در صورت دعوت به جلسه بدون هدف مشخص ، همکاران نمی آیند. اگر شما مسئول تعیین دستور جلسه هستید ، با مشخص کردن موضوعات مورد بحث در جلسه و مدت زمان لازم برای پوشش هر موضوع ، از این امر اجتناب کنید. با برنامه ریزی و اجرای آن در حد توان خود ، می توانید به نتایج بهتری دست یابید و شرکت کنندگان در جلسه خود با زمان از دست رفته احساس ضرر نمی کنند.
گام
قسمت 1 از 3: آماده شدن
مرحله 1. از همکاران اطلاعات بخواهید
اگر مشارکت کنندگان در تنظیم دستور کار جلسه مشارکت بیشتری داشته باشند ، احساس مشارکت بیشتری خواهند کرد. از آنها بخواهید موضوعی را که می خواهند در مورد آن بحث کنند پیشنهاد کنند و سپس آن را در دستور کار قرار دهند.
- یک ایمیل بفرستید یا با یک همکار که چند روز قبل از جلسه دعوت می شود ملاقات کنید.
- این مرحله را حداقل 6-7 روز قبل انجام دهید تا آنها هنوز وقت داشته باشند که مشارکت کنند. اطمینان حاصل کنید که دستور جلسه 3-4 روز قبل از تاریخ جلسه نهایی است.
مرحله 2. هدف اصلی یا چند هدف را تعیین کنید
اطمینان حاصل کنید که جلسه با هدف خاصی برگزار می شود ، به عنوان مثال برای تصمیم گیری ، به اشتراک گذاری اطلاعات ، تهیه برنامه های کاری یا گزارش پیشرفت کارها. اگر هدفی ندارید نیازی به برگزاری جلسه ندارید.
جلسات ممکن است به چند منظور برگزار شود ، به عنوان مثال برای گزارش پیشرفت کار به عنوان مبنایی برای تصمیم گیری های بلند مدت
مرحله 3. تمرکز بر موضوعاتی که افراد زیادی را تحت تأثیر قرار می دهد
موضوعات با بحث کافی شامل 2 نفر ، نباید در دستور کار قرار گیرد. برای یافتن راه حل هایی که نیاز به مشارکت افراد زیادی دارد ، وقت بگذارید.
- به عنوان مثال ، اگر شما و همکارتان می خواهید در مورد یک وظیفه جدید بحث کنید ، یک جلسه جداگانه (خارج از جلسه) برگزار کنید.
- اگر در حال برگزاری جلسه ای برای بحث در مورد مشکلی هستید که فقط چند نفر می توانند حل کنند ، شرکت کنندگان در جلسه که در بحث این موضوع دخیل نیستند باید بتوانند به کار خود ادامه دهند. این باعث می شود آنها احساس ناامیدی کنند زیرا زمان کارشان تلف شده است. بنابراین ، از این فرصت تا آنجا که ممکن است استفاده کنید زیرا برگزاری جلسه ای که بسیاری از افراد در آن شرکت می کنند آسان نیست.
مرحله 4. با تعیین موضوعاتی که می خواهید در مورد آنها بحث کنید ، دستور جلسه را تنظیم کنید
موضوعات مهمی را که باید در جلسه مورد بحث قرار گیرند ، اولویت بندی کنید زیرا نمی توانید همه موضوعات را در دستور کار قرار دهید.
- به عنوان مثال ، ممکن است بخواهید "مذاکرات مهلت پروژه" ، "ارائه گزارش پیشرفت" ، "برنامه های پروژه جدید" و "پیشنهادات" را لیست کنید. به دلیل محدودیت زمانی ، جلسه طوفان فکری را در دستور کار جلسه قرار ندادید.
- در نظر بگیرید که آیا شما نیاز به ملاقات با چند نفر برای بحث در مورد دستور کار اصلی در آماده سازی برای جلسه عمومی دارید.
