شما باید با بانک ها ، شرکت های بیمه ، سازمان های دولتی ، کارفرمایان در شرکت ها یا حتی مدارس برخورد داشته باشید. اگر چنین است ، باید فردی را متقاعد کنید که کاری را انجام دهد یا به شما کمک کند. چگونه می توان نامه ای متقاعد کننده یا متقاعد کننده نوشت که نتیجه ای را به همراه داشته باشد؟ در اینجا چند ایده کلیدی برای استفاده در نامه متقاعد کننده وجود دارد.
گام
قسمت 1 از 4: آماده شدن برای نوشتن نامه
مرحله 1. ایده های خوب را تحریک کنید
قبل از نوشتن نامه ، آنچه را که می خواهید ، چرا آن را می خواهید ، دلایل تصویب آن و همچنین دلایل مخالف آن را بیان کنید. تأکید بر تمام ایده های موجود می تواند به شما در تهیه نامه و درک کامل موضع خود در مورد موضوع کمک کند.
- با این کار شروع کنید: من می خواهم "خوانندگانم" را متقاعد کنم که "هدف" من باشند. "خوانندگان من" را با آنچه می خواهید متقاعد کنید و "هدف من" را با آنچه آنها را ترغیب می کنید عوض کنید.
- هنگامی که موارد فوق واضح و روشن است ، از خود بپرسید: چرا چنین است؟ دلایلی را که می خواهید خوانندگان شما کاری را که شما می خواهید انجام دهند ، ذکر کنید.
- پس از ترسیم دلایل ، آنها را بر اساس کدام سطح مهم تر مرتب کنید. تمام جزئیات مهم را در یک ستون و سپس موارد کم اهمیت را در ستونی دیگر قرار دهید. این به شما کمک می کند تا ذهن خود را به مهمترین و برجسته ترین نقاط تأکید محدود کنید.
مرحله 2. اهداف خود را بشناسید
مطمئن شوید که دقیقاً می دانید چه می خواهید یا به چه چیزی نیاز دارید. شما می خواهید به چه جیزی برسید؟ این دفتر چگونه باید عمل کند؟
هنگام تعیین اهداف ، به تمام راه حل های احتمالی که می توانید ارائه دهید فکر کنید
مرحله 3. با خوانندگان خود آشنا شوید
تجزیه و تحلیل و درک خوانندگان به شما کمک می کند تصمیم بگیرید که چگونه نامه خود را تنظیم کنید. در صورت امکان ، تصمیم بگیرید که آیا خواننده با شما موافق است ، مخالف است یا بی طرف است. این به شما کمک می کند تصمیم بگیرید که چقدر وزن به هر طرف بحث خود اختصاص دهید.
- سعی کنید فردی را پیدا کنید که بتوانید در نامه با او تماس بگیرید. آنها چه کسانی هستند ، چه قدرتی برای کمک به شما دارند؟ آیا آنها فقط شکایت شما را نادیده می گیرند؟ چگونه باید به آنها سلام کرد؟ آیا آنها در پست های ارشد یا عملکردی هستند؟ با توجه به موقعیت آنها صحبت کنید.
- سعی کنید باورها و سوگیری های خوانندگان در مورد موضوع خود را آشکار کنید. چه نوع اختلافاتی ممکن است بین شما و خوانندگان شما ایجاد شود؟ چگونه می توانید یک استدلال متقابل را با احترام ارائه دهید؟
- دریابید که خوانندگان در مورد موضوع شما نگران هستند. آیا آنها بودجه محدودی برای خرج کردن دارند؟ آیا آنها مستقیماً تحت تأثیر موضوع شما قرار می گیرند؟ چقدر زمان برای بررسی سند شما دارند؟
- به نوع شواهدی فکر کنید که خوانندگان شما در مجادله برای متقاعد کردن آنها نیاز خواهند داشت.
مرحله 4. در مورد موضوع تحقیق کنید
یک نامه متقاعد کننده موثر شامل شواهد و اطلاعات واقعی است که از این موضع پشتیبانی می کند. حتماً چند نقطه نظر را در نظر بگیرید. فقط در مورد دیدگاه خود تحقیق نکنید ؛ همچنین نظرات مخالف و حقایق پیرامون آنها را ذکر کنید.
- برای اثبات ادعاهای خود از حقایق ، منطق ، آمار و شواهد حدیثی استفاده کنید.
- بلافاصله نگویید مخالفان اشتباه می کنند. در عوض ، هنگام توضیح اینکه چرا موقعیت شما قوی تر است و سزاوار توجه است ، احترام قائل شوید.
