برنامه ریزی فعالیت های روزانه به شما کمک می کند تا زمان خود را به نحو احسن مدیریت کنید. می توانید کارهای بیشتری انجام دهید ، وظایف را کمتر فراموش کنید یا وسوسه شوید تا کارهایی را انجام دهید که واقعاً اهمیتی ندارند. در حالی که ممکن است در ابتدا تصور کنید که می توانید کار موردنظر خود را به پایان برسانید ، ممکن است در نهایت احساس خستگی ، گیجی و فراموش کردن همه چیز کنید. ایجاد و پایبندی به یک برنامه زمان می برد تا کمی به آن عادت کنید ، اما در هیچ زمانی از آن سپاسگزار نخواهید بود. برنامه زمانی به کاهش استرس کمک می کند و همچنین باعث می شود احساس کنترل بیشتری بر زندگی خود داشته باشید. برنامه ریزی فعالیت های روزانه همچنین به شما این امکان را می دهد که با پیگیری آنچه باید انجام دهید و آنچه انجام داده اید رفتار خود را تنظیم و نظارت کنید.
گام
قسمت 1 از 2: تهیه یک برنامه
مرحله 1. خرید تقویم یا دستور کار
اطمینان حاصل کنید که در تقویم فضایی وجود دارد که می تواند با لیست کارهای شما پر شود. برخی از تقویم ها دارای برنامه های هفتگی ، روزانه یا حتی ساعتی هستند. همچنین می توانید از دفترچه یادداشت استفاده کنید. یکی را انتخاب کنید که به بهترین شکل با نیازها و خواسته های شما مطابقت دارد. هر آنچه را که انتخاب می کنید ، از آن حداکثر استفاده را ببرید. از 1 کتاب دستور کار برای کار ، 1 برای فعالیت های مدرسه و غیره استفاده نکنید. تمام فعالیت های خود را در یک مکان ثبت کنید.
- تقویم دیجیتالی نیز برای استفاده در لپ تاپ یا تلفن همراه در دسترس است. این تقویم همچنین می تواند با تمام دستگاه های الکترونیکی که دارید همگام سازی شود تا تقویم رویدادهای شما از هر کجا قابل دسترسی باشد. همچنین تعدادی برنامه وجود دارد که می تواند به شما در برنامه ریزی فعالیت هایی که دارای یادآوری و زمان سنج هستند ، کمک کند
- تقویم های کاغذی یا تقویم های دیجیتالی که به شما امکان می دهد یادداشت ها را در برنامه خود قرار دهید ممکن است حتی بهتر عمل کنند. چنین تقویمی می تواند نه تنها کارهایی را که انجام داده اید ، بلکه نحوه انجام آن و/یا احساس شما را نیز ردیابی کند. به عنوان مثال ، شاید علاوه بر تیک زدن برنامه "رفتن به باشگاه بدنسازی" در تقویم خود ، زیر آن می توانید یک یادداشت اضافه کنید "امروز 1.5 کیلومتر بیشتر بدوید و جالب بود!" تا بتوان رفتار شما را بهتر زیر نظر گرفت.
- اگر از تقویم کاغذی به تقویم دیجیتالی تغییر می دهید ، ممکن است 1 یا 2 روز اول تا زمانی که هنوز به سیستم جدید عادت کرده اید کمی شلوغ باشد. در چند روز اول هر دو تقویم را همراه داشته باشید و بررسی کنید تا مطمئن شوید هیچ فعالیت برنامه ریزی شده ای بارها و بارها از قلم نیفتاده یا یادداشت نشده است.
