در صورت نیاز به حامی برای پشتیبانی از فعالیتهای برنامه ریزی شده یا سایر نیازهای خود ، می توانید نامه درخواست بنویسید. نامه ای بنویسید که بتواند حامی را متقاعد کند که برنامه شما ارزش حمایت دارد. علاوه بر این ، همچنین به صورت کلی توضیح دهید که چه مزایایی دریافت می کند. با یادگیری نحوه نوشتن یک نامه خوب ، می توانید تفاوت بین یک برنامه تأیید شده و یک برنامه رد شده را مشاهده کنید.
گام
قسمت 1 از 3: تهیه نامه درخواست
مرحله 1. اهداف را مشخص کنید
با جستجوی حامیان چه چیزی را به طور خاص می خواهید بدست آورید؟ اگر مایل به حامی مالی هستید چه باید بکنید؟ چه می کنید و چرا به حامیان مالی نیاز دارید؟ قبل از نوشتن نامه درخواست ، باید بتوانید به همه این سوالات پاسخ دهید.
- نامه درخواست باید به طور خاص نوشته شود و دارای هدف خاصی باشد. نوشتن نامه در جایی که نامشخص باشد یا ندانید چه می خواهید و چرا ، فایده ای ندارد.
- پاسخ هایی برای اینکه چرا باید برنامه ریزی کنید پیدا کنید. برنامه های حمایتی که به دلیل دستیابی به اهداف یا رویاهایی خاص ارائه می شوند ، معمولاً راحت تر به موفقیت می رسند. سعی کنید با توضیح اینکه چگونه کمک او به یک فرد یا جامعه کمک می کند ، این باور را به وجود آورید که چرا کسی باید با دادن زمان یا پول از هدف شما حمایت کند.
مرحله 2. فهرستی از شرکت ها تهیه کنید
چه کسی برای حمایت از طرح شما منتقل می شود؟ آیا صاحبان شرکت ها دلایل شخصی برای حمایت از طرح شما دارند؟ یا ، آیا سازمانی غیرانتفاعی وجود دارد که بخواهد به عنوان حامی مالی باشد زیرا ماموریت مشابهی دارد. چه کسی از فعالیت مشابه حمایت کرده است؟ سعی کنید اطلاعات بیشتری پیدا کنید.
- نام شرکت ها یا افرادی را که شخصاً می شناسید ، از جمله افرادی که با آنها کار می کنید ، بنویسید. هرگز از روابط شخصی غافل نشوید.
- شرکت های کوچک یا کارآفرینانی که فروشگاه ندارند را دست کم نگیرید. شاید آنها هم بخواهند بدهند. به خاطر داشته باشید که می توانید شرکت های محلی را نیز کاوش کنید. معمولاً شرکت هایی که در محیط نزدیک هستند ، رابطه ای را که با جامعه برقرار شده است ، مفید می دانند.
- اگر در یک تیم کار می کنید ، شرکتی را که لیست کرده اید به گروه ها تقسیم کنید ، سپس هر یک از اعضا با شرکت تماس بگیرید تا هرکس کار خود را انجام دهد.
مرحله 3. آنچه را که بدنبال آن هستید تعیین کنید
انواع مختلفی از نامه های درخواست حمایت وجود دارد. قبل از نوشتن نامه درخواست ، تصمیم بگیرید که چه چیزی درخواست می کنید.
- کمکهای مالی می تواند به صورت پول یا کالا باشد. اهداء اقلام به عنوان کمک مالی به معنای دادن مواد یا محصولاتی است که می توانید در طول رویداد استفاده کنید ، به جای اینکه فقط پول بدهید. گاهی اوقات ، اهداء به صورت خدمات است و نه به صورت کالا.
- شاید شما به داوطلب نیاز دارید نه به محصولات. در هر صورت ، آنچه را که نیاز دارید مشخص کنید.
مرحله 4. در مورد گزینه هایی که می خواهید ارائه دهید تصمیم بگیرید
در نامه درخواست حمایت مالی ، می توانید چندین شکل مختلف پشتیبانی را انتخاب کنید. با این کار ، شما گزینه هایی را برای شرکت های کوچک و بزرگ ارائه می دهید تا در حد توان خود پشتیبانی کنند.
- میزان حمایت و مزایا را تعیین کنید. شما باید توضیح دهید که با توجه به میزان پشتیبانی ارائه شده ، چه مزایایی دریافت خواهند کرد. افرادی که بیشتر می دهند باید سود بیشتری ببرند.
- شما ممکن است تبلیغات ، اطلاعیه های عمومی در مورد شرکت یا حمایت خود و لوگوها را در وب سایت ها یا در مطالب/برنامه های تبلیغاتی ارائه دهید.
