بایگانی بر اساس حروف الفبا راهی برای سازماندهی اسناد است که هم در زندگی شخصی و هم در زندگی حرفه ای مهم است. بایگانی بر اساس حروف الفبا به شما امکان می دهد فایل های جداگانه را به سرعت پیدا کرده و بازیابی کنید. این تضمین می کند که همه اسناد محافظت می شوند و همیشه در دسترس هستند. قوانین زیادی برای ثبت الفبا به زبان اندونزیایی برای حفظ یک سیستم بایگانی مناسب وجود دارد.
گام
قسمت 1 از 2: بایگانی بر اساس حروف الفبا
مرحله 1. تصمیم بگیرید که از کدام سیستم الفبایی استفاده کنید
اگرچه ممکن است ساده به نظر برسد ، اما سیستم بایگانی بر اساس حروف الفبا چندین گزینه برای انتخاب دارد. شما باید یک سیستم را انتخاب کرده و به طور مداوم از آن استفاده کنید.
- بایگانی نامه به حرف بر اساس هر حرف در هر کلمه به ترتیبی که ایجاد شده است ، و فاصله بین کلمات را نادیده می گیرد.
- بایگانی کلمه به کلمه با مرتب سازی هر فایل بر اساس حرف اول هر کلمه در یک ردیف انجام می شود.
- تکمیل واحد به واحد هر کلمه ، اختصار و حروف اولیه را در نظر می گیرد و آنها را مرتب می کند. این همان سیستمی است که معمولاً توصیه می شود پیاده سازی شود.
مرحله 2. فایل ها را گروه بندی کنید
هنگامی که همه فایلهای مورد نیاز برای بایگانی را دارید ، تصمیم بگیرید که چگونه آنها را با هم گروه بندی کنید. می توانید از قالب فرهنگ لغت استفاده کنید ، جایی که همه چیز بدون توجه به نوع فایل یا فایل های موجود در آن به ترتیب حروف الفبا مرتب شده است. همچنین می توانید از قالب دانشنامه استفاده کنید ، جایی که فایل ها را بر اساس نوع یا موضوع گروه بندی می کنید و سپس آنها را به ترتیب حروف الفبا مرتب می کنید.
اگر انواع مختلفی از پرونده ها را برای بایگانی (رسید ، فیش مالیاتی ، نامه و غیره) دارید ، توصیه می کنیم از قالب دانشنامه استفاده کنید. ابتدا فایلها را بر اساس نوع آنها گروه بندی کرده ، سپس آنها را به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید. برای جدا کردن اسناد از یک خط حاشیه یا کد رنگی استفاده کنید
مرحله 3. فایلهای بایگانی شده را فهرست بندی کنید
نمایه سازی گروه بندی هر بخش از عنوان پرونده در واحدهای مناسب است. برای فهرست بندی پرونده ها قبل از بایگانی ، باید عناصر هر نام فایل را تقسیم کرده و نام جدیدی ایجاد کنید که بر اساس حروف الفبا تنظیم شده و متفاوت از نام پیش فرض است. به عنوان مثال:
- بگویید که باید فایلهای زیر را فهرست بندی و بایگانی کنید: مقاله ای درباره anoa با عنوان "رفتار خوردن Anoa" ، بیوگرافی متخصص برجسته آنوا ، Jasmin A. Dahlia ، و یک بروشور تبلیغاتی برای نمایشگاه anoa در باغ وحش جاکارتا.
- زندگینامه جاسمین A. Dahlia با عنوان "Dahlia، Jasmin A." نمایه می شود ، زیرا در هنگام تشکیل پرونده ، نام خانوادگی باید اول باشد. بنابراین ، پرونده ها در گروه حرف "D" بایگانی می شوند.
- اگر روش طبقه بندی مانند فرهنگ لغت را انتخاب می کنید ، مقاله "رفتار خوردن آنوا" باید متناسب با آن فهرست بندی شود. بر این اساس ، آن را در گروه حرف "P" (برای "رفتار") بایگانی کنید.
