نحوه استفاده از Microsoft Access (با تصاویر)

فهرست مطالب:

نحوه استفاده از Microsoft Access (با تصاویر)
نحوه استفاده از Microsoft Access (با تصاویر)

تصویری: نحوه استفاده از Microsoft Access (با تصاویر)

تصویری: نحوه استفاده از Microsoft Access (با تصاویر)
تصویری: آموزش ساخت ایمیل در ۳ دقیقه 2024, ممکن است
Anonim

Microsoft Access یک برنامه ایجاد پایگاه داده است که به هر کسی امکان ایجاد و مدیریت پایگاه داده را می دهد. این برنامه برای پروژه های کوچک برای مشاغل بزرگ مناسب است و بسیار بصری عمل می کند. این امر برای ورود داده ها بسیار عالی است ، زیرا نیازی به کار با جداول یا کاربرگ ها ندارید. برای شروع حداکثر استفاده از Microsoft Access ، اولین مراحل زیر را بررسی کنید.

گام

قسمت 1 از 6: ایجاد یک پایگاه داده جدید

از Microsoft Access Step 1 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 1 استفاده کنید

مرحله 1. روی برگه File کلیک کنید و "New" را انتخاب کنید

پایگاه داده مکانی است که اطلاعات شما در اشکال مختلف ذخیره می شود. می توانید یک پایگاه داده خالی ایجاد کنید یا از یک الگوی موجود انتخاب کنید.

  • پایگاه داده خالی پایگاه داده استاندارد دسترسی است و برای استفاده محلی توصیه می شود. ایجاد یک پایگاه داده محلی شامل یک جدول خواهد بود.
  • پایگاه های داده وب طوری طراحی شده اند که با دستگاه های وب Access سازگار باشند. ایجاد پایگاه داده وب شامل یک جدول خواهد بود.
  • الگوها پایگاه های داده ای هستند که برای مصارف مختلف طراحی شده اند. اگر نمی خواهید زمان خود را صرف طراحی پایگاه داده کنید ، یک الگو انتخاب کنید.
از Microsoft Access Step 2 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 2 استفاده کنید

مرحله 2. نام پایگاه داده

پس از انتخاب نوع پایگاه داده ، نامی را که نشان دهنده محتویات آن است به آن بدهید. این امر به ویژه در صورت کار با پایگاه های داده مختلف بسیار مفید است. نام پایگاه داده خود را در کادر "نام فایل" وارد کنید. "ایجاد" را برای ایجاد یک فایل پایگاه داده جدید انتخاب کنید.

قسمت 2 از 6: افزودن داده ها به پایگاه داده

از Microsoft Access Step 3 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 3 استفاده کنید

مرحله 1. بهترین ساختار را برای داده های خود تعیین کنید

اگر در حال ایجاد یک پایگاه داده خالی هستید ، باید در مورد چگونگی سازماندهی داده ها و افزودن ساختارهای داده مناسب فکر کنید. روشهای مختلفی برای قالب بندی و تعامل با داده های شما در Access وجود دارد:

  • جداول - جداول راه اصلی ذخیره داده ها در پایگاه داده شما هستند. جداول را می توان با برگه های کاری در Excel مقایسه کرد: داده ها در ستون ها و جداول سازماندهی شده اند. بنابراین ، وارد کردن داده ها از Excel و سایر برنامه های پردازش اعداد یک فرایند آسان است.
  • فرم ها - فرم ها راهی برای افزودن داده ها به پایگاه داده شما هستند. اگرچه می توانید داده ها را مستقیماً در جداول به پایگاه داده اضافه کنید ، اما استفاده از فرم ها ورود بصری داده ها را سرعت می بخشد.
  • گزارشات - گزارشات برای جمع بندی و نمایش داده ها از پایگاه داده شما مفید هستند. گزارشات برای تجزیه و تحلیل داده ها و پاسخ به س questionsالات خاص مانند میزان سود یا میزان بیشترین تعداد مشتریان استفاده می شود. گزارشات برای چاپ طراحی شده اند.
  • پرس و جو - پرس و جو نحوه دریافت و مرتب سازی داده ها است. می توانید از آن برای نمایش مدخل های خاص از جداول مختلف استفاده کنید. همچنین می توانید از پرس و جوها برای افزودن و به روز رسانی داده ها استفاده کنید.
از Microsoft Access Step 4 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 4 استفاده کنید

مرحله 2. اولین جدول خود را ایجاد کنید

اگر یک پایگاه داده خالی راه اندازی کنید ، با یک جدول خالی شروع خواهید کرد. می توانید داده ها را در این جدول به صورت دستی یا با کپی از منبع دیگر شروع کنید.

