مرخصی زمان ترک رسمی کار یا دانشگاه است. شما می توانید به دلایل مختلف مانند بیماری ، عضو بیمار خانواده یا تعطیلات طولانی مدت برای مرخصی اقدام کنید. در برخی موارد ، کارگران از حق مرخصی خاصی مانند مرخصی سالانه ، زایمان ، ازدواج یا مرگ یکی از اعضای نزدیک خانواده برخوردارند. تعریف "مرخصی" بسته به زمان روز متفاوت است. در برخی موارد ، مرخصی کوتاه مدت ، مانند زمان کمتر از یک ماه از محل کار یا دانشگاه ، مرخصی محسوب نمی شود ، در حالی که در موارد دیگر ، تنها یک هفته مرخصی ممکن است مرخصی محسوب شود. درک تعریف مرخصی در دفتر یا دانشگاه شما قبل از نوشتن درخواست مرخصی بسیار مهم است ، زیرا این مدت مرخصی که برای آن درخواست می کنید ممکن است شرایط لازم برای درخواست رسمی مرخصی را برآورده نکند.
گام
قسمت 1 از 3: درخواست مرخصی از کار
مرحله 1. از قبل به رئیس خود اطلاع دهید
قبل از درخواست مرخصی از محل کار ، باید از قبل به رئیس خود اطلاع دهید. البته اعلان هایی از این قبیل همیشه در شرایط خاصی مانند مرگ ناگهانی یکی از اعضای خانواده انجام نمی شود. با این حال ، اگر می توانید از قبل به آنها بگویید (مانند درخواست چند هفته یا چند ماه مرخصی) سعی کنید نامه درخواست مرخصی را زودتر بنویسید ، بنابراین رئیس و همکاران شما می توانند برنامه های کاری خود را بر اساس مقابله با آن بهترین راه برای اطلاع زودهنگام از رئیس خود این است که قبل از ارسال رسمی نامه در مورد برنامه های مرخصی خود صحبت کنید. به این ترتیب ، اولین جمله نامه از قبل برای رئیس شما شناخته شده است و او را شگفت زده نمی کند.
مرحله 2. تاریخ مرخصی را مشخص کنید
تاریخ دقیقی را که قصد خروج دارید تعیین کنید. سعی کنید در تعیین زمان استراحت خود تردید نکنید. در حالی که تعیین تاریخ دقیق مرخصی برای مدیر و همکاران شما مهم است که کار شما را در زمان استراحت مدیریت کنند ، در برخی موارد ، ممکن است نتوانید مطمئن باشید. بنابراین در صورت امکان ، سعی کنید تاریخ های مرخصی برنامه ریزی شده خود را تا حد امکان در نامه ای که ارسال می کنید ، بنویسید.
مرحله 3. دلیل مرخصی را صادقانه برای رئیس خود توضیح دهید
دلایل خود را برای مرخصی به رئیس خود بگویید. این بدان معنا نیست که شما باید تمام جزئیات را وارد کنید. حتی در بسیاری از موارد ، رئیس شما حق ندارد برخی از جنبه های زندگی شخصی شما را بداند. با این حال ، صادقانه و علنی گفتن دلیل مرخصی خود ، شانس مشكلات شما در مدیریت دفتر را كاهش می دهد.
مرحله 4. نحوه تکمیل کار خود در طول مرخصی را مورد بحث قرار دهید
در نامه مرخصی خود ، باید بیان کنید که مسئولیت های شغلی خود را درک می کنید و قبل از ترک با حسن نیت در مورد چگونگی تکمیل کار خود در طول مرخصی خود صحبت کنید. همچنین می توانید ملاحظات خود را در تکمیل کار لحاظ کنید (به عنوان مثال با ذکر یادداشت های مفصل برای کمک به زیردستان در انجام پروژه در طول مرخصی و ارائه اطلاعات تماس که زیردستان در صورت نیاز به کمک شما می توانند با آنها تماس بگیرند).
مرحله 5. بدانید چه نوع مرخصی ای دارید
از نظر قانونی ، شما مجاز به مرخصی خاصی هستید. درک تفاوت بین چنین مرخصی و مرخصی با اجازه کارفرما بسیار مهم است.
- به عنوان مثال ، در ایالات متحده ، طبق قانون مرخصی خانواده و پزشکی ، مرخصی زایمان یا پس از فرزندخواندگی به مدت 12 هفته اعطا می شود. تعیین کنید که آیا الزامات قوانین مرخصی را برآورده می کنید یا خیر. شرط لازم این است که حداقل 12 ماه قبل از شروع مرخصی کار کرده و 1250 ساعت در آن دوره 12 ماهه کار کرده باشد. صاحب شغلی که در آن کار می کنید باید حداقل 50 نفر را در یک مکان یا در مکانی که 120 کیلومتر از آن مکان فاصله دارد استخدام کند. صاحب شغلی که در آن کار می کنید نیز باید در دسته ای قرار گیرد که طبق این قوانین ملزم به ارائه مرخصی است.
- اگر برای مرخصی که به طور قانونی از آن استفاده می کنید درخواست می کنید ، می توانید تقاضایی متناسب با مرخصی بنویسید. به عنوان مثال ، می توانید بنویسید "همانطور که همه می دانیم ، من حق دارم از مرخصی زایمان استفاده کنم. ای کاش می توانستم مرخصی موقت بگیرم (تاریخ مرخصی برنامه ریزی شده خود را درج کنید). چگونه می توانم بدون به خطر انداختن بهره وری شرکت مرخصی بگیرم؟" پرسیدن نحوه حفظ بهره وری کار ، نگرانی شما را از تداوم شرکت نشان می دهد و شما را به عنوان یک کارگر خوب در دفتر نشان می دهد.
- اگر برای مرخصی که حق شما نیست درخواست می کنید ، محتوای نامه درخواست خود را طوری تغییر دهید که به دلیل دخالت در کار گناهکار به نظر برسد و قول دهید تا آنجا که ممکن است تعطیلات خود را جبران کنید.
- اگر مرخصی بدون حقوق دارید به رئیس خود اطلاع دهید.
- در صورتی که کارفرمای شما درخواست مرخصی شما را رد کرد ، این منابع را در نامه قرار دهید تا HR بتواند مجدداً از مرخصی شما استفاده کند.
مرحله 6. پیشنهاداتی برای تقسیم کار خود در طول مرخصی ارائه دهید
در حالی که در نهایت رئیس شما است که تصمیم می گیرد ، سعی کنید در مورد مرخصی مناسب ترین افراد برای تکمیل بخش های خاصی از شغل خود در حالی که در مرخصی هستید ، توصیه کنید. سعی کنید همه کارهای خود را فقط به یک نفر ندهید ، زیرا این کار بر حجم کار می افزاید.
مرحله 7. نامه ای مودبانه بنویسید
شرایط هرچه باشد ، نامه درخواست مرخصی مودبانه بنویسید. به عبارت دیگر ، شما باید درخواست کنید و مجبور نشوید مجوز خود را اعطا کنید ، حتی اگر مستحق آن هستید. درخواست مودبانه برای مرخصی تعارض شما را با مدیریت شرکت کاهش می دهد.
قسمت 2 از 3: درخواست مرخصی کالج
مرحله 1. فرم درخواست مرخصی را بیابید
عموماً دانشجویانی که مایل به درخواست مرخصی هستند باید فرم های خاصی را پر کنند. ممکن است بتوانید این فرم را در وب سایت دانشگاه بارگیری کنید. این فرم همچنین باید در بخش های دانشگاهی و دانشجویی پردیس موجود باشد.
مرحله 2. فرم درخواست مرخصی را پر کنید
این فرم معمولاً باید با نام ، شماره دانشجو ، نام و آدرس دانشگاه و همچنین رشته تحصیلی شما پر شود.
- همچنین ممکن است لازم باشد این فرم را با تابعیت یا وضعیت ویزا پر کنید ، زیرا مرخصی تحصیلی بر وضعیت ویزای دانشجویی بین المللی تأثیر می گذارد. زیرا ، اگر شما دانشجوی بین المللی هستید ، ویزای شما به دلیل وضعیت دانشجویی شما اعطا می شود. در نتیجه ، اگر تحصیل را برای مدت طولانی متوقف کنید ، ممکن است از شما خواسته شود که به کشور خود بازگردید و برای بازگشت مجبور شوید برای ویزای دیگری درخواست دهید. اگر دانشجوی بین المللی هستید و در ویزای دانشجویی هستید ، تعطیلات چگونه بر ویزای شما تأثیر می گذارد. این سیاست ممکن است از کشوری به کشور دیگر متفاوت باشد و توسط وزارتخانه مربوطه اداره می شود.
- در دانشگاه های ایالات متحده ، این فرم همچنین از شما در مورد دریافت کننده بورسیه تحصیلی دولت فدرال سوال می کند. اگر در ایالات متحده تحصیل می کنید و از دولت فدرال بورسیه دریافت می کنید ، عموماً باید برای تحصیل آن را ادامه دهید. مرخصی ممکن است بر وضعیت شما به عنوان دریافت کننده این بورس تحصیلی تأثیر بگذارد ، بنابراین باید با دفتر بورس تحصیلی تماس بگیرید و با مشاور آنجا صحبت کنید تا نحوه درخواست بهتر برای مرخصی را بدانید.
مرحله 3. یک نامه مرخصی همراه با سایر اسناد پشتیبانی ایجاد کنید
نامه درخواست مرخصی معمولاً همراه با مدارک حمایتی است که دانشگاه شما برای اعطای آن به آن نیاز دارد. اگر برای انجام وظیفه خود برای مرخصی درخواست می کنید ، لطفاً وظیفه ای را که دریافت کرده اید ، اضافه کنید. اگر به دلایل سلامتی از مرخصی استفاده می کنید ، نامه پزشک را تأیید کنید. با این حال ، اگر به دلایل شخصی درخواست مرخصی می کنید ، لطفاً شرایط و دلایل درخواست مرخصی خود را در نامه شرح دهید.
مرحله 4. دلایل خود را صادقانه توضیح دهید
اگر درخواست مرخصی شما به دلایل شخصی است ، باید آن را به طور عمومی برای رشته خود توضیح دهید. بنابراین آنها می توانند تعیین کنند که آیا شرایط شما واقعاً واجد شرایط مرخصی است یا خیر.
مرحله 5. تمام مواردی را که هنوز می خواهید در مرخصی خود کار کنید فهرست کنید
به عنوان مثال ، بگویید که می خواهید به عنوان دستیار تحقیق خارج از دانشگاه ثبت نام کنید. دانشجویان دکتری سال آخر معمولاً به این دلیل مجاز به درخواست مرخصی هستند. با این حال ، قبل از اعطای مرخصی ، دانش آموزان باید در مورد این طرح با سرپرست دانشگاهی خود بحث کنند. به این ترتیب ، سرپرست دانشگاهی می تواند تضمین کند که شما اهداف تحقیقاتی این گروه را برآورده خواهید کرد. مواردی را که می خواهید در تعطیلات انجام دهید ذکر کنید.
قسمت 3 از 3: قالب بندی نامه های مرخصی
مرحله 1. آدرس بازگشت را وارد کنید
اگر دفتر کار شما و صاحب شغلی که در آن کار می کنید در یک ساختمان واقع شده باشند ، آدرس شما نیز بی اهمیت به نظر می رسد. با این حال ، این امر باعث می شود که نامه شما در صورت عدم تحویل به آدرس صحیح بازگردانده شود. در صورتی که آدرسی در آنجا نوشته شده باشد ، اداره منابع انسانی راحت تر می تواند نامه شما را ارسال کند.
مرحله 2. تاریخ نگارش نامه را درج کنید
اغلب اوقات ، نامه نگاران تاریخ شروع نامه را شامل می شوند ، اما اگر نوشتن آن چند روز به طول انجامید ، به یاد داشته باشید که تاریخ نامه را به تاریخ تکمیل و امضای آن تغییر دهید.
مرحله 3. آدرس مقصد را وارد کنید
نام و آدرس آدرس پستی و همچنین مدرک تحصیلی (به عنوان مثال دکتر رضوان ، یا پروفسور سوزان) را درج کنید.
مرحله 4. از نام ذکر شده در آدرس پستی در تبریک استفاده کنید
حتی اگر رئیس خود را به خوبی می شناسید ، با نوشتن عنوان حرفه ای یا تحصیلی او و نام خانوادگی وی در نامه یک سلام رسمی بنویسید.
مرحله 5. تصمیم بگیرید که از چه نوع حروف برای پاراگراف های نامه استفاده خواهید کرد
فرمت مورد استفاده معمولاً قالب مستقیم است که از قوانین نوشتن پیروی می کند:
- هر سطر از حرف در پاراگراف یک فاصله دارد.
- همه خطوط یک حرف باید تراز شوند.
- همه جملات از حاشیه سمت چپ شروع می شوند و ابتدای پاراگراف تورفتگی ندارد.
- یک خط خالی بگذارید تا انتهای پاراگراف مشخص شود.
- در اینجا می توانید نمونه ای از یک نامه با فرمت مستقیم را مشاهده کنید.
گام 6. نامه خود را با بستن مودبانه مانند "با احترام" به پایان برسانید
- بین آخرین پاراگراف با یک سلام پایانی یک خط خالی بگذارید.
- چهار خط خالی بین "با احترام" و نام خود قرار دهید.
مرحله 7. نامه را امضا کنید
پس از چاپ نامه ، امضای خود را بر روی چهار خط خالی بین سلام پایانی و نام خود قرار دهید.