- در غیر این صورت ، اگر از گروه بندی با فرمت دائرclالمعارف استفاده می کنید ، به جای این که به سادگی بایگانی فایل های مربوط به آنوا را انجام دهید ، می توانید "رفتارهای خوردن آنوآ" را به عنوان "آنوا ، رفتارهای خوردن" فهرست بندی کنید. سپس این فایل در گروه حروف "A" بایگانی می شود.
- اگر پیش بینی می کنید که در نمایشگاه anoa مطالب زیادی وجود داشته باشد ، یک بروشور تبلیغاتی را می توان با عنوان "Anoa ، نمایشگاه (باغ وحش جاکارتا)" نمایه کرد. به عنوان مثال ، می توانید یک فایل دیگر را با عنوان "Anoa ، نمایشگاه (باغ وحش بندونگ) فهرست بندی کنید.
- در غیر این صورت ، اگر انتظار دارید چندین فایل مربوط به باغ وحش جاکارتا را دریافت کنید ، یا مایل هستید از گروه بندی قالب دائرclالمعارف بر روی فایل ها بر اساس موقعیت جغرافیایی استفاده کنید ، ممکن است بروشور تبلیغاتی با عنوان "باغ وحش جاکارتا" (نمایشگاه Anoa) نمایه شود.
مرحله 4. فایل ها را بر اساس نام فهرست آنها به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید
قاعده کلی بایگانی بر اساس حروف الفبا این است که پرونده ها را از A (اول) تا Z (آخرین) مرتب کنید. از اطلاعات خاص برای تعریف تمایز و ترتیب استفاده کنید تا بتوانید فایل ها را جدا کنید. به عنوان مثال:
- ترتیب فهرست بندی شده در مرحله قبل ممکن است چیزی شبیه به این (بسته به سیستم مورد استفاده) باشد: "Dahlia، Jasmin A."، "Jakarta Zoo (نمایشگاه Anoa)" ، و "Anoa Eating Behavior" OR "Anoa ، نمایشگاه (جاکارتا باغ وحش)) "،" Anoa ، رفتار خوردن "و" Dahlia، Jasmin A. ".
- فایلهای "کانگورو" پس از فایلهای "فیل" مرتب می شوند. فایلهای "زرافه" در این بین خواهند بود و فایلهای "آنوا" قبل از "خرس" و "گوسفند" سفارش داده می شوند. بنابراین ، ترتیب این است: "Anoa" ، "Bear" ، "Sheep" ، "Elephant" ، "زرافه" ، "کانگورو".
- اگر بعداً فایلهای "Armadillo" را اضافه کنید ، پس از "Anoa" قرار خواهند گرفت. از آنجا که هر دو با حرف "A" شروع می شوند ، برای تعیین ترتیب باید به حرف بعد از A ("N" برای anoa و "R" برای "armadillo") نگاه کنید. بنابراین ، دستور جدید عبارت است از: "Anoa" ، "Armadillo" ، "Bear" ، "گوسفند" ، "فیل" ، "زرافه" ، "کانگورو".
مرحله 5. پوشه فایل خود را برچسب گذاری کنید
برای سهولت یافتن ، هر پوشه بایگانی را با نام فهرست مربوط به پرونده موجود در آن برچسب گذاری کنید. این روش همچنین آرشیو فایل های جدید را به ترتیب آسان می کند.
- بایگانی را در پوشه آن قرار دهید.
- اگر پوشه را رنگ آمیزی کنید تا قابلیت استفاده آن افزایش یابد ، راحت تر خواهد بود. به عنوان مثال ، اگر از گروه بندی قالب دائرclالمعارف استفاده می کنید ، به هر گروه رنگ مخصوص خود اختصاص داده می شود و هر فایل در هر گروه با توجه به رنگ آن برچسب گذاری می شود.
مرحله 6. سیستم نمایه سازی و بایگانی را مستند کنید
سیستم نمایه سازی و بایگانی شما باید به طور مداوم پیاده سازی شود. اطمینان حاصل کنید که همه کسانی که به فایل دسترسی دارند ، سیستم موردنظر خود را می دانند. به عنوان مثال ، می توانید سندی ایجاد کنید یا به اشتراک بگذارید که حاوی جزئیات قوانین سیستم پرونده سازی شما باشد. این به همه کمک می کند تا بتوانند از سیستم بایگانی به نحو احسن استفاده کنند.