  • هر قطعه داده باید در ستون (فیلد) مخصوص به خود ذخیره شود ، در حالی که داده ها باید در ردیف خود قرار گیرند. به عنوان مثال ، داده های هر مشتری در یک ردیف ذخیره می شود ، در حالی که فیلدهای موجود اطلاعات متفاوتی درباره آن مصرف کننده هستند (نام ، نام خانوادگی ، آدرس ایمیل و غیره)
  • می توانید برچسب های ستون را نامگذاری کنید تا بتوانید نام هر فیلد را برای شما آسان تر کنید. برای تغییر نام سر ستون دوبار کلیک کنید.
از Microsoft Access Step 5 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 5 استفاده کنید

مرحله 3. داده ها را از منابع دیگر وارد کنید

اگر می خواهید از یک فایل یا مکان پشتیبانی شده وارد کنید ، می توانید Access را برای پذیرفتن اطلاعات و افزودن آن به پایگاه داده خود تنظیم کنید. این برای دریافت داده ها از سرورهای وب یا سایر منابع مشترک مفید است.

  • روی برگه داده های خارجی کلیک کنید
  • نوع فایلی را که می خواهید وارد کنید انتخاب کنید. در بخش "واردات و پیوند" ، چندین گزینه برای انواع داده ها مشاهده خواهید کرد. برای مشاهده گزینه های بیشتر می توانید روی More کلیک کنید. ODBC مخفف Open Database Connectivity است و شامل پایگاه های داده ای مانند SQL می شود.
  • مکان های داده را مرور کنید. اگر اطلاعات روی سرور است ، باید آدرس سرور را وارد کنید.
  • در پنجره بعدی ، "مشخص کنید چگونه و کجا می خواهید داده ها را در پایگاه داده فعلی ذخیره کنید" را انتخاب کنید. "OK" را انتخاب کنید. برای وارد کردن داده های خود مراحل را دنبال کنید.
از Microsoft Access Step 6 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 6 استفاده کنید

مرحله 4. یک جدول دیگر اضافه کنید

شما می خواهید پرونده های مختلف را در پایگاه های داده مختلف ذخیره کنید. این باعث می شود که پایگاه داده شما بدون مشکل اجرا شود. به عنوان مثال ، ممکن است یک جدول اطلاعات مشتری و یک جدول دیگر برای سفارش اطلاعات داشته باشید. سپس می توانید جدول اطلاعات مشتری را به جدول اطلاعات سفارش پیوند دهید.

در بخش "ایجاد" در برگه صفحه اصلی ، روی دکمه "جدول" کلیک کنید. یک جدول جدید در پایگاه داده شما ظاهر می شود. می توانید اطلاعات را همانند جدول اول وارد کنید

قسمت 3 از 6: مدیریت روابط بین جداول

از Microsoft Access Step 7 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 7 استفاده کنید

مرحله 1. نحوه عملکرد قفل ها را درک کنید

هر جدول یک کلید اصلی منحصر به فرد برای هر ورودی خواهد داشت. در ابتدا ، Access یک ستون ID ایجاد می کند که تعداد آن با هر ورودی افزایش می یابد. این ستون به عنوان "کلید اصلی" عمل می کند. جداول همچنین می توانند دارای فیلدهای "کلید خارجی" باشند که فیلدهای مرتبط با جداول دیگر در پایگاه داده هستند. فیلدهای پیوند داده های یکسانی خواهند داشت.

  • به عنوان مثال ، در جدول سفارشات ، ممکن است یک قسمت شناسه مشتری برای ثبت سفارش مشتری داشته باشید. می توانید با فیلد ID در جدول Customers رابطه ای برای آن زمینه ایجاد کنید.
  • استفاده از روابط بین جداول به ثبات ، کارایی و سهولت دسترسی به داده های شما کمک می کند.
از Microsoft Access Step 8 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 8 استفاده کنید

مرحله 2. روی زبانه Database Tools و سپس روی دکمه Relationships در قسمت Relationships کلیک کنید

با این کار پنجره جدیدی با پیش نمایش همه جداول موجود در پایگاه داده باز می شود. هر فیلد تحت نام هر جدول نمایش داده می شود.

