نامه های مقدماتی بیشتر در ارتباطات تجاری ، برای برقراری ارتباط ، درخواست اطلاعات یا ایجاد نمای کلی از یک محصول یا خدمات جدید استفاده می شوند. به طور کلی ، شما در حال نوشتن نامه مقدماتی برای شخصی هستید که شخصاً او را نمی شناسید ، که از نظر احساس یا سبک کار را کمی دشوار می کند. با این حال ، می توانید چند نکته سریع را بیاموزید که به شما کمک می کند نامه شما مختصر ، خوانا و موثر به عنوان مقصود مورد نظر شما باشد.
گام
قسمت 1 از 3: نوشتن مقدمه
مرحله 1. در صورت امکان نامه خود را به شخص خاصی ارسال کنید
نامه مقدماتی باید تا آنجا که ممکن است برای کسی که آن را می خواند ارسال شود. اگر به یک حساب عمومی یا شرکت استخدام کننده ارسال می کنید و مطمئن نیستید ، خوب است نامه را به "همه مربوطه" یا مدیر استخدام یا صاحب عنوان خاص ارسال کنید.
نامه خود را با بیان موقعیت ، عنوان یا نقش خود و دلیل نگارش نامه آغاز کنید. معمولاً نیازی نیست نام خود را در نامه وارد کنید زیرا نام شما روی امضا خواهد بود
مرحله 2. اهداف خود را به وضوح بیان کنید
شما باید دلیل نوشتن نامه را در اسرع وقت بیان کنید. چه چیزی می خواهید؟ چرا نامه نوشتی؟ اگر چنین س questionsالاتی در ذهن رئیس یا شرکت مطرح شود ، به احتمال زیاد نامه شما به جای تماس با مصاحبه در سطل زباله قرار گرفته است.
شکار را متوقف کنید: "من می نویسم تا در مورد جای خالی سرپرست مالی سوال کنم" یا "من برای توصیف ویژگی محصول جدیدی که شرکت من اخیراً منتشر کرده است می نویسم" بیانیه های هدف واقعاً م effectiveثری هستند که یکی از اولین جملات هستند. حرف
مرحله 3. یک احساس یا سبک مناسب برای نامه ایجاد کنید
هنگام نوشتن یک نامه مقدماتی ، بهتر است یک سبک سازگار و شایسته داشته باشید که عجیب به نظر برسد یا خیلی مبهم یا فنی به نظر برسد. برای نامه مقدماتی ، نامه شما باید حرفه ای باشد ، اما سرد یا سفت نباشد. لازم است عنصری از گرمای انسان را در نامه در حالی که محتوای کلی حرفه ای است حفظ کنید.
- یک اشتباه رایج که نویسندگان بی تجربه مرتکب می شوند این است که به شدت از اجتناب از اختصارات اجتناب می کنند که این تصور را ایجاد می کند که این نامه ترجمه است ، نه نامه مکتوب. از اختصارات/انقباضات استفاده کنید ، بگذارید مثل مکالمه روان به نظر برسد ، اما همچنان حرفه ای است. اجازه دهید نامه نماینده شما باشد.
- سعی نکنید با جایگزینی کلمات متداول با واژه های اصطلاحنامه/فرهنگ لغت هوشمندانه به نظر برسید. این پایان نامه کارشناسی ارشد نیست ، بلکه نامه معرفی است. از کلمات دقیق و مختصر استفاده کنید.
مرحله 4. ایجاد یک ارتباط شخصی
نحوه اطلاع از شغل ، موقعیت خالی یا شرکتی که به دنبال آن هستید را توضیح دهید و ارتباط برقرار کنید. هنگام خواندن نامه معرفی ، کارفرما یا هماهنگ کننده استخدام باید تصویری واضح از شخصی که دارید ، چرا کار می خواهید و آیا برای این کار مناسب هستید یا نه ، داشته باشد. اگر این ارتباط به اندازه کافی قوی باشد ، شما برای مصاحبه فراخوانده می شوید و این به شما این فرصت را می دهد که کار را انجام دهید.
