نوشتن ایمیل در واقع بسیار ساده است ، اما یک قالب کلی وجود دارد که باید به آن توجه کنید. همچنین ، تفاوت بین ایمیل های رسمی و غیر رسمی را بدانید. در اینجا مواردی است که باید بدانید.
گام
روش 1 از 5: مراحل اولیه ارسال ایمیل
مرحله 1. ایجاد یک آدرس ایمیل
اگر هنوز آدرس ایمیل ندارید ، قبل از ادامه کار باید با ارائه دهنده خدمات ایمیل ثبت نام کنید. خوشبختانه ، بسیاری از خدمات ایمیل رایگان مبتنی بر وب به شما امکان می دهد بدون هزینه ای آدرس ایمیل دریافت کنید. برخی از محبوب ترین سرویس های ایمیل وب عبارتند از:
- جیمیل
- هات میل
- ایمیل یاهو
مرحله 2. روی "نوشتن" یا "جدید" کلیک کنید
"قبل از نوشتن یک ایمیل ، باید یک صندوق پستی جدید و خالی برای نوشتن باز کنید. نحوه باز کردن صندوق پستی بسته به سرویسی که استفاده می کنید متفاوت است ، اما معمولاً یک دکمه در بالای بالای صفحه با برچسبی مانند "نوشتن" ، "جدید" یا "پیام جدید".
اگر نحوه ایجاد پیام جدید را نمی دانید ، صفحه پشتیبانی سرویس ایمیل خود را بررسی کنید تا نحوه انجام آن را با جزئیات بیشتر بیاموزید
مرحله 3. آدرس ایمیل گیرنده را بنویسید
نیازی نیست آدرس ایمیل خود را یادداشت کنید ، بلکه باید آدرس ایمیل شخصی را که ایمیل شما را دریافت می کند ، بنویسید.
- معمولاً می توانید به سادگی از یک فاصله برای جدا کردن چند آدرس ایمیل استفاده کنید ، اما برخی از سرویس ها نیاز دارند که چندین آدرس ایمیل را با کاما یا سایر علائم نگارشی جدا کنید. اگر سرویس مورد استفاده شما نیاز به استفاده از این علائم نگارشی دارد ، ارائه دهنده خدمات باید راهنمایی ارائه کرده باشد.
- آدرس ایمیل گیرنده اصلی را در قسمت "به:" وارد کنید. گیرنده اصلی معمولاً شخصی است که پیام مورد نظر است یا در متن ایمیل به او اشاره شده است.
- آدرس ایمیل دیگری را در قسمت "CC:" تایپ کنید. این ستون ستون "کپی" است. گیرنده ها معمولاً در قسمت کپی وارد می شوند اگر ایمیل به طور خاص به گیرنده نسخه ارسال نشده باشد ، اما مواردی را که باید بداند دارد.
- برای پنهان کردن آدرس های ایمیل از قسمت "BCC:" استفاده کنید. اگر نمی خواهید گیرندگان ببینند یک ایمیل به چه کسانی ارسال شده است ، آدرس گیرنده را در قسمت "کپی کور" وارد کنید.
مرحله 4. یک عنوان آموزنده بنویسید
هر سرویس ایمیل به شما امکان می دهد عنوان/موضوع ایمیل خود را در کادر "موضوع" بنویسید.
-
عنوان ایمیل شما باید کوتاه باشد ، اما به گیرنده ایده ای درباره محتوای ایمیل بدهید.
- به عنوان مثال ، یک ایمیل غیررسمی به یک دوست ممکن است با عنوان "حال شما چطور است؟" باشد ، اما اگر به یک کار تکمیلی ایمیل زده اید ، این ایمیل ممکن است با عنوان "تخصیص ریاضی".
- همچنین می توان عنوان س Questالات از اساتید یا مافوق را "س aboutالات مربوط به …" نام برد ، سپس یک برچسب کوتاه حاوی توضیحی در مورد موضوعی که می پرسید دنبال کنید.
- به خاطر داشته باشید که پیام های بدون عنوان در صندوق ورودی گیرندگان با برچسب "(بدون موضوع)" ظاهر می شود.
مرحله 5. متن ایمیل خود را بنویسید
متن ایمیل باید در کادر متن بزرگ زیر قسمت عنوان نوشته شود.
- یک ایمیل به طور کلی باید شامل یک سلام ، پیام و بسته شدن باشد.