قبل از ایجاد رابطه ، باید زمینه ای برای "کلید خارجی" ایجاد کنید. به عنوان مثال ، اگر می خواهید از شناسه مشتری در جدول سفارشات استفاده کنید ، فیلدی با نام مشتری در جدول ایجاد کرده و فیلد را خالی بگذارید. مطمئن شوید که فرمت همان فیلدی است که به آن پیوند داده اید (مثلاً اعداد)

از Microsoft Access Step 9 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 9 استفاده کنید

مرحله 3. فیلدی را که می خواهید از آن به عنوان کلید خارجی استفاده کنید به فیلدی که برای کلید خارجی ایجاد کرده اید بکشید

در پنجره ای که ظاهر می شود روی Create کلیک کنید تا رابطه بین فیلدها تنظیم شود. یک خط بین دو جدول متصل کننده دو فیلد ظاهر می شود.

هنگام ایجاد رابطه ، کادر انتخاب "Enforce Referential Integrity" را علامت بزنید. این بدان معناست که اگر داده ها در یک زمینه تغییر کنند ، داده های دیگر فیلدها نیز تغییر خواهند کرد. این باعث می شود داده های شما دقیق تر شود

قسمت 4 از 6: ایجاد پرس و جو

از Microsoft Access Step 10 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 10 استفاده کنید

مرحله 1. درک نقش پرس و جوها

پرس و جوها اعمالی هستند که به شما امکان می دهد داده ها را به سرعت مشاهده ، اضافه و ویرایش کنید. انواع مختلفی از پرس و جوها وجود دارد ، از جستجوهای ساده گرفته تا ایجاد جداول جدید بر اساس داده های موجود. پرس و جوها در تولید گزارش مهم هستند.

پرس و جوها به دو نوع اصلی تقسیم می شوند: Select و Action. پرس و جو اول داده ها را از جدول بیرون می آورد و می تواند آنها را محاسبه کند ، در حالی که دومی می تواند داده ها را از جدول اضافه ، ویرایش و حذف کند

از Microsoft Access Step 11 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 11 استفاده کنید

مرحله 2. از Query Wizard برای ایجاد یک پرس و جو اولیه Select استفاده کنید

اگر می خواهید از پرس و جو انتخاب اولیه استفاده کنید ، از Query Wizard برای راهنمایی مراحل استفاده کنید. از سربرگ Create می توانید به Query Wizard دسترسی پیدا کنید. این به شما امکان می دهد فیلدهای خاصی را از یک جدول نمایش دهید.

ایجاد Query انتخابی با Criteria

از Microsoft Access Step 12 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 12 استفاده کنید

مرحله 1. طراحی پرس و جو را باز کنید

می توانید از معیارها برای به حداقل رساندن درخواست انتخاب خود استفاده کنید و فقط اطلاعات مورد نیاز خود را نمایش دهید. برای شروع ، روی برگه ایجاد کلیک کنید و Query Design را انتخاب کنید.

از Microsoft Access 13 استفاده کنید
از Microsoft Access 13 استفاده کنید

مرحله 2. جدول خود را انتخاب کنید

کادر Show Table باز می شود. روی جدولی که می خواهید استفاده کنید دوبار کلیک کرده و روی Close کلیک کنید.

از Microsoft Access Step 14 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 14 استفاده کنید

مرحله 3. فیلدهایی را که داده ها به آنها استخراج می شود اضافه کنید

روی هر فیلد در جدول که می خواهید به Query اضافه کنید دوبار کلیک کنید. فیلد به لیست طراحی اضافه می شود.

