سازماندهی یک جلسه م effectiveثر برای حمایت از اجرای روان فعالیتهای شرکت یا سازمان مورد نیاز است. جلسات فرصتی برای هماهنگی کار ، به اشتراک گذاری اطلاعات ، بهبود کار تیمی و دستیابی به اهداف به طور موثر است. جلسات م requireثر مستلزم آماده سازی خوب ، رهبری و تفویض وظایف است. در طول جلسه سعی کنید انگیزه شرکت کنندگان را افزایش دهید و کل تیم را درگیر کنید.
گام
قسمت 1 از 3: برگزاری جلسات
مرحله 1. تا آنجا که می توانید برای جلسه آماده شوید
اول از همه ، یک دستور جلسه تشکیل دهید که شامل برنامه و موضوعات مورد بحث باشد و موارد مهمی را که باید قبل از پایان جلسه مورد تأیید مجدد قرار گیرد ، تعیین کنید.
- به موقع به اتاق ملاقات بیایید زیرا محل کار شما بر نحوه درک دیگران از شما تأثیر می گذارد. منتظر ماندن در اتاق جلسه 15 دقیقه زودتر باعث می شود که دیگران فکر کنند شما کم بهره وری دارید یا می خواهید به بهانه رفتن به جلسه شغل دیگری را ترک کنید.
- یک فتوکپی از دستور کار تهیه کنید. اگرچه می توانید یک دستورالعمل دیجیتالی ایجاد کنید ، اما برای سهولت استفاده ، یک فتوکپی از دستور کار تهیه کنید.
مرحله 2. رهبری جلسه را بر عهده بگیرید
هنگام هدایت یک جلسه ، اطمینان حاصل کنید که تمام موضوعات موجود در دستور کار را پوشش داده اید و به صحبت های همه شرکت کنندگان به روشهای زیر گوش دهید:
- لیست حضور و غیاب را منتشر کنید. این جلسه وسیله ای برای انتشار اطلاعات در داخل تیم است و فرصتی برای گفتگو می شود تا همه مسئولیت های مربوطه خود را بدانند تا بتوانند عملکرد مورد انتظار خود را ارائه دهند. با انتشار لیست حضور و غیاب ، می دانید چه کسانی نیامده اند تا بتوانید با آنها تماس بگیرید و به جلسه بپیوندید. همچنین نشان می دهد که اطلاعاتی که در جلسه به اشتراک می گذارید مهم است.
- از دستور کار به عنوان یک راهنما استفاده کنید تا تمرکز هر یک از شرکت کنندگان در جلسه و دانستن آنچه باید انجام دهند آسان تر شود. ممکن است شرکت کنندگان در جلسات به نوبت حاضر شوند. بنابراین ، تهیه دستور کار قبل از جلسه باعث می شود هنگام رهبری جلسه تمرکز بیشتری داشته باشید.
مرحله 3. یک برنامه کاری تهیه کنید
برنامه کاری آخرین خلاصه ای است که کار بعد از جلسه را تأیید می کند و یک برنامه مداوم است که بر همه شرکت کنندگان در جلسه تأثیر می گذارد. مطابق دستورالعمل های زیر یک برنامه کاری تهیه کنید:
- شخصی را به عنوان مسئول یک هدف خاص تعیین کنید. شخص انتصابی مجبور نیست شخصاً به هدف برسد زیرا مدیر پروژه مسئول ارتباط اعضای تیم که باید درگیر شوند و منابع مورد نیاز را آماده می کند ، خواهد بود.
- به طور رسمی و غیر رسمی گزارش پیشرفت را درخواست کنید تا پرسنل تعیین شده کارهایی را که در یک بازه زمانی مشخص به دست آمده گزارش دهند.
مرحله 4. با توجه به دستور جلسه ، روی موضوع تمرکز کنید
پس از بحث در مورد یک موضوع در دستور کار و انجام بحث های لازم ، خلاصه ای از نتایج بحث را ارائه دهید ، فرصتی برای پرسیدن سوالات فراهم کنید ، سپس جلسه را با بحث در مورد موضوع بعدی ادامه دهید.
مرحله 5. برنامه جلسه آینده را تعیین کنید
برنامه جلسات بعدی را هنگامی که همه جمع شده اند اعلام کنید تا برنامه ریزی برای آنها راحت تر شود. به این ترتیب ، شما برنامه جلسات را از قبل اطلاع داده اید تا از برخورد برنامه ها جلوگیری کنید.
