اگر صاحب یک کسب و کار هستید ، ممکن است لازم باشد برای مشتریان نامه بنویسید. ممکن است چیزی بنویسید تا مشتریان از رویدادها یا رویدادهای ویژه مطلع شوند ، یا ممکن است از طرف شرکت به شکایات مشتریان پاسخ دهید. صرف نظر از دلیل نامه ، همیشه باید یک سبک حرفه ای را حفظ کنید.
گام
قسمت 1 از 2: قالب بندی نامه تجاری
مرحله 1. از سربرگ حرفه ای استفاده کنید
نامه تجاری نماینده شرکت شما خواهد بود. بنابراین باید متفاوت و با کیفیت باشد. نامه تجاری همچنین باید حاوی لوگو یا نام تجاری شرکت شما باشد.
با استفاده از نمونه های رنگ سربرگ از پیش طراحی شده در Microsoft Word می توانید سربرگ ایجاد کنید. حتماً از لوگو یا مارک تجاری که روی سربرگ است استفاده کنید
مرحله 2. یک برنامه پردازش کلمه را باز کنید
شما همیشه باید حروف تجاری را در رایانه تایپ کنید.
- یک سند جدید ایجاد کنید و یک حاشیه 2.5 سانتی متری روی سند قرار دهید.
- از نوع حروف سری مانند Times New Roman ، Georgia یا Ariel استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که همیشه از قلم بزرگتر از 12 امتیاز و کوچکتر از 10 امتیاز استفاده نکنید. یک نامه تجاری به دلیل انتخاب فونت یا اندازه فونت باید به راحتی خوانده شود.
- مطمئن شوید که سند روی یک فاصله واحد تنظیم شده باشد.
مرحله 3. شکل بلوک ها را تنظیم کنید
فرم بلوک رایج ترین فرمت مورد استفاده در نامه های تجاری است. این فرم نیز ساده ترین راه اندازی و پیگیری است. هر عنوان باید تراز باشد و باید بین هر عنوان یک فاصله وجود داشته باشد. از پایین سند شروع کنید ، نامه تجاری شما باید دارای سرفصل های زیر باشد:
- تاریخ امروز ، یا تاریخی که نامه را ارسال کرده اید. تاریخ مهم است زیرا می تواند هم به عنوان یادداشت شما و هم به عنوان یادداشت گیرنده مورد استفاده قرار گیرد. علاوه بر این ، خرما می تواند مصارف قانونی نیز داشته باشد. بنابراین مطمئن شوید که تاریخ دقیق است.
- آدرس بازگشت. این بخش شامل آدرس شما است که به سبک آدرس استاندارد قالب بندی شده است. اگر آدرس شما قبلاً روی سربرگ است ، می توانید این بخش را رد کنید.
- آدرس داخل. این بخش شامل نام و آدرس شخصی است که نامه را دریافت کرده است. استفاده از کلمه Mr / Ms اختیاری است. بنابراین ، برای مثال ، اگر نامه ای به نینا مارلینا نوشتید ، می توانید به خانم بنویسید. اگر مطمئن نیستید وضعیت تاهل او چگونه است.
- با احترام. سلام می تواند از کلمات "خانم مارلینا عزیز" یا "نینا مارلینا عزیز" استفاده کند. اگر مطمئن نیستید که چه کسی این نامه را می خواند ، از کلمه "با احترام" استفاده کنید. همچنین می توانید از "به افراد علاقه مند" استفاده کنید ، اما تنها در صورتی که نمی دانید مخاطبان شما چه کسانی هستند.
- متن نامه. در بخش بعدی مقاله بیشتر در این مورد بحث خواهیم کرد.
- نامه همراه ، با امضا. می توانید از کلمات "با احترام" یا "سلام" استفاده کنید.
قسمت 2 از 2: نوشتن نامه تجاری
مرحله 1. مخاطبان خود را شناسایی کنید
سبک نامه همیشه باید حرفه ای باشد ، صرف نظر از اینکه مخاطب چه کسی است. با این حال ، شما می توانید زبان یا کلمه خود را بر اساس شخصی که نامه شما را دریافت می کند تنظیم کنید. اگر برای بخش منابع انسانی در شرکت دیگری می نویسید ، ممکن است لازم باشد از زبان رسمی تری استفاده کنید. اما اگر برای مشتری خاصی می نویسید ، می توانید از زبان غیر رسمی یا معمولی استفاده کنید.
