اگر احساس می کنید در کارهای روزانه غرق شده اید ، داشتن یک برنامه به شما کمک می کند تا مولدتر ، کارآمدتر و منظم تر باشید. برای مدیریت زمان خود با یک نوت بوک ، برنامه ریز یا برنامه آزمایش کنید و به روشی که فکر می کنید بهترین کار را می کند پایبند باشید. مطمئن شوید که نتایج واقع بینانه ای تعیین کرده اید و تعادل بین مسئولیت و وقت آزاد را در اولویت قرار دهید. برای ماندن در مسیر ، برنامه ریزی را بخشی از برنامه معمول خود قرار دهید و هر زمان که موفق شدید کاری را در لیست کارهای خود انتخاب کنید ، به خودتان پاداش دهید.
گام
قسمت 1 از 3: تهیه برنامه
مرحله 1. زمان انجام فعالیتهای معمول را ثبت کنید
زمان آماده شدن صبح ، لباس شستن صبحگاهی ، خرید ، پاسخگویی به ایمیل ، انجام کارهای خانه و انجام سایر کارهای معمول را ثبت کنید. یک هفته آن را مرور کنید و آن را در یک دفترچه یادداشت ، کاربرگ یا برنامه دفترچه یادداشت بنویسید.
- با پیگیری روال عادی خود برای یک هفته کامل ، می توانید زمان مورد نیاز برای اختصاص دادن به کارهای خاص را تخمین بزنید.
- شاید راهی برای بهره وری بیشتر پیدا کنید. به عنوان مثال ، ممکن است متوجه شوید که 10 ساعت را صرف یک بازی ویدیویی کرده اید و باید زمان بیشتری را صرف مطالعه کنید.
مرحله 2. سعی کنید با استفاده از ابزارهای مختلف ، از نوت بوک ها تا دستور کارها و برنامه ها ، برنامه ای ایجاد کنید
هنگام تنظیم اولین برنامه ، از انواع روش های دست نویس یا دیجیتالی استفاده کنید. اگر می خواهید با یک صفحه خالی شروع کنید ، از یک دفترچه یادداشت یا برنامه Notepad استفاده کنید. اگر می خواهید از برگه ای استفاده کنید که شامل تاریخ و زمان است ، از برنامه دستور کار یا تقویم استفاده کنید.
- روشی را انتخاب کنید که مناسب شما باشد. اگر کاغذ دوست ندارید ، از یک برنامه دیجیتالی استفاده کنید. اگر دست خط به تمرکز شما کمک می کند ، از مداد و دفتر یادداشت استفاده کنید.
- وقتی از برنامه استفاده می کنید می دانید چه چیزی را دوست دارید و چه چیزی را دوست ندارید. وقتی روش مناسب را پیدا کردید ، همچنان از آن استفاده کنید. همه وظایف خود را فقط در یک مکان جمع آوری کنید ، خواه یک نوت بوک ، کارها یا برنامه باشد.
مرحله 3. در صورت لزوم تاریخ و روز را یادداشت کنید
اگر تاریخ و روز در دستگاه شما در دسترس نیست ، فقط آنها را در بالای صفحه برنامه بنویسید. فقط یک روز از یک صفحه استفاده کنید تا بتوانید بر کار فعلی تمرکز کنید. در صورت نیاز یادداشت های اضافی را یادداشت کنید.
- فهرست کردن روزها در برنامه به شما کمک می کند تا فعالیت هایی را که در یک روز معین انجام می شود ، مانند درس های موسیقی در روزهای دوشنبه و چهارشنبه ، پیگیری کنید.
- اگر از یک نوت بوک ساده استفاده می کنید ، به ترتیب برنامه از صفحه سمت چپ استفاده کنید و سپس اولویت های روزانه خود و سایر یادداشت ها را در صفحه سمت راست بنویسید.
مرحله 4. ابتدا فعالیتهای تعریف شده را وارد کنید
درسها ، جلسات منظم و سایر تکالیف مشخص طرح کلی برنامه شما را تشکیل می دهد. با پر کردن یک ستون فعالیت ثابت مانند "08.30 - مقدمه ای بر روانشناسی" یا "16.00 - کلاس یوگا" شروع کنید.