قسمت 2 از 4: قالب بندی نامه ها
مرحله 1. از قالب بلوک استفاده کنید
نامه های تجاری قالب خاصی دارند. اگر قالب مرتب و درست باشد ، نظر خوانندگان را کوچکترین تغییری نمی کند. با این حال ، اگر قالب نادرست و نامرتب باشد ، آنها تأثیر بدی بر شما می گذارند و به طور بالقوه دور ریخته می شوند.
- با استفاده از پاراگراف های مسدود دو فاصله ای شروع کنید.
- چپ تراز هر پاراگراف ؛ به عبارت دیگر ، پاراگراف ها را مانند نثر یا مقالات تورفتگی نکنید.
- بعد از هر پاراگراف یک خط خالی بگذارید.
- از یک فونت استاندارد ، معمولاً Times New Roman یا Arial ، اندازه 12 استفاده کنید.
مرحله 2. سربرگ را به درستی خطاب کنید
با تایپ آدرس خود در گوشه بالا سمت چپ شروع کنید. نام خود را وارد نکنید - فقط نام خیابان ، شهر ، منطقه و کد پستی را بنویسید. همچنین می توانید یک شماره تلفن و آدرس پست الکترونیکی ، هر یک در یک خط جداگانه وارد کنید. اگر در انگلستان زندگی می کنید ، آدرس باید در سمت راست نوشته شود. یک خط را کامل کنید.
- تاریخ را تایپ کنید. تاریخ کامل ، نام ماه و سال را بنویسید. یک خط را کامل کنید.
- "4 ژوئن 2013"
- نام و آدرس گیرنده را بنویسید. سعی کنید طرف خاصی را برای ارسال نامه پیدا کنید. یک خط را کامل کنید.
مرحله 3. نامه را با سلام یا سلام شروع کنید
معمولاً در قالب کلمه "عزیز" و سپس نام شخص موردنظر. اطمینان حاصل کنید که نام را هنگام تایپ آن درست نوشته اید. نام اینجا باید همان نامی باشد که روی سربرگ آدرس نوشته شده است.
- هنگام سلام و احوالپرسی از فردی ، از عنوان یا رتبه صحیح (پاک/خانم/دکتر/و غیره) به همراه نام خانوادگی استفاده کنید. اگر مطمئن نیستید که یک زن ترجیح می دهد چگونه نامیده شود ، فقط "خانم" را بنویسید.
- همیشه بعد از این کار را با کولون دنبال کنید.
- یک خط بین سلام و پاراگراف اول را کامل کنید.
- "دکتر عزیز رنگ قهوه ای:"
مرحله 4. نامه را با یک جمله پایانی ببندید
هنگام انتخاب یک جمله پایانی ، به فکر مقاله خود باشید و به آن توجه کنید. جملاتی مانند "متشکرم" بسیار استاندارد هستند ، در حالی که اشکال دیگر مانند "سلام" صمیمی تر هستند. تصمیم بگیرید که آیا می خواهید نامه جلد شما رسمی یا صمیمی باشد. هر کدام را که انتخاب می کنید ، اولین کلمه باید با حروف بزرگ نوشته شود ، در حالی که کلمه بعدی ساده است. بسته شدن را با کاما دنبال کنید.
- اگر می خواهید کلمه "با احترام" رسمی تر باشد ، انتخاب کنید. "سلام" ، "سلام" ، "متشکرم" ، یا "با احترام" ، اظهارات پایانی استاندارد برای ایمیل های تجاری هستند. در حالی که کلمات "سلام" ، "سلام" یا "می بینمت" آرام تر و صمیمی تر به نظر می رسند.
- قبل از تایپ نام خود ، 4 خط بعدی را رد کنید تا جا برای امضای شما باقی بماند.
- "متشکرم،"
قسمت 3 از 4: نوشتن نامه
مرحله 1. مختصر و مختصر
یک نامه قانع کننده یا متقاعد کننده باید مختصر و مودب باشد. افراد مشغول به ندرت نامه هایی را می خوانند که بیش از یک صفحه باشد یا لحن آنها تند باشد. واژه های خیلی گلی نباشید. سعی کنید از جملات واضح و مرتب استفاده کنید. اطلاعات تحریف شده و غیر ضروری ، از جمله حکایات را ارائه ندهید.
- از جملات خیلی طولانی خودداری کنید. مطمئن شوید که از جملات اعلانی قوی استفاده می کنید. نوشته شما باید مختصر ، مختصر ، دقیق و خوانا باشد.