از Microsoft Access Step 15 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 15 استفاده کنید

مرحله 4. معیارها را اضافه کنید

می توانید از انواع مختلف معیارها مانند متن یا توابع استفاده کنید. برای مثال ، اگر می خواهید قیمتی بالاتر از 50 دلار از قسمت Price نمایش دهید ، وارد کنید

=50

بر اساس معیارها اگر فقط می خواهید مشتریان خود را از انگلستان نشان دهید ، وارد کنید

بریتانیا

در کادر معیارها

در هر پرس و جو می توانید از معیارهای متعددی استفاده کنید

از Microsoft Access Step 16 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 16 استفاده کنید

مرحله 5. برای مشاهده نتیجه روی "اجرا" کلیک کنید

این دکمه در برگه Design قرار دارد. نتایج درخواست شما در پنجره نمایش داده می شود. برای ذخیره پرس و جو Ctrl+S را فشار دهید.

ایجاد Query انتخاب با پارامترها

از Microsoft Access Step 17 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 17 استفاده کنید

مرحله 1. طراحی پرس و جو را باز کنید

پرس و جو با پارامترها به شما امکان می دهد هر دفعه که یک پرس و جو را اجرا می کنید ، چه داده هایی را دریافت کنید. به عنوان مثال ، اگر پایگاه داده ای از مشتریان از شهرهای مختلف دارید ، می توانید از یک پرس و جو با پارامترها برای پرسیدن اینکه کدام شهر می خواهید داده ها را نمایش دهد ، استفاده کنید.

از Microsoft Access Step 18 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 18 استفاده کنید

مرحله 2. یک پرس و جو Select ایجاد کرده و جدول را تعریف کنید

با دوبار کلیک روی پیش نمایش جدول ، فیلدهایی را که می خواهید داده ها برای آنها بازیابی شود ، اضافه کنید.

از Microsoft Access Step 19 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 19 استفاده کنید

مرحله 3. پارامترها را در قسمت Criteria اضافه کنید

پارامترها با حروف "" در اطراف آنها مشخص شده اند. متن داخل براکت روی پرس و جو که هنگام اجرای پرس و جو ظاهر می شود ، نمایش داده می شود. برای مثال ، برای درخواست ورودی شهر ، روی سلول Criteria for the City کلیک کرده و وارد کنید

[کدام شهر؟]

آیا می توانید پارامترها را به پایان برسانید؟ یا: اما نه با! یا

از Microsoft Access Step 20 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 20 استفاده کنید

مرحله 4. یک پرس و جو با پارامترهای زیاد ایجاد کنید

می توانید از پارامترهای متعدد برای ایجاد فاصله سفارشی در نتایج پرس و جو خود استفاده کنید. به عنوان مثال ، اگر فیلد مورد نظر شما تاریخ است ، می توانید بین تاریخ های خاص با تایپ کد> بین [تاریخ شروع:] و [تاریخ پایان:] نتایج را بدست آورید. هنگام اجرای پرس و جو دو درخواست دریافت خواهید کرد.

ایجاد پرس و جو ایجاد جدول

از Microsoft Access Step 21 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 21 استفاده کنید

مرحله 1. روی برگه Create کلیک کنید و Query Design را انتخاب کنید

می توانید از یک پرس و جو برای بازیابی داده های خاص از یک جدول موجود و ایجاد یک جدول جدید با آن داده ها استفاده کنید. اگر می خواهید بخش خاصی از پایگاه داده خود را تقسیم کنید یا یک فرم برای بخش خاصی از پایگاه داده ایجاد کنید ، بسیار مفید است. ابتدا یک پرس و جو معمولی Select ایجاد می کنید.

از Microsoft Access 22 استفاده کنید
از Microsoft Access 22 استفاده کنید

مرحله 2. جدولی را که می خواهید از آن بازیابی کنید انتخاب کنید

روی جداول دوبار کلیک کنید. در صورت لزوم می توانید چندین جدول را همزمان انتخاب کنید.

از Microsoft Access Step 23 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 23 استفاده کنید

مرحله 3. فیلدی را که می خواهید اطلاعات را از آن بازیابی کنید انتخاب کنید

روی هر فیلدی که می خواهید از پیش نمایش جدول اضافه کنید دوبار کلیک کنید. این قسمت به لیست درخواست شما اضافه می شود.

از Microsoft Access Step 24 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 24 استفاده کنید

مرحله 4. معیارها را تعیین کنید

اگر می خواهید داده های خاصی را در یک فیلد مشخص کنید ، از قسمت Criteria برای تنظیم آن استفاده کنید. برای جزئیات به بخش "ایجاد یک پرسش انتخابی با معیارها" مراجعه کنید.