مرحله 2. وظایف خود را سازماندهی کنید
تقویم های الکترونیکی به شما امکان می دهد کارهای مختلف را با رنگ های مختلف نیز علامت گذاری کنید. به عنوان مثال ، می توانید کارهای اداری را با رنگ قرمز ، تکالیف مدرسه را با رنگ آبی ، تکالیف خود را با رنگ سبز ، تعطیلات را با رنگ نارنجی و ورزش را با رنگ صورتی مشخص کنید. همچنین می توانید این کار را به راحتی با یک تقویم کاغذی یا کتاب دستور کار انجام دهید ، فقط کافی است از یک قلم یا هایلایت رنگارنگ برای علامت گذاری آن استفاده کنید. پس از علامت گذاری کارهای مختلف با رنگ های مختلف ، می توانید ترتیب اولویت را تعیین کنید.
سازماندهی و علامت گذاری وظایف با رنگ های مختلف نیز به شما کمک می کند تا تجسم کرده و بفهمید که چه مقدار از وقت شما استفاده می شود. به عنوان مثال ، ممکن است متوجه شوید که مقدار زیادی رنگ قرمز (کاری) و سبز (مشق شب) وجود دارد ، اما صورتی (ورزشی) بسیار کمی در برنامه شما وجود دارد. تشخیص عدم ورزش ممکن است به شما انگیزه دهد تا برنامه ورزشی خود را افزایش دهید
مرحله 3. اولویت ها را تعیین کنید
تعیین مهمترین وظایف و ابتدا باید انجام شود و اینکه کدام کارها را می توان به تعویق انداخت ، بسیار مهم است. موارد زیر یک مثال است که به شما در درک تنظیمات اولویت کمک می کند. فرض کنید 2 امتحان ، 1 گزارش تمرین و 1 مقاله و مقاله ارائه شده است که باید در 1 هفته تکمیل شود. آخ!
- از خود بخواهید تعیین کند که ابتدا چه کاری باید انجام شود و چقدر طول می کشد تا تکمیل شود: کدام کارها باید ابتدا ارائه شوند؟ نسبت به نمرات شما کدام وظایف مهمتر هستند؟ به عنوان مثال ، امتحانات ، گزارشات آزمایشگاهی ، مقاله ها و ارائه ها در نمره نهایی شما چقدر است؟ تکمیل کدام کار سخت ترین است؟
- در نهایت ، این شما هستید که می توانید مهلت اتمام ، زمان مورد نیاز یا ارزش نسبی وظایف برنامه ریزی شده را در اولویت های خود تعیین کنید. برای این کار ، باید خودتان و بهترین توانایی های خود را بشناسید. یک سیستم اولویت سازگار با خودتان ایجاد کنید.
مرحله 4. وظایفی را که اولویت بندی می کنید علامت گذاری کنید
پس از تعیین نحوه اولویت بندی وظایف ، آنها را در برنامه مشخص کنید. می توانید برنامه روزانه خود را باز کنید و حرف "A" را در کنار وظایفی که مهم هستند و باید ابتدا انجام شوند ، حرف "B" را در کنار کارهایی که باید قبل از فردا انجام شود بنویسید و حرف "C" را در کنار وظایفی که باید تا جمعه و غیره تکمیل شود
مرحله 5. برای هر کار زمان تعیین کنید
مدت زمانی را که قصد دارید برای تکمیل هر کار اختصاص دهید بنویسید. به عنوان مثال ، ممکن است در طول روز زمان مطالعه (2 ساعت) ، ورزش (1 ساعت) ، نوشتن 2 ایمیل (30 دقیقه) و پیاده روی با سگ خود (30 دقیقه) را برنامه ریزی کنید. این مرحله اصلی تقسیم زمان لازم برای تکمیل هر کار است. اگر برنامه ای را بسازید که خیلی فشرده باشد و زمان را واقع بینانه اختصاص ندهید ، استرس خواهید داشت.