مرحله 7. فایل جدید را به درستی بایگانی کنید
با توجه به سیستم خود ، فایلها را بر اساس نام فهرست و ترتیب حروف الفبا در کمد قرار دهید. در صورت لزوم ، فایل فعلی را منتقل کنید تا فایل جدید در محل صحیح آن قرار گیرد.
قسمت 2 از 2: رسیدگی به موارد خاص
مرحله 1. بایگانی پرونده ها با توجه به شرایط مهم
گاهی آرشیو کردن فایل ها بر اساس کلمه کلیدی آسان تر است تا عنوان یا نام ذکر شده در آنجا. این اطمینان می دهد که فایل ها را می توان با منطقی ترین اصطلاحات فهرست بندی و جستجو کرد. به عنوان مثال:
"اولین بانک در جاکارتا" ممکن است فهرست بندی شده و به عنوان "جاکارتا ، اولین بانک" بایگانی شود. "جاکارتا" عبارت اصلی در این ورودی است ، بجای "First" یا "Bank" ، به ویژه اگر فایلهای دیگری با نام مشابه دارید ، مانند "First Bank in Bandung" یا "First Bank in Medan"
مرحله 2. مرتب کردن نامها بر اساس نام خانوادگی
آرشیو استاندارد توصیه می کند که نام خانوادگی افراد ابتدا فهرست بندی شوند زیرا آنها اصطلاحات مهمی محسوب می شوند.
- بنابراین ، "Jasmin A. Dahlia" فهرست بندی شده و به عنوان "Dahlia، Jasmin A." بایگانی می شود.
- عنوان (دکتر ، ایر و …) را در انتها ذکر کنید. به عنوان مثال ، "دکتر Jasmin A. Dahlia "فهرست بندی و بایگانی می شود" Dahlia، Jasmin A.، Dr. ".
- معمولاً اسامی بر اساس املای آنها حرف به حرف طبقه بندی می شوند. به عنوان مثال ، "مک دونالد" قبل از "مک دونالد" خواهد بود. بنابراین ، "D" ، "L" ، "Le" ، "de" و غیره به عنوان بخشی از نام در نظر گرفته می شود و نه یک واحد جداگانه. این معمولاً در مورد نامهای خارجی اعمال می شود. به عنوان مثال ، پرونده های "Heinlein" ، "Le Guin" "L'Engle" و "Wolfe" به درستی مرتب شده اند (نه "L'Engle ،" Le Guin "،" Heinlein "،" Wolfe ").
- یک استثنا از این قاعده معمولاً هنگامی اعمال می شود که نام شخص بخشی از نام یک شرکت یا سازمان باشد. در این مورد ، نام شخص را به عنوان یک واحد در نام کسب و کار در نظر بگیرید. به عنوان مثال ، "خدمات کنترل آفات Jasmin A. Dahlia" تحت گروه "J" ثبت شده است و به عنوان "Dahlia، Jasmin A. Pest Control Services" فهرست بندی نشده است.
مرحله 3. مقاله ها ، حروف ربط و حروف اضافه را نادیده بگیرید
مقالات (به عنوان مثال "a" ، "an" و "the" در انگلیسی) ، ربط ها (به عنوان مثال "و" ، "اما" ، و "یا") ، و حروف اضافه (به عنوان مثال "با" ، "از" ، و " to”) معمولاً در فهرست بندی و بایگانی بر اساس حروف الفبا حذف می شود زیرا اصطلاح مهمی محسوب نمی شود. این امر حتی اگر مقاله ، ربط یا حروف اضافه نام فایل را تشکیل دهند ، صادق است. به عنوان مثال:
- فایل تحت عنوان "بررسی شیوه های تغذیه ایمو" در گروه "E" ، برای "Emu" (کلمه ای مهم در عنوان فایل) ، به جای حرف "A" از "an" بایگانی می شود ، زیرا این یک مقاله انگلیسی.
- "Dahlia and Soetono، Pest Control Services" بعد از "Dahlia، Jasmin A." فهرست شده است. نام فهرست هر دو با حروف "Dahlia" شروع می شود تا تعیین ترتیب به عبارت مهم بعدی (در این مورد ، "Soetono" و "Jasmin") برای تعیین ترتیب پرونده منتقل شود. کلمه "و" را نادیده بگیرید زیرا معنی دار نیست.