مرحله 5. ابتدا مهمترین موضوعات را فهرست کنید
هنگام برنامه ریزی یک جلسه ، سیاست خوبی است که مهمترین موضوعات را در ابتدای جلسه قرار دهید. به این ترتیب ، همه شرکت کنندگان قادر به بحث در مورد موضوعات مهم هستند ، در حالی که ذهن آنها هنگام شروع جلسه روشن و از نظر جسمی مناسب است.
- به عنوان مثال ، "تصمیم گیری" و "ارائه گزارش پیشرفت" را برنامه ریزی کنید (مگر اینکه برای تصمیم گیری به گزارش پیشرفت نیاز باشد).
- علاوه بر این ، مهمترین موضوعات مورد بحث قرار گرفته است در صورتی که جلسه نیاز به پایان زودرس داشته باشد یا برخی از شرکت کنندگان مجبور شوند جلسه را قبل از پایان جلسه ترک کنند.
مرحله 6: مدت زمان پوشش هر موضوع را برآورد کنید
در حالی که نمی توانید مطمئن باشید که پوشش هر موضوع چقدر طول می کشد ، برآورد کنید. در نظر بگیرید که جلسه چقدر طول می کشد و چند موضوع پوشش داده می شود. زمان بیشتری را به مهمترین موضوعات اختصاص دهید.
- به عنوان مثال ، 30 دقیقه برای گزارش پیشرفت ، 10 دقیقه برای بحث و 10 دقیقه برای تعیین مهلت های جدید اختصاص دهید.
- اغلب ، جلسات دستور کار را نمی توان تکمیل کرد زیرا زمان خاصی برای هر موضوع در نظر گرفته نشده است. قبل از تشکیل جلسه تقسیم زمان انجام دهید تا مطمئن شوید که تمام موضوعات دستور جلسه می تواند تا پایان مورد بحث قرار گیرد.
- هنگام محاسبه زمان اضافی ، تعداد شرکت کنندگان دعوت شده در جلسه را در نظر بگیرید. اگر در این جلسه 15 نفر شرکت کنند و شما 15 دقیقه برای هر موضوع اختصاص دهید ، این بدان معناست که هر فرد تقریباً 1 دقیقه زمان صحبت برای هر موضوع دارد. اگرچه همه صحبت نمی کردند ، اما زمان تعیین شده بسیار کوتاه بود.
قسمت 2 از 3: آماده سازی دستور جلسه
مرحله 1. عنوان دستور جلسه را بنویسید
از عنوان دستور جلسه استفاده کنید تا به خواننده اطلاع دهید که دستور جلسه حاوی موضوعی را که مورد بحث است می خواند. پس از تعیین عنوان ، آن را در بالای سند خالی قرار دهید. عنوانی را انتخاب کنید که ساده و سرراست باشد.
- نمونه هایی از عناوین دستور جلسه: "دستور کار جولای: بحث در مورد ایده های جدید پروژه" یا "دستور کار آگوست 2018: تمدید مهلت پروژه".
- دستور جلسه را با استفاده از یک فونت تجاری مانند Times New Roman یا Calibri تایپ کنید.
مرحله 2. برای احترام و تشکر از شرکت کنندگان برای حضور در جلسه وقت بگذارید
از این فرصت برای خوشامدگویی به شرکت کنندگان استفاده کنید. در این زمان ، شما یا رئیس جلسه می توانید جلسه را باز کرده و موضوعات اصلی مورد بحث را توضیح دهید.
- اگر بسیاری از شرکت کنندگان در جلسه یکدیگر را نمی شناسند ، برای روشن شدن روحیه خود وقت بگذارید.
- اگر می خواهید دستور جلسه را برای یک جلسه مهم ، مانند یک کنفرانس ترتیب دهید ، زمان لازم برای افتتاح جلسه معمولاً بیشتر است. برای جلسات اداری معمولی ، جلسه افتتاحیه معمولاً فقط چند دقیقه طول می کشد.
