همه ما می دانیم که سازماندهی در محل کار مهم است ، اما اکثر مردم برای انجام این کار مشکل دارند. باور کنید یا نه ، سازماندهی به آن سختی که به نظر می رسد نیست. چند راه حل و راه حل برای شما ساده تر از آن چیزی است که فکر می کنید.
گام
روش 1 از 4: تنظیم مکان و زمان
مرحله 1. بر فعالیت های خود نظارت کنید
چند روز را به روزنامه نگاری یا پیگیری فعالیت های روزانه خود اختصاص دهید. با نگه داشتن یک مجله ، می توانید ببینید چه کارهایی انجام داده اید که قبلاً متوجه آنها نبودید. علاوه بر این ، روزنامه نگاری همچنین می تواند ایده کوتاهی در مورد کاستی های شما در سازماندهی امور و بهره وری به شما ارائه دهد. این تمرین باید با یک هدف بزرگ در نظر گرفته شود. از طریق گزارش فعالیتها ، می توانید ببینید کدام فعالیتها اتلاف وقت هستند و کدام فعالیتها می توانند در رسیدن به اهداف شما از شما حمایت کنند.
مرحله 2. زمان تولید خود را تعیین کنید
برخی از ما زود برخاستیم و برخی دیگر نه. احتمالاً از قبل می دانید که زمان تولید شما چه زمانی است. این که آیا عصرها ، صبح ها ، زمان های ناهار را ترجیح می دهید ، حتی قبل یا بعد از ساعات اوج کار ، از این زمان ها استفاده کنید تا بهره وری خود را به حداکثر برسانید.
مرحله 3. کارهای خود را در اولویت قرار دهید
همه ما می دانیم که برخی از وظایف مهمتر از بقیه هستند ، اما همیشه آنها را به درستی اولویت بندی نمی کنیم. بنابراین با علامت گذاری وظایف مهم ، یک سیستم رتبه بندی ایجاد کنید و صادق و انعطاف پذیر باشید. از یادآوری ها استفاده کنید ، یا از تقویم دیجیتالی استفاده کنید یا از یادداشت های چسبنده در رایانه یا روی میز خود استفاده کنید. زمان و انرژی بیشتری را به مواردی اختصاص دهید که در لیست اولویت اول قرار دارند. به عنوان مثال ، کارهای حساس به زمان مانند وظایفی که باید امروز یا فردا انجام شوند. همچنین باید پاسخگویی به مشتریان ، روسا یا هر کس دیگری که حقوق شما را پرداخت می کند را در اولویت قرار دهید. اگر از حساسیت و اهمیت یک کار مطمئن نیستید ، بهتر است از کسی بپرسید.
مرحله 4. کارهای کوچک را فوراً انجام دهید
لازم نیست همه وظایف اولویت بندی شده و برنامه ریزی شوند تا در یک بازه زمانی مشخص به پایان برسند. برخی از وظایف نیازی به برنامه ریزی یا برنامه ریزی ندارند زیرا می توانند بلافاصله انجام شوند. در این صورت ، می توانید به سرعت کار را فوراً انجام دهید. بنابراین ، اکنون این کار را انجام دهید! با انجام فوری کارهای سبک ، کار را به تعویق نمی اندازید.
مرحله 5. ابزارها و ابزارهای کار را سازماندهی کنید
میزهای ما به راحتی می توانند از قایق های کثیف به شکسته تبدیل شوند و این می تواند شما را از یک فرد سازمان یافته باز دارد. برخی از افراد حتی از سیاست "میز تمیز" نیز پیروی می کنند. حتی اگر واقعاً ضروری نباشد ، بهتر است محل کار خود را تمیز کنید.
- میز را مرتب کنید. همه سطل آشغال را بردارید و وسایل مورد نیاز خود را به صورت منظم سازماندهی کنید. تا جایی که ممکن است میز را تمیز کنید: هنگامی که هیچ کاری برای انجام دادن در دفتر ، در زمان استراحت یا بین کارها وجود ندارد.
- سطل زباله خود را فوراً تمیز کنید. به این ترتیب همیشه به یاد می آورید که میز خود را تمیز کنید. علاوه بر این ، می توانید از عصبانی شدن زباله های انباشته شده جلوگیری کنید.
