با استفاده از چک های ثبت شده ایجاد شده از Microsoft Excel ، فعالیت حساب های چک را راحت تر ضبط می کنید. می توانید برای دسته بندی هزینه ها ، دفاتر چک تنظیم کنید تا بتوانید تمام پرداخت های نقدی را پیگیری کنید. شما می توانید یک فرمول برای پیدا کردن موجودی پول در حساب ایجاد کنید. علاوه بر مفید بودن ، با ایجاد یک چک ثبت در Excel می توانید اصول اولیه Excel را نیز بشناسید.
گام
قسمت 1 از 5: ایجاد ستون در Excel
مرحله 1. با Excel آشنا شوید
Excel یک نرم افزار صفحه گسترده است که برای مدیریت داده ها و انجام محاسبات با فرمول ها استفاده می شود. صفحات گسترده Excel توسط ستون ها و سطرها سازماندهی می شوند.
- نسخه دسکتاپ Excel را می توان بر روی رایانه شخصی یا Mac نصب کرد. همچنین برنامه های آنلاین رایگان برای رایانه ، رایانه لوحی یا تلفن شما وجود دارد. عملکرد هر نسخه فقط کمی متفاوت است.
- Excel مدت زیادی است که وجود دارد و هر سال نسخه جدیدی از آن وجود دارد. نحوه عملکرد هر نسخه فقط کمی متفاوت است.
- در Excel ، سطرها افقی هستند و بر اساس تعداد مرتب شده اند. ستونها عمودی هستند و بر اساس حروف مرتب شده اند. به مربع هایی که سطرها و ستون ها به هم می رسند سلول می گویند. نام سلولها بر اساس سطرها و ستونها است. سلول در ردیف پنجم در ستون D نام D5 دارد (ستون D ، ردیف 5).
- تفاوت بین کاربرگ و کتاب کار را بدانید. کاربرگ یک فایل اکسل است که شامل یک یا چند صفحه گسترده است. هر صفحه گسترده در برگه های جداگانه در دفترچه کار قرار دارد. کتابهای کار به طور کلی دارای سه زبانه هستند ، اما در صورت لزوم می توان آنها را اضافه کرد.
- به سادگی می توانید از یک برگه برای ایجاد یک چک اصلی استفاده کنید.
- از دو زبانه برای ایجاد یک تابع دسته بار در check check استفاده می کنید.
مرحله 2. یک صفحه گسترده خالی را باز کنید
نحوه باز کردن صفحه گسترده به سیستم عامل و نوع رایانه ای که استفاده می کنید بستگی دارد.
- برای رایانه های شخصی که از سیستم عامل تحت ویندوز 7 استفاده می کنند ، روی منوی Start در گوشه سمت چپ پایین میز کار کلیک کنید. از منوی ظاهر شده ، روی Programs کلیک کنید. از منوی ظاهر شده ، روی Microsoft Office و سپس روی Microsoft Office Excel کلیک کنید. در این مرحله یک صفحه گسترده خالی روی میز کار شما ظاهر می شود.
- برای رایانه های شخصی در Windows 7 یا بالاتر ، روی نماد Windows در گوشه سمت چپ پایین صفحه و سپس روی کاشی Microsoft Excel کلیک کنید تا Excel باز شود. صفحه ای وجود دارد که پرونده های جدید را در سمت چپ نشان می دهد و گزینه های قالب جدید سند را در سمت راست نشان می دهد. روی اولین گزینه قالب ، Blank Workbook کلیک کنید تا یک صفحه گسترده جدید باز شود.
- برای باز کردن اکسل در مک ، روی داک روی Excel کلیک کنید. در نوار منو روی "پرونده" کلیک کنید. روی "باز" و سپس "جدید" کلیک کنید. شما به یک صفحه گسترده خالی جدید منتقل می شوید.
مرحله 3. ایجاد برچسب ستون
از برچسبی که معمولاً در چک چک ثبت نام وجود دارد استفاده کنید. ایجاد ستون برای تاریخ ، شماره. چک ، دریافت کننده ، و شرح یا یادداشت. سپس ستون هایی را برای بدهی (به عنوان مثال پرداخت یا برداشت) ، اعتبار (به عنوان مثال سپرده) و موجودی های پیش رو ایجاد کنید.
