فرایند تجاری سیستمی است که یک شرکت برای رسیدن به اهداف خود از آن استفاده می کند. این فرآیند همچنین می تواند به عنوان مراحل انجام شده برای ایجاد ارزش برای مشتریان تفسیر شود. مدیران فرآیندهای تجاری را ارزیابی می کنند تا میزان عملکرد آنها را ارزیابی کنند. مدیر ابتدا فرآیندهای در حال اجرا را تجزیه و تحلیل می کند. پس از آن ، مدیریت می تواند تغییرات را برای بهبود فرآیندهای موجود تعیین کند. بهبود فرآیندها می تواند به شرکت ها در صرفه جویی در وقت ، کاهش هزینه ها یا ایجاد محصولاتی مناسب تر برای مشتریان کمک کند.
گام
قسمت 1 از 2: تعیین چگونگی ایجاد فرایندهای تجاری
مرحله 1. فرایندهای تجاری را تعریف کنید
فرایندهای تجاری به فعالیتهایی اطلاق می شود که کارکنان روزانه برای دستیابی به اهداف سازمانی انجام می دهند. این فرایند نشان دهنده اقدامات شرکت برای دستیابی به اهداف خاص است. فرایند کسب و کار باید شامل همه تغییرات یا استثنائات فرآیند باشد. برای درک نحوه تجزیه و تحلیل یک فرآیند تجاری ، باید نحوه ایجاد یک فرآیند تجاری را در نظر بگیرید.
- محدوده کار را در نظر بگیرید. به عنوان مثال ، فرآیند مورد استفاده برای ارسال فاکتور به مشتریان را به روز می کنید. محدوده وظیفه به گستردگی دامنه وظیفه اشاره دارد. در این مورد ، فرض کنید دامنه همه فاکتورهای ارسال شده به مشتری است. شما تعیین می کنید که در یک ماه ، به طور متوسط 200 فاکتور برای مشتریان ارسال می شود.
- نتیجه مورد نظر را مشخص کنید. به این فکر کنید که این فرایند در تلاش برای انجام چه کاری است. در این صورت ، شما می خواهید فاکتورها به محض ارسال محصول به طور دقیق برای هر مشتری ارسال شود. هنگام ارسال سفارش ، یک کپی فیزیکی از فاکتور ارسال می کنید. همچنین به هر مشتری یک فاکتور الکترونیکی ارسال می کنید.
- فرایندهای فرعی که در حال انجام هستند را لیست کنید. هرچه یک فرایند خاص تر باشد ، تجزیه و تحلیل و بهبود آن آسان تر است.
- مستند سازی فرآیندهای تجاری شما می توانید فرآیند را به عنوان فهرستی از مراحل مستند کنید و در نظر بگیرید که آنها را در یک نمودار جریان نشان دهید. فرآیندها اغلب از چندین بخش در سازمانهای بزرگ عبور می کنند. به عنوان مثال ، فرآیند ایجاد فاکتور شامل بخشهای صورتحساب و حسابداری می شود.
- بخشهای مختلف یا عملکردهای موجود در فرآیند را به همراه تمام ورودیها و خروجیها تعریف کنید. به عنوان مثال ، تهیه فیش حقوقی مستلزم دریافت اطلاعات از بخش تولید برای اطلاع از تعداد و ساعات کار کارگران ، بخش منابع انسانی برای تعیین نرخ و کاهش حقوق و غیره است.
- همه موارد استثنا را در فرآیند ذکر کنید. تقریباً همه رویه های تجاری دارای استثنا و تغییرات خواهند بود. به عنوان مثال ، ممکن است بتوانید از مشتریان خاصی تخفیف های زیادی بگیرید. این مشتری محصولات را در مقادیر زیاد سفارش می دهد. اعطای تخفیف زیاد باعث می شود کارکنان صورت حساب مبلغ تخفیف محاسبه شده در نرم افزار صورتحساب را کسر کنند. برای ایجاد یک فاکتور دقیق ، تخفیف های بزرگ باید به صورت دستی وارد شود.