اگر با کسی که در شرکت کار می کند ارتباط دارید یا حتی برای درخواست وی به شما مراجعه شده است ، یا حتی اگر فردی را می شناسید که از آژانس شما در کار خود کمک گرفته است ، ایده خوبی است که خود را از داخل نامه معرفی کنید. این می تواند حافظه کسی را تکان دهد ("اوه ، این شخصی است که جوکو در موردش صحبت می کرد!") ، یا باعث می شود از همان ابتدا به خاطر بسپارد
قسمت 2 از 3: نوشتن محتویات یک نامه
مرحله 1. مدارک تحصیلی خود را با موقعیت مورد درخواست متصل کنید
اگر در حال تلاش برای توصیف شایستگی ها ، شایستگی ها یا توانایی خود برای اداره یک کار یا پروژه هستید ، ایده خوبی است که یک پیوند واضح در چند جمله ایجاد کنید و توضیح دهید که چگونه تجربه شما با توانایی شما در انجام این کار ، چه جدید باشد ، توضیح دهید. موقعیت ، انتقال ، یا شغل جدید کاملاً جدید.
- همانطور که در مرجع نامه آمده است ، تجربه خود را در زمینه یا صنعت شرح دهید. اگر نامه معرفی خود را همانطور که قبلاً ذکر شد ، هدایت کرده اید ، روی یک نوع حرفه ای یا صنعتی تمرکز خواهد کرد. ایده خوبی است که مهارت ها و تجربیات خاصی را برای تاثیرگذاری بیشتر نامه در نظر بگیرید.
- خواستن شغل با داشتن شرایط لازم برای کار یکسان نیست. اگر در مقدمه خود توضیح می دهید که می خواهید برای مصاحبه شغلی تماس بگیرید زیرا احساس می کنید واقعاً مناسب هستید ، نیازی نیست پنجاه بار آن را تکرار کنید. نوشتن اینکه "واقعاً به این شغل نیاز دارید" شما را به کاندیدایی جلب توجه نمی کند.
مرحله 2. تا آنجا که ممکن است خاص باشید
زمانی را تعیین کنید که بتوانید شخصاً ملاقات کنید یا آنچه را که امیدوارید بعداً در پاسخ به نامه خود مشاهده کنید بیان کنید. اگر می خواهید در مورد مصاحبه خود در مورد شرایط خود بیشتر صحبت کنید ، فقط این را بگویید. اگر واقعاً شغل می خواهید ، همین را بگویید. همه چیز را در مورد فرآیند استخدام یا فرایند درخواست که نوشتید بیاموزید ، سپس در مورد مرحله بعدی این فرآیند س askال کنید.
نامه اصلی خود را بر روی یک سطح شغلی خاص متمرکز کنید. لازم نیست نوع شغل یا موقعیت به صراحت بیان شود ، اما به خاطر داشته باشید که برای مرتبط نگه داشتن نامه به دنبال چه نتایجی هستید
مرحله 3. اطلاعات موجود در رزومه خود را وارد نکنید
ایده بدی است که عناوین ، افتخارات و نام های معروف را در یک نامه قرار دهید. تکرار اطلاعات به راحتی قابل مشاهده در رزومه باعث هدر رفتن فضای نامه می شود. اطلاعاتی را که می توان سریع و آسان در جاهای دیگر جمع آوری کرد ، یادداشت نکنید. شما می نویسید تا خودتان را بفروشید و فرصت ایجاد کنید.
مرحله 4. با هدف دریافت تماس مصاحبه بنویسید
شاید شما فقط از طریق یک نامه به یک شغل یا چیز دیگری دست پیدا نکنید. نوشتن نامه شما را به آستان شما می رساند ، فرصتی برای اثبات خود و توانایی های خود در شخص یا کارمندی که نامه خوان به آن نیاز دارد. به همین دلیل ، ایده خوبی است که مستقیماً به موضوع بپردازید ، بر صلاحیت خود و همچنین ارتباط خود با موقعیت متمرکز شوید و تا مرحله بعدی این روند ، اعم از مصاحبه یا سایر مراحل استخدام ، پیشرفت کنید.
