در ابتدا ، نوشتن گزارش شغل ممکن است دشوار به نظر برسد ، اما در واقع آسان تر از آن است که فکر می کنید. گزارشات کار معمولاً برای توضیح پیشرفت یک پروژه خاص یا ارائه نتیجه گیری و توصیه در مورد برخی مسائل در محل کار استفاده می شود. برای اینکه بتوانید به راحتی یک گزارش کار موثر بنویسید ، با در نظر گرفتن هدف ، مخاطب ، تحقیق و پیام خود شروع کنید. تهیه گزارش با استفاده از قالب گزارش کسب و کار. تجدید نظر کنید تا گزارش م effectiveثر واقع شود.
گام
قسمت 1 از 3: برنامه ریزی گزارش کار
مرحله 1. هدف و موضوع گزارش را مشخص کنید
گاهی ممکن است از شما خواسته شود گزارشی تهیه کنید. هدف یا موضوع گزارش به احتمال زیاد در درخواست قید می شود. اگر از هدف یا موضوعی مطمئن نیستید ، پیامی را که می خواهید به خوانندگان خود منتقل کنید در نظر بگیرید. همچنین می توانید با سرپرست یا مافوق خود توضیح دهید.
به عنوان مثال ، ممکن است هدف شما تجزیه و تحلیل یک مسئله تجاری ، توضیح نتایج پروژه ای که در حال کار بر روی آن هستید ، یا ارائه یک نمای کلی از پیشرفت کار شما باشد
مرحله 2. لحن و زبانی را انتخاب کنید که مناسب خواننده باشد
دانش خواننده و اصطلاحاتی را که می شناسند در نظر بگیرید. هنگام نوشتن گزارش ، می توانید از اصطلاحات اصطلاحاتی حرفه ای و حرفه ای تر از زمانی که برای عموم می نویسید استفاده کنید.
- چه کسی گزارش را می خواند؟ هر خواننده ای را که احتمال دارد از گزارش شما استفاده کند ، در نظر بگیرید.
- اگر خوانندگان شما ناهمگن هستند ، کل اطلاعات را برای خواننده ای بنویسید که کمترین اطلاعات را از آنچه شما می نویسید دارد. با این حال ، از سرفصل های هر بخش استفاده کنید تا خوانندگان تحصیلکرده تر بتوانند از اطلاعاتی که فکر نمی کنند ضروری هستند ، بگذرند. همچنین می توانید بخش های خاصی را برای مخاطبین گروه های خاصی از خوانندگان بنویسید.
مرحله 3. جمع آوری داده ها و مواد حمایتی در صورت وجود
مطالبی را که به عنوان مبنای نتیجه گیری یا توصیه های خود استفاده کرده اید ، قرار دهید. هنگام تهیه گزارش به این مطالب مراجعه خواهید کرد. همچنین ممکن است لازم باشد این مطالب را در ضمیمه گزارش قرار دهید. در زیر انواع مطالبی را که می توانید هنگام تهیه گزارش وارد کنید آورده شده است:
- اطلاعات مالی
- نمودار
- چارت سازمانی
- اطلاعات آماری
- نظر سنجی
- پرسشنامه
- نتایج مصاحبه با کارشناسان ، همکاران ، مشتریان و غیره
مرحله 4. اگر در حال نوشتن گزارش پیشرفت هستید پیشرفت خود را مرور کنید
در عوض ، کلی از کارهایی که انجام داده اید ، کارهایی که انجام می دهید و اینکه آیا کار مطابق با هدف اولیه بوده است ، ارائه دهید. گزارش را به عنوان پاسخی برای س questionsالاتی که افراد ممکن است در مورد پروژه شما داشته باشند ، در نظر بگیرید. در زیر س theالاتی است که باید در گزارش به آنها پاسخ دهید:
- آیا دامنه کار تغییر کرده است؟
- از آخرین گزارش چه کارهایی را به پایان رسانده اید؟
- چه کاری انجام خواهید داد؟
- آیا پروژه شما به موقع به پایان می رسد؟ اگر نه چرا؟
- با چه مشکلی روبرو بودید و چگونه آن را حل کردید؟
- این ماه چه درس هایی آموختید؟
مرحله 5. اطلاعاتی را که باید در گزارش درج کنید بیان کنید
طرح کلی ایده خود را به عنوان راهنما بنویسید. هنگام طرح ریزی ، سرفصل های گزارش را تهیه کنید تا به سازماندهی آنچه می خواهید بگویید کمک کند. این طرح کلی نیازی به منظم یا خوب نگارش بودن ندارد زیرا فقط شما از آن استفاده خواهید کرد.