مرحله 2. روند کسب و کار را مستند کنید و به این فکر کنید که چه نوع فرایند تجاری را ایجاد کنید
تفکیک چندین فرایند تجاری بر اساس نوع ، به تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری و بهبود فرایند کمک می کند. اگر دو فرایند از یک نوع باشند ، ممکن است ارتقاء فرآیند مشابه باشد. یک فرایند خاص ممکن است یک فرایند عملیاتی ، پشتیبانی یا مدیریت باشد.
- فرایندهای عملیاتی به وظایف روزانه تحویل محصولات به مشتریان اشاره دارد. فرآیند ایجاد فاکتور برای مشتریان می تواند در فرایند عملیاتی گنجانده شود. ارسال فاکتورهای دقیق به مشتریان بسیار مهم است تا پرداخت ها در اسرع وقت جمع آوری شود.
- فرایندهای پشتیبانی به فعالیتهای پشتیبانی عملیاتی شرکت شما اشاره دارد. بخش منابع انسانی نمونه ای از حوزه پشتیبانی شرکت است. این بخش از مدیران بخش در مصاحبه و استخدام کارکنان جدید پشتیبانی می کند. اگرچه منابع انسانی مستقیماً با مشتریان درگیر نیستند ، اما از بخش عملیات پشتیبانی می کنند.
- هر سازمانی برای مدیریت جهت کلی کسب و کار شرکت به مدیریت نیاز دارد. فرایند برنامه ریزی و اجرای بودجه یک فرایند مدیریتی است. همه شرکت ها باید یک فرایند بودجه بندی رسمی داشته باشند. این فرایند باید شامل بحث و گفتگو درباره بودجه شرکت با مدیر مالی باشد.
مرحله 3. تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری برای یافتن علائم ناکارآمدی فرآیند
فرایندهای تجاری شامل ورودی (ورودی) و خروجی (خروجی) است. نیروی کار ، انرژی ، مواد و تجهیزات سرمایه به عنوان ورودی در نظر گرفته می شوند. ورودی ها دارایی هایی هستند که برای ایجاد درآمد و سود استفاده می شوند. از سوی دیگر ، خروجی یک محصول یا خدمات فیزیکی است. ورودی ها وارد فرایند می شوند و خروجی تولید می کنند. برای بررسی ناکارآمدی این فرایند ، باید یک تجزیه و تحلیل انجام دهید.
- فرآیند شما باید از ورودی ها به طور مثر برای تولید خروجی استفاده کند. به عنوان مثال ، شما شعبه ای از تعمیرگاه را مدیریت می کنید. ورودی شما نیروی کار ، تجهیزات و قطعات است. خروجی شما خدمات تعمیر وسایل نقلیه مشتری است.
- زمان طولانی تعمیر یا عقب ماندگی کار نشان دهنده ناکارآمدی فرآیند است. این مشکل ممکن است به دلیل نزدیک بودن برنامه تعمیر برخی از مشتریان باشد.
- اگر هزینه تعویض قطعات بسیار بیشتر از بودجه باشد ، می توان نشانه های ناکارآمدی فرآیند را نیز مشاهده کرد. در این مورد ، ممکن است مشکل مربوط به بخش خرید یا قطعاتی از تامین کننده باشد.
- تعیین کنید که کدام فرایندها بر اساس مشکلات شناسایی شده نیاز به بهبود دارند. شما باید چندین فرایند تجاری را در اولویت قرار دهید. فرایندی را انتخاب کنید که بیشترین تأثیر را بر تجارت شما داشته باشد. به عنوان مثال ، ممکن است ابتدا بخواهید زمان اجرا را اصلاح کنید. زمان طولانی پردازش منجر به از دست دادن مشتریان شرکت می شود. بهبود روند را در اولویت قرار دهید.