- "DATE" را در سلول B1 (ستون B ، سطر 1) وارد کنید. تاریخ معامله در اینجا وارد شده است.
- یک سلول را به سلول راست C1 (ستون C ، ردیف 1) منتقل کنید. "ITEM #" را تایپ کنید. شماره چک یا نوع تراکنش در اینجا وارد می شود ، مانند "ATM" یا "سپرده".
- یک سلول را به سلول راست D1 (ستون D ، ردیف 1) منتقل کنید. "PAYEE" را تایپ کنید. این نام گیرنده چک یا دریافت کننده است.
- یک سلول را به راست ، سلول E1 (ستون E ، ردیف 1) منتقل کنید. "DESCRIPTION" را تایپ کنید. جزئیات مربوط به معامله در اینجا وارد شده است.
- یک سلول را به راست ، سلول F1 (ستون F ، ردیف 1) منتقل کنید. "بدهی" را تایپ کنید. پولی که از حساب خارج می شود (خروجی) در اینجا ثبت می شود.
- یک سلول را به سلول راست G1 (ستون G ، ردیف 1) منتقل کنید. عبارت "EXPENSE CATEGORY" را تایپ کنید. ابتدا این قسمت را خالی بگذارید. این گزینه های ستون در مرحله بعدی ایجاد می شوند.
- یک سلول را به راست ، سلول H1 (ستون H ، ردیف 1) منتقل کنید. "اعتبار" را تایپ کنید. پولی که وارد حساب می شود (ورودی) در اینجا ثبت می شود.
- یک سلول را به سمت راست ، سلول J1 (ستون J ، ردیف 1) حرکت دهید. "طبقه بندی درآمد" را تایپ کنید. این گزینه های ستون نیز در مرحله بعدی ایجاد می شوند.
- یک سلول را به سلول راست K1 (ستون K ، ردیف 1) منتقل کنید. "BALANCE" را تایپ کنید. این مبلغ موجود در حساب پس از ثبت همه معاملات است.
مرحله 4. برچسب های ستون را فرمت کنید
قالب بندی را به ستون برچسب با فونت پررنگ اضافه کنید و به ردیف های برچسب ثبت شده رنگ پس زمینه متفاوتی برای خواندن آسان بدهید. ابتدا محدوده سلولهایی را که می خواهید قالب بندی کنید انتخاب کنید ، سپس یک گزینه قالب را انتخاب کنید.
- گزینه های قالب را در برگه "HOME" نوار نوار ابزار جستجو کنید. هنگام باز کردن یک کتاب کار جدید ، این برگه "HOME" از قبل باز است.
- سلول B1 (DATE) را انتخاب کنید و سپس مکان نما را روی همه برچسب ها بکشید تا سلول K1 (BALANCE).
- در گوشه سمت چپ بالای نوار ابزار ، روی "B" کلیک کنید تا یک قالب برجسته انتخاب شود.
- برای مشاهده پالت رنگ پس زمینه برای تغییر رنگ پس زمینه ، روی نماد سطل رنگ کلیک کنید.
مرحله 5. تغییر اندازه چند ستون
معمولاً اندازه ستون برای ذخیره داده هایی که وارد کرده اید بسیار کوچک است. به عنوان مثال ، ستون های "PAYEE" و "DESCRIPTION" می توانند نام های طولانی یا یادداشت های طولانی را در خود جای دهند. ستون A فقط به عنوان جدا کننده عمل می کند ، بنابراین اندازه آن بسیار باریک است.
- روی سر ستون A کلیک کنید تا کل ستون را انتخاب کنید. در گوشه سمت راست بالای نوار ابزار در نوار "HOME" ، روی دکمه "FORMAT" کلیک کنید. از منوی کشویی ، روی "عرض ستون" کلیک کنید ، 2 را وارد کرده و روی OK کلیک کنید. ستون A بسیار باریک خواهد بود.