- به طور کلی ، گزارش با توضیح نتایج ، نتیجه گیری یا توصیه ها شروع می شود. پس از آن ، نحوه رسیدن به این نتیجه و طرز فکر خود را در صورت امکان توضیح دهید.
- اگر می خواهید نتیجه گیری یا توصیه ای بحث برانگیز داشته باشید ، روند و استدلال خود را توضیح دهید تا خواننده دلایل نتیجه گیری و توصیه های شما را بفهمد.
قسمت 2 از 3: تهیه گزارش کار
مرحله 1. از یک جلد یا صفحه عنوان استفاده کنید
صفحه عنوان باید شامل نام گزارش و پس از آن تاریخ ارسال در یک خط جداگانه باشد. در خط سوم ، نام همه نویسندگان گزارش را بنویسید. پس از آن ، نام سازمان را در خط چهارم بنویسید.
- در برخی موارد ، ممکن است نامه ای همراه داشته باشید که توضیح می دهد چرا گزارش را می نویسید ، چه چیزی در آن وجود دارد و بعد باید چه کار کنید. این نوع نامه معمولاً زمانی استفاده می شود که فرایند نوشتن گزارش به طول می انجامد یا نویسنده احساس می کند که خواننده قبل از کاوش در گزارش به توضیحات بیشتری نیاز دارد.
- برای گزارش پیشرفت ، نام ، نام پروژه ، تاریخ و دوره گزارش را در صفحه عنوان بنویسید. آنها را در خطوط مختلف بنویسید. می توانید هر خط را با کلماتی مانند "نام" ، "نام پروژه" ، "تاریخ" و "دوره گزارش" برچسب گذاری کنید. همچنین می توانید اطلاعاتی در مورد این موارد بدون برچسب بنویسید.
- اگر توصیه خاصی در گزارش کار وجود دارد ، از رئیس خود بپرسید. این توصیه ها بهترین منبع برای تهیه گزارش ها هستند.
مرحله 2. یک خلاصه اجرایی حاوی اطلاعات کلیدی ایجاد کنید
نتیجه گیری ، توجیهات و توصیه های خود را وارد کنید. خواننده نکات کلیدی گزارش را بدون نیاز به مطالعه کامل آن درک می کند. نیازی نیست جزئیات زیادی وارد کنید ، اما خواننده باید توضیحات گزارش شما را بفهمد. خلاصه اجرایی باید نیم تا یک صفحه باشد.
- نیازی نیست که کل گزارش را خلاصه کنید. بر ایده های مهم گزارش ، مانند توصیه یا نتیجه گیری اصلی خود تمرکز کنید.
- اگر در حال نوشتن گزارش پیشرفت هستید ، این بخش را رد کنید.
مرحله 3. یک جدول از محتویات ایجاد کنید
همه سرفصل های بخش گزارش و شماره صفحات آنها را لیست کنید. این فهرست استفاده از گزارش شما و یافتن اطلاعات مورد نیاز را برای خوانندگان آسان می کند.
- از سرفصل ها و سرفصل ها برای هر بخش استفاده کنید تا خواندن گزارش آسان باشد.
- اگر در حال نوشتن گزارش پیشرفت هستید ، معمولاً نیازی به ایجاد فهرست مطالب ندارید مگر اینکه رئیس شما از شما بخواهد. با این حال ، عنوان و سرفصل هر بخش را برای سهولت خواندن گزارش درج کنید.