از Microsoft Access Step 25 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 25 استفاده کنید

مرحله 5. درخواست خود را آزمایش کنید تا مطمئن شوید نتایج با نیازهای شما مطابقت دارد

قبل از ایجاد جدول ، یک پرس و جو را اجرا کنید تا مطمئن شوید داده های صحیح را بازیابی می کند. معیارها و فیلدها را تنظیم کنید تا داده های مناسب به دست آورید.

از Microsoft Access Step 26 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 26 استفاده کنید

مرحله 6. پرس و جو را با فشار دادن Ctrl+S ذخیره کنید

پرس و جو در قاب ناوبری در سمت چپ صفحه ظاهر می شود. روی پرس و جو کلیک کنید تا دوباره انتخاب شود و بر روی تب Design کلیک کنید.

از Microsoft Access Step 27 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 27 استفاده کنید

مرحله 7. روی "Make Table" در بخش "Query Type" کلیک کنید

پنجره ای ظاهر می شود که نام جدول جدید را درخواست می کند. نام جدول را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.

از Microsoft Access Step 28 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 28 استفاده کنید

مرحله 8. روی Run کلیک کنید

جدول جدید شما بر اساس پرس و جو ایجاد شده ایجاد می شود. جدول در قاب ناوبری در سمت چپ صفحه ظاهر می شود.

ایجاد پرسش الحاقی

از Microsoft Access Step 29 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 29 استفاده کنید

مرحله 1. Query را که قبلاً ایجاد شده بود باز کنید

برای افزودن داده ها به یک جدول موجود از یک جدول دیگر ، می توانید از پرس و جو ضمیمه استفاده کنید. اگر می خواهید داده هایی را به جدولی که ایجاد کرده اید از طریق پرس و جو ایجاد جدول اضافه کنید ، مفید است.

از Microsoft Access Step 30 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 30 استفاده کنید

مرحله 2. روی دکمه افزودن در تب Design کلیک کنید

با این کار پنجره Append باز می شود. جدولی را که می خواهید به آن داده اضافه کنید انتخاب کنید.

از مرحله 31 Microsoft Access استفاده کنید
از مرحله 31 Microsoft Access استفاده کنید

مرحله 3. معیارهای پرس و جو خود را به دلخواه تغییر دهید

به عنوان مثال ، اگر جدولی با معیارهای "2010" در قسمت "سال" ایجاد می کنید ، آن را به سالی که می خواهید اضافه کنید تغییر دهید ، به عنوان مثال "2011".

از Microsoft Access Step 32 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 32 استفاده کنید

مرحله 4. جایی را که می خواهید داده ها را اضافه کنید تنظیم کنید

مطمئن شوید که فیلدهای صحیح را برای هر ستونی که داده ها را به آن اضافه می کنید تنظیم کرده اید. به عنوان مثال ، با استفاده از تغییرات فوق ، داده ها باید در کادر سال در ردیف "افزودن به" اضافه شوند.

از گام 33 مایکروسافت استفاده کنید
از گام 33 مایکروسافت استفاده کنید

مرحله 5. پرس و جو را اجرا کنید

در برگه Design روی "اجرا" کلیک کنید. پرس و جو اجرا می شود و داده ها به جدول اضافه می شوند. سپس می توانید یک جدول اضافه کنید تا بررسی کنید که آیا داده ها به درستی وارد شده اند یا خیر.

قسمت 5 از 6: ایجاد و استفاده از فرم ها

از مرحله 34 Microsoft Access استفاده کنید
از مرحله 34 Microsoft Access استفاده کنید

مرحله 1. جدولی را که می خواهید فرم را برای آن ایجاد کنید انتخاب کنید

فرم ها به شما امکان می دهند داده ها را در هر فیلد مشاهده کرده و بین ورودی ها حرکت کرده و ورودی های جدید را به سرعت و به آسانی ایجاد کنید. اگر داده ها را برای مدت زمان طولانی وارد کنید ، فرم ها بسیار مهم هستند ، زیرا استفاده از آنها برای بسیاری از افراد آسان تر از جداول است.