- وسایل مورد نیاز خود را در محلی که دسترسی به آن آسان است ، ذخیره کنید. البته همه چیز در اطراف شما آشغال نیست. نگهداری ابزارهای مورد نیاز در نزدیکی می تواند در وقت و فضای کاری شما نیز صرفه جویی کند.
مرحله 6. برنامه ریزی فعالیتها و جلسات
برخی افراد فقط جلسات را برنامه ریزی می کنند ، اما نه با فعالیت هایی که در لیست کارهای خود دارند. برنامه ریزی کارهای مهم و جلسات می تواند بسیار مفید باشد. برای مثال ، می توانید روزهای خود را با برگزاری جلسات فقط در روزهای سه شنبه و پنج شنبه گروه بندی کنید. در برنامه خود برای "زمان خلاق" یا برای موارد غیرقابل پیش بینی جا باز کنید.
- از مدیر برنامه و تقویم استفاده کنید. می توانید مدیر برنامه خود را با استفاده از کاغذ و قلم ایجاد کنید ، یا می تواند نرم افزار و برنامه هایی مانند iCalendar یا Google Now باشد.
- فعالیت های خود را دسته بندی کنید. دسته بندی یا کدگذاری رنگ فعالیت های شما می تواند یادآور بصری شما از آنچه مهم است ، باشد. به عنوان مثال ، دسته هایی که ایجاد می کنید می توانند عبارتند از: مکاتبات ، پروژه ها ، رویدادها ، جلسات ، طوفان مغزی ، استراحت و زمان تمرین.
- برای مدیریت برنامه خود از فناوری استفاده کنید. مدیران برنامه های آنلاین و سیستم عامل های ایمیل ، مانند Outlook ، می توانند لیست کارها ، تقویم ها و لیست آدرس ها را ترکیب کنند. این مدیر برنامه نه تنها کارایی شما را افزایش می دهد بلکه می تواند تفکر شما را نیز ساده کند.
- در صورت امکان به محل کار خود مراجعه کنید. در یک روز کاری شلوغ ، تمایل دارید فراموش کنید که لازم نیست همه کارها را به تنهایی انجام دهید. کار خود را به یک دستیار بسپارید ، یا اگر واقعاً در کار غرق شده اید ، از همکاران خود بخواهید تا در یک کار خاص به شما کمک کنند. هنگامی که کار شروع به اتمام می کند ، می توانید از کمک همکار خود کمک بگیرید.
روش 2 از 4: سازماندهی سیستماتیک ایمیل ها
مرحله 1. ایمیل خود را در زمان تعیین شده بررسی کنید
همیشه لازم نیست صندوق ورودی خود را بررسی کنید زیرا اکثر پیام ها آنطور که فکر می کنید اهمیت ندارند. اگر در شغلی کار می کنید که نیازی به پیگیری سریع ندارد ، ایمیل خود را در فواصل منظم ، حدود 3 تا 4 بار در روز چک کنید.
مرحله 2. سازماندهی ایمیل
به جای این که اجازه دهید پیام های شما در صندوق ورودی شما انباشته شوند ، از ویژگی پوشه ها و پرچم ها استفاده کنید. به عنوان مثال ، پوشه ها و زیر پوشه ها در Outlook یا چند برچسب و ویژگی های صندوق ورودی در Gmail می توانند سودآور باشند. اگر روزنامه نگار هستید ، پرونده های شما ممکن است "آخرین اخبار" ، "اخبار آینده" ، "اخبار قدیمی" ، "مصاحبه ها و منابع" و "ایده ها" نامگذاری شوند.