- شناسایی مخاطبان نیز به این معنی است که از سردرگمی در مخاطبان جلوگیری می کنید. از به کار بردن اصطلاحاتی که خوانندگان شما متوجه آن نمی شوند خودداری کنید. به عنوان مثال ، مشتریان نامهای اختصاری مورد استفاده برای برنامه فضایی شرکت شما را نمی دانند ، بنابراین از استفاده آنها در حروف اجتناب کنید.
- قانون شماره یک نوشتن یک نامه تجاری خوب این است که باید واضح ، مختصر و مودب باشد.
مرحله 2. هدف از حرف را در سطر اول توضیح دهید
هدف نامه را در نظر بگیرید. آیا برای اطلاع مشتریان از مکان جدید شما در یک قسمت جدید شهر است؟ آیا برای یادآوری صورتحسابها یا موجودیهای پرداخت نشده به مشتریان است؟ یا برای پاسخگویی به شکایات مشتریان؟ با در نظر داشتن این هدف ، اولین خط را بنویسید که به خواننده اجازه می دهد بلافاصله بداند نامه در مورد چیست. هدف نامه را که مشخص نیست بنویسید. مستقیم برو سر اصل مطلب
- اگر نظر خود را به عنوان صاحب مشاغل اعلام می کنید ، از "من" استفاده کنید. اگر از طرف یک شرکت یا سازمان می نویسید ، از "ما" استفاده کنید.
- بر اظهارات مستقیم مانند: "با این نامه به شما اطلاع می دهیم" یا "با این نامه می پرسیم" توجه کنید. اگر در حال نوشتن نامه ای به عنوان صاحب مشاغل هستید ، می توانید از عبارت "I" استفاده کنید. به عنوان مثال: "من با شما تماس گرفتم" یا "من اخیراً در مورد … شنیده ام و می خواهم در مورد …"
- به عنوان مثال ، اگر شما (صاحب مشاغل) در مورد صورتحساب پرداخت نشده از ماه گذشته به نینا مارلینا نامه نوشتید ، نامه را با این جمله شروع کنید: "من با شما تماس گرفتم زیرا شما از مارس 2015 موجودی پرداخت نشده ای در حساب خود دارید."
- یا اگر کارمند یک شرکت هستید و برای پاسخ به شکایت مشتری در مورد برنامه فضایی این شرکت نامه می نویسید ، نامه را با این جمله شروع کنید: "ما شکایت شما را در مورد برنامه فضایی مریخ دریافت کردیم."
- اگر نامه ای می نویسید تا به خوانندگان اطلاع دهید که در مسابقه برنده شده اند یا در برنامه تحصیلات تکمیلی جایی دارند ، با عبارتی مانند: "خوشحالم که به شما می گویم …" یا "ما دوست دارم این را به شما بگویم … ".
- اگر اخبار بدی می گویید ، با عبارتی مانند: "با قلبی سنگین به شما می گوییم که …" شروع کنید. یا ، "پس از بررسی دقیق ، تصمیم گرفته ام که …".
مرحله 3. از جملات فعال استفاده کنید نه جملات منفعل
ما همیشه در گفتار معمولی از صدای منفعل استفاده می کنیم. اما صدای منفعل می تواند نوشتار شما را مبهم یا گیج کننده جلوه دهد. جملات فعال در نامه های تجاری بسیار مثرتر هستند زیرا سبک قاطع تری از زبان را نشان می دهند.
- یک مثال از جمله منفعل این است: "چه شکایتی می توانم برای شما انجام دهم؟" موضوع جمله ، یعنی مشتری ("شما") ، در پایان جمله ظاهر می شود ، نه در ابتدای جمله.
- یک مثال از جمله فعال می تواند این باشد: "برای رسیدگی به شکایت شما چه کاری می توانم انجام دهم؟" این نسخه از جمله ، با صدای فعال ، برای خواننده بسیار واضح تر و آسان تر است.