- اگر از دفترچه یا برگه خالی استفاده می کنید ، یک فاصله زمانی را در سمت چپ صفحه با استفاده از فاصله زمانی هر 30 دقیقه قرار دهید. این روش بسیار مفید خواهد بود. به هر کدام یک فاصله زمانی بدهید تا فضای کافی برای افزودن یادداشت ها در زیر یک تکلیف وجود داشته باشد.
- اگر از برنامه دستور کار یا برنامه استفاده می کنید ، معمولاً یک محدوده زمانی در دسترس است.
قسمت 2 از 3: زمان بندی
مرحله 1. یک لیست کارهایی که باید انجام دهید روی یک ورق کاغذ جداگانه تهیه کنید
گنجاندن کارهای معمول آسان است ، اما سازماندهی زمان باقیمانده در اختیار شما نیست. با نوشتن همه چیزهایی که برای تکمیل روی یک کاغذ خالی یا روی یک سند جدید در تلفن یا رایانه خود نیاز دارید شروع کنید. اولویت کار را با نوشتن یک عدد یا حرف در کنار کار مشخص کنید.
- به عنوان مثال ، 1 (یا A) را در کنار مهمترین وظایف بنویسید ، اینها وظایفی هستند که ابتدا باید در برنامه خود قرار دهید. 2 (یا B) در کنار وظایف دارای اولویت متوسط و 3 (یا C) برای کارهای با اولویت پایین بنویسید.
- هنگام نوشتن یک کار در برنامه خود ، می توانید سطح اولویت را در کنار آن علامت گذاری کنید یا به سادگی یک ستاره یا علامت تعجب در کنار کارهای اولویت دار اضافه کنید.
- اگر برای یک هفته برنامه ریزی کرده اید ، از لیست کارهای هفتگی استفاده کنید. اگر می خواهید برنامه ای برای یک روز تهیه کنید ، یک کار روزانه بنویسید.
مرحله 2. مهمترین وظایف خود را برای مواقعی برنامه ریزی کنید که بیشترین بهره وری را احساس می کنید
شروع به پر کردن برنامه خود با مهمترین وظایف کنید. برآورد کنید که هر کار چقدر طول می کشد و کارهای اولویت دار را برای مواقعی که بیشترین انرژی را دارید و حواس شما را پرت نمی کند ، برنامه ریزی کنید. برای برجسته کردن کارهای اولویت دار ، یک ستاره ، زیر خط یا برجسته با استفاده از Highlighter اضافه کنید.
- برای مثال ، اگر بیشترین احساس بهره وری را در صبح دارید ، قبل از ناهار پروژه های مهم را برنامه ریزی کنید. سازماندهی پرونده ها و حذف ایمیل ها می تواند بعداً انجام شود.
- سعی کنید برآورد زمانی معقولی داشته باشید. سعی نکنید برای انجام تکالیف یا ملاقات با مشتری بسیار کوتاه ، مثلاً 30 دقیقه وقت بگذارید ، در حالی که می دانید 1 ساعت باید یک ساعت باشد.
- پس از ورود به مهمترین وظایف ، نوبت به کارهای ساده تری مانند شستشو یا خرید می رسد.
مرحله 3. شامل جزئیاتی باشید که به شما کمک می کند به خاطر بسپارید چه کاری باید انجام دهید
هنگام وارد کردن یک تکلیف ، اطلاعات خاصی را درج کنید تا بتوانید معنی تکلیف را به خاطر بسپارید. اگر فقط یادداشت های کوتاهی مانند "جلسه" یا "جستجوی داده ها" را یادداشت کنید ، به سختی می توانید معنی آن را به خاطر بسپارید.
- اگر باید در جلسه ای شرکت کنید ، زمان ، مکان و شرکت کنندگان در جلسه را نیز ذکر کنید. همچنین می توانید نقاط مهم را به وظایف جلسه اضافه کنید.
- به یاد داشته باشید ، لازم نیست برای هر تکلیف یک مقاله کامل بنویسید. فقط اطلاعات مورد نیاز را وارد کنید تا هنگام خواندن آن دچار سردرگمی نشوید.
مرحله 4. زمان شروع و پایان هر کار را بنویسید
صرف نظر از این که از چه ابزاری برای برنامه ریزی ، برنامه ها یا دفترچه یادداشت استفاده می کنید ، نوشتن زمان شروع و پایان به شما کمک می کند تا تمام فعالیت های روز را طبق برنامه نگه دارید. شما ایده ای خواهید داشت که فردا روز شما چگونه خواهد بود و در هر زمان کجا خواهید بود.