از Microsoft Access Step 35 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 35 استفاده کنید

مرحله 2. روی دکمه Form در برگه Create کلیک کنید

با این کار یک فرم بر اساس فیلدهای موجود در جدول به صورت خودکار ایجاد می شود. Access زمینه هایی با اندازه کافی ایجاد می کند ، اما شما می توانید اندازه دلخواه را تغییر داده و عناصر را روی فرم منتقل کنید.

  • اگر نمی خواهید فیلدهای خاصی روی فرم ظاهر شود ، می توانید راست کلیک کرده و Delete را انتخاب کنید.
  • اگر جدول شما دارای رابطه باشد ، یک ردیف داده در زیر هر ورودی ظاهر می شود که داده های پیوندی را نمایش می دهد. این به شما امکان می دهد داده های پیوندی را به راحتی ویرایش کنید. به عنوان مثال ، هر فروشنده ای در پایگاه داده شما ممکن است داده های مشتری را به ورودی خود مرتبط کند.
از Microsoft Access 36 استفاده کنید
از Microsoft Access 36 استفاده کنید

مرحله 3. به فرم خود بروید

دکمه های جهت دار در پایین برای حرکت بین ورودی ها مفید هستند. هنگام حرکت بین ورودی ها ، کادرهای فرم با داده های شما پر می شود. برای حرکت به اولین یا آخرین رکورد می توانید از دکمه های گوشه استفاده کنید.

از Microsoft Access Step 37 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 37 استفاده کنید

مرحله 4. برای استفاده از جدول روی دکمه Datasheet کلیک کنید

این دکمه در بالا سمت چپ قرار دارد و به شما امکان می دهد تغییر محتویات داده های خود را با فرم شروع کنید.

از Microsoft Access Step 38 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 38 استفاده کنید

مرحله 5. نوشته هایی را که ایجاد کرده اید تغییر دهید

برای تغییر داده های موجود در جدول ، می توانید متن را در کل کادر برای هر ورودی ویرایش کنید. تغییرات ایجاد شده بلافاصله روی جدول و داده های پیوندی ظاهر می شود.

از Microsoft Access Step 39 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 39 استفاده کنید

مرحله 6. یک ورودی جدید اضافه کنید

روی دکمه "افزودن ضبط" در نزدیکی دکمه های ناوبری کلیک کنید تا ورودی جدیدی در انتهای خط ایجاد شود. می توانید از جعبه ها برای وارد کردن داده ها در کادرهای خالی جدول استفاده کنید. این یک روش آسان برای افزودن اطلاعات است ، به جای استفاده از نمای جدول.

از Microsoft Access Step 40 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 40 استفاده کنید

مرحله 7. پس از اتمام فرم را ذخیره کنید

مطمئن شوید که فرم را با فشار دادن Ctrl + S ذخیره کرده اید تا بعداً به آن دسترسی پیدا کنید. فرم در قاب ناوبری در سمت چپ صفحه ظاهر می شود.

قسمت 6 از 6: تهیه گزارش

از Microsoft Access Step 41 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 41 استفاده کنید

مرحله 1. یک جدول یا پرس و جو انتخاب کنید

گزارشات به شما امکان می دهد خلاصه ای از داده های خود را نمایش دهید. گزارشات اغلب برای گزارش حقوق و دستمزد و تحویل مورد استفاده قرار می گیرند و می توانند برای هر گونه استفاده سفارشی شوند. گزارش ها داده ها را از جداول یا پرس و جوهایی که ایجاد کرده اید دریافت می کند.

از Microsoft Access Step 42 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 42 استفاده کنید

مرحله 2. روی زبانه Create کلیک کنید

نوع گزارشی را که می خواهید ایجاد کنید انتخاب کنید. راه های مختلفی برای تهیه گزارش وجود دارد که می توانید انجام دهید. دسترسی می تواند به صورت خودکار برای شما گزارش ایجاد کند و همچنین می توانید گزارش های سفارشی ایجاد کنید.

