هنگام برنامه ریزی یک جلسه ، باید تمام اطلاعات مربوطه را به طور واضح و مختصر به اشتراک بگذارید. شما باید توضیحی درباره زمان ، مکان و موضوع بحث ارائه دهید. در صورت نیاز به آمادگی یا مطالبی برای جلسه ، ممکن است لازم باشد یادداشت برداری کنید. صرف نظر از رسانه ای که استفاده می کنید ، ایمیل یا برنامه Outlook ، اطمینان حاصل کنید که اطلاعات مهم به شما منتقل می شود تا همه دعوت کنندگان آن را بدانند و بتوانند پیش بینی کنند که در مقابل چه چیزی قرار دارند.
گام
روش 1 از 3: نوشتن موضوعات قوی
مرحله 1. یک موضوع کوتاه و مرتبط با تاریخ و موضوع جلسه بنویسید
نوشتن این موارد در کادر موضوع به دعوت کنندگان اجازه می دهد تا زمان و موضوع جلسه را بدون نیاز به باز کردن ایمیل درک کنند. به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید: "جلسه 01/03: دستورالعمل های گزارش جدید".
هشدار:
اگر موضوع جلسه را ننویسید ، افراد ممکن است به شما پاسخ دهند که آیا جلسه مربوط به بخش آنهاست یا باید در آن شرکت کنند یا خیر. بنابراین اطمینان حاصل کنید که موضوع جلسه را بنویسید!
مرحله 2. درخواست تأیید حضور در کادر موضوع
اگر می دانید چه کسی می آید ، در کادر موضوع درخواست تأیید کنید. به این ترتیب ، خوانندگان می دانند که باید در اسرع وقت پاسخ دهند ، حتی اگر ایمیل را باز نکرده باشند. می توانید بنویسید ، "جمعه جلسه 10/06 HR ، لطفاً به زودی تأیید کنید."
همچنین می توانید بنویسید: "لطفاً پاسخ دهید: جلسه منابع انسانی 10/06."
مرحله 3. اگر جلسه فوری است ، آن را در کادر موضوع بنویسید
اگر موضوع جلسه فوری است یا نیاز به تصمیم گیری سریع دارد تا جلسه بلافاصله برگزار شود ، علامت اضطراری را در کادر موضوع قرار دهید. به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید: "جلسه اضطراری دوشنبه 31/02: امنیت سایبری".
توضیح موضوع جلسه بسیار مهم است تا خواننده بتواند حدس بزند در مورد چه چیزی بحث خواهد شد
مرحله 4. بنویسید که آیا جلسه اجباری است یا فقط یک پیشنهاد است
اگر در یک شرکت بزرگ کار می کنید ، ممکن است همیشه حضور برخی افراد ضروری نباشد. بخشهای مربوطه را در کادر موضوع بنویسید یا در صورت لزوم به آنها اطلاع دهید. به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید ، "جلسه بازاریابی اجباری 6/10".
اگر خواننده نیازی به حضور ندارد ، می توانید بنویسید "توصیه می شود در جلسه 10/6 در مورد تاکتیک های بازاریابی کارآمد شرکت کنید."
مرحله 5. برای جلوگیری از سردرگمی ، از کلمات کامل در کادر موضوع استفاده کنید
اختصارات ممکن است کارآمد به نظر برسند ، اما در واقع نسبت به کلمات کامل کمتر مشخص هستند و می توانند باعث سردرگمی شوند. به عنوان مثال ، "KK" بسته به اینکه چه کسی زبان شخصی شما را می فهمد یا نمی فهمد ، می تواند به معنی "کارت خانواده" یا "کارت اعتباری" باشد.
با این حال ، می توانید از اختصارات رایج مانند "RSVP" ، "HR" و "KTP" استفاده کنید
روش 2 از 3: نوشتن محتوای ایمیل
مرحله 1. یک معرفی دوستانه ، مختصر و یادداشت های کوتاه بنویسید
اگر در یک شرکت بزرگ کار می کنید یا همه را نمی شناسید ، معرفی خود ضروری است. در این مقدمه مختصر ، باید اسناد یا مطالبی را که باید در جلسه تکمیل/آورده شوند ، ارائه دهید.
یک مقدمه دوستانه یا مرتبط با شغل ایجاد کنید. به عنوان مثال ، "سلام ، تیم! نمی توانم منتظر بمانم تا برنامه جدید هفته آینده راه اندازی شود!"
نکته:
اگر مجبورند یک کار خاص را انجام دهند یا چیزی را به جلسه برسانند ، به خوانندگان یادآوری کنید. به عنوان مثال ، "فراموش نکنید که 4 نسخه چاپی از لیست تماس فروشنده خود را بیاورید."
مرحله 2. تاریخ و زمان را در یک خط جداگانه بنویسید تا برجسته شود
این اطلاعات مهمی برای دعوت کنندگان است. بنابراین ، آن را واضح کنید و از سایر جملات اطراف آن متمایز شوید. دو خط بالا و پایین آن را خالی کنید یا آن را به صورت برجسته بنویسید.
- مثال: "6 اکتبر 2020 ، 10.30 - 11.45 WIB"
- اگر جلسه بصورت آنلاین برگزار می شود ، اطلاعات منطقه زمانی را ارائه دهید تا افراد مناطق زمانی مختلف به دلیل ارتباط نادرست عقب نمانند. به عنوان مثال ، می توانید بنویسید: "6 اکتبر 2020 ، ساعت 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)"
مرحله 3. مکان را بعد از تاریخ و زمان بنویسید
اطمینان حاصل کنید که مکان نیز مانند تاریخ و زمان به طور برجسته نوشته شده است ، به ویژه اگر جلسه در مکان جدیدی برگزار می شود ، پیدا کردن آن دشوار است ، یا اگر می دانید که برخی از دعوت شدگان با مکان آشنا نیستند. برای جلسات مجازی (از طریق انجمن های زنده یا چت تصویری) ، یک پیوند مستقیم برای دعوت کنندگان به منظور دسترسی آسان به انجمن یا پیوند ویدیویی ارائه دهید.
هنگام دادن راهنمایی ، تا آنجا که ممکن است جزئیات را ارائه دهید. مثال: "لطفاً به اتاق جلسه 592 در ساختمان Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto No. 10) بیایید. اتاق 592 در طبقه 2 ساختمان قرار دارد. بنابراین باید از آسانسور از طبقه همکف خارج شوید ، در طبقه دوازدهم توقف کنید و از آسانسور در ضلع جنوبی ساختمان (در سمت چپ خود) برای بالا رفتن به طبقه 59 استفاده کنید."
مرحله 4. هدف جلسه را به اشتراک بگذارید
هدف جلسه را به دعوت کننده اطلاع دهید. گفتن یک دستور کار کوتاه به دعوت کنندگان کمک می کند تا بفهمند چه کارهایی را باید از قبل انجام دهند. می توانید موضوع را (مانند "به روز رسانی امنیت سایبری") نامگذاری کنید یا می توانید برنامه ریزی کنید:
- 10.30 - 10.45 آخرین اطلاعات وضعیت پروژه را ارائه دهید
- 10.45 - 11.10 پیشنهادات مناسب را مقایسه کرده و انتخاب کنید
- 11.10 - 11.30 طوفان فکری و اهداف پرتاب
مرحله 5. ایمیل را برای خطاهای دستوری یا اطلاعاتی دوبار بررسی کنید
مهمترین نکته برای بررسی مجدد تاریخ ، زمان و مکان جلسه است. مطمئن شوید که این سه مورد درست است! همچنین می توانید مقدمه ، دستور کار یا هر یادداشت دیگری را که اضافه کرده اید دوباره بخوانید تا مطمئن شوید تمام اطلاعات مورد نیاز را ارائه کرده اید.
قبل از ارسال ایمیل ، با صدای بلند بخوانید تا مطمئن شوید که نوشته شما واضح و مختصر است
روش 3 از 3: استفاده از Outlook یا برنامه تقویم یکپارچه
مرحله 1. روی "New Meeting" در منوی اصلی در Outlook کلیک کنید
اگر شرکت شما از پایگاه داده ارتباطات با تقویم یکپارچه مانند Outlook استفاده می کند ، از آن برای برنامه ریزی جلسات استفاده کنید. این رسانه به طور کلی کانال ارتباطی است که توسط افرادی که با آنها کار می کنید انتخاب شده است.
