های کوچک خودداری کنید ، اندازه پیش فرض 11 یا 12 است.
همچنین باید یک فونت ساده مانند Times New Roman انتخاب کنید. این زمان برای امتحان فونت های "خنده دار" مانند Comic Sans نیست (ممکن است با انتخاب این فونت بخندید)
مرحله 5. از حاشیه های استاندارد استفاده کنید
حاشیه معمولی برای یادداشت تجاری 1 اینچ یا 2.54 سانتی متر است ، اگرچه برخی از برنامه های پردازش کلمه الگوهای یادداشت را با حاشیه کمی گسترده تر (به عنوان مثال ، 1.25 اینچ یا 3.18 سانتی متر) آماده کرده اند.
مرحله 6. یک فضای واحد را انتخاب کنید
یادداشت های تجاری معمولاً از فضاهای دوتایی استفاده نمی کنند. برای کوچک نگه داشتن صفحه دفترچه ، فاصله بین آنها را در نظر بگیرید ، اما فاصله بین پاراگراف ها یا بخش ها را اضافه کنید.
معمولا تورفت پاراگراف لازم نیست
قسمت 2 از 3: آماده سازی برای نوشتن یادداشت تجاری
مرحله 1. تصمیم بگیرید که آیا یادداشت باید ارسال شود یا خیر
اگر می خواهید مسائل مهم تجاری را با چند نفر از اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید ، ایده خوبی است که یک یادداشت ارسال کنید. یادداشت ها حتی اگر برای مثال فقط با یک نفر ارتباط برقرار کنید یا بخواهید مکاتبات خود را ثبت کنید ، می توانند ارسال شوند.
- با این حال ، در برخی موارد ، صحبت کردن مستقیم با شخص مربوطه کارآمدتر است.
- علاوه بر این ، برخی از اطلاعات ممکن است بسیار حساس باشند تا در یک یادداشت ارسال شوند.
مرحله 2. هدف از نوشتن یادداشت را مشخص کنید
بسته به هدف ، محتوا و تنظیمات یادداشت ها متفاوت است. بیشتر انواع یادداشت ها به دلایل زیر نوشته می شوند:
- برای ارائه ایده یا راه حل. به عنوان مثال ، اگر می دانید چگونه با برنامه های اضافه کاری مشکل را حل کنید ، می توانید این ایده را در یادداشتی بنویسید و برای رئیس خود ارسال کنید.
- دستور دادن. به عنوان مثال ، ارسال یادداشت ها نیز راهی کارآمد برای تفویض مسئولیت کنفرانسی است که بخش شما میزبان آن است.
- برای گزارشات همچنین می توانید یادداشت هایی را برای اطلاع همکاران از رویدادهای اخیر ، گزارش به روزرسانی های یک پروژه ، ارائه گزارش پیشرفت یا گزارش یافته های تحقیقی ارسال کنید.
مرحله 3. موضوع را محدود کنید
ممکن است چندین پروژه را اداره کنید و وسوسه شوید که یادداشت هایی را برای همکاران ، کارفرمایان یا مشتریان در مورد پیشرفت کارها ارسال کنید. با این حال ، به یاد داشته باشید که یادداشت های تجاری باید فقط بر یک موضوع تمرکز کند.
یادداشت ها باید مختصر ، واضح و آسان برای افراد مشغول به مطالعه سریع باشد. بنابراین ، اجازه ندهید اطلاعات مهم نادیده گرفته شوند. یادداشت های متمرکز به اطمینان از دریافت و درک پیام شما کمک می کند
مرحله 4. مخاطب را در نظر بگیرید
محتوا ، سبک و لحن یادداشت تجاری توسط مخاطبان مورد نظر تعیین می شود. بنابراین ، به دقت در مورد افرادی که این یادداشت را دریافت می کنند فکر کنید.
به عنوان مثال ، یادداشت برای همکاران در مورد برنامه ریزی یک مهمانی غافلگیر کننده برای شخصی در دفتر متفاوت از یادداشتی است که برای یک سرپرست در مورد نتایج تحقیقاتی که ماه ها انجام داده اید ، متفاوت است
قسمت 3 از 3: نوشتن یادداشت تجاری
مرحله 1. برچسب بزنید
انواع مختلفی از مکاتبات تجاری وجود دارد. روش استاندارد یادداشت ها برچسب گذاری صریح سند است.
- به عنوان مثال ، "Memo" یا "Memorandum" را در بالای صفحه بنویسید.
- موقعیت را می توان در مرکز یا تراز چپ قرار داد. برای الهام گرفتن ، یادداشت های تجاری دریافت شده را مرور کنید و قالب را کپی کنید.
مرحله 2. یک عنوان بنویسید
قسمت اول یادداشت باید شامل نکات مهم باشد. اطلاعات دقیق در مورد هر جزء در مرحله بعدی شرح داده می شود.
- TO: نوشتن نام و عنوان افرادی که این یادداشت را دریافت کرده اند.
