برنامه های احتمالی ، که بیشتر به عنوان برنامه های واکنش اضطراری شناخته می شوند ، در پیش بینی وقوع مواردی که منجر به توقف فعالیت های عملیاتی می شود ، بسیار مفید است. در مدیریت سازمان ، ممکن است خطرات مختلفی از اختلالات فنی (به عنوان مثال از دست دادن داده ها) گرفته تا حوادث طبیعی (به عنوان مثال سیل) رخ دهد. بنابراین ، هر سازمانی به منظور آمادگی برای مقابله با حوادث ناگوار مختلف ، باید یک برنامه اضطراری م effectiveثر تهیه کند.
گام
قسمت 1 از 3: پیش بینی خطرات مختلف
مرحله 1. قبل از تدوین برنامه اضطراری آماده شوید
هدف اصلی تهیه یک برنامه اضطراری حفظ تداوم فعالیتهای عملیاتی سازمان در صورت وقوع یک فاجعه است.
- ابتدا ، یک سیاست رسمی تعریف کنید که بیان می کند سازمان باید برنامه احتمالی را تدوین کند.
- برنامه ای ساده و کاربردی تهیه کنید. از کلماتی استفاده کنید که به راحتی قابل درک باشند و دستورالعمل هایی را ارائه دهید که به راحتی توسط خواننده اعمال شود ، زیرا این طرح باید توسط تمام پرسنل سازمان انجام شود.
- دلایل خاصی را که باید برای آنها یک برنامه احتمالی تهیه کنید ، مشخص کنید. شاخص هایی را در نظر بگیرید که به عنوان معیارهایی برای تعیین موفقیت اجرای یک برنامه احتمالی عمل می کنند تا سازمان بتواند فعالیت های خود را طبق معمول ادامه دهد. فعالیتهای عملیاتی را که نقش مهمی در تداوم کسب و کار شما دارند تعیین کنید.
مرحله 2. با پاسخ به سه س importantال مهم ، یک برنامه احتمالی ایجاد کنید
ایجاد طرحی که بتواند به هر سه این س answerالات پاسخ دهد راهی برای اطمینان از این است که شما حتی یک جنبه را نیز از دست ندهید.
- چه اتفاقاتی ممکن است رخ دهد؟
- برای رفع آن چه اقداماتی انجام خواهیم داد؟
- برای آماده سازی خود باید چه کار کنیم؟
مرحله 3. دریابید که سازمان شما با چه خطراتی روبرو است
تعیین خطرات احتمالی یکی از جنبه های مهم در تهیه یک برنامه احتمالی است. با این حال ، روند با توجه به وضعیت و شرایط هر سازمان متفاوت خواهد بود. هنگام تعیین خطرات نیز باید شرایط سازمان خود را در نظر بگیرید. برنامه های احتمالی برای پیش بینی خطرات تجاری در قالب موارد زیر مورد نیاز است:
- بلایای طبیعی ، به عنوان مثال: سیل ، طوفان و خشکسالی. سایر خطرات: بحران های مالی ، حوادث کار ، مشکلات پرسنل (به عنوان مثال مرگ رهبر سازمان یا اعتصاب کارکنان) ، از دست دادن داده ها ، هرج و مرج مدیریتی و مشکلات مربوط به محصول (به عنوان مثال: محصولات معیوب).
- تمرکز بر تهیه برنامه ها بر جنبه های مدیریت ، ارتباطات ، امور مالی ، هماهنگی ، تدارکات و حل مشکلات فنی.
- معمولاً تیمی که زیرساخت های ارتباطی را مدیریت می کند با مشکلات فنی روبرو است. شما باید خطر از دست دادن داده ها یا مشتریان را در نظر بگیرید.
مرحله 4. خطرات را بر اساس اولویت در نظر بگیرید
میزان ریسک را بر اساس میزان احتمال وقوع ریسک تعیین کنید. به طور کلی ، برنامه های احتمالی نمی توانند همه خطرات را پیش بینی کنند زیرا احتمال وقوع آنها یکسان نیست. سعی کنید خطرات احتمالی را که بیشترین احتمال وقوع را دارند و بر فعالیتهای عملیاتی تأثیر زیادی می گذارند ، بیابید.
- بر رویدادهایی با کشنده ترین پیامدها تمرکز کنید. تمام رویدادهایی را که بر عملیات تأثیر می گذارد بنویسید و از 1 تا 10 رتبه بندی کنید. در مورد تأثیر هر یک از این رویدادها فکر کنید ، به عنوان مثال: آتش سوزی موتور نسبت به آتش سوزی کارخانه رتبه پایین تری دارد.