مهمترین اطلاعات را در قسمت پایانی تکرار کنید. قبل از اینکه نامه را با یک سلام ببندید ، بهتر است آنچه را که می خواهید مستقیماً به طور مختصر تکرار کنید
قسمت 3 از 3: تجدید نظر و اصلاح نامه ها
مرحله 1. نامه خود را اصلاح و تصحیح کنید
پس از نوشتن پیش نویس نامه ، لازم است نامه خود را مجدداً مشاهده کرده و آن را از نظر جمله و غیره بهبود بخشید. همه نویسندگان خوب می دانند که تا زمانی که اثری مورد بازنگری قرار نگیرد ، نمی توان آن را پایان کار نامید. پس از اتمام نوشتن نامه ، سخت ترین قسمت به پایان رسیده است ، اما هنوز زمان برای اصلاح و پالایش آن وجود دارد.
- تجدید نظر چیزی فراتر از پاک کردن غلط املایی یا تصحیح اشتباهات املایی است. دوباره نامه خود را نگاه کنید و مطمئن شوید که بین فاعل و فعل تطابق دارد ، معنی آن واضح است و حرف شما به هدف مورد نظر خود می رسد.
- هنگامی که فکر می کنید نوشتن شما به پایان رسیده است ، می توانید "آخرین چیزهای مهم" را بررسی کرده و جستجو کنید ، موارد آخرین لحظه که شامل تصحیح غلط املایی ، اشتباهات املایی و قالب بندی نامه شما می شود.
مرحله 2. یک نامه ساده و مختصر بسازید
به طور کلی ، یک نامه معرفی نباید بیش از جلوی صفحه یا بین 300 تا 400 کلمه باشد. به هر دلیلی که باشد ، این شانس خوب است که برای شخصی بنویسید که در یک روز معین باید با مقدار زیادی کاغذ سروکار داشته باشد و او نمی خواهد یک معرفی نامه طولانی و اضافی ببیند. شرم آور است که کار سخت شما به سطل زباله ختم می شود ، بنابراین آن را کوتاه نگه دارید. فقط بر تلاش برای انتقال مهمترین اطلاعات نامه خود تمرکز کنید.
مرحله 3. نامه را آنطور که باید فرمت کنید
نامه ها باید به درستی در صفحه قرار گرفته باشند ، که شامل یک مقدمه خاص ، پاراگراف اصلی و یک پایان مختصر باشد. اگر یک پاراگراف کوتاه بدون اطلاعات تماس یا سلام و احوالپرسی بنویسید ، کار را به دست نخواهید آورد یا به مقدمه نخواهید رسید.
- یک رزومه یا رزومه مناسب به عنوان پیوست نامه معرفی معرفی کنید. نامه معرفی باید اولین بسته در بسته برنامه باشد.
- شامل اطلاعات تماس خوب باشد. ویرایش های نهایی نامه معرفی را انجام دهید ، مطمئن شوید که اطلاعات تماس مهمی را که معمولاً در گوشه سمت راست بالای سربرگ قرار دارد ، وارد کرده اید. شامل آدرس ایمیل ، شماره تلفن و سایر اطلاعات اصلی تماس باشید.
مرحله 4. شامل یادداشت ها باشید
برخی از معلمان نامه های تجاری می نویسند و کارشناسان ارتباطات پیشنهاد می کنند مرتبط ترین یا فوری ترین اطلاعات را در یک یادداشت یا یادداشت در نامه اضافه کنید. دلیل این امر این است که اغلب از نظر نحوه پردازش ارتباطات در قالب یک نامه خوب عمل می کند. به جای قرار دادن اطلاعات مهم در پایان ، یک یادداشت یا یادداشت مهم می تواند مثرتر باشد. اگرچه ممکن است برای برخی غیر رسمی به نظر برسد ، اما ممکن است روشی م effectiveثر برای تأکید بر اطلاعات مهم و برجسته شدن نامه شما باشد.