- ستون D ، "PAYEE" را گسترش دهید. روی قسمت سربرگ در ستون D کلیک کنید تا آن ستون انتخاب شود. نشانگر را روی مرز ستون های D و E. نگه دارید. مکان نما به مکان نما تغییر اندازه می یابد و شکلی مانند علامت بعلاوه با فلش اشاره دارد. هنگامی که این مکان نما قابل مشاهده است ، روی چپ کلیک کرده و موس را به سمت راست بکشید تا ستون به اندازه دلخواه باز شود.
- همین روش را برای گسترش ستون E ، "DESCRIPTION" ، تکرار کنید.
مرحله 6. برچسب ثبت را در مرکز قرار دهید
کل ردیف اول را انتخاب کنید. روی شماره یک در حاشیه سمت چپ صفحه کلیک چپ کنید. در سمت چپ بالای نوار ابزار در نوار "HOME" ، روی دکمه تراز وسط کلیک کنید. همه داده ها در سلول های انتخاب شده مرکز می شوند. برچسب های ستون در هر سلول در حال حاضر در مرکز هستند.
قسمت 2 از 5: قالب بندی سلول ها
مرحله 1. برخی از داده ها را وارد کنید
برای مشاهده تغییرات قالب انجام شده ، چهار ردیف داده را در سلول ها وارد کنید. با مانده اولیه شروع کنید ، سپس سه تراکنش دیگر را وارد کنید.
- تاریخ موجودی اولیه را به سلول B2 اضافه کنید ، به عنوان مثال 15/9/27. در ستون "PAYEE" در سلول D2 ، "باز کردن تعادل" را تایپ کنید. در ستون "BALANCE" در سلول K2 ، مقدار پول را در حساب خود با توجه به تاریخ در سلول B2 وارد کنید.
- سه تراکنش دیگر اضافه کنید. معاملات بدهی (مانند پرداخت چک یا برداشت دستگاههای خودپرداز) و معاملات اعتباری (مانند سپرده ها) را با هم ترکیب کنید.
- به قالب بندی ناسازگار هر عدد در سلول توجه کنید. قالب ستون تاریخ ممکن است به "2015/09/27" یا "27-سپتامبر" تغییر کند. ستون مقدار دلار ممکن است تعداد اعشار اشتباه را نشان دهد. قالب بندی کنید تا همه چیز تمیز باشد.
مرحله 2. تاریخ را فرمت کنید
مطمئن شوید این ستون تاریخهای ثابتی را نمایش می دهد. گزینه های زیادی برای قالب بندی تاریخ در Excel وجود دارد. هر کدام را که میخواهید انتخاب کنید.
- روی سربرگ ستون B ، "DATE" کلیک کنید. کل ستون انتخاب می شود.
- روی ستون راست کلیک کرده و Format Cells را انتخاب کنید. پنجره Format Cells ظاهر می شود.
- برگه "اعداد" را انتخاب کنید. "Date" را در "Category" انتخاب کنید. قالب تاریخ مورد نظر خود را انتخاب کرده و روی OK در گوشه سمت راست پایین پنجره کلیک کنید.
- در حالی که ستون هنوز انتخاب شده است ، با کلیک روی نماد تراز وسط در گوشه سمت چپ بالای نوار ابزار ، در نوار "HOME" ، داده ها را در این سلول ها متمرکز کنید.
مرحله 3. قالب ستون "ITEM #"
داده های این ستون باید در مرکز قرار گیرند. با کلیک روی سر ستون ، کل ستون C را برجسته کنید. روی نماد تراز وسط کلیک کنید. به داده های وارد شده در این ستون توجه کنید. نوشتار باید متمرکز باشد.
قالب ستون های D و E ، "PAYEE" و "DESCRIPTION" را بررسی کنید. اکسل معمولاً سلول ها را فرمت می کند تا داده ها در یک راستا قرار گیرند. این قالب برای این ستون مناسب خواهد بود. اندازه ستون را دوبار بررسی کنید. در حال حاضر برخی از داده ها در این سلول ها وجود دارد ، بنابراین عرض ستون را تنظیم کنید تا در صورت نیاز ، ستون گسترده تر یا باریک تر شود
مرحله 4. ارز را در ستون F ، H و K یا "بدهی" ، "اعتبار" و "تراز به جلو" فرمت کنید
ارز از اعشار دو رقمی استفاده می کند. گزینه ای برای نمایش علامت دلار وجود دارد. در صورت تمایل می توان شماره بدهی را قرمز کرد.
