برنامه کاری مجموعه ای از اهداف و فرآیندها است که می تواند به تیم و/یا شخص در رسیدن به این هدف کمک کند. با خواندن یک برنامه کاری ، می توانید مقیاس یک پروژه را بهتر درک کنید. چه در محل کار و چه در دانشگاه مورد استفاده قرار گیرد ، برنامه های کاری به شما کمک می کند تا پروژه ها را سازماندهی کنید. از طریق یک برنامه کاری ، این فرآیند را به کارهای کوچک و سبک تقسیم می کنید در حالی که می دانید می خواهید به چه چیزی برسید. با نحوه ایجاد یک برنامه کاری آشنا شوید تا برای پروژه بعدی خود بهتر آماده شوید.
گام
مرحله 1. تصمیم بگیرید که برنامه کاری شما برای چیست
دلایل زیادی وجود دارد که ما یک برنامه کاری ایجاد می کنیم. آن هدف را از قبل تعیین کنید تا بتوانید به خوبی برای پروژه آماده شوید. به یاد داشته باشید ، اکثر برنامه های کاری برای یک دوره معین معتبر هستند ، به عنوان مثال 6 ماه یا 1 سال.
- در دفتر برنامه کاری به رئیس شما کمک می کند تا بداند در چند ماه آینده روی چه پروژه هایی کار خواهید کرد. رئیس شما معمولاً پس از بررسی عملکرد سالانه یا زمانی که تیم شما در حال انجام پروژه ای بزرگ است به این اطلاعات نیاز دارد. یک برنامه کاری همچنین می تواند نتیجه یک جلسه برنامه ریزی استراتژیک باشد که شرکت در آغاز یک تقویم یا سال مالی جدید انجام می دهد.
- در دنیای دانشگاهی ، برنامه های کاری مناسب برای استفاده دانشجویان برای کار در پروژه های بزرگ ، یا استادان برای طراحی برنامه درسی در هر ترم مناسب است.
- برای پروژه های شخصی ، یک برنامه کاری به شما این ایده را می دهد که قصد انجام چه کاری را دارید ، چگونه این کار را انجام می دهید و چه زمانی قصد دارید آن را تکمیل کنید.
مرحله 2. مقدمه و سابقه بنویسید
برای یک برنامه کاری حرفه ای ، باید یک مقدمه و سابقه بنویسید. رئیس یا مدیر شما اطلاعات مورد نیاز برای درک برنامه کاری را بدست می آورد. از سوی دیگر ، برنامه های کاری دانشگاهی معمولاً نیازی به معرفی و سابقه ندارند.
- مقدمه باید کوتاه و جالب باشد. به رئیس خود یادآوری کنید که چرا آن برنامه کاری را تهیه کرده اید. پروژه ای را به او معرفی کنید که در مدت زمان معینی روی آن کار خواهید کرد.
- پس زمینه باید نشان دهد که چرا برنامه کار را ایجاد کرده اید. شما می توانید این کار را انجام دهید ، به عنوان مثال ، با ارائه جزئیات یا آمار آخرین گزارش ، شناسایی مسائلی که باید به آنها پرداخته شود ، یا دلایل دیگر بر اساس ورودی و بازخوردی که هنگام کار بر روی پروژه های قبلی دریافت کرده اید.
مرحله 3. اهداف و اهداف را مشخص کنید
اهداف و مقاصد دو امر مرتبط هستند. در برنامه کاری ، هر دو آنها منجر به دستیابی به نتایج می شوند. تفاوت این است که اهداف کلی هستند ، در حالی که اهداف دقیق تر هستند.
- اهداف تصویر کلی پروژه شما هستند. نتایج نهایی را که از برنامه کاری می خواهید بنویسید. مطمئن شوید که پوشش گسترده است. به عنوان مثال ، بگویید که می خواهید یک مقاله تحقیقاتی را تکمیل کنید یا نوشتن را یاد بگیرید.