- از آنجا که ایمیل برای ارتباط سریع در نظر گرفته شده است ، به طور کلی باید مطمئن شوید که ایمیل شما خیلی طولانی نیست.
مرحله 6. دکمه "ارسال" را فشار دهید
پس از اتمام نوشتن ایمیل ، ایمیل را دوباره بخوانید تا مطمئن شوید هیچ گونه اشتباه دستوری یا املایی نداشته اید و این پیام موضوعی را که می خواهید به آن بپردازید مطرح می کند. وقتی ایمیل شما آماده ارسال شد ، روی "ارسال" در کادر پیام کلیک کنید تا ایمیل به گیرنده ارسال شود.
روش 2 از 5: نوشتن یک ایمیل غیر رسمی
مرحله 1. بدانید چه زمانی ایمیل های غیررسمی ارسال کنید
ایمیل های غیر رسمی باید برای افرادی که برایشان اهمیت دارید ، از جمله دوستان ، خانواده و شرکا ارسال شود. اگر ایمیل شما رسمی نیست و آن را برای شخصی که خوب می شناسید ارسال می کنید ، می توانید یک ایمیل غیر رسمی ارسال کنید.
تنها زمان مناسب برای ارسال یک ایمیل رسمی به دوستان یا خانواده زمانی است که شما در حال ارسال یک پیام گروهی با لحن رسمی ، مانند درخواست کمک مالی یا تبلیغات هستید. از آنجا که ایمیل نیز برای افرادی ارسال می شود که به شما نزدیک نیستند ، شما باید لحن را برای جلب رضایت آن افراد تنظیم کنید
مرحله 2. یک عنوان غیر رسمی بنویسید
لازم نیست عنوان بنویسید ، اما باید عنوان خود را به ایمیل خود بدهید. عنوان کوتاه ، مختصر و دوستانه بنویسید.
- به عنوان مثال ، اگر برای یک دوست قدیمی ایمیل می نویسید ، می توانید از عنوانی استفاده کنید که باعث خنده شما می شود ، یا از عنوان ساده ای مانند "Long time no see!".
- اگر در حال نوشتن ایمیلی با هدف خاص هستید ، هدف خود را بنویسید. به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن ایمیلی در مورد گردهمایی هستید ، ایمیل خود را با عنوانی که رویداد را ذکر می کند عنوان کنید.
مرحله 3. ذکر نام گیرنده در ایمیل را در نظر بگیرید
برای ایمیل های غیررسمی ، این به شدت ضروری نیست ، اما همچنان می تواند راهی مودبانه برای شروع پیام باشد.
-
سلام شما می تواند به سادگی نام گیرنده باشد:
باب
-
همچنین می توانید یک سلام دوستانه وارد کنید:
- "سلام ، باب!"
- "آقای باب"
- "صبح ، باب!"
مرحله 4. ایمیل را واضح بنویسید ، اما از سبک زبان غیر رسمی استفاده کنید
درک محتوای ایمیل شما باید آسان باشد ، اما با لحنی محاوره ای غیررسمی.
- ایمیل را بخوانید و از خود بپرسید ، آیا این ایمیل شبیه چیزی است که اگر شخصاً صحبت می کردم ، می گفتم؟ اگر پاسخ مثبت است ، لحن مناسب برای ایمیل های غیر رسمی را پیدا کرده اید.
- از اختصارات استفاده کنید. اختصارات بخشی از نوشتن رسمی نیستند. اما معمولاً در مکالمات روزمره استفاده می شود. بنابراین ، این اختصار برای ایمیل های غیر رسمی مناسب است.
- در صورت تمایل از عامیانه استفاده کنید. می توانید از عامیانه اینترنتی استفاده کنید ، مانند: "thx" برای "متشکرم". "Titi DJ" برای "مراقب جاده باشید" ، "s7" برای "موافقم" و غیره
- در صورت نیاز از شکلک ها نیز استفاده کنید:).
مرحله 5. نام خود را در انتهای ایمیل بنویسید
مانند یک تبریک ، بستن یا امضا برای ایمیل های غیر رسمی واقعاً ضروری نیست ، آنها می توانند راه خوبی برای بستن یک پیام باشند.
-
بسته شدن ایمیل شما می تواند فقط یک نام باشد:
- "جن"
- "-جن"
-
همچنین می توانید با بسته شدن ایمیل کمی خلاقیت ایجاد کنید:
- "این خیلی وقت پیش بود! جن."