ایمیل های خود را حذف و بایگانی کنید. حروف مهم و قدیمی را بایگانی کنید ، سپس بقیه را حذف کنید. مانند مثال بالا ، "اخبار قدیمی" آرشیو روزنامه نگاران است. هنگامی که شروع به حذف ایمیل های قدیمی می کنید ، خواهید دید که چه تعداد از ایمیل ها به جای ارسال آنها ارزش ارسال دارند. برخی از افراد حتی تصمیم می گیرند "صندوق ورودی صفر" داشته باشند ، یعنی هیچ ایمیل خوانده نشده یا هیچ ایمیلی در صندوق ورودی شما وجود نداشته باشد. علاوه بر استفاده از فایل ها و برچسب ها ، می توانید صندوق ورودی خود را با استفاده از ابزار بایگانی ، حذف ایمیل های قدیمی و استفاده از برنامه پاکسازی ایمیل خالی کنید
مرحله 3. از سایر روشهای ارتباطی کارآمدتر استفاده کنید
گاهی اوقات یک تماس تلفنی سریع معادل 10 ارسال و دریافت ایمیل است. اگر چنین است ، تماس بگیرید! اگر می دانید که تبادل ایمیل می تواند مانع بحث شود و باید به این سو و آن سو انجام شود ، بهتر است از طریق تلفن ارتباط برقرار کنید. به جای گفتگوهای طولانی ، طولانی و طولانی مدت ایمیل ، با تماس با ما جزئیات بیشتری را دریافت خواهید کرد. می توانید به همکاران خود ایمیل بزنید و بگویید: "من سوالات زیادی در این مورد دارم. شاید صحبت کردن تلفنی راحت تر باشد؟ آیا می توانم ساعت 5 با شما تماس بگیرم؟"
مرحله 4. وقفه ها را محدود کنید
وقفه های استراتژیک در واقع می تواند کمک کننده باشد ، اما وقفه در زمان کار برعکس است. وقفه می تواند کار شما را کند کند ، ریتم شما را بشکند و تمرکز شما را از دست بدهد. بنابراین ، سعی کنید وقتی مشغول هستید از پست صوتی استفاده کنید. این ابزارها فقط برای زمانی که در دفتر نیستید نیستند. این ابزارها همچنین می توانند در مواقعی که مشغول کار هستید استفاده شوند. بسیاری از مردم سیاست "درهای باز" دارند ، اما شما مجبور نیستید درب خود را همیشه باز نگه دارید. می توانید پیامی را روی درب بگذارید که می گوید: "در حال تماس" ، یا "اتاق در حال استفاده است. لطفاً دوباره برگردید یا یک ایمیل بفرستید. »
مرحله 5. از ابر استفاده کنید
رایانش ابری باید مورد توجه قرار گیرد زیرا ارزان تر ، مقیاس پذیرتر ، کارآمدتر و به روز رسانی آسان تر است. محتوای موجود در ابر بسیار مفید است زیرا می توان آن را در دستگاه های مختلف: رایانه ، رایانه لوحی ، تلفن های هوشمند و سایر دستگاه ها مشاهده کرد. ذخیره سازی ابری نیز به عنوان شکل اولیه و ثانویه پشتیبان گیری دیجیتال عمل می کند. با مدیر فناوری اطلاعات و ارتباطات یا ارائه دهنده نرم افزار مشورت کنید زیرا ممکن است از قبل فضای ذخیره سازی رایگان در ابر داشته باشید یا با هزینه سالانه کمی در دسترس باشد.
مرحله 6. از نشانک های آنلاین استفاده کنید
اکثر مرورگرها دارای یک نشانک برای ذخیره و سازماندهی آدرس های وب مورد علاقه شما یا آدرس هایی هستند که مکرراً از آنها دیدن می کنید تا به راحتی و به سرعت به آنها دسترسی داشته باشید. از این ویژگی استفاده کنید تا سایتهای مهم را برای بررسی آخرین اخبار فراموش نکنید.
روش 3 از 4: بیشترین استفاده از زمان
مرحله 1. از انجام چند کار همزمان (چند کار) خودداری کنید
همه کارشناسان این را باور دارند. در حالی که این کار ممکن است در تلویزیون سریع و جالب به نظر برسد ، انجام همزمان بسیاری از کارها ناکارآمد است و می تواند در اثربخشی تلاش های شما برای سازماندهی اختلال ایجاد کند. در عوض ، بهتر است ابتدا تمام توجه خود را به یک کار اختصاص دهید ، با آن کنار بیایید و به کارهای دیگر موجود در لیست خود ادامه دهید.
