کار و تجارت ، به ویژه در محیط اداری ، سطح خاصی از همکاری را می طلبد. به عنوان مثال ، تصمیمات مهم اغلب از دیدگاه یک فرد بیشتر نیاز دارند و به طور کلی موفقیت یک شغل مهم نیاز به تخصص تعدادی از افراد دارد. جلسات راهی برای ایجاد همکاری سازمان یافته و سازمان یافته است ، اما بدون هدف یا کنترل ، جلسات می توانند به راحتی طولانی و ناکارآمد شوند. آگاهی از نحوه برنامه ریزی ، آماده سازی و رهبری جلسات می تواند بین یک جلسه م effectiveثر و یک جلسه وقت گیر تفاوت ایجاد کند.
گام
قسمت 1 از 3: آماده شدن برای جلسه
مرحله 1. جلسه آینده را با شرکت کنندگان بحث کنید
وقتی می فهمید که ریاست جلسه آینده را بر عهده خواهید داشت ، یکی از اولین کارهایی که باید انجام دهید این است که کمی وقت خود را به صحبت با افرادی که شرکت می کنند (به ویژه افراد مهم و سطح بالا) اختصاص دهید. بپرسید آیا مورد خاصی وجود دارد که آنها مایلند در جلسه بحث کنند. پاسخهای آنها را ضبط کرده و هنگام نوشتن دستور کار خود از آنها به عنوان راهنما استفاده کنید.
این که از شرکت کنندگان بپرسید که دوست دارند در مورد چه چیزی بحث کنند ، نه تنها برای نوشتن دستور کار برای شما راحت تر است ، بلکه حتی قبل از شروع جلسه نیز آنها را در فرایند جلسه مشارکت می دهد. وقتی افراد می دانند که مسائلی که برای آنها مهم است مورد بحث قرار می گیرد ، بیشتر در جلسات شرکت می کنند و توجه می کنند
مرحله 2. دستور کار را بنویسید و به اشتراک بگذارید
دستور جلسه نه تنها برای رهبر جلسه ، بلکه برای مهمانان حاضر نیز مفید است. دستور کار شامل اطلاعات مفیدی در مورد جلسه مانند زمان ، مکان و افرادی است که در آن شرکت می کند. مهمتر از همه ، دستور کار همچنین موضوعات مورد بحث را مورد بحث قرار می دهد ، به طوری که همه می توانند مقدمات خود را فراهم کنند. دستور جلسه را قبل از خود جلسه ارسال کنید - هرچه جلسه مهمتر باشد ، زودتر باید دستور جلسه را ارسال کنید.
یکی از مواردی که باید در دستور کار قرار گیرد ، محدودیت زمانی پیش بینی شده برای هر بحث است. داشتن یک برنامه زمان بندی شده که قبلاً مشخص شده است ، می تواند برای شما راحت تر باشد که جلسه را در مسیر مناسب تنظیم کنید. در حالی که برخی از رویدادهای در دستور کار شما بیشتر طول می کشد (و برخی دیگر سریعتر) ، برنامه زمان بندی را برای شما آسان تر می کند و زمان کلی را تنظیم و تنظیم می کنید
مرحله 3. درباره موضوع بحث ها و جلسات قبلی تحقیق کنید
افرادی که در جلسه شرکت می کنند ممکن است همه اطلاعات مربوط به موضوعی را که قصد بحث در مورد آن را دارید ندانند - برخی ممکن است در آخرین جلسه شرکت نکرده باشند ، در حالی که برخی دیگر فراموش کرده اند. ایده خوبی است که شما به عنوان رئیس جلسه از سابقه بحث تا کنون مطلع باشید. سعی کنید با افرادی که قبلاً در جلسات مهم شرکت کرده اند صحبت کنید تا به مسائل حل نشده پی ببرید تا بتوانید آنها را در جلسه مورد بحث قرار دهید. همچنین باید صورت جلسه آخر را از مقام رسمی که یادداشت ها را نگه می دارد بگیرید تا به شما در سازماندهی برنامه های شما کمک کند.