مرحله 4. مقدمه ای بنویسید تا از گزارش خود ایده بگیرید
به خواننده بگویید چرا گزارش را نوشتید. زمینه پشت گزارش را خلاصه کرده و هدف خود را توضیح دهید. س theالاتی را که در گزارش به آنها پاسخ می دهید یا مسائلی را که حل می کنید ، ذکر کنید. محدوده و سازمان گزارش را شرح دهید.
- مقدمه لازم نیست طولانی باشد. واضح و مشخص بنویسید تا خوانندگان بدون نیاز به خواندن توضیحات طولانی ، زمینه و هدف را بدانند.
- 2-4 پاراگراف برای مقدمه بنویسید.
- برای گزارش پیشرفت ، یک قسمت مقدماتی 1-2 پاراگراف کافی است. مقدمه باید خلاصه پروژه و اهداف شما باشد. همچنین می توانید به کارهایی که انجام داده اید و برنامه های بعدی خود اشاره کنید.
مرحله 5. نتایج یا نتیجه گیری هایی را که ذکر کرده اید توضیح دهید
هر گونه تحقیق یا ارزشیابی که در مورد پروژه انجام داده اید را بیان کنید. بحث و تفسیر یافته ها و ارتباط آنها با موضوع گزارش را بنویسید.
- به طور کلی ، این بخش شامل یک پاراگراف مقدماتی و لیستی از نتیجه گیری های شما است.
- نتیجه گیری را می توان چنین نوشت: "1. جمعیت در حال پیر شدن است بنابراین خطرات سلامتی مشتریان ما در حال افزایش است."
- اگر گزارش پیشرفت را بنویسید ، هیچ نتیجه یا نتیجه ای ندارید. دستاوردها یا کارهایی را که پس از معرفی انجام داده اید ، بنویسید. برای این قسمت می توانید 2-4 پاراگراف بنویسید. با این حال ، معمولاً یک لیست کافی است. بنویسید ، "مبلغ 200،000،000 IDR برای اجاره چادرهای جشنواره" ، "امضای قرارداد با شرکت برنامه ریزی حزب برای برنامه ریزی جشنواره" ، و "انجام نظرسنجی از 1500 نفر از ساکنان برای جمع آوری افکار عمومی."
مرحله 6. توصیه هایی را برای مراحل بعدی ارائه دهید
توصیه ها باید توضیح دهند که در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد. توضیح دهید که چه مشکلی می تواند با استفاده از راه حل شما حل شود و چگونه با نتیجه ای که گرفته اید ارتباط دارد. پس از نوشتن توضیحات ، توصیه ها را بر اساس شماره لیست کنید. هر جمله را با یک فعل شروع کنید. لیستی از توصیه ها را تهیه کنید و با مهمترین آنها شروع کنید.
- به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید: "1. ارائه آموزش های احیای قلبی ریوی به کارکنان."
- اگر در حال نوشتن گزارش پیشرفت هستید ، باید لیستی از مشاغل یا اهدافی را تهیه کنید که در دوره بعدی روی آنها کار خواهید کرد. به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید: "فروشنده جشنواره را پیدا کنید" ، "طراحی جشنواره را تعیین کنید" و "پوستر تبلیغاتی سفارش دهید".
مرحله 7. درباره فرایند و چارچوبی که در نتیجه گیری بحث می شود بحث کنید
روشی را که برای تجزیه و تحلیل موضوع ، مسئله یا مشکل استفاده می کردید ، توضیح دهید. یافته های خود را مرور کنید ، سپس نحوه استفاده از آنها را به عنوان مبنای توصیه ها توضیح دهید. بحث را به چند بخش تقسیم کنید. عنوان بخشها را با توجه به محتوای آنها عنوان کنید.
- این بخش همچنین شامل بحث طولانی تری در مورد تحقیق و ارزیابی است.