از اعضای تیم بخواهید که از طریق ایمیل پیشنهاد دهند که چه موضوعاتی باید در دستور کار قرار گیرد. پس از اتمام جلسه ، به آنها اطلاع دهید که از دستور کار یکسان برای جلسه بعدی استفاده خواهید کرد و از شرکت کنندگان در جلسه بخواهید پیشنهادات موضوعی را ارائه دهند که از دستیابی به اهداف شرکت/سازمان حمایت می کند
قسمت 2 از 3: آماده شدن برای جلسه
مرحله 1. تصمیم بگیرید که چه کسی ریاست جلسه را بر عهده خواهد داشت
این نقش معمولاً به یک مدیر محول می شود ، اما شما می توانید به اعضای تیم فرصت دهید تا جلسات دپارتمان را رهبری کنند تا بعداً بتوانند جلسات را در سطح بالاتری اداره کنند.
مرحله 2. سخنرانان را دعوت کنید
سخنران شخصی است که به دلایلی خاص برای شرکت در جلسه دعوت می شود زیرا در مدیریت منابع انسانی و سایر منابع تجربی است به طوری که اعضای تیم می توانند به بهترین عملکرد از جمله توضیح فرایندها و نتایج کار به طور م achieveثر دست یابند. علاوه بر این ، او همچنین می تواند توصیه هایی برای پیش بینی شرایط پیش بینی نشده و افزایش منابع در صورت نیاز ارائه دهد.
مرحله 3. برنامه جلسات مناسب را تعیین کنید
هنگام تنظیم برنامه ، زمان دسترسی و محدودیت های شرکت کنندگان را در نظر بگیرید. به عنوان مثال: همه شرکت کنندگان می توانند در جلسه بعدازظهر جمعه شرکت کنند ، اما زمان مناسبی برای بحث در مورد مسائل بزرگ نیست.
- برای اینکه همه اعضای تیم بتوانند در جلسه آینده شرکت کنند ، ابتدا از مسئول پروژه زمانبندی پروژه را بخواهید و سپس از همه شرکت کنندگان بخواهید برنامه های مربوطه خود را مطابق برنامه تنظیم کنند.
- تعیین کنید که چه کسی صورتجلسه را تهیه می کند و اطمینان حاصل کنید که اطلاعات نتایج جلسه نیز برای شرکت کنندگان غایب ارسال می شود.
مرحله 4. دستور جلسه را آماده کنید
دستور کار جلسه حداقل باید شامل لیستی از موضوعات مورد بحث ، تفویض وظایف ارائه و تخصیص زمان برای بحث در مورد هر موضوع باشد. با توجه به پیشنهادات زیر می توانید دستور جلسه را ترتیب دهید:
- حداقل 2 روز قبل از جلسه از طریق ایمیل از همه شرکت کنندگان در جلسه درخواست کنید. ایمیل بهترین ابزار برای این کار است زیرا درخواست ها را به صورت کتبی دریافت خواهید کرد.
- یک دستور جلسه جلساتی تهیه کنید تا همه موضوعات مورد بحث ، سخنرانان و تخصیص زمان ثبت شود. اگر درخواستی برای موضوعی وجود دارد که از موضوع کلی خارج است ، با شخص مربوطه تماس بگیرید و از او بخواهید که درخواست خاصی را مطرح کند تا در جلسه بعدی مورد بحث قرار گیرد.
- یک برنامه واقع بینانه تهیه کنید. توضیحات و بحث هایی که 30 دقیقه طول می کشد نباید مجبور شود در 15 دقیقه به پایان برسد. در صورت لزوم یک برنامه زمان بندی کنید و جلسه را زود هنگام که همه موضوعات مورد بحث قرار گرفته است به پایان برسانید.
مرحله 5. پیشنهاد قوانین جلسه
شما نیازی به وضع قوانین رسمی یا اعمال تحریم ندارید ، اما اجرای قوانین باعث می شود که جلسه بدون مشکل اجرا شود و همه بتوانند نظر خود را به خوبی بیان کنند.
هنگام شروع جلسه قوانین را بیان کنید: "برای صرفه جویی در وقت ، شرکت کنندگان ممکن است س questionsالات خود را بپرسند و پس از اتمام ارائه سخنران پاسخ دهند. اگر هنوز پس از اتمام زمان بحث بازخورد دارید ، لطفاً به من ایمیل بزنید تا در مورد آن بیشتر بحث کنیم."