- استفاده از صدای منفعل ممکن است راه خوبی برای رساندن پیام شما بدون جلب توجه به نکات اشتباه یا ناخوشایند باشد. اما از صدای منفعل فقط در این مورد استفاده کنید. به طور کلی ، صدای فعال در نامه های تجاری بسیار موثرتر است.
مرحله 4. در صورت وجود به رویدادهای قبلی یا ارتباطات قبلی با خوانندگان مراجعه کنید
ممکن است اوایل ماه گذشته با نینا مارلینا تماس گرفته و در مورد صورتحساب پرداخت نشده او هشدار داده باشید. یا شاید مشتریان ماه گذشته در یک کنفرانس از برنامه فضایی ناامید شده اند. اگر قبلاً با خوانندگان تماس داشته اید ، آن را بیان کنید. این امر مخاطبین قبلی شما را به یاد خواننده می اندازد و نامه تجاری را فوری و مهمتر می کند.
از عباراتی مانند: "طبق نامه قبلی من در مورد صورتحساب پرداخت نشده شما …" یا "از پرداخت شما در ماه مارس متشکرم" استفاده کنید. یا "شنیدن مشکلات شما با برنامه فضایی در کنفرانسی در ماه مه بسیار مفید بود."
مرحله 5. درخواست یا پیشنهاد کمک کنید
با درخواست مiteدبانه یا پیشنهاد کمک در قالب یک رابطه کاری ، سبک مثبت زبان را به خواننده نشان دهید.
- فرض کنید شما یک صاحب مشاغل هستید که سعی می کند مشتریان را به پرداخت صورت حساب ها وادار کند. از عباراتی مانند: "من از توجه سریع شما به صورتحساب پرداخت نشده خود قدردانی می کنم."
- فرض کنید شما از طرف شرکت خود نامه می نویسید. از عباراتی مانند: "ما مایل هستیم یک ملاقات حضوری با شما و مسئول منابع انسانی خود ترتیب دهیم."
- شما همچنین باید به سوالات یا نگرانی های خوانندگان پاسخ دهید. از عباراتی مانند: "خوشحال می شوم به س questionsالات یا نگرانی های خود در مورد صورتحساب خود پاسخ دهم" یا "آیا می خواهید اطلاعات بیشتری در مورد این برنامه به شما ارائه دهیم؟"
مرحله 6. نامه را خلاصه کنید
از طرف خود یا از طرف خواننده ، فراخوان به عمل اضافه کنید. این درخواست می تواند یک درخواست برای پرداخت در یک تاریخ خاص ، یا یادداشتی در مورد تشکیل جلسه رسمی با خواننده باشد.
- برای تماس با گیرنده نامه در آینده یک جمله اضافه کنید. "مشتاقانه منتظر دیدار هفته آینده در بودجه هستم." یا "من مشتاقانه منتظر بحث بیشتر در مورد این موضوع با شما در سفر شما به مقر ما هستم."
- هرگونه اسنادی را که همراه نامه خود آورده اید ثبت کنید. عباراتی مانند "صورتحسابهای پرداخت نشده پیوست" یا "یک کپی از برنامه برنامه افزودنی فضایی ما پیوست شده است" را اضافه کنید.
- نامه را با یک جمله پایانی به پایان برسانید. از "با احترام" یا "با احترام" برای مشتری یا مشتری استفاده کنید.
- از "سلام" برای نامه های رسمی به افرادی که اصلاً نمی شناسید استفاده کنید.
- اگر برای کسی که خوب می شناسید یا با او رابطه کاری دارید می نویسید ، فقط از "سلام" یا "با احترام" استفاده کنید.
مرحله 7. حرف را تصحیح کنید
اگر نامه با اشتباهات املایی پر شود ، همه قالب بندی و نوشتن دقیق به هدر می رود!
- به دنبال هر جمله ای باشید که از صدای منفعل استفاده می کند و سعی کنید جمله را به یک جمله فعال تبدیل کنید.
- به جملات بیش از حد طولانی یا مبهم و مستقیم توجه کنید. در نامه های تجاری معمولاً کمتر بهتر است ، بنابراین در صورت امکان طول جمله خود را کاهش دهید.