- ستون F. را انتخاب کنید در ستون F راست کلیک کرده و Format Cells را انتخاب کنید. پنجره Format Cells ظاهر می شود. در برگه "شماره" ، "حسابداری" را انتخاب کنید. در گزینه "مکانهای اعشاری" "2" را انتخاب کنید. علامت دلار را در "نماد" انتخاب کنید.
- مراحل بالا را برای ستون H و K تکرار کنید.
- برای قرمز جلوه دادن شماره بدهی ، روی سربرگ ستون F کلیک کنید تا کل ستون انتخاب شود. روی ستون راست کلیک کرده و Format Cells را انتخاب کنید. وقتی پنجره Format Cells ظاهر شد ، برگه Font را انتخاب کنید. در این برگه ، روی کشویی کنار گزینه Color کلیک کنید. از پالت ، روی رنگ قرمز کلیک کنید.
قسمت 3 از 5: ایجاد فرمول ها
مرحله 1. یک فرمول برای محاسبه موجودی جاری ایجاد کنید
فرمول عملیات ریاضی را برای محاسبه تراز فعلی در ستون K. وارد کنید. شما نیازی به فرمول در سلول K2 ندارید. موجودی اولیه شما در اینجا وارد می شود.
- روی سلول K3 کلیک کنید. روی نوار فرمول در بالای صفحه گسترده کلیک کنید. فرمول را برای محاسبه وارد کنید. Enter = SUM (K2-F3+H3). این فرمول به صفحه گسترده می گوید که مانده اولیه (سلول K2) را گرفته ، در صورت وجود (بدهی F3) بدهی ها را کم کند و در صورت وجود (اعتبار سلول H3) اعتبار اضافه کند.
- اگر موجودی اولیه 200 دلار است و اولین ورودی شما چک 35 دلار است ، 35 دلار را به عنوان بدهی در سلول F3 ثبت کنید. فرمول وارد شده در سلول H3 موجودی اولیه را می گیرد و بدهی را کم می کند تا موجودی آن 165 دلار باشد.
مرحله 2. فرمول را کپی کنید
سلول K3 را انتخاب کنید. راست کلیک کرده و Copy را انتخاب کنید. سلولهای K4 و K5 را انتخاب کنید ، سپس راست کلیک کرده و Paste را انتخاب کنید. اکنون فرمول در این سلولها کپی شده است. اکنون موجودی جاری در ستون K برای همه سطرهای داده وارد شده محاسبه شده است.
مرحله 3. یک فرمول مشروط ایجاد کنید تا ستون موجودی فعلی پاک شود
می توانید فرمول بالا را در سلول K6 کپی کنید. با این حال ، از آنجا که هیچ داده ای وارد نکرده اید ، موجودی فعلی از سلول K5 در سلول K6 نیز ظاهر می شود. برای روشن شدن این موضوع ، یک فرمول مشروط ایجاد کنید که در صورت وارد نشدن هیچگونه تراکنش ، سلول را خالی می کند ، اما در صورت وجود موجودی ، آن را نمایش می دهد.
در سلول K6 فرمول = IF (ISBLANK (B6) ، "" ، SUM (K5-F6+H6)) را وارد کنید. این به اکسل می گوید که اگر سلول B6 در ستون "DATE" خالی است ، سلول H6 باید خالی باشد ، اما اگر سلول B6 خالی نباشد ، مانده باید محاسبه شود
مرحله 4. فرمول را با تکمیل خودکار گسترش دهید
ویژگی AutoFill فرمول سلول های مجاور را پر می کند بنابراین نیازی به وارد کردن مکرر فرمول "BALANCE" نیست.
- اهرم تکمیل خودکار را در سلول فعال جستجو کنید. به مستطیل کوچک تیره در گوشه سمت راست پایین سلول فعال نگاه کنید. موشواره را روی صفحه بچرخانید تا به یک مکان نما برای تکمیل خودکار تغییر کند ، که بعنوان یک امتیاز ضعیف به نظر می رسد.