- پس از آن ، رتبه بندی را بر اساس فراوانی وقوع خطر تعیین کنید. به عنوان مثال: برای ریسکی که ماهانه یکبار رخ می دهد رتبه 1 و برای ریسکی که هر 100 سال یکبار رخ می دهد رتبه 10 بدهید. دو عدد را ضرب کنید تا مجموع نمره ای را که میزان ریسک و تأثیر آن بر سازمان را نشان می دهد بدست آورید.
- یک برنامه احتمالی شروع کنید که با رویداد با بالاترین امتیاز شروع می شود. راه حل هایی را برای پیش بینی این رویدادها آماده کنید. علاوه بر این ، می توانید فرایندهای کاری را برای رویدادهای کم نمره بهبود بخشید. جنبه های اساسی که تداوم فعالیتهای سازمان را تضمین می کند باید در اولویت اصلی قرار گیرد ، به عنوان مثال: مدیریت جریان نقدی ، توسعه سهم بازار و بهبود عملکرد کارکنان.
قسمت 2 از 3: تعریف چند سناریو
مرحله 1. سناریوی رویداد با بیشترین ریسک را تعیین کنید
به منظور توسعه یک برنامه احتمالی موثر ، سناریوهای واقع بینانه برای هر ریسک تعریف کنید. یک چارچوب خاص ایجاد کنید تا پیش بینی کنید در صورت وقوع بالاترین ریسک چه تاثیری خواهد داشت.
- بعد از تدوین کامل سناریو ، می توانید تأثیر آن را تعیین کنید. در مورد بزرگترین تأثیر هر سناریو به تفصیل فکر کنید.
- از یک سناریو ، چندین نسخه از طرح را با شدت ضربه درجه بندی شده تهیه کنید ، به عنوان مثال: ضربه ملایم ، ضربه متوسط و ضربه شدید.
مرحله 2. مطابق سناریو ، برنامه ای برای اجرای طرح تهیه کنید
تعیین کنید که چه پرسنلی مسئول چه اقدامات و چه زمانی هستند. همچنین یک لیست به روز شده یا لیست تماس تهیه کنید و تعیین کنید که چه کسی باید اعلان ها را ارائه دهد.
- برنامه ای تهیه کنید تا همه پرسنل مسئول بدانند در روز اول یا در هفته اول باید چه کار کنند. یک برنامه مشخص برای هر سناریو تهیه کنید.
- مطابق سناریو ، برنامه ای را برای پیش بینی ظهور موانع در جنبه های مختلف سازمان تنظیم کنید ، به عنوان مثال از نظر امکانات کار (محدودیت های زیرساختی) ، سازمان (هیچ سیستم هشدار دهنده ای برای شرایط اضطراری یا تیم واکنش ماهر وجود ندارد) و موسسات (به عنوان مثال: فقدان منابع مالی یا شرکای خارجی). تعیین پرسنلی که باید مسئول جنبه های خاصی باشند.
مرحله 3. در مورد مهمترین عوامل برای راه اندازی مجدد کسب و کار خود فکر کنید
با بررسی ظرفیت ها و آسیب پذیری های درون سازمانی ، این موضوع را به تفصیل مورد بحث قرار دهید. آیا سازمان توانایی کافی برای رسیدگی یا رسیدگی به هر ریسک را دارد؟
- به عنوان مثال: فاجعه ای که ممکن است رخ دهد سیل است زیرا آب رودخانه طغیان می کند و مسکن در ساحل رودخانه غرق می شود. زیرساخت های ضعیف ممکن است باعث آسیب پذیری شوند و در دسترس بودن پرسنل ماهر یک ظرفیت سازمانی است.
- یک ارزیابی صادقانه از منابع انجام دهید. تعیین کنید که به دلیل محدودیت منابع چه چیزی باید تغییر کند یا کاهش یابد؟ تجزیه و تحلیل را برای تعیین تأثیر بر فعالیت های تجاری انجام دهید تا بتوانید اقداماتی را که باید انجام شود تعیین کنید تا سازمان به فعالیت خود ادامه دهد و بتواند به اهداف خود برسد.
مرحله 4. نحوه کاهش خطر را تعیین کنید
پس از تهیه یک برنامه احتمالی ، بنشینید و امیدوار باشید هیچ اتفاق بدی نیفتد. اقدامات مختلفی را برای کاهش خطر و پیشگیری انجام دهید.
- ببینید آیا همکارانی مایل به کمک هستند یا خیر. آیا منابع محلی وجود دارد که در صورت وقوع فاجعه مورد استفاده قرار گیرد؟ آیا همسایه هایی مایل به کمک هستند؟
- یک برنامه احتمالی م aspectsثر می تواند جنبه های مختلفی را که باید بهبود یابند آشکار کند تا برنامه ای که در ابتدا بسیار مفید بود ، اکنون دیگر مورد نیاز نباشد.