قسمت 2 از 2: تجزیه و تحلیل فرایند کسب و کار
مرحله 1. در مورد فرایندهای درون شرکت با افراد کلیدی صحبت کنید
پس از مشخص شدن روند بهبود ، این فرآیند را با افراد مسئول اجرای آن در میان بگذارید. برای مصاحبه با شرکت کنندگان کلیدی وقت بگذارید و از پیشرفت هایی که ممکن است انجام شود بپرسید.
- در مورد اقدامات کارکنان و دلیل آن سوال کنید.
- ورودی مورد نیاز برای انجام هر کار و محل ورود هر ورودی را تعیین کنید. اگر شرکت شلوار جین تولید می کند ، باید بدانید که تامین کننده جین کیست و تعداد دفعات ارسال مواد اولیه به شرکت چیست.
- خروجی های هر وظیفه و افرادی که آنها را دریافت می کنند مشخص کنید. اگر کارگاه را مدیریت می کنید ، کارکنان کارگاه باید کارهای خود را ثبت کنند. کارکنان تعمیر باید اطلاعات را به بخش صورتحساب منتقل کنند ، که سپس فاکتور را برای مشتری ایجاد می کند.
- در مورد چگونگی رفع ناکارآمدی فرآیند که کارکنان شما متوجه می شوند ، پیشنهاداتی را درخواست کنید.
مرحله 2. برای هر فرآیند یک نمودار جریان تجاری ایجاد کنید
نمودارهای فرآیند می تواند به شما در توصیف فرایندهای تجاری کمک کند. می توانید از اسناد بحث فرآیند خود برای ایجاد یک نمودار جریان استفاده کنید. این فلوچارت باید تمام مراحل مورد نیاز برای تکمیل یک فرایند تجاری خاص را داشته باشد.
- توجه به این نکته ضروری است که یک فلوچارت فرآیند کسب و کار فقط باید شامل رویه های مشخصی باشد که کارکنان باید از آن پیروی کنند.
- نمودارها را می توان به صورت دستی یا با نرم افزار ترسیم کرد. از برنامه های کلمه و صفحه گسترده با امکانات نقشه برداری می توان برای ایجاد نمودارهای جریان استفاده کرد. همچنین می توانید نرم افزارهای تخصصی برای ایجاد نمودارها پیدا کنید.
- نمودارها ابزارهای بسیار مفیدی برای مشاهده واضح فرایندهای تجاری پیش روی شما هستند. این ابزار شناسایی و اصلاح ناکارآمدی ها را بسیار ساده تر می کند.
- هنگامی که تغییرات در فرآیند ایجاد شد ، نتایج را دوباره مرور کنید و ببینید آیا روند مطابق انتظارات شما بهبود یافته است. در غیر این صورت ، فرآیند تجزیه و تحلیل را تکرار کنید و سعی کنید مناطقی را که نیاز به بهبود دارند شناسایی کنید. تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری یک فعالیت مداوم در کسب و کار شما است.
مرحله 3. برای یافتن بهبود روند ، یک جلسه طوفان فکری برگزار کنید
بسیاری از فرایندها شامل بیش از یک بخش در کسب و کار شما می شود. جلسات گروهی ناکارآمدی های فرایند را که بر بیش از یک بخش تأثیر می گذارد ، مشخص می کند. این جلسات همچنین ممکن است اطلاعات ارائه شده در طول مصاحبه های شخصی با شرکت کنندگان را تأیید کند.
- اطلاعات دریافتی را خلاصه کرده و با شرکت کنندگان در فرآیند به اشتراک بگذارید. این شامل مشارکت کنندگانی می شود که قبلاً مصاحبه نکرده اند. از همه بازخورد بخواهید. این بازخورد راهنمای بیشتری برای تجزیه و تحلیل شما ارائه می دهد.
- اطلاعات دریافتی از شرکت کنندگان در این فرایند باید به شما روشنی از نحوه عملکرد این فرآیند و مشکل آن نشان دهد.
- بحث بین فردی مبنایی برای ایجاد تغییرات در یک فرآیند می شود. تغییرات می تواند شامل کاهش هزینه ، کاهش زمان چرخه فرآیند ، ساده سازی فرایند یا بهبود خدمات به مشتریان باشد.