  • گزارش - این یک گزارش خودکار با تمام داده های منبع شما ایجاد می کند. در اینجا هیچ گروه بندی داده ای وجود ندارد ، اما برای پایگاه های داده کوچک این نوع گزارش ممکن است برای نیازهای شما مناسب باشد.
  • گزارش خالی - این یک گزارش خالی ایجاد می کند که می توانید داده ها را به دلخواه پر کنید. برای ایجاد گزارش سفارشی می توانید از میان فیلدهای موجود انتخاب کنید.
  • جادوگر گزارش - جادوگر ایجاد گزارش شما را در فرایند ایجاد گزارش راهنمایی می کند و به شما امکان می دهد داده ها را انتخاب و گروه بندی کرده و داده ها را قالب بندی کنید.
از مرحله 43 مایکروسافت استفاده کنید
از مرحله 43 مایکروسافت استفاده کنید

مرحله 3. منبع داده گزارش خالی خود را انتخاب کنید

اگر می خواهید گزارش خالی ایجاد کنید ، باید منبع داده را انتخاب کنید. ابتدا برگه Arrange را کلیک کرده و Property Sheet را انتخاب کنید. یا ، می توانید Alt+Enter را نیز فشار دهید.

روی پیکان رو به پایین در کنار منبع ضبط کلیک کنید. لیستی از جداول و درخواست های شما ظاهر می شود. یک جدول یا پرس و جو انتخاب کنید و گزینه های شما برای گزارش انتخاب می شوند

از Microsoft Access 44 استفاده کنید
از Microsoft Access 44 استفاده کنید

مرحله 4. فیلدها را به گزارش خود اضافه کنید

هنگامی که منابع را در اختیار دارید ، می توانید فیلدها را به گزارش خود اضافه کنید. روی برگه "قالب" کلیک کنید و روی "افزودن فیلد موجود" کلیک کنید. لیستی از فیلدها در سمت راست ظاهر می شود.

  • روی فیلدهایی که می خواهید به قاب طراحی اضافه کنید کلیک کرده و بکشید. ورودی در گزارش شما ظاهر می شود. هنگامی که فیلدهای اضافی را اضافه می کنید ، آنها به طور خودکار با فیلدهای موجود تنظیم می شوند.
  • با کلیک روی گوشه و کشیدن آن با ماوس ، می توانید اندازه یک فیلد را تغییر دهید.
  • با کلیک بر روی عنوان و فشردن Delete ، فیلدی را از گزارش حذف کنید.
از Microsoft Access Step 45 استفاده کنید
از Microsoft Access Step 45 استفاده کنید

مرحله 5. گزارش های خود را گروه بندی کنید

گروه بندی به شما امکان می دهد اطلاعات را از گزارش ها به سرعت پردازش کنید ، زیرا داده های مرتبط از قبل سازماندهی شده اند. به عنوان مثال ، ممکن است بخواهید فروش را بر اساس منطقه یا فروشنده گروه بندی کنید. گروه بندی این امکان را به شما می دهد.

  • روی برگه Design کلیک کنید و روی "Group and Sort" کلیک کنید.
  • روی هر قسمت از فیلدی که می خواهید گروه بندی کنید راست کلیک کنید. در منو "Group On" را انتخاب کنید.
  • یک سر برای گروه ایجاد می شود. می توانید عناوین سرصفحه را به گروه های برچسب سفارشی کنید.
از Microsoft Access 46 استفاده کنید
از Microsoft Access 46 استفاده کنید

مرحله 6. گزارش را ذخیره و به اشتراک بگذارید

پس از تکمیل گزارش خود ، می توانید آن را مانند سایر اسناد ذخیره و به اشتراک بگذارید یا چاپ کنید. از گزارشات برای به اشتراک گذاشتن گزارش عملکرد با سرمایه گذاران ، اطلاعات تماس کارگران و موارد دیگر استفاده کنید.

نکات

Microsoft Access در حالت "نمای پشت صحنه" باز می شود ، که گزینه های منو را فراهم می کند که به شما امکان می دهد پایگاه داده را باز کنید ، پایگاه داده جدیدی ایجاد کنید یا برای ویرایش پایگاه داده خود به دستوراتی دسترسی پیدا کنید

هشدار

بسته به نوع پایگاه داده ای که ایجاد می کنید ، برخی از ویژگی های Access همیشه در دسترس نیستند. به عنوان مثال ، شما نمی توانید یک پایگاه داده رومیزی را در وب به اشتراک بگذارید و برخی از ویژگی های دسکتاپ مانند تعداد درخواست ها در پایگاه داده وب موجود نیست

== منبع ==

  1. https://office.microsoft.com/fa-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx؟CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
  2. https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
  3. https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
  4. https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf

توصیه شده: