درک نحوه نوشتن یک نامه خوب یکی از مهارت های اساسی است که می تواند در زمینه های مختلف ، هم در زمینه های تجاری ، دانشگاهی و هم در روابط شخصی به کار گرفته شود. همانطور که قبلاً می دانید ، نامه ها یک روش متداول ارتباطی هستند که برای انتقال اطلاعات ، حسن نیت یا محبت فرستنده به گیرنده نامه استفاده می شود. برای اطلاع از نحوه نوشتن یک نامه خوب و درست ، این مقاله را بخوانید!
گام
روش 1 از 2: نوشتن نامه رسمی
مرحله 1. درک زمان مناسب برای نوشتن یک نامه رسمی یا یک نامه رسمی
به طور کلی ، نامه های رسمی به افرادی گفته می شود که فقط با آنها روابط حرفه ای دارید ، مانند همکاران تجاری یا ادارات دولتی خاص ، نه افرادی که با آنها روابط شخصی دارید.
- سپس می توان نامه رسمی را با استفاده از نرم افزارهای پردازش کلمه مانند Microsoft Word ، OpenOffice یا Text Edit تایپ کرد و سپس قبل از ارسال چاپ کرد. اگر نامه باید بلافاصله دریافت شود یا گیرنده ترجیح می دهد ایمیل را دریافت کند ، توصیه می کنیم نامه را از طریق ایمیل ارسال کنید.
- اگر گیرنده رئیس یا همکار فعلی شما است ، ممکن است بخواهید از یک قالب کمتر سفت و سخت استفاده کنید. به طور کلی ، چنین نامه هایی را می توان از طریق ایمیل ارسال کرد و نیازی به همراه داشتن آدرس در بالای نامه نیست.
مرحله 2. آدرس و تاریخ نوشتن نامه را در بالای نامه بنویسید
به طور خاص ، نام و آدرس خود را در گوشه سمت چپ نامه وارد کنید. اگر یک نامه تجاری رسمی است ، نام و آدرس شرکت را درج کنید یا به سادگی سربرگ شرکت را در همان مکان قرار دهید. پس از آن ، قبل از نوشتن تاریخ نگارش نامه ، دو خط فاصله دهید.
- تاریخ کامل را در قالب صحیح قرار دهید ، مانند 19 سپتامبر 2021. بهتر است از قالب کمتر رسمی مانند 19-سپتامبر-2021 یا 19/9/21 اجتناب کنید.
- نیازی به ذکر تاریخ در نامه ارسال شده توسط ایمیل نیست.
مرحله 3. نام و آدرس گیرنده نامه را وارد کنید
اگر نامه با ایمیل ارسال نشده است ، دو خط استراحت کنید و اطلاعات تماس گیرنده را در جای خالی قرار دهید. به طور خاص ، هر یک از این اطلاعات را در یک خط جداگانه ذکر کنید:
- نام کامل و عنوان گیرنده نامه
- نام سازمان و شرکت ، در صورت وجود
- آدرس کامل گیرنده نامه (در صورت لزوم دو یا چند خط اضافی اضافه کنید)
مرحله 4. شامل یک تبریک
یک خط را مکث کنید ، سپس سلامی مانند "عزیز" را وارد کنید ، و سپس نام خود را به عنوان دریافت کننده نامه بنویسید. در صورت تمایل ، می توانید نام کامل ، نام خانوادگی یا فقط نام خود را وارد کنید. در صورت لزوم ، آدرس یا عنوان رسمی شخص را نیز ذکر کنید.
- اگر فقط موقعیت شخص در دفتر را می دانید ، اما نام او را نمی دانید ، با خیال راحت بنویسید: "عزیز ، مدیر بهداشت" یا عبارت مشابه. با این حال ، به طور کلی نام شخصی که این موقعیت را پر کرده است می تواند به صورت آنلاین جستجو شد ، بنابراین ابتدا می توانید آن را امتحان کنید.
- اگر واقعاً گیرنده نامه را نمی شناسید و موقعیت او را نمی دانید ، به سادگی "آقای/خانم عزیز" یا "عزیز:" را بنویسید. با این حال ، چنین احوالپرسی هایی مبهم و قدیمی به نظر می رسند. و در صورت امکان باید از آن اجتناب کرد.
مرحله 5. نامه خود را بنویسید
نامه های رسمی باید با یک هدف مشخص (SOP) باز شوند. به طور خاص ، از اختصارات اجتناب کنید و از س questionsالات رسمی مانند "آیا شما علاقه مند به…" به جای "آیا شما علاقه مند به …؟" استفاده کنید. سپس ، متن نامه را با یا بدون کمک شخص دیگری بازخوانی کنید تا مطمئن شوید هیچ غلط املایی یا دستوری در آن وجود ندارد.
