از نظر ماهیت ، ایمیل به اندازه یک نامه مکتوب رسمی نیست. با این حال ، مواقعی وجود دارد که هنگام نوشتن ایمیل ها باید از لحن رسمی تری استفاده کنید. در نظر بگیرید گیرنده کیست ، سپس سلام مناسب را انتخاب کنید. پس از آن ، می توانید به یک قالب تبریک فکر کنید و یک جمله آغازین بنویسید.
گام
قسمت 1 از 3: در نظر گرفتن گیرندگان
مرحله 1. تصمیم بگیرید که چقدر باید رسمی باشید
حتی اگر یک ایمیل "رسمی" بنویسید ، میزان رسمی بودن بستگی به شخص دریافت کننده دارد. به عنوان مثال ، میزان رسمی بودن یک ایمیل برای یک مدرس با یک ایمیل برای یک درخواست کار یکسان نیست.
در اولین تماس ، برای ایمن بودن ، از لحن رسمی تری استفاده کنید
مرحله 2. نام گیرنده را پیدا کنید
برای یافتن گیرنده هایی که نمی شناسید تحقیق کنید. دانستن نام ، سلام را شخصی تر می کند حتی اگر از یک تکنیک رسمی استفاده کنید.
مرحله 3. مثال گیرنده را دنبال کنید
اگر گیرنده ابتدا به شما ایمیل می زند ، می توانید از سلامی که او استفاده می کند کپی کنید. به عنوان مثال ، اگر او از "سلام" و نام کوچک شما استفاده می کند ، می توانید با استفاده از "سلام" و نام کوچک او به همان سبک پاسخ دهید.
قسمت 2 از 3: انتخاب سلام
مرحله 1. از "عزیز" استفاده کنید
با سلام "عزیز". (پس از آن نام گیرنده) به دلایلی بسیار مورد استفاده قرار می گیرد. این خوشامدگویی رسمی است بدون تحمل بیش از حد ، و آنقدر آشنا است که زیاد مورد توجه قرار نمی گیرد و این خوب است. شما سلامی نمی خواهید که برجسته باشد زیرا بی جا است.
مرحله 2. اگر نام گیرنده را نمی دانید "صادقانه" را امتحان کنید
این تبریک نسبتاً رسمی در ایمیل های تجاری استفاده می شود ، به ویژه اگر نام گیرنده را نمی دانید. با این حال ، بهتر است در صورت امکان ابتدا نام را جستجو کنید.
همچنین اگر ایمیل بسیار رسمی است و نام گیرنده آن را نمی دانید ، می توانید از "To Who It Can Concern" استفاده کنید. با این حال ، این سلام گاهی باعث آزردگی افراد می شود زیرا شخصی نیست
مرحله 3. "سلام" یا "سلام" را در یک ایمیل کمتر رسمی در نظر بگیرید
به نظر می رسد که ایمیل ها به طور کلی کمتر از نامه ها رسمی هستند. بنابراین ، می توانید از یک تبریک مانند "سلام" در یک ایمیل نسبتاً رسمی استفاده کنید. به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن نامه ای برای یک مدرس ، به ویژه نامه ای هستید که با آن آشنا هستید ، باز هم گفتن سلام مناسب است.
مرحله 4. از "هی" استفاده نکنید
در حالی که "سلام" در ایمیل های نیمه رسمی قابل قبول است ، "هی" داستان متفاوتی دارد. این تبریک حتی در گفتار مستقیم بسیار معمولی است. بنابراین باید از آن اجتناب کنید. حتی اگر رئیس خود را به خوبی می شناسید ، از استفاده از "Hey" در ایمیل هایی که به او خطاب شده است ، خودداری کنید.
مرحله 5. در صورت لزوم از عنوان به جای نام استفاده کنید
گاهی اوقات ، وقتی برای شخصی ایمیل می نویسید ، فقط موقعیت او را در شرکت یا سازمان می دانید. در این مورد ، فقط از عنوان به عنوان نام استفاده کنید ، مانند "عزیز. مدیر منابع انسانی ، "عزیز. کمیته استخدام "، یا" عزیز. استاد".
مرحله 6. سلام را برای رسمی تر شدن ایمیل اضافه کنید
در صورت امکان ، "آقا" ، "پدر" ، "مادر" ، "دکتر" را اضافه کنید. یا "پروفسور" قبل از نام گیرنده برای تأثیر رسمی تر. همچنین ، از نام خانوادگی یا نام کامل خود استفاده کنید ، نه فقط از نام خود.
قسمت 3 از 3: ایجاد و راه اندازی یک ایمیل
مرحله 1. سلام را در اولین خط قرار دهید
ردیف بالا توسط سلامی که انتخاب کرده اید ، و پس از آن نام گیرنده اشغال شده است. در صورت امکان از عنوان یا عنوان ، مانند "آقای" ، "مادر" یا "دکتر" استفاده کنید ، به همراه نام و نام خانوادگی خود.
مرحله 2. از کاما استفاده کنید
به طور کلی ، شما باید بعد از سلام از کاما استفاده کنید. در یک نامه رسمی ، می توانید از کولون استفاده کنید ، اما این معمولاً برای یک ایمیل بسیار رسمی است. یک کاما کافی است ، اما اگر در یک نامه ابتدایی نامه ای می نویسید ، می توانید از دو نقطه استفاده کنید.
مرحله 3. به خط بعدی ادامه دهید
سلام جایگاه خودش را در بالا دارد. پس از آن ، کلید Enter را فشار دهید تا به خط بعدی بروید. اگر برای پاراگراف های جدید به جای تورفتن جملات از فاصله استفاده می کنید ، یک خط خالی بین سلام و اولین پاراگراف قرار دهید.
مرحله 4. در صورت لزوم ، خود را در جمله آغازین معرفی کنید
برای اولین ایمیل ، حتی اگر گیرنده را در زندگی واقعی می شناسید ، خود را معرفی کنید. با ارائه اطلاعات شخصی ، گیرندگان تشویق می شوند ایمیل شما را بخوانند.
- به عنوان مثال ، "نام من جسیکا هارتونو است و مدیر بازاریابی در شرکت ABC هستم." همچنین می توانید خود را به گیرنده معرفی کنید ، مانند "نام من راما سوسنتو است و من کلاس بازاریابی شما را شرکت می کنم (بازاریابی 101 هر سه شنبه و پنجشنبه بعد از ظهر)".
- اگر قبلاً گیرنده را می شناسید و به او ایمیل زده اید ، بی خیال باشید که از جمله اول به عنوان یک تبریک استفاده کنید. به عنوان مثال ، "متشکرم برای چنین پاسخ سریعی" یا "برای شما آرزوی سلامتی دارم".
مرحله 5. متن ایمیل را بنویسید
بیشتر ایمیل های رسمی به اصل موضوع می رسند. این بدان معناست که جمله های اول و دوم باید به این دلیل باشد که چرا برای گیرنده نامه می نویسید. به خاطر داشته باشید ، تا آنجا که ممکن است در مورد هدف خود مختصر باشید.