مرحله 5. نام شخصی را که نامه را دریافت می کند تعیین کنید
هرگز نامه ای را به طور کلی با نوشتن "برای کسانی که در ارتباط هستند" ارسال نکنید زیرا کمتر شخصی به نظر می رسد.
- معمولاً این نامه باید به شخص مسئول بخش پرسنل یا مدیر عامل ارسال شود. سعی کنید با شرکت تماس بگیرید یا در وب سایت به دنبال افرادی باشید که مسئول حمایت هستند. در این مورد حدس دوم را نزنید. برای موفقیت ، نامه درخواست حمایت باید به شخص مناسب ارسال شود. نام و عنوان را با املای درست بنویسید.
- همچنین دریابید که آیا این شرکت/سازمان دارای سیاست اهداء است ، بنابراین وقت خود را از دست ندهید و می توانید طبق خط مشی شرکت درخواست دهید.
قسمت 2 از 3: درک قالب نامه
مرحله 1. نمونه نامه های برنامه حمایتی را مطالعه کنید
نمونه هایی از این نامه را می توانید در اینترنت مشاهده کنید ، برخی از آنها پولی هستند ، اما برخی دیگر رایگان هستند. این مثالها را بخوانید تا بتوانید قالب و محتوا را درک کنید.
- با این حال ، کل نمونه نامه را کپی نکنید. سعی کنید کلمات را به گونه ای تنظیم کنید که نامه شما شخصی و خوانا به نظر برسد.
- به عنوان مثال ، اگر می دانید که مدیر شرکت سابقه ای در ارتباط با برنامه های شما دارد ، برای او نامه شخصی بنویسید. سعی کنید پیشینه شخص یا شرکتی که برای آن نامه می نویسید را بیابید و محتوا را ساختار دهید تا شخصی تر به نظر برسد.
مرحله 2. با توجه به مخاطب ، سبک زبان مناسب را انتخاب کنید
با این حال ، شما باید یک نامه کاربردی حرفه ای بنویسید و از کلماتی که در مکالمات روزمره استفاده می شود استفاده نکنید.
- نامه ای روی کاغذ با سربرگ بنویسید که لوگوی شما روی آن و نام سازمان شما باشد. با این کار برنامه شما حرفه ای تر به نظر می رسد. اگر برای حمایت مالی از خود درخواست می کنید ، یک سربرگ با نام خود با فونت مناسب ایجاد کنید تا حرفه ای به نظر برسد.
- اگر برای شرکت یا سازمانی نامه می نویسید ، هرچه بیشتر رسمی باشد ، بهتر است. اگر خطاب به یکی از اعضای خانواده یا دوستتان است ، نامه ای بنویسید که خیلی رسمی نباشد ، اما آنقدرها هم اتفاقی نباشد که بی ادبانه به نظر برسد. برنامه های حمایتی که از طریق آدرس های ایمیل غیررسمی ارسال می شوند معمولاً موفقیت کمتری دارند.
مرحله 3. از قالب استاندارد نامه های تجاری استفاده کنید
نامه درخواست حمایت باید از قالب نامه کسب و کار استفاده کند. برای حرفه ای جلوه دادن از حروف مناسب استفاده کنید.
- نوشتن نامه را با ذکر تاریخ ، نام حامی و آدرس شروع کنید.
- یک خط خالی را رد کنید ، سپس بنویسید: عزیز (نام) و با کاما پایان دهید.
- یک نامه کوتاه بنویسید. کافی است نامه درخواست حامی را برای یک صفحه بنویسید تا زمان زیادی از خواننده را نگیرد. افراد منتقل شده یک دقیقه به شما فرصت می دهند نامه شما را بخوانند. بنابراین ، یک نامه کوتاه و واضح در یک صفحه بنویسید.
- نامه را از طریق پست یا پیک ارسال کنید زیرا درخواست ارسال شده توسط ایمیل بی اهمیت به نظر می رسد.
مرحله 4. نامه را با یک یادداشت تشکر به پایان برسانید
در پایان نامه از توجه آنها به آنها تشکر کنید. یک خط را در انتهای پاراگراف رد کنید و برای امضای خود یک فضای خالی بگذارید.
- نامه را با یک سلام حرفه ای و محترمانه به پایان برسانید ، به عنوان مثال: با احترام از شما/من. نام و عنوان خود را بنویسید ، سپس آن را امضا کنید.
- مواد دیگر را وصل کنید. همچنین جزوه هایی را به همراه نامه ارسال کنید تا نمای کلی از فعالیت ها یا شرکت شما ارائه شود. این می تواند اعتبار شما را افزایش دهد و باعث شود گیرنده احساس راحتی بیشتری از شما داشته باشد.
- اگر سازمان شما تحت پوشش قرار گرفته است ، مقالات یا اخبار مربوط به آنچه انجام داده اید را نیز درج کنید.
قسمت 3 از 3: اصلاح محتوای نامه
مرحله 1. یک مقدمه خوب بنویسید
در پاراگراف ابتدایی نامه ، باید خودتان ، نام شرکت را معرفی کرده و برنامه های خود را به طور خاص شرح دهید. مطالبی را که ضروری نیستند بنویسید تا خواننده بلافاصله به محتوای نامه شما علاقه مند شود.
- تصور نکنید که مردم از قبل می دانند شما کی هستید یا سازمان شما چه می کند. توضیحی در مورد شرکت (در صورتی که خطاب به یک شرکت باشد) یا درباره خودتان (اگر خطاب به کسی) ارائه دهید. به عنوان مثال: _ یک سازمان غیر انتفاعی است که متعهد به بازسازی _ و غیره است.
- بر موفقیتهایی که داشته اید تأکید کنید تا نشان دهید که هیچ حامی مالی خطر ندارد. همچنین توضیح دهید که چگونه از پول حامی به طور خاص استفاده خواهید کرد.
- در پاراگراف دوم یا اول ، باید فوراً درخواست دهید و دلیل درخواست خود را توضیح دهید.
مرحله 2. مزایای حامی بودن را بنویسید
برای اینکه اسپانسر شوید ، باید بتوانید شرکت یا شخص را در مورد مزایایی که با حمایت از آنها دریافت می کنید متقاعد کنید. بنابراین ، در وسط نامه توضیح دهید که چه مزایایی برای آنها دارد ، نه برای شما.
- مثال: توضیح دهید که فایده حامی بودن تبلیغات خوب است. دقیق تر بگویید: آیا این فعالیت توسط تلویزیون پوشش داده می شود؟ چند نفر می آیند؟ آیا مهمان VIP وجود دارد؟ اگر شرکت های بزرگ دیگر یا رقبای حامی آنها هستند ، آیا آنها نیز در لیست قرار می گیرند؟
- حق انتخاب بدهید. معمولاً شرکتها یا افرادی که به دنبال حامی مالی هستند گزینه ای را متناسب با نیازها یا بودجه آنها ترجیح می دهند.
مرحله 3. ارائه شواهد مستدل قانع کننده
برخی از اعداد را وارد کنید ، مانند تعداد مخاطبان یا اطلاعات جمعیتی که می توانند به آنها برسند.
- همچنین ، فراموش نکنید که در مورد تأثیر احساسی حمایت مالی صحبت کنید. به عنوان مثال: یک داستان کوتاه در مورد کسی که به او کمک می شود می تواند بسیار تأثیرگذار باشد.
- نحوه تشخیص حمایت مالی را توضیح دهید. شاید حامی در ازای حمایت از غرفه رایگان در طول رویداد دریافت کند.
- اطلاعات مهمی را که برای تصمیم گیری در مورد این حمایت نیاز دارند در اختیار آنها قرار دهید. فراموش نکنید که اطلاعات تماس خود و تاریخ دریافت پاسخ مورد نظر خود را درج کنید. همچنین یک پاکت خالی مهر و موم شده با آدرس خود روی آن ضمیمه کنید تا ارسال پاسخ برای حامیان مالی آسان شود.
- از حامیان مالی بپرسید که چه شناختی می خواهند. به عنوان مثال ، آنها می خواهند نام آنها چگونه باشد و آیا می خواهند این نام به رسمیت شناخته شود؟ بپرسید ، فرصت ارائه دهید و فرض نکنید.
مرحله 4. پیشینه این فعالیت را توضیح دهید
برای حمایت از سازمان و فعالیتهایی که می خواهید انجام دهید ، باید فعالیتهای ملموس را به تفصیل شرح دهید.
- به عنوان مثال ، اگر می خواهید نامه ای بنویسید که درخواست حمایت مالی از یک موسسه خیریه را دارد ، سابقه جمع آوری کمک های مالی را توضیح دهید ، مانند زمانی که سازمان شما تاسیس شد ، چه کسی مسئول آن است ، چه کسی بودجه دریافت کرده است ، و هرگونه جوایز یا دستاوردهایی که به دست آمده اند
- نشان دهید ، فقط صحبت نکنید. فقط در مورد گروهها یا فعالیتهایی صحبت نکنید که خوب هستند یا ارزش حمایت دارند. شواهد مفصل ارائه دهید که بتواند متقاعد شود که این گروه یا فعالیت واقعا خوب است و شایسته حمایت است. شواهد معمولاً متقاعد کننده تر از مضاف است.
مرحله 5. شخصاً پیگیری کنید
ارسال نامه بهترین راه برای ایجاد یک رابطه شخصی نیست. در حالی که ارسال یک نامه حمایتی ایده خوبی است ، باید شخصاً این نامه را پیگیری کنید.
- اگر ظرف 10 روز پاسخی دریافت نکرده اید ، تماس بگیرید یا به صورت حضوری مراجعه کنید. با این حال ، به خاطر داشته باشید که بسیاری از کارگردانان بسیار مشغول هستند و از نظر آنها آزاردهنده خواهد بود. ما توصیه می کنیم که یک قرار ملاقات بگذارید یا از قبل تماس بگیرید.
- نشان دهید که از این برنامه فعالیت بسیار راضی هستید. از صحبت های منفی خودداری کنید. تصور نکنید که در حال التماس یا تحریک گناه هستید تا آنها را به اهدا اهدا کنید.
- اگر پاسخ "شاید" است ، از پیگیری شک نکنید. فقط عجله نکنید و زیاده روی نکنید زیرا ممکن است حواسشان پرت شود.
- انتظار زیادی نداشته باشید تصور نکنید که آنها شما را به جلسه دعوت می کنند یا می خواهند اسپانسر شوند. از توجه آنها سپاسگزارم.
- در صورت موافقت با درخواست ، کارت تشکر ارسال کنید.
مرحله 6. ایمیل خود را بررسی کنید
اگر نامه ای را که قصد ارسال آن را دارید بررسی نکنید ، فرصت های حمایتی از دست می رود. نامه ای با غلط املایی یا خطاهای دستوری زیاد ، یک حرف حرفه ای نیست. چرا می خواهید نام یک شخص/شرکت را در فعالیتی که به صورت حرفه ای آماده نشده است قرار دهید؟
- علائم نگارشی را بررسی کنید. بسیاری از مردم نمی دانند چگونه از کاما یا سایر علائم نگارشی به درستی استفاده کنند. چنین چیزهای کوچکی در اینجا بسیار مهم است.
- نامه خود را چاپ کنید ، تنها بگذارید ، سپس چند ساعت بعد آن را بخوانید. گاهی اوقات چشم ما آنقدر به نوشتن روی صفحه کامپیوتر اعتماد می کند که نادیده گرفتن غلط املایی به راحتی امکان پذیر است.
- نامه را در یک پاکت حرفه ای با هزینه پستی کافی ارسال کنید یا از خدمات پیک خوب استفاده کنید.
مرحله 7. نمونه نامه:
سربرگ (در صورت وجود) تاریخ: _
نشانی: _
_
_
عزیز. خانم ها و آقایان _
اخیراً ، من برای شرکت در مسابقه ملکه زیبایی جهان که در سال 2016 در ایالات متحده برگزار می شود ، دعوت شدم. در حال حاضر ، من به عنوان پوتری اندونزی انتخاب شده ام و می خواهم سال آینده در یک مسابقه بین المللی شرکت کنم.
از طریق این نامه به من اجازه دهید تا برای حمایت مالی درخواست کنم تا بتوانم با بیش از 100 شرکت کننده از کشورهای مختلف در مسابقه شرکت کنم. این رویداد از طریق تلویزیون بین المللی پخش می شود و پیش بینی می شود 300000 نفر در آن شرکت کنند. اسامی حامیان مالی در این مسابقه و در وب سایت برگزار کننده مسابقه نمایش داده می شود.
با توجه به گزینه های زیر می توانید کمک های مالی ارائه دهید:
Rp_ - نام ، توضیحات و لوگو
Rp_ - نام و شرح
Rp_ - نام و نشان
Rp_ - نام
اگر مایل به حامی مالی هستید ، من منتظر اخبار حداکثر تا _ هستم.
از توجه شما به این برنامه متشکرم.
ارادتمند شما،
امضا
نام و نام خانوادگی
نکات
- مودبانه درخواست کنید ، مطالبه نکنید.
- به دنبال اطلاعات چه کسی باشید تصمیم گیرنده می توانید به جای منشی یا شخص ثالث با او تماس بگیرید.
- نامه خود را تایپ کنید ، مگر اینکه دست خط شما بسیار زیبا باشد ، تا حرفه ای تر به نظر برسد.
- برای نتایج بهتر ، حروف را روی کاغذ با کیفیت بالا چاپ کنید.
- تقریباً همیشه از شرکت ها خواسته می شود که حامی مالی باشند. بنابراین ، توضیح دهید که چرا یک شرکت خاص برای حمایت از فعالیت های شما مناسب است.
- یک فرم حمایتی را ضمیمه کنید تا کسی که در شرکتی که برایش نامه ارسال می کنید پر کند.
مقاله مرتبط
- نحوه نوشتن نامه
- بنویسید نامه خواننده بنویسید