اگر در حال نوشتن یک نامه تجاری رسمی هستید ، مطمئن شوید که متن نامه همیشه کوتاه و دقیق است. در همین حال ، اگر نامه به دلایلی مبادله اخبار به یکی از بستگان یا دوستان نزدیک شما خطاب شده است ، لطفاً از یک جمله آرام تر و/یا روانتر استفاده کنید. با این حال ، بهتر است مطمئن شوید که طول نامه شما بیش از یک صفحه نیست
مرحله 6. شامل یک سلام پایانی باشید
یک سلام پایانی عموماً برای پایان دادن به نامه با روش مثبت و ایجاد ارتباط عمیق تر با گیرنده نامه در نظر گرفته شده است. بنابراین ، پس از نوشتن آخرین پاراگراف ، یک تبریک پایانی متناسب با نوع نامه اضافه کنید. برای یک نامه رسمی ، سعی کنید یک سلام پایانی مانند ، "با احترام" ، "سلام" ، یا "موفق باشید."
- برای حروف تایپ شده رسمی ، حدود چهار فاصله بین سلام پایانی و نام کامل خود بگذارید. سپس ، نامه را چاپ کرده و امضای خود را با جوهر آبی یا مشکی روی فضای خالی قرار دهید.
- در ایمیل های رسمی ، نام کامل خود را درست زیر سلام پایانی قرار دهید.
- در صورت تمایل ، می توانید سلام را در جلوی نام خود ، به ویژه در یک نامه رسمی ، قرار دهید. به عنوان مثال ، اگر متاهل هستید ، لطفاً نام "Bu Amanda Surya" را در زیر سلام پایانی قرار دهید.
مرحله 7. نامه را تا کنید (اختیاری)
اگر نامه در نامه است ، سعی کنید آن را به یک سوم تقسیم کنید. ترفند این است که نیمه پایینی را به وسط تا کنید تا 2/3 مساحت حروف را بپوشاند ، سپس نیمه بالایی را به وسط تا کنید تا دیگر ناحیه حروف باز نباشد. به این ترتیب ، اندازه نامه متناسب با بیشتر پاکت های موجود در بازار خواهد بود.
مرحله 8. آدرس گیرنده را در جلوی پاکت بنویسید (اختیاری)
مرکز پاکت را پیدا کنید ، سپس آدرس کامل گیرنده را در آنجا بنویسید ، مانند این:
- آقای جوکو سوسیلو
- Jl شماره ABC 123
- جاکارتا ، 12345
مرحله 9. آدرس پست برگشتی را در پشت پاکت بنویسید (اختیاری)
با استفاده از این روش ، اداره پست می تواند نامه ای را که نمی تواند به هر دلیلی ارسال کند ، بدون هیچ هزینه اضافی به آدرس شما برگرداند. از همان روشی استفاده کنید که آدرس گیرنده نامه را نوشتید ، اما فقط یک نام مستعار به جای نام کامل خود در آنجا وارد کنید.
روش 2 از 2: نوشتن نامه های غیر رسمی
مرحله 1. سطح رسمی نامه را مشخص کنید
اساساً لحن نامه به میزان نزدیکی رابطه شما با گیرنده نامه بستگی دارد. برای تشخیص رسمی بودن نامه خود ، این دستورالعمل ها را دنبال کنید:
- اگر نامه به یک بستگان دور ، بستگان سالخورده یا شریک اجتماعی خطاب شده است ، سعی کنید از لحن نیمه رسمی استفاده کنید. اگر شخص قبلاً به شما ایمیل زده است ، لطفاً برای او ایمیل کنید. در غیر این صورت ، نوشتن نامه ها به صورت دستی امن ترین گزینه است.
- اگر نامه به یک دوست یا بستگان نزدیک است ، لطفاً آن را به صورت دستی بنویسید یا از طریق ایمیل ارسال کنید.
مرحله 2. نامه را با سلام شروع کنید
تبریک استفاده شده بستگی زیادی به رابطه نزدیک بین شما و گیرنده نامه و همچنین میزان رسمی بودن نامه دارد. برخی از امکاناتی که می توانید در نظر بگیرید:
- اگر نامه نیمه رسمی است ، با خیال راحت از سلامی مانند "سلام" استفاده کنید. سپس ، در صورتی که سن شما دو نفر از هم فاصله زیادی ندارد ، سلام را با نام مستعار گیرنده دنبال کنید ، یا اگر گیرنده از شما بزرگتر از شماست ، نام گیرنده با سلامی مانند "آقا" یا "خانم" شروع شود.
- اگر نامه غیر رسمی است ، می توانید از سلامی مانند "سلام" یا سلام ساده تر مانند "سلام" یا "هی" استفاده کنید. تبریک را با نام گیرنده دنبال کنید.
مرحله 3. شروع به نوشتن متن نامه کنید
به خط بعدی بروید و شروع به نوشتن کنید. اگر نامه به عنوان یک وسیله ارتباطی شخصی در نظر گرفته شده است ، سعی کنید با تأیید اطلاعات گیرنده شروع کنید. به عنوان مثال ، می توانید از جملات رسمی مانند ، "امیدوارم حال شما خوب باشد" یا جملات غیررسمی مانند ، "چطور هستید؟" استفاده کنید ، به ویژه ، از کلماتی استفاده کنید که اگر گیرنده نامه در مقابل شما.