- به عنوان مثال: شما نیاز به حمایت از بیمه را درک می کنید یا شبیه سازی مدیریت بلایا را انجام می دهید. برای جلوگیری از از دست دادن اطلاعات ، یک سیستم پشتیبان گیری داده را نصب کنید. برای هر سناریویی برنامه ریزی کنید.
قسمت 3 از 3: اجرای یک برنامه احتمالی
مرحله 1. برنامه احتمالی را به همه کارکنان اعلام کنید
شما باید قبل از وقوع شرایط اضطراری ، برنامه احتمالی را به همه سطوح مدیریت سازمان اطلاع دهید.
- نقشها و مسئولیتهای هر یک از پرسنل را توضیح دهید تا هنگام اجرای این طرح برای جلوگیری از وحشت ، دچار سردرگمی نشوند.
- آموزشهای مفیدی ارائه دهید تا هر پرسنل بتواند طبق برنامه وظایف خود را انجام دهد. شبیه سازی های لازم را انجام داده و پس از انجام مشاهدات ، تنظیمات را انجام دهید.
مرحله 2. برنامه خود را آزمایش کنید
آزمایش را در 4 مرحله انجام دهید تا کارآمدتر و م effectiveثرتر باشد. در صورت وجود مشکلات یا درگیری های بین دپارتمانی ، برنامه را تنظیم کرده و مجددا آزمایش کنید.
- برگزاری جلسات با کارکنان ارشد. بگذارید او تاریخ و زمان جلسه را برای بررسی کامل برنامه احتمالی تعیین کند و از افرادی که این کار را تا انتها انجام داده اند قدردانی کند.
- جلسات بین بخشی را برای بررسی برنامه های دپارتمان برگزار کنید. در این مرحله ، شما باید منابع را اختصاص دهید و تعارضات نوظهور را شناسایی کنید.
- علت خرابی مهم سیستم را بیابید. ارزیابی برنامه را می توان در داخل واحد با شبیه سازی خرابی سیستم و/یا فروشنده انجام داد. شبیه سازی سناریو را می توان بدون خاموش کردن تجهیزات یا تاخیر در روندهایی که باید به کار خود ادامه دهند ، انجام داد.
- دویدن آزمایشی انجام دهید. با این حال ، شما باید برنامه احتمالی را با توقف موقت عملیات آزمایش کنید.
مرحله 3. برنامه احتمالی را در مکانی امن و به راحتی در دسترس نگه دارید
در صورت وقوع فاجعه ، اجازه ندهید طرح آتش بگیرد یا سیل آن را از بین ببرد. برای سهولت دسترسی در مواقع ضروری ، ذخیره فایل برنامه خود را مخفی نگه ندارید.
- فایل طرح و کپی ها را در چندین مکان نگهداری کنید تا در صورت نیاز در اسرع وقت مورد استفاده قرار گیرند.
- یک نسخه از طرح را در مکان های مختلف از نسخه اصلی نگه دارید. لطفاً به برخی افراد مجاز نحوه دسترسی به آن را بگویید.
مرحله 4. یک برنامه منظم برای انجام بررسی ها تنظیم کنید
تغییرات دائمی رخ می دهند به طوری که فرضیاتی که زمینه ساز تهیه طرح هستند دیگر معتبر نیستند. ریسک ممکن است بیشتر از زمانی باشد که برنامه تدوین شده است.
- هنگام تهیه و تنظیم برنامه ها چندین نفر را درگیر کنید. به عنوان مثال: از کارکنان جدید بخواهید که نظرات خود را ارائه دهند یا از منظری متفاوت پیشرفت کنند.
- تمام فرضیات مورد استفاده هنگام تهیه طرح را با داده های فعلی مقایسه کنید یا یک شخص ثالث را بررسی کنید. سیستم پشتیبان گیری در رایانه شما ممکن است داده های کمتری از آنچه فکر می کنید ذخیره کند.
نکات
- اهمیت برنامه احتمالی را نادیده نگیرید تا برنامه ای ایجاد نکنید!
- تدوین برنامه های احتمالی در سناریوهای مختلف.
- برنامه ریزی را با تشکیل کمیته و تعیین رئیس شروع کنید. افرادی را انتخاب کنید که دارای مهارت ها ، ابزارها و دانش باشند تا هر بخش بتواند برنامه های خود را توسعه دهد.
- برنامه هایی را که برای یافتن موارد از دست رفته تهیه شده است دوباره بخوانید.
