خواسته یا نه ، نوشتن گزارش وضعیت می تواند راهی عالی برای ارتباط با دستاوردها باشد. گزارش وضعیت خوب به رئیس و همچنین شما در پیگیری وظایف و نتایج کار کمک می کند. موارد زیر راهنمای نوشتن گزارشهای وضعیتی است که به راحتی قابل خواندن است.
گام
روش 1 از 1: نوشتن گزارش وضعیت
مرحله 1. عنوان و تاریخ را به گزارش بدهید
عنوان حاوی تاریخ (به عنوان مثال ، "نتایج هفته اول دسامبر") یک عنوان عنوان کارآمد است. اطمینان حاصل کنید که تاریخ را روی گزارش بنویسید.
- اگر گزارش به ایمیل ارسال می شود ، می توانید از نام و تاریخ به عنوان سرصفحه استفاده کنید.
- اگر گزارش یک سند است ، عنوان و تاریخ را به عنوان سر سند قرار دهید.
مرحله 2. اطلاعات دقیق در مورد پروژه ، مانند نام پروژه ، تاریخ شروع/پایان و نام کارکنان را بنویسید
مرحله 3. دستاوردها را با عناوین "دستاوردها" ، "کار تکمیل شده" و موارد مشابه شرح دهید
- اطمینان حاصل کنید که دوره گزارش را ذکر کرده اید ، به عنوان مثال هفته ، ماه ، سه ماهه و غیره.
- برای شروع گزارش از افعال فعال مانند "پایان" ، "توضیح" ، "طراحی" ، "بهبود" ، "اصلاح" و غیره استفاده کنید.
- برای گزارشات هفتگی ، می توانید به سادگی 3-6 امتیاز ، هر یک از جمله ها را شامل کنید.
مرحله 4. آنچه باید در دوره گزارش بعدی انجام شود ، عنوان "برنامه بعدی" ، "وظیفه بعدی" ، "روابط عمومی" و غیره را بنویسید
- در صورت امکان زمان لازم برای تکمیل یک کار را محاسبه کنید ، به عنوان مثال "سند تغییر طرح (زمان تخمینی: 2 روز)".
- وظیفه بعدی را با برنامه پروژه خود مطابقت دهید.
- برای گزارشات هفتگی ، می توانید به سادگی 3-6 امتیاز ، هر یک از جمله ها را شامل کنید.
گام پنجم. همچنین مشکلاتی را که در حال حاضر با سرفصل های "مشکلات" یا "مشکلات و نظرات" مواجه هستید ، بنویسید
برای این بخش ، می توانید 1-2 پاراگراف کوتاه بنویسید.
- به عنوان مثال ، اگر در تماس با تأمین کننده خود مشکل دارید زیرا این هفته کسی در دفتر نیست یا پیشنهادهایی برای بهبود عملکرد شرکت خود دارید ، آنها را در بخش "مسائل و نظرات" بنویسید.
- اگر فقط مشکلی را گزارش می کنید ، اما هنگام نوشتن به کمک احتیاج ندارید ، ذکر آن را فراموش نکنید. نظراتی مانند "مشکل ظرف 2 روز حل می شود" به سرپرست شما می گوید که دخالت نکند ، اما مراقب مشکلی باشید که دارید.
- اگر مشکل کار شما حل نشد ، سرپرست نمی تواند بگوید که به او نگفتید.
مرحله 6. گزارش را دوباره بخوانید ، سپس آن را برای طرفهای مربوط ارسال کنید
مثال
در اینجا یک نمونه وضعیت گزارش از ویرایشگر wikiHow آورده شده است. سبک ، قالب و لیست دستاوردهای این مثال را با داده های کار خود مطابقت دهید ، اما توجه داشته باشید که هر مرحله با یک فعل فعال آغاز می شود.
گزارش وضعیت 26 سپتامبر 2011.
تمام شده
- 3 مقاله را شروع کرد: 1 مقاله از ایده خود شما ، 2 مقاله برای تحقق درخواست ها.