- اهداف باید مشخص و ملموس باشند. به عبارت دیگر ، شما باید بتوانید مراحل انجام شده در لیست هدف خود را پس از اتمام مراحل مشخص کنید. یافتن منابع قابل مصاحبه برای مقاله تحقیقی شما مثال خوبی از یک هدف است.
- اگر اهداف موجود بسیار متنوع هستند ، می توانید آنها را به بلند مدت تقسیم کنید کوتاه ، عادت زنانه متوسط ، و مدت طولانی به به عنوان مثال ، هدف کوتاه مدت شرکت برای افزایش 30 درصدی تعداد مخاطبان در سه ماه متفاوت از هدف بلند مدت تقویت نمایندگی برند در شبکه های اجتماعی به مدت یک سال است.
- اهداف معمولاً در جملات فعال با استفاده از افعال کنش با معانی خاص نوشته می شوند. به عنوان مثال ، "برنامه ریزی" ، "نوشتن" ، "بهبود" و "اندازه گیری". از افعال با معانی مبهم مانند "یاد بگیر" ، "درک" و "می دانم" خودداری کنید.
مرحله 4. یک برنامه کاری با اهداف "SMART" تهیه کنید
SMART مخفف کلمه ای است که معمولاً برای جستجوی نتایج ملموس تر و قابل اجرا در برنامه های کاری استفاده می شود.
- خاص به معنی مفصل ما دقیقاً برای چه کسی چکار می کنیم؟ جمعیتی را که به آنها خدمت خواهید کرد و اقدامات خاصی را که برای کمک به آنها استفاده می کنید ، شرح دهید.
- قابل اندازه گیری به معنی اندازه گیری آیا هدف کمی و قابل اندازه گیری است؟ آیا می توانید نتیجه را محاسبه کنید؟ آیا کار را طوری برنامه ریزی کرده اید که "سطح سلامت در آفریقای جنوبی در سال 2012 بهبود یابد"؟ یا آیا آن را طوری تنظیم می کنید که "تعداد موارد ابتلا به HIV/AIDS در نوزادان تازه متولد شده در آفریقای جنوبی تا سال 2020 20 درصد کاهش می یابد"؟
- دست یافتنی به معنی دست یافتنی است آیا می توانید با منابع در اختیار خود آن را در زمان تعیین شده تکمیل کنید؟ با توجه به محدودیت های موجود ، هدف شما باید واقع بینانه باشد. افزایش 500 درصدی فروش در صورتی که شرکت شما کوچک باشد منطقی به نظر می رسد. افزایش 500 درصدی فروش یک هدف تقریبا غیرممکن برای شرکتی است که بر بازار تسلط داشته است.
- مربوط مربوط به علایق است آیا هدف بر هدف یا استراتژی مورد نظر شما تأثیر می گذارد؟ اگرچه برای سلامت عمومی مهم است ، آیا این درست است که اندازه گیری قد و وزن دانش آموزان دبیرستانی می تواند مستقیماً منجر به تغییر در روش های سلامت روان شود؟ اطمینان حاصل کنید که اهداف و روش های کاری شما دارای پیوند روشن و شهودی هستند.
- زمان محدود محدود به زمان است چه زمانی به هدف رسیدید و/یا چه زمانی می دانستید که به آن رسیده اید؟ تاریخ پایان پروژه را تعیین کنید. در صورت وجود ، ذکر کنید که چه نوع نتیجه نهایی می تواند باعث شود پروژه شما زودهنگام به پایان برسد و همه نتایج به دست آمده باشد.