- زمانی را برای پیش بینی تغییرات در دستور کار با شروع جلسه در نظر بگیرید.
مرحله 3. دستور کار جلسه را در قالب س questionsالات قرار دهید تا کنجکاوی شرکت کنندگان را برانگیزد
آنها تعجب خواهند کرد که آیا دستور جلسه را فقط در چند کلمه تنظیم کنید. سوالات می توانند زمینه مورد بحث را آشکار کنند تا شرکت کنندگان در جلسه این فرصت را داشته باشند که قبل از جلسه به خوبی در مورد آن فکر کنند.
- به عنوان مثال ، به جای نوشتن ، "بحث در مورد مهلت پروژه" ، عبارت است از "آیا با افزایش تقاضا مهلت پروژه باید تمدید شود؟"
- در صورت لزوم ، توضیح مختصری در زیر س provideال ارائه دهید.
مرحله 4. زمان تخمینی را در کنار هر مبحث ذکر کنید
در حالی که برآورد زمان ممکن است در دستور کار نباشد ، این اطلاعات به همکاران کمک می کند تا در صورت نیاز زمان بیشتری را آماده کرده یا درخواست کنند.
آنها هنوز فرصت داشتند گزارش را با توجه به زمان تعیین شده کوتاه کنند
مرحله 5. جریان بحث را برای هر موضوعی در دستور کار آماده کنید
جریان بحث روشی است برای بحث در مورد هر موضوع. به عنوان مثال ، هنگام بحث در مورد تمدید مهلت پروژه ، همه با توجه به یک جریان از پیش تعیین شده بحث می کنند. بنابراین ، همه شرکت کنندگان در جلسه دیدگاه یکسانی خواهند داشت.
به عنوان مثال ، در جلسه تمدید مهلت پروژه برای برآوردن تقاضای بیشتر مورد بحث قرار می گیرد. برای این کار ، یک جریان بحث شامل "10 دقیقه برای بحث در مورد پیشرفت کار تا امروز ، 15 دقیقه در مورد نحوه افزایش بهره وری ، 10 دقیقه در نظر گرفتن جنبه های مثبت و منفی ، 5 دقیقه برای تصمیم گیری در مورد تمدید یا عدم تمدید مهلت" آماده کنید
مرحله 6. تصمیم بگیرید که چه کسی بحث هر موضوع را هدایت می کند
نام او را در کنار موضوع قرار دهید تا بتواند خود را آماده کند. این وظیفه را چند روز قبل از جلسه با شخص مورد نظر تأیید کرده و در دستور کار قرار دهید.
اگر از ابتدا تا انتها ریاست جلسه را بر عهده خواهید داشت ، این موضوع را در عنوان دستور جلسه قرار دهید
مرحله 7. در صورت حضور سخنرانان مهمان در جلسه زمان اختصاص دهید
اگر جلسه دارای چندین سخنران مهمان است که در مورد یک موضوع مهم بحث می کنند ، باید مقداری از زمان جلسه را به آنها اختصاص دهید. برنامه ای را در دستور کار قرار دهید تا هر مهمان فرصت صحبت کردن را داشته باشد حتی اگر بخواهد در مورد چند موضوع بحث کند. بنابراین ، آنها می توانند مواد را تا آنجا که ممکن است تحویل دهند.
چند روز قبل از جلسه ، با گوینده مهمان تماس بگیرید تا از مدت زمان مورد نیاز برای بحث در مورد موضوعی که می خواهید به آن بپردازید بپرسید. این به شما کمک می کند برنامه خود را سازماندهی کنید تا با یکدیگر درگیر نشوند
مرحله 8. برای بحث در مورد سایر مسائل وقت بگذارید
این جلسه را در پایان جلسه برنامه ریزی کنید. از این جلسه استفاده کنید و از همه شرکت کنندگان بپرسید آیا چیز دیگری وجود دارد که دوست دارند قبل از پایان جلسه در مورد آن بحث کنند. علاوه بر این ، آنها هنوز می توانند مواردی را که فراموش شده یا مورد بحث قرار نگرفته اند ، منتقل کنند.