- روی سلول K6 کلیک کنید. نشانگر را روی اهرم تکمیل خودکار نگه دارید و مکان نما به یک علامت مثبت نازک تبدیل می شود. کلیک چپ و اهرم تکمیل خودکار را نگه دارید. مکان نما را به سلول K100 (ستون K ، ردیف 100) بکشید.
- فرمول اکنون در تمام سلولهای ستون K تا ردیف 100 کپی می شود. شماره سطر و ستون در هر سلول به طور خودکار تنظیم می شود تا فرمول بتواند به درستی محاسبه کند.
قسمت 4 از 5: افزودن دسته ها
مرحله 1. یک دسته معامله ایجاد کنید
دسته بندی معاملات برای ردیابی جریانات نقدی و انواع درآمد مفید است. طبقه بندی می تواند به مالیات بر درآمد ، مانند مالیات بر دارایی یا کمک های خیریه مربوط شود. همچنین می توان از دسته بندی ها برای ایجاد نمودارهایی استفاده کرد که به راحتی فعالیت مالی حساب را تجسم می کنند.
مرحله 2. برگه "دسته ها" را ایجاد کنید
از این برگه برای ذخیره همه دسته های احتمالی چک های ثبت درآمد و هزینه استفاده می شود. نام یکی از برگه های کتاب کار "دسته ها" را تغییر دهید. روی عنوان برگه موجود دوبار کلیک کنید تا نام آن برجسته شود. نام به "Sheet2" یا "Sheet3" تغییر می کند. وقتی نام برگه برجسته شد ، نام جدیدی برای برگه ، مانند "دسته ها" تایپ کنید.
در سلول B4 ، "دسته ها" را تایپ کنید. سلول ها را به صورت برجسته فرمت کنید و آنها را در مرکز قرار دهید
مرحله 3. ایجاد دسته های درآمد
در سلول B5 عبارت "*** درآمد ***" را تایپ کنید. همه دسته های درآمدی که در آینده دارید یا می توانید از آنها بهره مند شوید در اینجا گنجانده شده است. همه دسته های درآمدی خود را از سلول B6 شروع کرده و به سمت پایین حرکت کنید.
- متداول ترین طبقه درآمد "دستمزد" (دستمزد) است. در صورت وجود بیش از یک شغل ، دسته های مختلف دستمزد را تقسیم کنید.
- وضعیت مالی شما یک عامل تعیین کننده برای سایر دسته های درآمدی است. اگر صاحب سهام هستید یک دسته "سود سهام" ایجاد کنید. همچنین در صورت وجود ، دسته های حمایت از کودک ایجاد کنید. دسته های دیگر مانند "درآمد سود" ، "هدایا" و "متفرقه".
مرحله 4. ایجاد دسته بندی بار
سلولهای دسته آخر درآمد را پاک کنید. یک سلول را پایین بیاورید و سپس "*** هزینه ها ***" را تایپ کنید. همه دسته بندی های بار در این بخش هستند.
تعداد دسته بندی های بار متناسب با شرایط شما ، از جمله "وام مسکن" ، "اجاره" ، "بیمه" ، "پرداخت خودرو" ، "گاز" ، "برق" ، "تلفن" یا "سرگرمی" است
مرحله 5. نامی برای محدوده سلول های حاوی دسته بندی بگذارید
سلول B5 را انتخاب کنید ، سپس از سلول B5 همه دسته های درآمد و هزینه را مشخص کنید. کادر نام سلول را در گوشه سمت چپ بالای پنجره ، که در سمت چپ کادر فرمول قرار دارد ، جستجو کنید. نام اولین سلول در محدوده برجسته "B5" را نشان می دهد. روی جعبه نام سلول کلیک کنید و "Categories" را تایپ کنید. این نام طیف وسیعی از سلول ها است که می توانید از آنها در چک ثبت استفاده کنید.
