از آنجا که اغلب برای اهداف شخصی و غیر رسمی استفاده می شود ، نوشتن یک ایمیل رسمی می تواند دلهره آور باشد. با این حال ، اگر مجبور هستید یک ایمیل رسمی برای معلم ، رئیس ، شریک تجاری ، سازمان دولتی یا شخص دیگری که به رسمی بودن نیاز دارد بنویسید ، کافی است این دستورالعمل های ساده را دنبال کنید. به طور مختصر و واضح نقطه نظر خود را بیان کنید و از قوانین نوشتن ، سبک و قالب نامه رسمی پیروی کنید. در نهایت ، قبل از ارسال ایمیل خود ، آن را بررسی و تصحیح کنید.
گام
روش 1 از 3: قالب بندی ایمیل
مرحله 1. از آدرس ایمیل حرفه ای استفاده کنید
در حالت ایده آل ، آدرس ایمیل تنوع نام واقعی شما است ، نه نام کاربری یا نام مستعار. در صورت امکان از علامت ها ، خط تیره یا زیر خط ، بدون اعداد یا حروف دیگر استفاده کنید.
برای مثال [email protected] غیرحرفه ای به نظر می رسد. در همین حال ، [email protected] برای استفاده مناسب تر است
مرحله 2. از فونت حرفه ای استفاده کنید
امروزه اکثر سرویس های ایمیل به شما امکان می دهند با انواع فونت و متون بنویسید. با این حال ، برای ایمیل های رسمی ، بهتر است از فونت های رسمی مانند Times New Roman و Arial استفاده کنید. از فونت های تزئینی مانند Comic Sans یا Old English خودداری کنید. بعلاوه:
- ایمیل خود را با فونت قابل خواندن مانند اندازه 12 بنویسید.
- از نوشتن ویژه مانند حروف کج ، حروف درشت یا چند رنگ خودداری کنید مگر اینکه متناسب با محتوا و هدف ایمیل باشد.
- ایمیل را کاملاً با حروف بزرگ ننویسید. اینگونه نوشتن باعث می شود به نظر برسید که بر سر گیرنده فریاد می زنید.
مرحله 3. عنوان و عنوان کوتاه (دقیق) را به ایمیل بدهید
از چند کلمه کلیدی مرتبط با محتوای ایمیل در عنوان استفاده کنید. با این کار گیرنده از نادیده گرفتن ایمیل شما جلوگیری می کند. ایمیل های ارسال شده بدون عنوان یا استفاده از عنوان مبهم برای گیرنده بی اهمیت به نظر می رسد.
- عناوین ایمیل مانند "سوالات سریع" ، "تماس با شما" یا "مسائل مهم" برای گیرنده مبهم به نظر می رسد.
- در همین حال ، عنوان ایمیل "برنامه ، لیست مهمانان ، دعوت ناهار و خلاصه جلسه برای 12 مارس" بسیار طولانی به نظر می رسد و به طور همزمان چندین موضوع را شامل می شود.
- از سوی دیگر ، عنوان ایمیل "جلسه در مورد آسیب پله برقی در 12 مارس" کاملاً کوتاه و واضح است. این عنوان می تواند نمای کلی از موضوع اصلی و همچنین تاریخ مشخصی را به گیرنده ارائه دهد.
روش 2 از 3: نوشتن محتوا
مرحله 1. از یک تبریک مناسب استفاده کنید
همیشه یک ایمیل رسمی با یک سلام شروع کنید. شما می توانید نام گیرنده را مستقیماً بنویسید (اگر می دانید). نام گیرنده را با عنوان یا عنوان (آقای ، خانم ، دکتر و …) تکمیل کنید. در صورت تمایل می توانید قبل از نام و عنوان گیرنده ، "عزیز" بنویسید.
- اگر نام گیرنده ایمیل را نمی دانید ، کافی است "عزیز/خانم" یا "به اشخاص علاقه مند" بنویسید.
- از "سلام" ، "سلام" یا سایر سلام های غیر رسمی استفاده نکنید.
مرحله 2. در پاراگراف اول خود را معرفی کنید (در صورت لزوم)
اگر در حال نوشتن نامه ای به شخصی هستید که قبلاً با او تماس نگرفته اید ، مانند مشتری جدید ، مدیر منابع انسانی یا مقام دولتی ، خودتان را معرفی کنید و دلیل ارسال ایمیل خود را توضیح دهید. این را در جمله اول یا دوم ایمیل خود بنویسید.
به عنوان مثال ، هنگام ارسال ایمیل به یک برنامه شغلی ، ممکن است بنویسید: "نام من ماریا ایزابلا است. من با شما تماس گرفتم تا برای کار به عنوان دستیار اداری که در وب سایت JobXYZ.com تبلیغ شده است درخواست دهید."