- از: نام و عنوان کامل را بنویسید.
- DATE: تاریخ کامل و دقیق را بنویسید ، سال را فراموش نکنید.
- موضوع: شرح مختصر و خاصی از مطالب یادداشت بنویسید.
- توجه داشته باشید که موضوع معمولاً با "Re:" یا "RE:" نشان داده می شود (هر دو به معنی مربوط هستند).
مرحله 3. لیست گیرندگان را با دقت انتخاب کنید
اطمینان حاصل کنید که همه افرادی را که به اطلاعات یا پیشرفت نیاز دارند ، شامل می کنید. توزیع یادداشت ها را برای افرادی که باید بدانند محدود کنید.
- از نظر تجاری ، ارسال یادداشت برای همه افراد در دفتر کار عاقلانه نیست اگر فقط تعداد کمی از آنها نگران یا دخیل هستند.
- بسیاری از یادداشت ها غرق در افراد می شوند و ممکن است تمایل داشته باشند که یادداشت های نامربوط را نادیده بگیرند یا فقط آنها را مرور کنند.
مرحله 4. از نام ها و عناوین و عناوین مناسب برای افرادی که در لیست گیرندگان هستند استفاده کنید
حتی اگر شما و رئیس شما به طور روزانه آشنا هستید ، بهتر است مکاتبات کتبی را رسمی نگه دارید. به عنوان مثال ، شاید فقط هنگامی که در راهرو دفتر ملاقات می کنید ، با رئیس خود به نام سلام کنید ، اما برای یادداشت ، با "خانم ریانا" یا "دکتر" سلام کنید. ریانا ".
به یاد داشته باشید که اطلاعاتی که می نویسید برای همه افراد در لیست گیرندگان در نظر گرفته شده است. بنابراین ، نام و عنوان کامل را بنویسید
مرحله 5. عنوان شخصی را که در یادداشت خارجی با او صحبت می کنید پیدا کنید
اگر در حال ارسال یادداشت برای شخصی خارج از دفتر هستید ، مهم است که سلام مناسب را تعریف کنید. برای جستجوی نمایه مورد نظر وقت بگذارید ، اطلاعات شخصی معمولاً در وب سایت شرکت آنها شرح داده می شود.
- به عنوان مثال ، شما شک دارید که مدرک دکترا است یا خیر. اگر بله ، به طور کلی سلام درست دکتر است. ایکس
- موقعیت او چیست؟ معاون مدیر است یا رئیس؟ اگر چنین است ، حتماً آن را در یادداشت ذکر کنید.
مرحله 6. موضوع را با دقت بنویسید
مطمئن شوید که موضوع کوتاه ، واضح و خیلی کلی نیست.
- به عنوان مثال ، موضوع "مشاغل جدید" مبهم به نظر می رسد و اگر کسی هفته ها یا روزهای آینده به دنبال پرونده باشد ، ممکن است تصمیم بگیرد که کدام یادداشت شما است.
- یک موضوع بهتر می تواند چیزی شبیه به این باشد ، "گزارش پیشرفت تحقیق در زمینه توسعه مشتری".
مرحله 7. رد سلام را در نظر بگیرید
شما مختارید که آیا می خواهید پیام را با سلام شروع کنید ، مانند "عزیز." خانم وردانی »یا« عزیز. همکاران. " با این حال ، به یاد داشته باشید که در یک یادداشت تجاری خوش آمد نمی گویند.
یادداشت ها وسیله ای سریع و کارآمد برای انتقال اطلاعات مهم هستند و مخاطب به وضوح می داند که چه کسی این یادداشت را دریافت و ارسال کرده است
مرحله 8. مقدمه را بسازید
هدف خود را از نوشتن و ارسال یادداشت توضیح دهید.
به عنوان مثال ، "بدین وسیله به شما اطلاع می دهم که …". مقدمه باید خلاصه ای از مطالب یادداشت را ارائه دهد
مرحله 9. مقدمه را مختصر بنویسید
نیازی به ارائه همه جزئیات و/یا شواهد در بخش اول نیست.
چند جمله یا یک پاراگراف کوتاه کافی است
مرحله 10. تنظیمات متن یادداشت را مشخص کنید
پس از مقدمه ، یک یادداشت تجاری معمولاً قبل از پایان دو تا چهار پاراگراف اضافی را شامل می شود. محتوا و تنظیمات بستگی به موضوع دارد.
به عنوان مثال ، می توانید اطلاعات را به ترتیب اهمیت سازماندهی کنید. یا اگر فرایندی را توصیف می کنید ، قسمت یادداشت را برای مطابقت با مراحل فرآیند تقسیم کنید
مرحله 11. تصمیم بگیرید که آیا می خواهید زیرنویس ها را درج کنید
یادداشتهای تجاری باید از بخشهای روشن تشکیل شود. معمولاً یادداشت های تجاری به وضوح تقسیم می شوند تا گیرنده بتواند اطلاعات را به راحتی بخواند و هضم کند. با برچسب زدن قسمت های فرعی می توانید به آنها در درک نقاط مهم کمک کنید.