- "این ایمیل به طور خودکار حذف می شود. 3… 2… 1 …"
روش 3 از 5: نوشتن یک ایمیل رسمی
مرحله 1. بدانید که زمان ارسال یک ایمیل رسمی چیست
هنگام نوشتن پیام هایی برای افرادی که به خوبی آنها را نمی شناسید ، مانند روسا ، همکاران ، مشتریان و مشتریان ، مربیان و رهبران جامعه/رهبران سیاسی ، باید از یک ایمیل رسمی استفاده کنید.
-
به خاطر داشته باشید که ممکن است هنگام ارسال ایمیل به افراد فوق ، هنگامی که با آن شخص ارتباط برقرار می کنید ، احساس کنید که یک ایمیل رسمی غیر ضروری است. وقتی یک ایمیل رسمی بسیار سفت شد ، یک ایمیل "نیمه رسمی" بنویسید.
- در ایمیل های نیمه رسمی ، سبک شما می تواند کمی آرام تر باشد ، اما هنوز اجازه ندارید از عامیانه اینترنتی استفاده کنید.
- شما همچنان باید امضای ایمیل های نیمه رسمی را درج کنید ، اما نیازی نیست همه اطلاعات تماس خود را تحت نام خود ارائه دهید.
مرحله 2. یک عنوان آموزنده بنویسید
عنوان ایمیل شما باید کوتاه اما دقیق باشد. مستقیم به سراغ موضوعی بروید که مطرح می کنید.
-
مثلا:
- هنگامی که به استاد خود در مورد تکلیف مقاله نامه می دهید ، "سوالات مقاله" بنویسید.
- هنگامی که برای شغلی که از آگهی می شناسید درخواست می کنید ، "Application For Management Position (From Ad)" را بنویسید.
- اگر در حال نوشتن ایمیلی هستید که از خدمات مشتری درخواست کمک می کنید یا مشکل فنی را گزارش می کنید ، "مشکل قسمت 000000" را بنویسید.
مرحله 3. یک سلام رسمی بنویسید
تبریک رسمی باید شامل "عزیز/عزیز" باشد و به دنبال آن نام گیرنده ذکر شود. از نام خانوادگی گیرنده و عنوان مناسب استفاده کنید ، سپس سلام را با یک نقطه خاتمه دهید.
-
مثلا:
- "آقای اسمیت عزیز"
- "خانم جونز عزیز"
- "دکتر ایوانز عزیز"
مرحله 4. اطمینان حاصل کنید که محتوای ایمیل هدفمند و دقیق است
اطمینان حاصل کنید که چند پاراگراف بیشتر نداشته باشد و منظور محتوا این باشد که موضوع ایمیل را پوشش دهد. از زبان رسمی استفاده کنید و مطمئن شوید که املا و دستور زبان شما درست است.
- از به کار بردن اختصارات خودداری کنید.
- از عامیانه یا شکلک اینترنتی استفاده نکنید.
مرحله 5. از یک تبریک پایانی مناسب استفاده کنید
رایج ترین تبریک پایانی "سلام" است ، اما چندین تبریک پایانی دیگر نیز وجود دارد که می توانید از آنها نیز استفاده کنید. از یک احوالپرسی مودبانه استفاده کنید و با کاما به پایان برسانید.
-
سایر تبریک های پایانی که می توانید استفاده کنید عبارتند از:
- با احترام،
- متشکرم،
- بهترین آرزوها،
مرحله 6. در صورت نیاز اطلاعات تماس را در امضای خود وارد کنید
نام و نام خانوادگی خود را در زیر پیام تبریک پایان ایمیل وارد کنید. در زیر نام شما ، ممکن است بخواهید عنوان و اطلاعات تماس خود را که ممکن است مورد نیاز باشد ، قرار دهید.
- موقعیت شما ، در صورت وجود ، باید شامل موقعیت و نام شرکت/موسسه ای باشد که در آن کار می کنید.
- حداقل یک شماره تلفن ، شماره فکس و آدرس ایمیل را وارد کنید. همچنین ممکن است بخواهید آدرس پستی و وب سایت را درج کنید.
روش 4 از 5: انواع ایمیل غیر رسمی
مرحله 1. برای دوستی که خانه اش را تغییر داده است یک ایمیل بنویسید
اگر دوستان ، خانواده یا شریک شما اخیراً خانه خود را تغییر داده اند ، یک ایمیل بنویسید تا وضعیت آنها را جویا شوید. بپرسید روند مهاجرت آنها چگونه پیش می رود ، محیط جدید آنها چگونه است و غیره.
مرحله 2. به دوستی که هرگز آدرس ایمیل به شما نداده است ، ایمیل بزنید
اگر آدرس ایمیل دوست خود را از شخص دیگری دریافت می کنید ، بسیار مهم است که ایمیل را بنویسید و مطمئن شوید که ایمیل دوست شما درست است. فراموش نکنید که توضیح دهید که چه کسی هستید.
مرحله 3. نوشتن ایمیل به مردان را بیاموزید
اگر شما یک زن هستید و برای اولین بار است که برای یک پسر ایمیل می نویسید ، ممکن است احساس اضطراب کنید ، به خصوص اگر آن پسر مردی باشد که ممکن است دوست داشته باشید. سعی کنید ایمیلی بنویسید که آرام ، اما همچنان هوشمند و آرام به نظر برسد.
حتی اگر خطرناک به نظر برسد ، می توانید برای ابراز محبت خود یک ایمیل بنویسید
مرحله 4. نوشتن ایمیل برای زنان را بیاموزید
اگر برای اولین بار مردی هستید که به یک زن ایمیل می زنید ، ممکن است این روند بسیار دشوار باشد. خود را آرام کنید و پیامی بنویسید که معمولی و در عین حال مرتب به نظر برسد.
مرحله 5. یک ایمیل درخواست ارسال کنید
اگر می خواهید برای گیرنده ایمیل خنده دار به نظر برسید ، از همان زبان فریبنده ای که در مقابل گیرنده استفاده می کنید استفاده کنید. همچنین می توانید از شکلک ها یا عباراتی مانند "آغوش و بوسه" استفاده کنید.
همچنین می توانید در سایت های همسریابی برای افرادی که می شناسید ایمیل های فریبنده بنویسید. اگر این ایمیل را می نویسید ، باید جذاب و آموزنده نیز به نظر برسید تا او بفهمد شما کی هستید
مرحله 6. یک ایمیل عاشقانه بنویسید
در این عصر دیجیتال ، ایمیل های عاشقانه به اندازه نامه های عاشقانه اهمیت دارند. اگر شریک زندگی شما آنجاست و می خواهید عشق خود را ابراز کنید ، سریعترین راه برای انجام این کار از طریق ایمیل است.
روش 5 از 5: انواع ایمیل های رسمی
مرحله 1. درخواست شغل خود را از طریق ایمیل ارسال کنید
هنگامی که درخواست و رزومه خود را به ایمیل ارسال می کنید ، باید توضیح دهید که برای چه موقعیت خالی متقاضی هستید ، چرا شغل را می خواهید و چه مدارکی دارید که شما را برای این شغل مناسب می سازد. همچنین باید رزومه خود را به عنوان پیوست درج کنید.
- همچنین می توانید برای درخواست کارآموزی یک ایمیل بنویسید. توضیح دهید که چه نوع کارآموزی می خواهید و چگونه می تواند به شما در رسیدن به اهداف شغلی شما کمک کند. همچنین دلایلی را که باید برای کارآموزی انتخاب شوید ذکر کنید.
- در صورت عدم دریافت پاسخ در مورد موقعیتی که درخواست می کنید ، یک ایمیل پیگیری ارسال کنید.
مرحله 2. نحوه ارسال ایمیل به مدرسین
ارسال ایمیل به اساتید می تواند دلهره آور باشد ، اما هنوز هم به اندازه ارسال هرگونه ایمیل رسمی دیگر دشوار است. ممکن است استاد شما فردی شلوغ باشد ، بنابراین سوالات را تا آنجا که ممکن است روشن کنید.
اگر توسط مدرس به خوبی شناخته شده اید ، می توانید درخواست توصیه نامه را برای او ایمیل کنید
مرحله 3. یک ایمیل "query" ارسال کنید
این ایمیل یک درخواست ایمیل برای ویرایشگر برای پذیرش یک اثر برای انتشار است. شما باید کار خود را توضیح دهید تا ویرایشگر شما کار را درک کند.
مرحله 4. برای تماس با پرسنل از ایمیل استفاده کنید
اگر احساس می کنید مشکلی در منابع انسانی شرکت شما وجود دارد ، سریعترین راه برای حل آن این است که به پرسنل مربوطه ایمیل بزنید. مطمئن شوید ایمیل شما مشکل را به خوبی توصیف کرده است.
هشدار
گذرواژه ، نام کاربری یا اطلاعات شخصی مانند شماره کارت اعتباری و TIN را در ایمیل ها وارد نکنید.