- برای مثال ، شاید مجبور باشید از ساعت 9: 30-10: 30 یک مرور کلی داشته باشید ، از ساعت 11: 00-12: 15 درس بخوانید ، ساعت 12:30 ناهار بخورید و از ساعت 13: 00-13: 45 در جلسات شرکت کنید.
- همیشه به یاد داشته باشید که زمان تخمینی را معقولانه تنظیم کنید. به نکاتی که هنگام ردیابی گذشته می گیرید توجه کنید تا بتوانید دقیقاً مدت زمان انجام یک کار را تخمین بزنید.
مرحله 5. همچنین برای تفریح ، خانواده و آرامش وقت بگذارید
شما نمی توانید همیشه مولد باشید. بنابراین ، برای افرادی که دوستشان دارید وقت بگذارید ، بیرون بیرون بروید و از آن لذت ببرید. اگر شما از افرادی هستید که اغلب استراحت را فراموش می کنند ، مهم است که یادآوری هایی برای استراحت و تفریح داشته باشید.
به عنوان مثال ، مطالبی مانند ، "سه شنبه ، 6:30 بعد از ظهر - شام با خانم راارس و تانایا (پایان کار 5:45 بعد از ظهر!)" یا "شنبه ، ساعت 12 شب - شفق قطبی را به پارک ببرید" را وارد کنید
مرحله 6. 25٪ از زمان خود را بیکار بگذارید
اگر برنامه خود را با چندین وظیفه به ترتیب پر کنید ، تصحیح برنامه برای شما سخت خواهد بود. بهتر است ، برای مقابله با هر گونه وقفه یا تاخیر وقت بگذارید. فاصله بین هر کار حداقل 15 دقیقه یک راه عالی برای تکمیل هرگونه تغییر زمانی در برنامه شما است.
- اگر مجبور هستید به جایی بروید ، همیشه 10-15 دقیقه (یا حتی بیشتر ، بسته به محل زندگی خود) اضافه کنید تا در ترافیک گیر کنید.
- حتی اگر دیر نکرده اید یا حواس شما را پرت نکرده است ، می توانید از زمان اضافی برای استراحت ، ورزش یا حتی انجام کارهای اضافی استفاده کنید.
قسمت 3 از 3: پایبندی به یک برنامه
مرحله 1. برنامه خود را هر روز در یک زمان مشخص تنظیم کنید
اگر برنامه ای را در زمان مشخصی تنظیم کنید ، این فعالیت بخشی از برنامه روزانه شما می شود. می توانید لیست کارهای خود را هنگام قهوه صبحگاهی یا شب قبل بررسی کنید. فقط باید برنامه ریزی فعالیت ها را به یک عادت روزانه تبدیل کنید.
ممکن است برنامه ریزی هفتگی در یکشنبه شب راحت تر باشد ، سپس تنظیماتی انجام دهید و هر روز عصر یا صبح برنامه روزانه تنظیم کنید
مرحله 2. برنامه خود را در جایی که می توانید مشاهده کنید ذخیره کنید
چه در دفترچه ، کارها یا برنامه شما باشد ، همیشه مطمئن شوید که برنامه خود را به راحتی حمل کنید. اگر به ندرت برنامه خود را لمس می کنید ، به سختی می توانید به این هدف زمان بندی پایبند باشید.
- در صورت استفاده از برنامه ، حساب خود را با تمام دستگاه های الکترونیکی مورد استفاده خود نصب و همگام سازی کنید. سعی کنید از رایانه رومیزی یا ویجت صفحه اصلی برای سنجاق کارها به صفحه اصلی دستگاه الکترونیکی استفاده کنید.
- نصب یک تخته سفید یا تقویم در فضای کار بسیار مفید خواهد بود. اطلاعات قابل فهم را در یک نگاه مانند تاریخهای مهم و اهداف هفتگی بنویسید.
مرحله 3. برای حفظ انگیزه ، کارهای تکمیل شده را علامت گذاری کنید
ساده است ، قرار دادن یک تیک در کنار یک کار تکمیل شده بسیار سرگرم کننده است. دادن این نمرات رضایت خاصی را به همراه خواهد داشت زیرا شما در تلاش برای مسئولیت پذیری موفق به پیشرفت شده اید.