- پاراگراف ها را زیاد نکشید. آنقدر اطلاعات را جمع نکنید که خواننده علاقه خود را از دست بدهد ، از نکته اصلی دور شود یا درک مطلب شما را دشوار کند. به اطلاعات مربوطه پایبند باشید و هر زمان که می خواهید ایده یا نکته جدیدی را منتقل کنید ، پاراگراف ها را تغییر دهید.
مرحله 2. نکته اصلی خود را در چند جمله اول بیان کنید
با یک جمله آغازین دوستانه شروع کنید ، سپس به اصل مطلب برسید. نیاز خود (هدف اصلی نوشتن نامه) را در دو جمله اول بیان کنید.
این پاراگراف ممکن است فقط شامل 2-4 جمله باشد
مرحله 3. بر اهمیت درخواست خود در پاراگراف دوم تأکید کنید
در این پاراگراف ، نگرانی ، درخواست یا ادعای خود را خلاصه کنید. در این مرحله شما هیچ دلیل ، پشتیبانی یا نکات اصلی ارائه نکرده اید. در این مرحله شما موقعیت خود ، پارامترهای مربوط به درخواست یا درخواست و دلایلی را که به اندازه کافی مهم عمل می کنند توضیح می دهید.
به یاد داشته باشید که متن نامه را منطقی ، مودب و واقعی نگه دارید. از زبان بیش از حد احساسی اجتناب کنید ، از شخص یا شرکتی که نامه به او خطاب شده است یا مخالفان ، اقدامی سخت نگیرید یا با آنها تند صحبت نکنید
مرحله 4. از برنامه خود در پاراگراف بعدی پشتیبانی کنید
چند پاراگراف بعدی باید بتواند موقعیت شما را با ارائه اطلاعات پیشین و دقیق توضیح دهد. اطمینان حاصل کنید که این اطلاعات منطقی ، واقعی ، مستدل ، عملی و مشروع است. درخواست خود را صرفاً بر اساس احساسات ، باورها یا خواسته های شخصی قرار ندهید. خواننده را با داستانهای طولانی خسته نکنید. سریع و دقیق به موضوع برسید چندین راهبرد مختلف برای دستیابی به این هدف وجود دارد:
- قطعاتی از آمار و حقایق را برای جلب همدردی و منطق خوانندگان ارائه دهید. اطمینان حاصل کنید که آمارها و حقایق از منابع معتبر و معتبر تهیه شده اند و همچنین از داده ها صادقانه استفاده می کنید ، بدون اینکه آنها را از زمینه خارج کنید.
- نقل قول هایی از متخصصان در این زمینه پیشنهاد دهید که از موضع شما حمایت می کنند یا مخالفت را رد می کنند. این متخصصان باید در زمینه های خود شخصیت های محترمی باشند و در واقع شرایط لازم را داشته باشند تا در مورد موضوع مورد بحث نظر داشته باشند.
- دلایلی را که باید درخواست شما پذیرفته شود ارائه دهید. مجبور کردن مردم به انجام آنچه شما می خواهید یک روش متقاعدسازی موثر نیست ، اما اگر توضیح دهید که چرا معتقدید که کاری باید انجام شود ، می تواند به تغییر نظر آنها کمک کند. وضعیت فعلی و دلیل تغییر آن را توضیح دهید.
- جزئیات ، مشخصات و محدودیت های موقعیت و برنامه خود را ارائه دهید. تلاشهایی را که قبلاً در مورد برنامه کاربردی انجام شده است یا حتی در صورت عدم وجود یا عدم اقدام در مورد آن بحث کنید.
- نمونه هایی از شهادت ها را که مربوط به موقعیت شما است ارائه دهید. به شواهد دیگری که می تواند در مورد دلیل اهمیت موقعیت شما ارائه شود فکر کنید.
- به یاد داشته باشید آنچه را که می توانید و می خواهید در یک پاراگراف قرار دهید محدود کنید. نکته و موقعیت خود را واضح بیان کنید. با جزئیات زیاد افراط نکنید ، بلکه تمام نکات مهم را درج کنید. فقط مرتبط ترین آمار ، کارشناسان و شهادت ها را انتخاب کنید.
مرحله 5. با مخالفان تماس بگیرید
یکی از م waysثرترین روش های اقناع یا اقناع ، جلب نظر مخالفان است. شما باید بتوانید هر گونه اعتراض ، اعتراض یا س questionsال خوانندگان را پیش بینی کنید تا بتوانید در نامه به آنها پاسخ دهید. زمینه های مشترک خود را با مخالفان پیدا کنید یا از موضع خود حمایت قوی ارائه دهید.