به یاد داشته باشید که زمان سفر را در برنامه سفر قرار دهید. به عنوان مثال ، آیا باید از کتابخانه ای که در آن درس می خوانید با ماشین به ورزشگاه بروید؟
مرحله 6 به برنامه زمان بیشتری اختصاص دهید
اکثر مردم به طور کلی مدت زمان لازم برای تکمیل یک کار را دست کم می گیرند. با در نظر گرفتن تمام زمان لازم برای آماده شدن برای یک کار خاص و همچنین استراحت برای یک لحظه پس از آن به شما کمک می کند تا فعالیتهای روزانه خود را با دقت بیشتری برنامه ریزی کنید.
- همیشه سعی کنید زمان اتمام کار را چند دقیقه افزایش دهید. سعی کنید 25٪ از زمان برنامه ریزی شده خود را برای تکمیل یک کار اضافه کنید. به عنوان مثال ، کاری را که می تواند از نظر فنی در 4 دقیقه به مدت 5 دقیقه به پایان برسد ، برنامه ریزی کنید و کاری را که از نظر فنی می تواند در 8 دقیقه به مدت 10 دقیقه انجام شود ، برنامه ریزی کنید و غیره. این چند دقیقه اضافی جمع می شود و به شما زمان بیشتری می دهد تا از تاخیر یا تأخیر جلوگیری کنید.
- از خود بپرسید آیا کارهای کوچکی در یک وظیفه بزرگ وجود دارد که باید در تهیه برنامه در نظر گرفته شود؟ به عنوان مثال ، آیا بعد از ورزش باید دوش بگیرید؟ آیا اغلب در رختکن 15 دقیقه با دوستان چت می کنید؟ اکثر مردم تجربه می کنند که یک برنامه ورزشی 1 ساعته در نهایت صرف 2 ساعت می شود.
مرحله 7. در برنامه مکث کنید
در پایان برنامه برای کارهای با اولویت پایین مقداری وقت آزاد بگذارید. اگر امروز یا هر روز از هفته وقت دارید ، می توانید کار خود را روی این کارها آغاز کرده و زودتر شروع کنید. این وظایف اضافی ، به عنوان مثال ، سازماندهی گنجه یا ثبت رسید مالیات در خانه. این وظایف با اولویت پایین در نهایت به پایان می رسد حتی اگر فوری نباشند یا محدودیت زمانی مشخصی نداشته باشند.
قسمت 2 از 2: پایبندی به یک برنامه
مرحله 1. تقویم/کارهای خود را بررسی کنید
عادت کنید هر روز صبح و عصر تقویم خود را بررسی کنید تا برای فردا آماده شوید. همچنین باید هر روز چند دقیقه برنامه ریزی کنید ، شاید بعد از قهوه صبحگاهی یا در حین رفت و آمد به محل کار ، کارهایی را که باید در طول روز انجام شود را مرور کرده و کارهای جدیدی را اضافه کنید یا کارهای قدیمی را کنار بگذارید.
- بررسی و مرور برنامه خود برای چند دقیقه قبل از انجام هر کاری می تواند راهی قدرتمند برای شروع روز با روحیه بالا باشد!
- از زنگ هشدار در تلفن یا رایانه خود به عنوان یادآور کارهای خاص یا قرارهای ملاقات استفاده کنید. به عنوان مثال ، برنامه های بسیاری از پزشکان و دندانپزشکان از قبل تنظیم شده است. بنابراین استفاده از یادآوری که حدود یک هفته قبل خاموش می شود ممکن است کمک کننده باشد. بنابراین ، برنامه شما می تواند سفارشی شود.
مرحله 2. وظایف را به ترتیب اولویت انجام دهید
پس از تعیین ترتیب اولویت به برنامه ، به آن ترتیب پایبند باشید.
مرحله 3. برنامه را در صورت نیاز تنظیم کنید
در حالی که باید سعی کنید تا حد ممکن به برنامه خود پایبند باشید ، گاهی اوقات ممکن است اتفاقاتی رخ دهد که شما را مجبور به تنظیم کند. در صورت بروز شرایط اضطراری ، مشکل یا حواس پرتی ، کارهای انعطاف پذیرتر یا کمتر فوری را به روز بعد منتقل کنید.