در صورت عدم انجام تمام کارها نیازی به وحشت نیست. اگر اتفاق غیرمنتظره ای رخ داد ، برنامه را بازبینی کنید و روز بعد آن را در اولویت قرار دهید
مرحله 4. وقتی تمام کارها را انجام می دهید به خودتان پاداش دهید
هنگامی که پاداش مورد انتظار وجود دارد ، انجام وظایف آسان تر می شود ، به ویژه کارهای خسته کننده. به عنوان مثال ، اگر روز شما مملو از ارائه ها ، جلسات و مهلت ها است ، به خودتان استراحت اضافی ، بستنی یا پاداش ساده دیگری بدهید.
علاوه بر یک هدیه کوچک به عنوان جشن تکمیل یک کار ، یک هدیه بزرگ برای خود بعد از یک روز شلوغ آماده کنید. از زمان بیشتری در وان ، بازی های ویدئویی ، تماشای فیلم یا انجام فعالیت های مورد علاقه خود لذت ببرید
مرحله 5. از برنامه های بهره وری برای جلوگیری از حواس پرتی استفاده کنید
اگر تمایل به وب گردی یا دسترسی به رسانه های اجتماعی دارید ، برنامه ای مانند StayFocused یا Focusbar را بارگیری کنید. این نوع برنامه ها وب سایت هایی را که ظاهر می شوند و در زمان هایی که برای کار اختصاص داده اید حواس شما را پرت می کند ، مسدود می کند.
اگر تلفن خود را بجای روی میز کار در جیب یا کیف خود نگه دارید ، حتی مفیدتر است. به این ترتیب ، شما هنوز هم می توانید از آن در هر زمان که نیاز دارید استفاده کنید ، اما با دور نگه داشتن آن از دید نسبتاً عاری از حواس پرتی
مرحله 6. برای جلوگیری از خستگی ، استراحت های منظم را برنامه ریزی کنید
یک برنامه فشرده بدون استراحت باعث خستگی می شود و حتی به طور بالقوه باعث تعلل می شود. بدیهی است اگر با خود اینگونه رفتار کنید نمی توانید بهترین کار را انجام دهید. مرخصی بگیرید تا در حالی که بدن و ذهن را شاداب می کنید ، کار بیشتر مدیریت شود.
- به عنوان مثال ، استفاده از تعطیلات آخر هفته برای انجام امور مختلف خانه خوب است. با این حال ، اگر چمن زنی می کنید ، لباس های خود را می شویید و خانه را شنبه تمیز می کنید ، یکشنبه را برای استراحت بیشتر برنامه ریزی کنید.
- هر شب ، 1-2 ساعت قبل از خواب زمان استراحت خود را برنامه ریزی کنید. از این زمان برای خواندن یک کتاب سرگرم کننده ، غوطه ور شدن در وان یا گوش دادن به موسیقی آرامش بخش استفاده کنید.
نکات
- همه وظایف خود را فقط در 1 برنامه زمان بندی کنید ، چه در دفترچه یادداشت ، چه کارهایی ، یا یک برنامه. اگر کارهای مختلف در برنامه های مختلف پخش شوند ، گیج خواهید شد.
- انعطاف پذیر باشید ، با مداد بنویسید و برنامه خود را در صورت نیاز تجدید نظر کنید. وقتی واقعیت طبق برنامه پیش نمی رود نگران نباشید.
- از زمان باقیمانده استفاده کنید. به جای رفتن به شبکه های اجتماعی برای گذراندن 15 دقیقه قبل از جلسه ، سعی کنید کارهای روزانه خود را به صورت قسطی انجام دهید. همچنین می توانید از این زمان برای خوردن غذاهای سالم ، کشش یا پیاده روی سریع استفاده کنید.
- حواس پرتی های احتمالی را در برنامه خود بگنجانید ، اما تمام تلاش خود را برای حل آنها انجام دهید. اگر شخصی در محل کار به شما سر می زند یا نیاز است تلفن را بردارید ، بگویید "متأسفیم ، فقط یک دقیقه می توانم چت کنم" یا "متشکرم از س questionال ، اما متأسفم ، بعداً می توانم به آن پاسخ دهم"."
- معطل نکنید! در صورت نادیده گرفتن آنها ، وظایف همچنان روی هم انباشته می شوند و کار بر برنامه شما سخت تر می شود.
- اگر نمی توانید طبق برنامه کار کنید ، دلسرد نشوید. با توجه به شرایط خود کمی آن را تغییر دهید و سعی کنید تا آنجا که ممکن است به آن پایبند باشید.