مرحله 6. تقسیم زمان را تعیین کنید
با تعیین مدت زمان لازم برای هر سخنران و بحث در مورد هر موضوع ، دستور جلسه را تعیین کنید.
- قبل از شروع جلسه تقسیم زمان را اطلاع دهید تا همه شرکت کنندگان بدانند چه زمانی می توانند مشارکت داشته باشند و از بحث های تصادفی یا تحریف شده جلوگیری کنند.
- به عنوان راهنما ، پس از بحث در مورد موضوعات خاص ، حداقل 10 دقیقه به بحث اجازه دهید.
مرحله 7. ارائه دستور جلسه
روز قبل از جلسه ، دستور جلسه را برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید تا همه فتوکپی برنامه را داشته باشند و از هدف جلسه مطلع شوند. علاوه بر این ، آنها همچنین می توانند در صورت وجود اطلاعات نادرست در دستور کار به شما اطلاع دهند.
مرحله 8. یک یادآوری ارسال کنید
قبل از شروع یک جلسه اول یا غیر معمول ، یک ساعت قبل یادآوری ارسال کنید تا همه شرکت کنندگان به موقع برسند.
قسمت 3 از 3: تبدیل شدن به یک رهبر مctiveثر در جلسه
مرحله 1. رهبر جلسات خوبی باشید
سعی کنید در طول جلسه با همه شرکت کنندگان ارتباط برقرار کنید تا اهداف جلسه محقق شود. مسئولیت اداره جلسات را به سخنرانان دعوت شده برای بحث در مورد موضوعات خاص واگذار کنید. خود شما باید به طور فعال در طول بحث شرکت کنید.
مرحله 2. اهداف کاری را که محقق شده و به آنها نرسیده است اطلاع دهید
اگر هدف این جلسه بحث در مورد چندین هدف است ، پیشرفتی را که به دست آمده است و مسئول این دستاوردها چه کسی است ، اطلاع دهید.
- اگر برنامه کاری وجود دارد که از آخرین جلسه پیشرفت نکرده است ، دلیل آن را بپرسید.
- اگر این امر به دلیل کمبود زمان یا منابع دیگر است ، راه حل را با شخصی که به عنوان مسئول پروژه تعیین شده است بحث کنید یا در خارج از جلسه موضوع را به طور مفصل مورد بحث قرار دهید.
مرحله 3. اگر بحث از موضوع منحرف شد دوباره تمرکز کنید
گاهی اوقات ، بحث به دلیل اشتیاق یا ناامیدی شرکت کنندگان راه خود را از دست می دهد. با انجام روش های زیر توجه ها را متمرکز کرده و بحث های سرگردان را هدایت کنید:
- این جلسه را یک مأموریت جمع آوری واقعیت بدانید. به هر شرکت کننده فرصت دهید تا صحبت کند تا بتوانید تا آنجا که ممکن است اطلاعات جمع آوری کنید. این روش همچنین باعث می شود شرکت کنندگان در جلسه به نوبت صحبت کنند ، از جمله کسانی که دوست دارند بر جلسه تسلط داشته باشند.
- از Cyberstorming ، یک برنامه ارتباطات الکترونیکی برای به اشتراک گذاشتن ایده ها در گروه استفاده کنید و می توانید از آن برای جلسات غیر رسمی استفاده کنید. این روش مانع از رقابت بین اعضای تیم برای شنیدن صدا می شود زیرا همه افراد در گروه می توانند نظرات سایر اعضا را ببینند.
- اگر فردی در جلسه در مورد موضوعی خارج از دستور کار بحث می کند ، بی طرف باشید ، به عنوان مثال: "ایده جالبی ، باب! بعداً می توانیم درباره آن صحبت کنیم. » بسیاری از مردم نمی دانند که در مورد موضوعاتی که از دستور جلسه خارج می شود بحث می کنند ، اما اگر موضوع واقعاً مهم باشد ، برای بحث به شما مراجعه می کنند.