فقط از انباشتن وظایف و تفویض بیش از حد آنها به روز بعد خودداری کنید. اگر این کار را بیش از حد تجربه می کنید ، سعی کنید زمان بیشتری برای هر کاری که باید در یک روز انجام دهید اختصاص دهید ، به جای این که مجبور باشید برنامه خود را برای چند روز آینده تغییر دهید
مرحله 4. کارهای تکمیل شده را کنار بگذارید
این فعالیت برای بسیاری آرامش بخش بود! به یاد داشته باشید کارهای ناتمام امروز را به برنامه فردا منتقل کنید.
مرحله 5. به خودتان پاداش دهید
مهم این است که پس از اتمام کارها و پایبندی به برنامه ، به خود تشویق مثبت کنید. پس از اتمام مسئولیت های یک روزه ، با غوطه ور شدن در وان ، تماشای برنامه تلویزیونی مورد علاقه خود یا لذت بردن از یک میان وعده شیرین ، به خودتان پاداش دهید. احساس موفقیت می کنید و مستحق پاداشی هستید که برای آن کار کرده اید.
مرحله 6. برنامه را در صورت نیاز بررسی و تنظیم کنید
شما باید هر از چند گاهی برنامه را بررسی کنید و مزایای برنامه را برای فعالیت های خود مشخص کنید. یکی از راه های این کار این است که در حالی که احساسات و خلق و خوی خود را زیر نظر دارید ، به برنامه خود نگاه کنید. آیا می بینید که اکثر برنامه های شما حذف شده است و احساس مثبت و مولد می کنید؟ اگر پاسخ شما "بله" است ، به احتمال زیاد برنامه شما مفید است.
- با این حال ، اگر احساس می کنید برنامه شما بیش از حد به روز بعد (و یک روز دیگر ، و غیره) منتقل شده است و فقط ذهن خود را از دست داده اید ، باید تعدادی برنامه خود را تغییر دهید.
- مشکلات را با بررسی دستور کار و جستجوی آنچه که پشت سر گذاشته است ، شناسایی کنید. اگر آنچه را که از دست داده اید برای شما مهم است ممکن است نیاز به ارزیابی مجدد و سازماندهی مجدد داشته باشید (به عنوان مثال ورزش). همچنین ممکن است لازم باشد زمان تعیین شده برای هر کار را تغییر دهید. به عنوان مثال ، زمان آماده شدن صبح را از 2 ساعت به 1 ساعت 3 روز در هفته کاهش دهید و با استفاده از زمان باقیمانده ، 30 دقیقه دویدن برنامه ریزی کنید.
- بدانید که برنامه ریزی مجدد معمول و عادی است. تا زمانی که به مناسب ترین برنامه عادت نکنید ، البته زمان می برد.
نکات
- وقت شما بسیار ارزشمند است. ایجاد برنامه به شما کمک می کند حداکثر استفاده را ببرید.
- رعایت یک برنامه می تواند شما را از الگوهای قبلاً شناسایی نشده آگاه کند. به عنوان مثال ، شاید هر روز که از خواب بیدار می شوید مدام خسته هستید زیرا هر چهارشنبه شب بعد از کار در کافه وقت می گذرانید. به این ترتیب ، هنگامی که متوجه شدید ، می توانید آن را تغییر دهید. شاید بتوانید به جای گذراندن وقت در کافه در هفته ، هفته ای را به 2 هفته یکبار کاهش دهید. بنابراین شما هنوز هم می توانید با همکاران خود تفریح کنید اما لازم نیست هر پنجشنبه احساس خستگی کنید.
- ایجاد و رعایت یک برنامه می تواند به شما کمک کند تا کارآمدتر و مivelyثرتر کار کنید زیرا زمان را برای هر کار اختصاص می دهید. این بدان معناست که می توانید از "زمان کافی" خودداری کنید.