صورتجلسات جلسات قبلی می تواند منبع مهمی برای شما به عنوان یک رهبر باشد. صورتجلسه مباحث و تصمیماتی را که در آخرین جلسه رخ داده است خلاصه می کند ، بنابراین می توانید همه اطلاعات مهم را نسبتاً سریع و آسان پیدا کنید. ممکن است لازم باشد صورت جلسه مهم را به همراه دستور کار با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید
مرحله 4. محل جلسه را از قبل آماده کنید
در روز جلسه ، باید اطمینان حاصل کنید که اتاق یا مکانی که مورد استفاده قرار می گیرد تمیز ، مرتب و آماده برای قرار دادن شرکت کنندگان در جلسه است. شما باید اطمینان حاصل کنید که همه اجزای فناوری جلسه (مانند ارائه ها ، پروژکتورها ، دستگاه های بصری و غیره) به درستی کار می کنند و آماده استفاده هستند - به هم ریختگی فنی می تواند زمان ارزشمندی را هدر داده و روند روان یک جلسه را مختل کند.
اگر از ارائه الکترونیکی (مانند پاورپوینت و غیره) استفاده می کنید ، وقت بگذارید تا با کنترل از راه دور یا کلیک کننده ای که در ارائه استفاده می شود آشنا شوید. شما مطمئناً نمی خواهید وقت خود را برای بحث با آن کنترل کننده ها در حین بحث در مورد مسائل مهم هدر دهید
قسمت 2 از 3: عمل به عنوان رهبر در جلسات
مرحله 1. جلسه را به طور رسمی باز کنید
وقتی زمان برنامه ریزی شده به پایان رسید و همه شرکت کنندگان (یا حداقل همه شرکت کنندگان مهم) در آن حضور داشتند ، توجه همه را در اتاق جلب کنید. خود را به عنوان رهبر معرفی کنید و هدف از این جلسه چیست. با اعلام زمان پایان جلسه برنامه ریزی شده ، یک چارچوب زمانی تعیین کنید - می توانید یک جلسه طولانی یا کوتاه داشته باشید ، اما بیان یک محدودیت زمانی زودتر از موعد به حفظ جلسه در زمان مقرر کمک می کند. اگر برخی از شرکت کنندگان یکدیگر را نمی شناسند ، وقت بگذارید تا نام شرکت کنندگان را به طور مختصر بخوانید و شرکت کنندگان مهم را معرفی کنید.
لازم به ذکر است که برخی از مشاغل و سازمانها روشهای سختگیرانه و منظمی برای افتتاح و برگزاری جلسات دارند. به عنوان مثال ، برخی از سازمان ها هستند که جلسات را با ضربه چکش باز می کنند
مرحله 2. خلاصه های مربوط به جلسات قبلی را ارائه دهید
در ابتدای جلسه ای که بخشی از یک پروژه طولانی مدت است ، باید اطلاعات کوتاهی در مورد پروژه با ارائه خلاصه ای سریع از رویدادها یا تصمیمات جلسه قبلی ارائه دهید. همه شرکت کنندگان به اندازه شما از موضوع بحث مطلع نیستند ، بنابراین این مرحله می تواند در موثر و کارآمد بودن جلسه مفید باشد.
- به جای اینکه نتایج جلسات قبلی را خودتان خلاصه کنید ، ممکن است بخواهید از دبیر جلسه یا مقام رسمی که یادداشت می کند بخواهید صورت جلسه های قبلی را بخواند تا به خلاصه احساس رسمی برسد.
- همچنین باید خواندن مکاتبات یا ارتباطات مهمی که بعد از جلسه قبلی رخ داده است را در نظر بگیرید.
- لازم به ذکر است که اگر نسخه ای از صورتجلسه/مکاتبات را در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید ، خواندن آنها ممکن است ضروری نباشد.
مرحله 3. به شرکت کنندگان مهم اجازه دهید تا وضعیت کلی را گزارش دهند
در مرحله بعد ، افراد دارای دانش مرتبط را دعوت کنید تا شما را در جریان تحولات جدیدی که از آخرین جلسه رخ داده است ، قرار دهند. این می تواند هر چیزی باشد - به عنوان مثال ، مشکلات جدیدی که مشاغل یا سازمانها با آن روبرو هستند ، تغییرات در پرسنل ، پیشرفت پروژه و تغییرات در استراتژی که همه می توانند در اینجا مورد بحث قرار گیرند. شرکت کنندگان در جلسات همچنین می خواهند در مورد نتایج اقدامات خاصی که در نتیجه جلسات قبلی انجام شده است ، بشنوند.