- توسعه 2 مقاله
- بازنویسی 1 مقاله
- تقریبا 400 تغییر می دهد و درخواست های غلط املایی/تکراری را بررسی می کند.
طرح بعدی
- افزودن تصویر به 1 مقاله.
- 1 مقاله را دوباره بخوانید و ویرایش کنید.
- از سردبیر با سابقه پزشکی یا کمک های اولیه بخواهید مقالاتی در مورد شکستگی را مرور کند. نویسنده سابقه پزشکی ندارد ، بنابراین به نتایج تحقیقات خود شک می کند.
- مرور 1 مقاله که قبلاً خوب است ، اما نیاز به بهبود سبک و اطلاعات اضافی دارد.
مشکلات/نظرات
- با تشکر از برنامه نویسان ، زیرا آنها مطمئن شدند که به روز رسانی نرم افزار این هفته بدون مشکل انجام شده است. مشکلات پیش آمده بعداً گزارش خواهد شد.
- داوطلب ناراحت است زیرا گربه اش مرده است. از داوطلبان خواسته شد ابتدا استراحت کنند.
نکات
- در صورت امکان ، یک گزارش مثبت بنویسید. گزارش ها محل شکایت ، عصبانیت یا بهانه جویی نیست. یکی از راه های نوشتن گزارش مثبت ، ارائه پیشنهادات یا حداقل راهنمایی برای حل مشکل است ، در صورت گزارش مشکل. پیشنهاد شما گواه این است که شما برای حل مشکل ابتکار عمل را به دست گرفته اید.
- در جای مناسب از شما تشکر کنید ، به عنوان مثال از یک همکار که به شما کمک کرده است. اگر به همکار دیگر خود کمک می کنید ، در گزارش نیز ذکر کنید.
- در گزارش دهی صادق باشید. کارهایی را که انجام نمی دهید گزارش نکنید.
- گزارش مختصری بنویسید. مدیر شما فردی شلوغ است ، او زمان زیادی برای خواندن گزارش شما ندارد. اگر مدیر به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشد ، می پرسد.
- اگر گزارشی در بعد از ظهر جمعه بنویسید ، وقتی صبح دوشنبه به سر کار باز می گردید ، می دانید که کار شما تا کجا پیشرفت می کند.
- اگر چیزهای زیادی برای نظارت دارید (درخواست خرید ، درخواست تغییر ، درخواست کار ، یادداشت و غیره) ، ایجاد جدول یا پایگاه داده می تواند راه خوبی برای پیگیری آنها باشد.
- گزارش های خاصی بنویسید.
- یک نسخه از گزارش را برای خود تهیه کنید. این نسخه می تواند هنگام نوشتن رزومه یا نوشتن دستاوردها در زمان افزایش حقوق به شما کمک کند.
- اگر می خواهید گزارش وضعیت بنویسید ، به طور مرتب گزارشی بنویسید ، یا حداقل دستاوردی بنویسید ، بنابراین ساعت ها برای پیگیری کارهایی که انجام داده اید صرف نمی کنید. هر روز هنگام پر کردن کارت حضور ، دستاوردها را بنویسید.
- از این روش نوشتن گزارش وضعیت نیز می توانید هنگام گزارش وضعیت پروژه در یک جلسه استفاده کنید.
- گزارش از موضوعی که به تازگی شروع کرده اید ، کتابی که به تازگی خوانده اید ، یا موضوعی که درباره آن تحقیق می کنید خوب است. همه کارها را نمی توان در یک هفته انجام داد و آمادگی که انجام می دهید ممکن است زمان بر باشد و به پروژه ارزش افزوده دهد.
هشدار
- گزارشات را به صورت حرفه ای بنویسید. ممکن است گزارش شما توسط افراد بیشتری از آنچه فکر می کنید خوانده شود ، به ویژه اگر از طریق ایمیل ارسال شود.
- اگر گزارش ناخواسته ای به رئیس خود ارسال می کنید ، آماده باشید هفته آینده همان گزارش را بنویسید!
- به طور کلی ، بیش از حد وعده ندهید. فقط به من بگو چه کار می توانی بکنی.