- جهت بحث را کنترل کنید. علاوه بر شرکت کنندگانی که بیش از حد طولانی صحبت می کنند ، مشکلات در جلسه ممکن است رخ دهد زیرا شخصی به بحث در مورد موضوعاتی که خارج از دستور کار است ادامه می دهد. برای غلبه بر این ، ابتدا به صحبت های او گوش دهید و سپس پیشنهاد دهید که این موضوع در جلسه بعدی بیشتر مورد بحث قرار گیرد. تأکید کنید که این جلسه به بحث درباره موضوعات ذکر شده در دستور کار ادامه می دهد.
- با شخصی که بر جلسه تسلط دارد گفتگوی خصوصی داشته باشید و دلیل آن را بپرسید. به جای اذیت شدن ، نگرانی خود را نشان دهید. بر آنچه در طول جلسه مشاهده کرده اید تمرکز کنید و به او اجازه دهید رفتار خود را توضیح دهد. به او کمک کنید تا تسلط بر جلسه را متوقف کند.
مرحله 4. طبق برنامه به موضوع بعدی بروید
با قاطعیت مدیریت زمان را تمرین کنید ، بی ادب نباشید. تنظیم دقیق زمان باعث می شود هر یک از شرکت کنندگان بداند که جلسه هنوز ادامه دارد و بحث هایی که به جلسه مربوط نمی شوند را می توان پس از پایان جلسه ادامه داد.
عجله نکنید. حتی اگر مجبور باشید کنترل اوضاع را در دست بگیرید ، اگر بحث کوتاه شود جلسه کمتر مفید خواهد بود. قبل از شروع مجدد جلسه ، به شرکت کنندگان این فرصت را بدهید تا س questionsالات خود را مطرح کرده یا نظرات خود را ارائه دهند. اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم احساس می کنند به جای نادیده گرفته شدن ، احساس مشارکت می کنند
مرحله 5. بر موضوع مهم تأکید کنید
بر اهداف اصلی که باید به آنها برسید و ارتباط آنها با سایر اهداف که از دستیابی به اهداف اصلی پشتیبانی می کنند ، تأکید کنید.
برای شرکت کنندگان در جلسه توضیح دهید تا آنها از دامنه پروژه ای که روی آن کار می کنند و نقش های مربوطه آنها به عنوان بخش مهمی از یک واحد مطلع شوند
مرحله 6. در صورت لزوم ، در یادداشت برداری کمک کنید
قبل از شروع جلسه ، تصمیم بگیرید که چه کسی صورت جلسه را می گیرد. اگر او بیش از حد غرق شده است ، دست یاری دهید یا خودتان یادداشت کنید.
مرحله 7. در صورت سوء تفاهم توضیح دهید
پس از اینکه همه موضوعات مورد بحث قرار گرفت ، رهبر جلسه خلاصه ای تهیه می کند تا شرکت کنندگان نتایج جلسه را بدانند و در صورت وجود مواردی که هنوز مشخص نیست ، س questionsال کنند.
به عنوان رهبر جلسه ، توضیحات مفصلی ارائه دهید تا همه شرکت کنندگان نتایج جلسه را درک کنند
مرحله 8. قبل از پایان جلسه ، خلاصه ای کامل ارائه دهید
رهبرانی که در تصمیم گیری قاطع هستند از رکود و بلاتکلیفی جلوگیری می کنند ، کارکنان را مجبور به کار مجدد و با انگیزه می کنند ، به تغییرات و اطلاعات جدید پاسخگو هستند. این را می توان از ویژگی های زیر مشاهده کرد:
- اهداف مشخصی برای اطمینان از همخوانی بین تصمیمات با اهداف شرکت و سازمان و اخلاق داشته باشید.
- مراقبت با نشان دادن نمونه در زندگی و رعایت اخلاق کاری به عنوان مبنایی برای تصمیم گیری موثر و کارآمد.
- شفافیت را نشان دهید ، یعنی از خودگذشتگی با اثبات اینکه تصمیمات مفید برای شرکت به همه این فرصت را می دهد که خود را توسعه دهند.
- شکست را به عنوان یک فرصت یادگیری در نظر بگیرید که گامی برای تصمیم گیری بهتر خواهد بود. وقتی مشکلی پیش می آید ، یک رهبر قاطع می تواند شرایط را درک کند.
- برقراری ارتباط آشکار و م effectivelyثر مطابق با فرهنگ سازمانی/سازمانی برای جلوگیری از ناسازگاری یا تضاد هنگام برقراری ارتباط با زیردستان یا مافوق.