مرحله 4. تمام کارهای ناتمام را به پایان برسانید
اگر مسائل حل نشده و تصمیماتی وجود دارد که از جلسه گذشته گرفته نشده است ، سعی کنید آنها را قبل از بحث در مورد مسائل جدید حل کنید. هرچه شماره قبلی به حالت تعلیق درآید ، کمتر شرکت کننده ای می خواهد مسئولیت آن را بر عهده بگیرد ، بنابراین سعی کنید هرگونه کار ناتمام را در طول جلسه تعریف و حل کنید. معمولاً مشاغل ناتمام به طور خاص در صورتجلسه جلسه قبلی به عنوان "بلاتکلیف" یا "برای بحث بیشتر ارائه می شود" مشخص می شود.
- بسته به فرهنگ و مقرراتی که در آن کار می کنید ، ممکن است کسب و کار یا سازمان شما روشهای خاصی برای تصمیم گیری داشته باشد-به عنوان مثال ، شرکت کنندگان در جلسه فقط باید به اجماع اکثریت برسند ، یا شاید گروهی از افراد سطح بالا وظیفه دارند همه تصمیمات تصمیم گیری
- به خاطر داشته باشید که بعضی چیزها خیلی بزرگتر از آن هستند که بتوانید در طول یک جلسه تمام کنید. لازم نیست به پیشرفت طولانی مدت پروژه های ناتمام فکر کنید. با این حال ، شما باید تصمیم یا پروژه ای را مطرح کنید که در آن زمان نیاز به اقدام دارد.
مرحله 5. درباره تجارت جدید بحث کنید
در مرحله بعد ، هرگونه مسأله ، نگرانی و موضوعات جدیدی را مطرح کنید که باید مورد بحث قرار گیرد. اینها مواردی است که به طور طبیعی ناشی از تحولاتی است که بین جلسات قبلی و کنونی رخ داده است. سعی کنید تصمیمات مشخص و قطعی را از شرکت کنندگان بگیرید - هرچه بیشتر موارد را بی پاسخ بگذارید ، مسائل حل نشده بیشتری را در جلسه بعدی خود به ارمغان خواهید آورد.
مرحله 6. نتیجه گیری جلسه را بخوانید
بعد از اینکه تمام مسائل قدیمی و فعلی خود را حل کردید ، زمانی را برای خواندن نتیجه جلسه برای همه حاضران اختصاص دهید. تمام تصمیماتی که به صورت جداگانه گرفته شده است را فهرست کنید و در صورت لزوم اقدامات خاصی را که انتظار می رود شرکت کنندگان قبل از جلسه بعدی انجام دهند ، شرح دهید.
این مرحله بسیار مهم است - این آخرین فرصت شماست تا اطمینان حاصل کنید که همه جلسه را می دانند و دقیقاً می دانند که پروژه در کجا قرار دارد و از آنها چه انتظار می رود
مرحله 7. با بیان اصول اولیه برای جلسه بعدی ، نتیجه گیری کنید
در نهایت ، آنچه را که در جلسه آینده مورد بحث قرار می گیرد ، بیان کنید و وقتی برنامه ریزی خود را شروع کردید ، زمان و مکان جلسه را بگویید. این به شرکت کنندگان کمک می کند تا از یک پروژه یا تصمیم مهم به پروژه بعدی حس تداوم ایجاد کنند و به آنها فرصت می دهد تا وظیفه محوله را ادامه داده یا انجام دهند.
شایان ذکر است که اگر در جلسه فعلی به تمام مسائل قدیمی و جدید پرداخته اید ، مجبور به برنامه ریزی جلسه دیگری نیستید. با این حال ، اگر به اندازه کافی مسائل حل نشده وجود داشته باشد که نیاز به بحث بیشتری داشته باشد یا اگر می خواهید پیشرفتی در پروژه خاصی مشاهده کنید ، جلسه دیگری ممکن است ایده خوبی باشد
قسمت 3 از 3: رهبری م Effeثر جلسات
مرحله 1. بحث را هدایت کنید ، اما بر آن مسلط نشوید
یکی از وظایف شما به عنوان رهبر جلسه این است که بحث را بدون مشکل ادامه دهید. وظیفه شما این نیست که در مورد همه موضوعات نظر بدهید یا اطمینان حاصل کنید که بحث در یک برنامه ثابت پیش می رود. شما باید انعطاف پذیری داشته باشید. به سایر شرکت کنندگان اجازه دهید آزادانه صحبت کنند و اجازه دهید موضوعات جدیدی از بحث ظاهر شود حتی اگر در دستور کار نباشد. ممکن است لازم باشد موضوعی را به طور ظریف به پایان برسانید یا موضوع خاصی از بحث را تغییر دهید تا بحث در مسیر خود قرار گیرد ، اما نباید احساس کنید که باید تمام جنبه های جلسه را کنترل کنید. به هر حال ، جلسات یک فرایند مشارکتی است.