اگر شرکت شما از Outlook یا سرویس مشابهی استفاده نمی کند ، از ایمیل ارائه شده توسط آژانس خود برای ارسال دعوت نامه استفاده کنید
مرحله 2. زمان و تاریخ را از پنجره "Scheduling Assistant" انتخاب کنید
پس از ایجاد یک جلسه جدید ، یک پنجره تقویم ظاهر می شود. روی «برنامه ریزی دستیار» کلیک کنید و زمان و تاریخ موجود برای جلسه را مشخص کنید.
اطمینان حاصل کنید که زمان مناسب برای حضور دعوت کنندگان را انتخاب کرده اید. بسته به برنامه شرکت ، ممکن است مجبور شوید تنظیمات صفحه نمایش خود را تغییر دهید تا برنامه همه (و شما) روی صفحه نمایش داده شود
مرحله 3. دعوت کنندگان را با تایپ نام آنها یا استفاده از دفترچه آدرس اضافه کنید
روی جعبه متن کلیک کنید تا نام را به صورت دستی وارد کنید یا در دفترچه آدرس بروید و نام یک دعوت کننده را از لیست انتخاب کنید. برای بررسی در دسترس بودن زمان دعوت از عملکرد "برنامه ریزی دستیار" استفاده کنید.
اگر دعوت کنندگان وقت آزاد ندارند ، نام آنها مشخص می شود. دستیار برنامه ریز حتی زمانهای پیشنهادی را متناسب با برنامه شما و سایر دعوت کنندگان ارائه می دهد
مرحله 4. زمان شروع و پایان جلسه را تعیین کنید
مطمئن شوید که تاریخ با تاریخی که قبلاً تعیین کرده اید مطابقت داشته باشد. در صورت نیاز به تغییر تقویم ، روی آن کلیک کنید. از پیکان رو به پایین سمت راست لیست زمان ها برای انتخاب زمان مناسب جلسه استفاده کنید.
نوشتن زمان پایان جلسه ، راه شما برای احترام گذاشتن به وقت طرف مقابل است تا آنها بتوانند پیش بینی کنند چه اتفاقی می افتد و برنامه ریزی سفرها یا کار روزانه را انجام دهند
مرحله 5. روی "قرار ملاقات" در بخش "جلسه" در بالای صفحه کلیک کنید
به صفحه برنامه باز می گردید و می بینید که جلسه شما برنامه ریزی شده است. پس از آن ، می توانید موضوع ، مکان و یادداشت ها را اضافه کنید.
اگر ورودی جلسه را در صفحه برنامه نمی بینید ، به مراحل قبلی بازگردید و این کار را تکرار کنید تا برنامه جلسه شما ظاهر شود
مرحله 6. موضوع ، مکان و یادداشت های خاص را بنویسید
موضوع جلسه را با چند کلمه کوتاه اطلاع دهید (مثال: "تست محصول جدید"). مکان خاص را بگویید. اگر مکان معمولاً برای جلسات استفاده نمی شود یا دسترسی به آن دشوار است ، دستورالعمل های محل را بنویسید. یادداشت های اضافی (مانند آمادگی هایی که باید انجام دهند) مربوط به جلسه بدهید.
- آدرس مکان را ذکر کنید حتی اگر به احتمال زیاد دعوت کننده آن را از قبل می داند.
- پس از اتمام کار روی "ارسال" کلیک کنید.
نکته:
از موضوعی بسیار گسترده مانند "طوفان فکری" استفاده نکنید زیرا این نوع کلمات اطلاعات واضحی در مورد هدف جلسه ارائه نمی دهند. می توانید آن را با عبارت "ذهن فروشنده را برای یک محصول جدید در نظر بگیرید" جایگزین کنید.
نکات
- هنگام بازخوانی یک ایمیل یا دعوتنامه ، مطمئن شوید که این نامه مختصر و بدون اغتشاش است.
- از لحنی دوستانه و حرفه ای استفاده کنید.
- لیست گیرندگان را دوبار بررسی کنید تا مطمئن شوید همه اهداف دعوت شده اند.
- اگر می خواهید کل آدرس ایمیل را از گیرندگان پنهان کنید ، آدرس ایمیل را در کادر "bcc" وارد کنید.
هشدار
- بدون تاریخ ، زمان و مکان ، دعوت نامه یا ایمیل ننویسید. دعوت کنندگان گیج می شوند و ده ها پاسخ در مورد این موارد دریافت خواهید کرد.
- با تمام حروف بزرگ ننویسید زیرا به عنوان فریاد زدن تفسیر می شود و این بسیار غیرحرفه ای است.