- این باید طولانی ترین بخش گزارش شما باشد.
- اگر در حال نوشتن گزارش پیشرفت هستید ، می توانید این بخش را رد کنید. می توانید آن را با بخشی از تنگناها هنگام کار بر روی پروژه و نحوه غلبه بر آن جایگزین کنید. ممکن است بنویسید: "بسیاری از ساکنان نظرسنجی ها را بر نمی گردانند زیرا با هزینه پستی پیش پرداخت نمی آیند. پس از این ، ما هزینه پست پیش پرداخت را اضافه می کنیم یا گزینه نظرسنجی دیجیتالی را ارائه می دهیم."
مرحله 8. فهرست منابع مورد استفاده برای تهیه گزارش
منابع می توانند به صورت مقالات مجله ، اخبار ، مصاحبه ها ، نظرسنجی ها ، پرسشنامه ها ، یافته های آماری و سایر اطلاعات مرتبط باشند. این منابع را در پایان گزارش ذکر کنید. عنوان آن "کتابشناسی" است.
- مگر اینکه از شما خواسته شود از روش استناد خاصی استفاده کنید ، از فرمت APA در گزارشات تجاری استفاده کنید.
- اگر در حال تهیه گزارش پیشرفت هستید این مرحله را رد کنید.
مرحله 9. پیوست ها را به مطالبی مانند نظرسنجی ، پرسشنامه یا ایمیل ضمیمه کنید
هر گزارشی به پیوست نیاز ندارد. با این حال ، اگر می خواهید مطالبی را که ذکر کرده اید یا اطلاعات اضافی که می تواند به آنها در درک راحت تر موضوع یا یافته های شما کمک کند ، ارائه دهید. هر پیوست را با استفاده از یک حرف متفاوت برچسب گذاری کنید.
- به عنوان مثال ، می توانید "پیوست A" ، "ضمیمه B" و "ضمیمه C" را داشته باشید.
- اگر در حال نوشتن گزارش پیشرفت هستید ، نیازی به درج این بخش ندارید.
مرحله 10: یک نتیجه گیری کوتاه بنویسید که همه یافته ها یا پیشرفت خود را خلاصه کند
شاید لازم نباشد نتیجه گیری بنویسید ، اما نتیجه گیری می تواند تلاش هایی را که انجام داده اید برجسته کند. برای جمع بندی تمام اطلاعاتی که در گزارش ارائه کرده اید ، 3-4 جمله را جمع بندی کنید.
ممکن است بنویسید: "پروژه برنامه ریزی جشنواره هنر طبق برنامه انجام شده است. ما 90 درصد فعالیتهای برنامه ریزی را به پایان رسانده ایم و وارد فرایند خرید مواد شده ایم. در حال حاضر ، این پروژه با هیچ گونه موانعی روبرو نیست ، اما ما در صورت بروز هرگونه مشکلی در آینده با آن برخورد خواهیم کرد."
قسمت 3 از 3: نوشتن گزارشات مctiveثر
مرحله 1. برای سهولت استفاده از گزارش ، از عنوان واضحی استفاده کنید
عنوان را واضح و بدون کلمه بیان کنید. با مشاهده عنوان ، خواننده باید بلافاصله بفهمد که گزارش شما درباره چیست.
- عناوینی که ممکن است نیاز داشته باشید عبارتند از: مقدمه ، کار به پایان رسیده ، هدف دوره بعدی ، موانع و راه حل ها و نتیجه گیری.
- یک عنوان متناسب با اطلاعات گزارش ایجاد کنید.
- برای گزارش پیشرفت ، خوانندگان شما احتمالاً ناظر ، تیم یا مشتری هستند.
مرحله 2. از زبان ساده و سرراست برای انتقال ایده ها استفاده کنید
گزارش کار نیازی به کلمات پیچیده و جملات گلدار ندارد. شما فقط باید نکات مهم را به خواننده منتقل کنید. ایده ها را با استفاده از ساده ترین کلمات ممکن منتقل کنید و به اصل ایده برسید.