در طول جلسه ، به دستور کار خود توجه کنید. اگر جلسه ای از دستور کار خارج است ، ممکن است لازم باشد برخی از موضوعات بحث را کنار بگذارید یا آنها را به بعد موکول کنید. اگر موضوع مورد بحث بسیار مهم است از انجام این کار نترسید
مرحله 2. همه شرکت کنندگان را تشویق کنید تا شرکت کنند
به عنوان رهبر جلسه ، وظیفه شما اطمینان از یک جلسه باز و پربار است. اگر متوجه شدید که مشارکت کنندگان خاصی که دانش مربوط به موضوع مورد بحث را دارند ، برای گروه باز نیستند ، آنها را تشویق به صحبت کنید. نیازی نیست که مستقیماً آنها را به چالش بکشید یا تماس بگیرید-فقط چیزی شبیه به این جمله بگویید: "من فکر می کنم تخصص خانم میثا در اینجا مفید خواهد بود" ، و این راهی عالی برای مشارکت اعضای کمتر فعال در جلسه است.
مرحله 3. اطمینان حاصل کنید که همه آنچه را که مورد بحث است درک می کنند
به سختی می توان به خاطر آورد که همه افرادی که در جلسه شرکت می کنند تجربه یا دانش یکسانی از موضوع بحث دارند. برای اطمینان از اینکه شرکت کنندگان وقت خود را عاقلانه در جلسه سپری می کنند ، ممکن است بخواهید از فرصت استفاده کنید و به طور خلاصه یک موضوع یا موضوع پیچیده را ساده کنید. شرکت کنندگانی که این اطلاعات را نمی دانند مطمئناً از آن قدردانی خواهند کرد.
مرحله 4. از س questionsالات دشوار یا ناخوشایند غافل نشوید
اگر چنین س questionsالاتی توسط رهبر شایسته کنترل نشود ، این جلسه بی ثمر خواهد بود. سعی کنید مطمئن شوید که همه موضوعات مهمی که می خواهید در مورد آنها بحث کنید در جلسه مورد بحث قرار می گیرد. اجازه ندهید شرکت کنندگان تقصیر را تغییر دهند یا بهانه های مبهم برای مسائل حل نشده بیاورند. سعی کنید شفاف سازی کنید و به مسائلی که هیچ کس نمی خواهد درباره آنها بحث کند ، پاسخ دهید. حتی اگر شرکت کنندگان آن را نخواهند ، این س questionsالات است که باید برای م theثر بودن جلسه پاسخ داده شود.
اطمینان حاصل کنید که همه تصمیمات مهم ثبت شده اند (در صورت داشتن مقام رسمی یا یادداشت گیر ، این کار را به آنها محول کنید). اگر مجبور هستید برای پرسیدن یک سوال دشوار مشکل ایجاد کنید ، باید مطمئن شوید که پاسخ های شما به خوبی مستند شده است
مرحله 5. مراقب زمان خود باشید
دلیلی وجود دارد که جلسات شهرت بدی دارند-برای اکثر مردم ، جلسات یک فعالیت زمان بر است. برای جلوگیری از طولانی شدن ملاقات ، از قدرت خود به عنوان یک رهبر برای ادامه بحث استفاده کنید. اگر جلسه به نظر می رسد بیشتر از آنچه انتظار داشتید طول بکشد ، از به تعویق انداختن برخی مسائل یا مکالمات بی اهمیت تا بحث بعدی نترسید. شما باید آمادگی داشته باشید و مایل باشید برنامه را طوری تنظیم کنید که از اتلاف وقت هیچ یک از شرکت کنندگان مطمئن شوید.