مرحله 4. مواردی را که باید به آنها ابلاغ شود فهرست کنید
از آنجا که نقش اصلی نامه به عنوان وسیله ارتباطی است ، لطفاً مواردی را که فکر می کنید گیرنده نامه باید بداند ، شامل جزئیات رویدادهایی که در زندگی شما رخ داده است ، قرار دهید. به عنوان مثال ، اگر نامه به مادربزرگ شماست ، فقط ننویسید: "ممنون برای هدیه!" در عوض ، نشان دهید که هدیه برای شما چقدر اهمیت دارد ، مانند این که بگویید: "دیشب من و دوستانم نمی توانستیم بخوابیم زیرا بازی بازی مادربزرگ را انجام دادیم. متشکرم!" موضوع نامه هر چه باشد ، تمرکز اصلی باید بر تمایل به اشتراک گذاری اطلاعات باشد.
اطلاعاتی را درک کنید که نباید در آن گنجانده شود. اساساً ، نامه ای که به عنوان ابراز خشم یا تلاش برای التماس برای رحمت نوشته شده است نباید ارسال شود. اگر قبلاً چنین نامه ای نوشته اید اما مطمئن نیستید که آن را ارسال کنید ، بگذارید چند روز بماند. شاید آن چند روز بتواند تصمیم شما را تغییر دهد
مرحله 5. نامه را تمام کنید
برای پایان دادن به یک نامه غیررسمی ، از یک سلام پایانی استفاده کنید که نشان دهنده نزدیکی رابطه شما با گیرنده است. اگر نامه به همسر ، دوست یا خویشاوند نزدیک خطاب شده است ، لطفاً از یک سلام پایانی مانند "سلام" ، "سلام عشق" یا "عزیز" استفاده کنید. در همین حال ، برای یک نامه نیمه رسمی ، با خیال راحت از یک سلام گرم ، اما هنوز کاملاً رسمی استفاده کنید ، مانند "سلام" یا "سلام".
- آیا اصطلاح "valediction" را شنیده اید؟ در واقع ، valediction یک عبارت رسمی در زبان انگلیسی است که معمولاً در زمان های قدیم به عنوان یک پیام تبریک پایان نامه استفاده می شد. اگر در حال نوشتن نامه انگلیسی به دوستی هستید و می خواهید آن را به سبک احمقانه ببندید ، با خیال راحت از این روش استفاده کنید. به عنوان مثال ، یک سلام پایانی را در قالب یک تخلف مانند "من مانند همیشه خدمتگزار فداکار شما هستم" با نام شما به پایان برسانید.
- اگر می خواهید بعد از نوشتن نامه اطلاعات اضافه کنید ، از عنوان P. S استفاده کنید که در انگلیسی به معنی Postscript ("پس از نوشتن") است.
مرحله 6. نامه را ارسال کنید
نامه را در یک پاکت قرار دهید ، یک مهر بگذارید ، آدرس گیرنده را وارد کنید ، سپس بلافاصله آن را از طریق پست ارسال کنید.
نکات
- سعی کنید متن نامه را روی موضوعی متمرکز کنید که گیرنده را مورد علاقه خود قرار دهد.
- به طور کلی ، سلام همیشه با کاما دنبال می شود. با این حال ، در حروف رسمی ، علائم نگارشی معمولاً به جای کاما به صورت کولون است.
- هنگام نوشتن نامه شکایت همیشه از زبان مودبانه و استدلال های قوی استفاده کنید. انجام این کار شانس شما را برای دریافت پاسخ مثبت افزایش می دهد.
- اگر می خواهید یک نامه بسیار رسمی چاپ کنید ، توصیه می کنیم از کاغذی استفاده کنید که کمی سنگین تر از کاغذ کپی استاندارد است.
- اگر می خواهید یک ایمیل رسمی یا نیمه رسمی ارسال کنید ، همیشه از یک آدرس ایمیل حرفه ای استفاده کنید. ایمیل های ارسال شده توسط "sweetstar189" مطمئناً به اندازه ایمیل های ارسال شده توسط "jeni.sandra" جدی گرفته نمی شوند ، درست است؟
- همیشه با استفاده از قلم جوهر آبی یا مشکی حروف بنویسید.
- مطمئن شوید آدرس ذکر شده صحیح است.
- همیشه یک پاراگراف را با یک جمله نوشته یا تایپ شده با تورفتگی شروع کنید.
- حداقل دوبار محتویات نامه خود را دوباره بررسی کنید.
- اگر نامه به صورت دستی نوشته شده است ، مطمئن شوید که همیشه از قلم توپ استفاده می کنید که جوهر نشت نمی کند.