مرحله 2. برای خود برنامه ریزی کنید
خوشبختانه ، اکثر مشاغل نیازی به ایجاد برنامه روزانه بر اساس دقیقه ندارند. با این حال ، علامت گذاری برنامه روزانه و وظایف یا رویدادهای مهم روز می تواند تمرکز شما را بر روی وظایف خود حفظ کند.
- محدودیت زمانی برای فعالیتهای خاص تعیین کنید. برخی از وظایف نیازی به تعیین محدودیت زمانی ندارند ، اما برخی دیگر برای افزایش بهره وری باید پارامتر بندی شوند. به برخی از کارهایی که زمان بیشتری از زمان لازم را می برند فکر کنید و در موعد بعدی برای آنها محدودیت زمانی تعیین کنید.
- زمان اضافی را برای سایر فعالیتها اختصاص دهید. برخی از وظایف ، همانطور که از تجربه یاد می گیرید ، معمولاً بیشتر از آنچه طول می کشد طول می کشد ، اما این چیز بدی نیست. برای این نوع فعالیت ها و به ویژه رویدادها و جلسات مهم ، زمان اضافی قبل و بعد اختصاص دهید.
مرحله 3. از زمان سنج ، کرونومتر یا برنامه ساعت زنگ دار استفاده کنید
وقتی از این اجسام به درستی استفاده شود می تواند مثر باشد. برخی افراد ترجیح می دهند زنگ ساعت خود را 10 ، 15 یا 30 دقیقه قبل از زمان مورد نیاز تنظیم کنند تا قبل از شروع فعالیت به آنها هشدار کافی بدهند. همچنین می توانید یک ابزار یادآوری (یادآوری) تنظیم کنید.
مرحله چهارم
از خود بپرسید آیا واقعاً باید فعالیتی را به تعویق بیندازید یا فقط می خواهید تنبل باشید. اگر احساس می کنید از کار می افتید ، تعلل نکنید - این کار را انجام دهید! با این حال ، اگر تأخیر در فعالیت اجتناب ناپذیر است ، مطمئن شوید که یادداشت بردارید و فعالیت را با یک برنامه مشخص برنامه ریزی کنید. یا ، می توانید به یک برنامه بداهه فکر کنید. به عنوان مثال ، اگر مجبور شدید یک جلسه حضوری را لغو کنید ، ممکن است بخواهید به جای آن یک تماس کنفرانسی یا کنفرانس اینترنتی برقرار کنید.
روش 4 از 4: حفظ سلامت جسمی و روانی
مرحله 1. استراحت کنید
استراحت ذهن برای حفظ بهره وری و سلامت روانی شما ضروری است. ما معمولاً آنقدر مشغول کار هستیم که وقت استراحت نداریم. استراحت به ما یک استراحت بسیار ضروری می دهد تا بهره وری خود را افزایش دهیم. با این حال ، تعطیلات همچنین فرصتی را برای توقف و سوال اینکه آیا ما از زمان خود به خوبی استفاده می کنیم یا نه ، فراهم می کند.
مرحله 2. بهتر بخوابید
بدون خواب خوب ، روز بعد احساس سرگیجه ، خستگی یا بی حالی می کنید. این می تواند برنامه و کارایی شما در محل کار را مختل کند. داشتن 7 تا 8 ساعت خواب بی وقفه در هر شب را برای خود هدف قرار دهید.
مرحله 3. خودتان را با همکاران خود مقایسه نکنید
اکثر کارهای همکاران شما با کارهایی که باید انجام دهید متفاوت است و هرکسی روش خاصی برای سازماندهی کار خود دارد. روشی که منطقی است و برای همکاران شما کارآمد است ممکن است برای شما کارساز نباشد و برعکس.
مرحله 4. قبول کنید که سازماندهی یک فرایند مداوم است
انتظار نداشته باشید کامل باشید. نظم یک فرایند طولانی است که نیاز به توجه مداوم دارد. شما هر روز سازماندهی مطلوبی نخواهید داشت ، اما تلاش برای تبدیل شدن به یک فرد عادی می تواند کارایی شما را افزایش دهد.