- با درج این جلسه در دستور کار ، دعوت کننده می داند که می تواند مشارکت کند حتی اگر آنچه می خواهد بیان کند در دستور کار جلسه قرار نگرفته است.
- در این جلسه برای پرسش و پاسخ وقت بگذارید.
قسمت 3 از 3: نهایی شدن دستور جلسه
مرحله 1. جزئیات مربوط به نحوه برگزاری جلسه را لیست کنید
زمان ، تاریخ و مکان جلسه را در دستور کار همراه با نام شرکت کنندگان که می توانند در جلسه شرکت کنند ، بنویسید. به این ترتیب ، آنها از قبل می دانند که در هنگام دریافت دعوتنامه با چه کسانی ملاقات خواهند کرد.
- ایده خوبی است که نام شرکت کنندگانی را که معمولاً در جلسه شرکت می کنند ، اما این بار نمی توانند شرکت کنند ، درج کنید. به وضوح اطلاع دهید که نام نمی تواند در جلسه شرکت کند.
- برای افرادی که نمی دانند جلسه در کجا برگزار می شود ، نقشه مکان را ضمیمه کنید.
مرحله 2. مواردی را که باید قبل از جلسه آماده شود بیان کنید
اگر مواردی را که باید از قبل آماده کنند ، مانند خواندن گزارش ها ، جمع آوری اطلاعات برای تعیین راه حل ها یا شناسایی مشکلات ، به همکاران دعوت شده اطلاع دهید.
این اطلاعات را در انتهای دستور کار جلسه با استفاده از حروف پررنگ یا رنگی قرار دهید تا برای همه شرکت کنندگان در جلسه واضح و آسان خوانده شود
مرحله 3. قبل از توزیع آن ، دستور جلسه را به دقت بررسی کنید تا خطایی رخ ندهد
دستور جلسه برای افراد دعوت شده مهم است. قبل از توزیع ، دستور جلسه را بررسی کنید تا مطمئن شوید اطلاعات به طور کامل و صحیح نوشته شده است و غلط املایی وجود ندارد. این روش علاوه بر نشان دادن اخلاق کاری بالا نشان می دهد که شما به جزئیات توجه کرده و برای آنها ارزش قائل هستید.
مرحله 4. دستور کار را 3-4 روز قبل از جلسه توزیع کنید
همکارانی که دعوت نامه را دریافت می کنند ، هنوز وقت دارند تا اگر دستور جلسه را چند روز قبل خوانده اند ، خود را آماده کنند ، اما آن را زود ارسال نکنید زیرا احتمال نادیده گرفتن آن وجود دارد.
اگر می خواهید در طول یک کنفرانس یک جلسه مهم برگزار کنید ، دستور کار را چند ماه قبل آماده کنید
نکات
- از قالب دستور جلسه در برنامه Word استفاده کنید. بسیاری از برنامه ها برای ایجاد اسناد ، مانند Microsoft Office ، Pages for Mac و غیره. که فرمت های اسناد شخصی و حرفه ای را ارائه می دهد ، به عنوان مثال برای ترتیب سریع و آسان دستور کار جلسه.
- اگر در شرکت شما یک قالب دستور جلسه استاندارد وجود دارد ، از آن قالب استفاده کنید.
- اطمینان حاصل کنید که جلسه طبق یک برنامه از پیش تعیین شده پیش می رود ، اما انعطاف پذیر باشید. شما باید با بررسی مکرر ساعت ، جلسه را پیگیری کنید. اگر بحث دستور کار اول به پایان رسید ، شرکت کنندگان را مستقیماً با بحث در مورد دستور کار بعدی به جلسه ادامه دهید. می توانید مودبانه بگویید: "ما موضوع بعدی را پوشش می دهیم تا جلسه طبق برنامه به پایان برسد."