مرحله 12. زیرنویس خاصی بنویسید
اطمینان حاصل کنید که تمرکز هر بخش فرعی برای گیرنده مشخص است.
به عنوان مثال ، هنگام نوشتن یادداشتی در مورد یک حرکت اداری برنامه ریزی شده ، زیر بخشهای زیر را وارد کنید: "مکان جدید دفتر مرکزی ما" ، "دستورالعمل های مهم برای لوازم اداری" و "برنامه تکمیل حرکت دفتر کار"
مرحله 13. جمله موضوع را در پاراگراف اصلی قرار دهید
جمله اول هر زیربخش یا پاراگراف باید نکته اصلی بخش را منتقل کند.
هر پاراگراف یا بخشی از یادداشت باید فقط بر یک ایده تمرکز کند
مرحله 14. استفاده از نقاط گلوله را در نظر بگیرید
اگر می خواهید نکات مهم را برجسته کنید ، نقاط یا لیست گلوله می تواند بسیار مفید باشد. این قالب خوانندگان را به توجه به نکات مهم ترغیب می کند و به آنها در خواندن سریع و کارآمد یادداشت ها کمک می کند.
مرحله 15. یادداشت را کوتاه نگه دارید
به طور کلی ، یادداشت های تجاری بیش از یک تا دو صفحه نیستند.
این محدودیت صفحه معمولاً برای اسناد تک فاقد خطوط اضافی بین بخش ها است
مرحله 16. تصمیم بگیرید که آیا به یک پاراگراف خلاصه نیاز دارید یا خیر
به طور کلی ، یادداشت ها نیازی به خلاصه ندارند ، به خصوص اگر کمتر از یک صفحه باشند.
با این حال ، اگر اطلاعات توصیف شده پیچیده باشد یا اگر یادداشت طولانی تر از حالت عادی باشد ، داشتن خلاصه ای از نکات کلیدی مفید است
مرحله 17. بخش یا پاراگراف پایانی را وارد کنید
حتی اگر نیازی به یادداشت خلاصه ندارید ، باز هم باید آن را با یک جمله پایانی به پایان برسانید. به موارد زیر فکر کنید:
- پیام اصلی یادداشت چیست؟ آیا می خواهید گیرنده کاری انجام دهد؟ آیا آنها باید حداکثر تا روز معینی پاسخ دهند؟ اگر بله ، واضح بیان کنید.
- اگر اقدامی لازم نیست ، یک جمله پایانی ساده ، مانند "من خوشحال می شوم بیشتر صحبت کنم" یا "لطفاً در صورت هر گونه مشکل یا س questionsال ، با من تماس بگیرید" را وارد کنید.
مرحله 18. در صورت تمایل امضا کنید
به طور کلی نیازی به اضافه کردن نام یا امضا در پایان یادداشت نیست. با این حال ، به یاد داشته باشید که ایمن ترین نمونه های دیگر یادداشت ها در زمینه خود را دنبال کنید.
- اگر قسمت دیگر به طور رسمی به پایان رسید (به عنوان مثال ، "با احترام ، دکتر ساری) ، مثال را دنبال کنید.
- اگرچه نیازی به امضا ندارد ، اما ممکن است لازم باشد حروف اولیه خود را در انتهای سند وارد کنید.
مرحله 19. در صورت وجود هرگونه پیوست
اگر یادداشت شامل پیوست ها ، مانند جداول ، نمودارها یا گزارش ها است ، مطمئن شوید که پیوست ها را در انتهای یادداشت ذکر کرده اید. به عنوان مثال ، "پیوست: جدول 1".
- همچنین باید پیوست را در متن یادداشت ذکر کنید.
- به عنوان مثال ، برای یادآوری اطلاع کارکنان از حرکت قریب الوقوع دفتر ، ممکن است اطلاعاتی مانند موارد زیر بنویسید: "ما قصد داریم تا پایان این سه ماهه روند جابجایی را تکمیل کنیم. برای مشاهده جدول بیشتر به جدول 1 پیوست مراجعه کنید."
مرحله 20. یادداشت دقیق نوشته شده را دوباره بخوانید
قبل از ارسال دوباره بخوانید و تصحیح کنید. اطمینان حاصل کنید که دستور زبان جمله صحیح است ، غلط املایی یا استفاده از علائم نگارشی وجود ندارد و مطالب به راحتی قابل درک است.
- اگر زمان بندی مسئله ای نیست ، تحویل پس از اولین اصلاح را به تعویق بیندازید. اگر یک یا دو ساعت بعد یادداشت را دوباره بخوانید ، ممکن است خطاهایی را پیدا کنید که در ابتدا نادیده گرفته شده بودند.
- اگر یادداشت حاوی اطلاعات حساس است ، خط مشی های شرکت را بررسی کنید تا ببینید چه کسی می تواند یادداشت را برای شما مرور کرده و محتوای آن را تأیید نهایی کند.