مرحله 6. از دسته هزینه و درآمد در ثبت چک استفاده کنید
به برگه ای که ایجاد کرده اید ، برگردید. اکنون ستون های "طبقه بندی هزینه" و "طبقه بندی درآمد" به منوی کشویی اضافه می شود.
- در بررسی زبانه ثبت ، سلول G2 را انتخاب کنید. این اولین سلول در ستون "طبقه بندی هزینه" است.
- نوار "DATA" را در نوار ابزار انتخاب کنید. روی دکمه "اعتبار داده" کلیک کنید. از منوی کشویی "Data Validation" را انتخاب کنید. پنجره "اعتبار داده" باز می شود.
- در برگه "تنظیمات" در پنجره "اعتبار سنجی داده" ، کادر کشویی "مجاز" را پیدا کنید. روی پیکان رو به پایین کلیک کنید و "لیست" را انتخاب کنید. در قسمت "منبع" "= دسته ها" را وارد کنید. روی OK کلیک کنید.
- یک پیکان کوچک در کنار سلول G2 ظاهر می شود. روی این فلش کلیک کنید تا لیستی از دسته ها نمایش داده شود. روی دسته ای که مربوط به تراکنش ردیف است کلیک کنید.
- با استفاده از تکمیل خودکار فرمول را از سلول G2 به سلول G100 کپی کنید.
- به سلول J2 بروید تا روند را در ستون "طبقه بندی درآمد" تکرار کنید.
قسمت 5 از 5: حفاظت از ثبت چک
مرحله 1. سلولهای فرمول را قفل کرده و از صفحه گسترده محافظت کنید
محافظت از کاربرگ به این معنی است که نمی توانید داده ها را در سلول های قفل شده بازنویسی کنید تا نگران اشتباه محاسبات موجودی آینده به دلیل خطاهای فرمول نباشید. همچنین می توانید رمز عبور خود را اضافه کنید تا ثبت نام چک شما در برابر سایر کاربران محافظت شود. مطمئن شوید که گذرواژه به راحتی به خاطر سپرده می شود یا آن را در مکانی امن یادداشت کنید. اگر گذرواژه خود را فراموش کنید ، کاربرگ قابل دسترسی نخواهد بود.
مرحله 2. قفل سلول را باز کنید
هنگامی که کاربرگ محافظت می شود ، همه سلول ها قفل می شوند. بنابراین ، شما باید قفل سلول های داده را وارد کنید ، حتی اگر کاربرگ محافظت شده باشد.
- سلولهای B2 تا J100 را انتخاب کنید. اینها همه سلولهای همه ستونهای ثبت ثبت هستند ، به جز آخرین ستون ، K ، که ستون "BALANCE" است. حتی اگر کاربرگ محافظت شده باشد ، داده ها هنوز باید در این سلول ها وارد شوند.
- در محدوده سلول های انتخاب شده ، راست کلیک کنید. Format Cells را انتخاب کنید.
- در پنجره Format Cells ، زبانه Protection را انتخاب کنید. علامت "قفل شده" را بردارید و روی OK کلیک کنید.
مرحله 3. حفاظت را در کاربرگ فعال کنید
این بدان معناست که تمام سلولها ، از جمله سلولهای ستون K ("BALANCE") قفل می مانند ، بنابراین نمی توان آنها را رونویسی کرد.
- نوار "REVIEW" را در نوار ابزار باز کنید. روی "Protect Sheet" کلیک کنید تا پنجره "Protect Sheet" ظاهر شود.
- اگر می خواهید از کاربرگ محافظت کنید ، رمز عبور را در اینجا اضافه کنید. اگر نه ، آن را خالی بگذارید.
- روی OK کلیک کنید. چک های ثبت شده در حال حاضر محافظت نشده هستند.
مرحله 4. برای تغییر سلول های قفل شده ، کاربرگ را محافظت نکنید
اگر می خواهید فرمول را در یک سلول قفل شده تغییر دهید ، می توانید بعداً این روند را معکوس کنید. نوار "REVIEW" را در نوار ابزار باز کنید. روی "Unprotect Sheet" کلیک کنید تا پنجره "Unprotect Sheet" ظاهر شود. روی OK کلیک کنید.