- اطمینان حاصل کنید که تفاوت های بین موقعیت خود و مخالفان را علنی می پذیرید. آن را پنهان نکنید ، زیرا بحث شما را تضعیف می کند. بر ارزش ها ، تجربیات و مشکلات مشترک خود با مخالفان تأکید کنید.
- از اظهارات اتهامی خودداری کنید. این باعث می شود نامه بیش از حد احساسی شود و جذابیت منطقی شما را تضعیف کند. نگرش بیش از حد منفی و اتهام زا نیز مانع از موافقت مخالفان با نظر شما می شود.
مرحله 6. نامه را با تأیید مجدد درخواست خود ببندید
درخواست یا نظر خود را در انتهای نامه تکرار کنید. این پاراگرافی است که در آن راه حل ارائه می دهید یا درخواست اقدام می کنید. به خواننده بگویید که این مکاتبات را از طریق تلفن ، ایمیل یا شخصاً پیگیری خواهید کرد.
- نامه را با یک جمله محکم به پایان برسانید که به ترغیب خواننده برای متقاعد ساختن طرف شما یا حداقل وضوح بیشتر از دیدگاه شما کمک می کند.
- راه حل ها یا کمک های خود را ارائه دهید. با سازش موافقت کنید ، یا در وسط ملاقات کنید. نشان دهید که کار را انجام داده اید یا آماده اید که شرایط را مدیریت کنید.
قسمت 4 از 4: قرار دادن آخرین دستاوردها
مرحله 1. خطاها را بررسی کنید
اشتباهات در دستور زبان ، تلفظ و املای کلمات تصور بدی را ایجاد می کند. شما می خواهید خواننده بر ایده و درخواست شما تمرکز کند ، نه بر روی اشتباه تایپی. قبل از ارسال نامه خود را چندین بار بازخوانی کنید. آن را با صدای بلند بخوانید تا بفهمید چه صدایی دارد.
در صورت لزوم ، از شخصی بخواهید نوشته های شما را از نظر غلط املایی بررسی کند (یا از ویژگی غلط املایی نرم افزار استفاده کند)
مرحله 2. امضای خود را قرار دهید
اگر ترجیح می دهید نامه ها را از طریق پست به ایمیل ارسال کنید ، باید امضا کنید. نامه شما را شخصی و تأیید می کند.
مرحله 3. در صورت لزوم ، کپی نامه رسمی خود را به سایر طرفهای کلیدی ارائه دهید
اگر شخص دیگری در شرکت یا سازمان موردنظر باید نامه شما را نیز بخواند ، یک نسخه به او ارائه دهید. این به معنی چاپ و ارسال بیش از یک نامه ، با امضای اصلی است.
مرحله 4. یک کپی برای خود نگه دارید
همیشه یک کپی از نامه های خود داشته باشید و یادداشت های شخصی داشته باشید ، همراه با یادداشت هایی در مورد زمان ارسال نامه و به چه کسی. پیگیری هایی را که انجام داده اید تا رفع مشکل یادداشت کنید.
نکات
- روی موضوع بمانید. مراقب باشید اطلاعات تصادفی غیر مرتبط با موضوعی که در مورد آن بحث می کنید اضافه نکنید. به حقایق مربوطه پایبند باشید و آن را ساده نگه دارید. از این حقایق برای توصیف بیشتر استفاده کنید.
- در صورتی که از مراحل ، اقدامات یا توصیه ها کاملاً مطمئن و واضح هستید ، از نقاط گلوله در وسط پاراگراف استفاده کنید.
- نقاط گلوله خود را متناسب با نوع شرکت یا سازمان مورد نظر تنظیم کنید. موسسات غیر انتفاعی طرز فکر متفاوتی با شرکت های بزرگ دارند.
- به صورت استاندارد اندونزیایی نوشته شده بنویسید. این پیامک یا رسانه های اجتماعی نیست ؛ اما یک نامه رسمی استفاده از مختصر نویسی ، عامیانه و شکلک ها می تواند شما را نادیده بگیرد.
- با خوانندگان خود طوری رفتار نکنید که انگار چیزی به شما بدهکار هستند و سپس احساس می کنید که حق شکایت دارید. در حالی که لحن نامه را دوستانه و حرفه ای نگه می دارید ، به آنها اطمینان دهید.