بنویسید: "درآمدها در سه ماهه چهارم 50 درصد افزایش یافته است" و نه "درآمدها 50 درصد افزایش یافت و درآمد سه ماهه چهارم را درخشان کرد."
مرحله 3. برای کوتاه نگه داشتن گزارش خود از نوشتن مختصر استفاده کنید
نوشتن بیش از حد طولانی فقط اتلاف وقت برای شما و خواننده است. کلمات غیر ضروری را حذف کنید و مستقیماً به اصل اظهارات خود برسید.
- برخی از گزارشات کار به طور طبیعی طولانی هستند زیرا حاوی اطلاعات زیادی هستند. با این حال ، نحوه نگارش آن باید مختصر باشد.
- بهتر است بنویسید: "فروش در سه ماهه آخر پس از بازاریابی کارکنان از طریق تلفن افزایش یافت" ، نه اینکه "درآمدها در سه ماهه اخیر به شدت افزایش یافت زیرا نیروی فروش با استعداد و متعهد ما مشتریان بالقوه را به صورت تلفنی برای خرید بیشتر به فروش می رساند. محصولات"
مرحله 4. ایده ها را با استفاده از زبان عینی و بدون احساس ارائه دهید
حقایق را بنویسید و اجازه دهید خوانندگان بر اساس دیدگاه عینی نتیجه گیری خود را انجام دهند. ممکن است توصیه هایی در مورد نحوه رسیدگی به یک موضوع خاص ارائه دهید ، اما سعی نکنید احساسات خواننده را در اقناع آنها تحریک کنید. اجازه دهید خوانندگان ایده ها و تصمیمات خود را بر اساس دیدگاه عینی بسازند.
به جای نوشتن ، "کارکنان ناراضی معمولاً روحیه ندارند ، بنابراین دفتر مانند یک ماشین بی روح است" ، ممکن است بنویسید ، "کارکنان با بهره وری نسبتاً پایین می گویند احساس ناراضی می کنند."
مرحله 5. از زبان غیر رسمی و کلمات "من" یا "من" استفاده نکنید
اگر ممکن است به تنهایی روی پروژه کار کنید ، می توانید از کلمه "من" در گزارش پیشرفت استفاده کنید. در غیر این صورت ، از کلمه "من" یا کلمات بسیار غیر رسمی در گزارش کار استفاده نکنید. با این حال ، هنگام هدایت جملات خاص به مخاطبان خود می توانید از کلمه "شما" استفاده کنید.
در گزارش ها از زبان حرفه ای استفاده کنید
مرحله 6. گزارش را دوباره بخوانید تا مطمئن شوید خطایی وجود ندارد
اشتباهات دستوری و املایی اعتبار حرفه ای بودن گزارش را کاهش می دهد. دوباره آن را بخوانید تا مطمئن شوید که هیچ غلط املایی ، عبارات بد یا انتخاب کلمات نادرست وجود ندارد. بهتر است گزارش را دوبار بازخوانی کنید.
- در صورت امکان ، از شخص دیگری بخواهید گزارش را بخواند ، زیرا گاهی اوقات یافتن ایراد از خودتان دشوار است.
- اگر وقت دارید ، گزارش را قبل از بازخوانی 24 ساعت بگذارید.
نکات
- پس از نوشتن اولین گزارش کار ، از آن به عنوان الگویی برای گزارش های بعدی استفاده کنید.
- محل کار شما ممکن است دارای قالب گزارش کار باشد. اگر می توانید از الگوی دفتر استفاده کنید ، از سرپرست خود بپرسید.
- اگر می توانید این کار را انجام دهید ، از قالب گزارش مشاغل موجود سازمانی که در آن کار می کنید استفاده کنید. پرونده ها را در دفتر بررسی کنید یا از یک سرپرست یا همکار بخواهید یک نسخه از گزارش را دریافت کنید.