به یاد داشته باشید ، برای محاسبه تغییر باید یک عدد پایه مشخص شود. اگر نمی دانید چند نوزاد در آفریقای جنوبی مبتلا به HIV/AIDS هستند ، چگونه می توانید از کاهش 20 درصدی موارد اطمینان حاصل کنید؟
در شرایط خاص ، ممکن است لازم باشد با یک متخصص مشورت کنید تا مطمئن شوید که اهداف برنامه کاری شما قابل دستیابی هستند
مرحله 5. منابعی را که در اختیار دارید فهرست کنید
در این لیست همه چیزهایی را که برای رسیدن به اهداف و اهداف خود نیاز دارید بنویسید. بسته به برنامه کاری شما ، منابع به اشکال مختلف شکل می گیرند.
- منابع موجود در دفتر شامل بودجه مالی ، کارکنان ، مشاوران ، ساختمانها یا اتاقها و کتاب است. اگر برنامه کار رسمی تر است ، می توانید بودجه مفصلی را ضمیمه کنید.
- منابع موجود در دانشگاه شامل دسترسی به کتابخانه ها می شود. مواد تحقیقاتی مانند کتاب ، روزنامه و مجلات ؛ دسترسی به کامپیوتر و اینترنت ؛ همچنین اساتید یا افراد دیگری که می توانند در صورت داشتن سوال به شما کمک کنند.
مرحله 6. محدودیت های موجود را بشناسید
مرزها موانعی هستند که می توانند مانع تلاش های شما برای رسیدن به اهداف و مقاصد شما شوند. به عنوان مثال ، هنگام انجام تکالیف تحقیقاتی در مدرسه یا کالج ، برنامه شما بسیار فشرده می شود ، بنابراین نمی توانید خوب تحقیق کنید و بنویسید. بنابراین ، محدودیت شما یک برنامه شلوغ است. سعی کنید سایر تعهدات را در طول ترم حذف کنید تا بتوانید برنامه کاری خود را به طور موثر تکمیل کنید.
مرحله 7. چه کسی مسئول است؟
پاسخگویی عنصر اساسی یک برنامه خوب است. چه کسی مسئول تکمیل هر کار است؟ حتی اگر تیمی در حال کار بر روی یک کار باشد ، یک نفر باید مسئول اطمینان از انجام کامل کار به موقع باشد.
مرحله 8. یک استراتژی بنویسید
برنامه کاری خود را رعایت کنید ، سپس تصمیم بگیرید که چگونه منابع خود را در حالی که بر محدودیت ها برای غلبه بر اهداف و مقاصد خود غلبه می کنید ، چگونه استفاده خواهید کرد.
- یک لیست دقیق از اقدامات بنویسید. مشخص کنید که هر روز یا هر هفته برای رسیدن به اهداف خود چه اتفاقی باید بیفتد. همچنین اقدامات دیگری را که اعضای تیم باید انجام دهند ، ذکر کنید. برای سازماندهی این اطلاعات می توانید از نرم افزار مدیریت پروژه یا تقویم شخصی استفاده کنید.
- برنامه ریزی کنید. در حالی که ممکن است یک برنامه کاری آزمایشی داشته باشید ، رویدادها یا موقعیت های پیش بینی نشده ممکن است هر از گاهی رخ دهد. بنابراین ، در برنامه خود جایی داشته باشید تا از تأخیر جلوگیری کنید.
نکات
- اگر پروژه شما بزرگ است ، نقاط عطف را مشخص کنید. نقاط عطف نقاطی از یک پروژه هستند که دستیابی به اهداف خاصی را برجسته می کنند. شما همچنین می توانید آن را یک نقطه تأمل تلقی کنید ، هنگامی که مشاهده می کنید روند چقدر پیشرفت کرده است و در عین حال مطمئن می شوید که از برنامه کاری خارج نمی شود.
- یک برنامه کاری ایجاد کنید که برای شما مناسب است. بسته به خواسته ها یا نیازهای شما می تواند جزئیات ، گسترده باشد. می توانید روی یک تکه کاغذ یا با نرم افزار حرفه ای و با استفاده از تصاویر و رنگ ها بنویسید. از هر چیزی که برای شما طبیعی ترین و م effectiveثرتر است استفاده کنید.