مرحله 3. مهمترین اطلاعات را اولویت بندی کنید
پس از معرفی خود و بیان هدف اصلی خود برای ارسال ایمیل ، می توانید متن ایمیل را ادامه دهید. مهمترین اطلاعات را در بالا لیست کنید. به این ترتیب ، از زمان دریافت کننده بیشتر قدردانی می کنید و هدف ایمیل را واضح تر می کنید.
برای مثال ، هنگام نوشتن یک ایمیل به یک مقام دولتی ، می توانید با این جمله شروع کنید: "نام من ماریا ایزابلا است. من آدرس ایمیل شما را از وب سایت رسمی دادگاه شهر سالاتیگا دریافت کردم. این نامه را برای ابراز اعتراض خود به بلیطی که در 29 فوریه 2015 دریافت کردم."
مرحله 4. مستقیماً به نقطه نامه برسید
در یک نامه رسمی ، می توانید مستقیماً نظر خود را بیان کنید. صحبت های کوچک فقط خواننده را گیج کرده و درک آنچه شما از آنها نیاز دارید یا نیاز دارید را دشوار می کند.
- به عنوان مثال ، هنگام نوشتن نامه به یک استاد در محوطه دانشگاه ، نیازی نیست که دور و بر بروید و چیزهایی مانند: "من ماریا ایزابلا هستم. آیا من را می شناسید؟ شیمی 221 در حال حاضر درس مورد علاقه من است زیرا شما مواد آموزشی بسیار خوب سازماندهی شده است. بنابراین ، من همیشه می توانم پیگیری کنم و بدانم چه چیزی آزمایش خواهد شد. در مورد امتحان ، من به یاد امتحان آینده هستم."
- از سوی دیگر ، نوشتن یک ایمیل مانند این ممکن است واضح تر باشد ، "من ماریا ایزابلا هستم. من دانش آموزی در رشته شیمی 221 هستم و می خواستم در مورد برخورد احتمالی برنامه های امتحانی به شما بگویم."
مرحله 5. یک ایمیل کوتاه بنویسید
در حالی که محدودیت خاصی برای طول وجود ندارد ، ایده خوبی است که ایمیل را به اندازه یک لپ تاپ یا صفحه کامپیوتر ارسال کنید.
اگر ایمیل شما به اندازه کافی طولانی است ، آن را به چند پاراگراف کوتاه تقسیم کنید. بین هر پاراگراف به جای نوشتن تورفتگی یک خط خالی بگذارید
مرحله 6. از زبان رسمی استفاده کنید
از آنجایی که ایمیل های رسمی برای مقاصد حرفه ای ساخته می شوند ، باید تأثیر خوبی بر جای بگذارید. از جملات کامل و عبارات مودبانه استفاده کنید. از موارد زیر اجتناب کنید:
- عامیانه
- اختصارات غیر ضروری
- استفاده از شکلک ها و شکلک ها
- حرفهای بی احترامی
- شوخی
مرحله 7. از یک تبریک پایانی مناسب استفاده کنید
درست مانند باز کردن تبریک ، چندین گزینه برای بستن سلام وجود دارد که می تواند در نامه های رسمی استفاده شود. حتماً نام و عنوان کامل خود و همچنین عناوین دیگر (در صورت وجود) را درج کنید. نمونه هایی از تبریک های پایانی که می توان استفاده کرد عبارتند از:
- "با احترام،"
- "ارادتمند شما،"
- "متشکرم،"
- "با درود،"
- "دانش آموز شما،"
روش 3 از 3: آماده سازی برای ارسال نامه
مرحله 1. پیوست های مورد نیاز را وارد کنید
اگر باید پیوست را وارد کنید ، حتماً آن را در متن ایمیل وارد کنید تا افرادی که آن را می خوانند آن را ببینند. سعی کنید تعداد پیوست ها و اندازه فایل ها را محدود کنید و از انواع فایل های رایج و پرکاربرد استفاده کنید.
به عنوان مثال ، یک اطلاعیه مانند "من یک نسخه PDF از رزومه و نمونه کار خود را پیوست می کنم."
مرحله 2. محتوا ، املا و دستور زبان ایمیل را بهبود بخشید
برای تشخیص اشتباهات املایی و دستوری خود فقط به خدمات ایمیل اعتماد نکنید. ایمیل خود را با صدای بلند بخوانید یا از شخصی بخواهید آن را بررسی و برطرف کند. به این ترتیب ، به راحتی می توانید اشتباهات املایی و جملات نامشخص را پیدا کنید.
مرحله 3. مطمئن شوید ایمیل شما حاوی اطلاعات حساس نباشد
همیشه به یاد داشته باشید که ایمیل یک راه امن برای برقراری ارتباط نیست. به خاطر داشته باشید که سرورهای ایمیل می توانند هک شوند ، یا گیرنده ممکن است عمدا یا ناخواسته اطلاعاتی را که نمی خواهید فاش کند به اشتراک بگذارد.