مرحله 4. اختصارات را طوری تلفظ کنید که انگار تلفظ شده اند
در تشکیل پرونده ، ممکن است با اختصاراتی مانند "Tbk" روبرو شوید. (مخفف "باز کردن"). به طور معمول ، فایلها را مانند یک کلمه فهرست بندی و بایگانی می کنید ، نه فقط یک رشته حروف.
به عنوان مثال ، "Jasmin A. Dahlia Mining Company" پس از "Jasmin A. Dahlia Tbk" بایگانی می شود
مرحله 5. اعداد را طبق معمول ثبت کنید
وقتی فایل ها را به صورت حروف بایگانی می کنید ، پرونده هایی را مشاهده می کنید که دارای شماره هستند. معمولاً ، این پرونده ها به طور معمول بایگانی می شوند ، نه این که انگار املایی باشند. اعداد نیز قبل از حروف بایگانی می شوند.
- به عنوان مثال ، "3 روز برای همیشه" قبل از "100 نکته تجاری" بایگانی می شود (زیرا "3" قبل از "100" آمده است).
- "نکات تجاری" و "نکات بازی در بازی" پس از "100 نکته تجاری" بایگانی می شوند ، زیرا اعداد قبل از حروف مرتب شده اند.
- اعداد املایی به جای اعداد به عنوان کلمات تلقی می شوند. به عنوان مثال ، پرونده های "100 رهبر بزرگ در دنیای تجارت" ، "دویست راهنمایی قدرتمند برای انجام کسب و کار" و "نکاتی برای انجام کسب و کار" به ترتیب هستند.
- با این حال ، اگر پرونده سازی شما را آسان تر می کند ، استثناء قائل شوید و همیشه اعداد را طوری مرتب کنید که انگار املایی هستند.
مرحله 6. کاراکترهای خاص را مدیریت کنید
همه نویسه های غیر الفبایی یا غیر عددی که در هنگام نمایه سازی با آنها مواجه می شوند باید در نظر گرفته شوند. با این حال ، کاراکترهای مرتبط بستگی به نوع آنها دارد:
- علامت های نگارشی (مانند آپستروف ، نقطه و کاما) معمولاً نادیده گرفته می شوند. به عنوان مثال ، پرونده های "بهترین قهوه واشنگتن" و "نمایشگاه ایالت واشنگتن" به ترتیب بایگانی می شوند.
- معمولا ، دیاکریتیک ها نادیده گرفته می شوند و به عنوان حروف مرتبط در نظر گرفته می شوند. به عنوان مثال ، "clair" به عنوان "Eclair" ، و "ber" به عنوان "Uber" بایگانی می شود. با این حال ، اگر فایل را بر اساس حروف الفبا به زبانی که از دیاکریتیک استفاده می کند بایگانی کنید ، این روش کاربرد ندارد ، بنابراین ترتیب الفبایی معمولی آن زبان باید رعایت شود.
مرحله 7. در صورت لزوم از قانون "هیچ چیز قبل از چیزی" استفاده کنید
به طور معمول ، هنگام بایگانی بر اساس حروف الفبا ، فضاها (از جمله علائم نگارشی و سایر عناصری که حذف شده اند) نادیده گرفته می شوند. با این حال ، اگر با پرونده هایی روبرو شدید که با روشی مشابه شروع می شوند ، از یک فاصله یا قانون "هیچ چیز قبل از چیزی" برای تعیین ترتیب در بایگانی استفاده کنید.
- به عنوان مثال ، پرونده های "Bank Jakarta" ، "Bank Bandung" و "Bank Medan" به این ترتیب بایگانی می شوند.
- بنابراین ، پرونده "دهلیا ، جاسمین A." قبل از "دهلیا ، جاسمین A. ، دکتر" بود.
مرحله 8. در صورت لزوم ، فایل را با اطلاعات دقیق تر متمایز کنید
در موارد نادر ، اطلاعات الفبایی برای تعیین ترتیب پرونده ها کافی نیست. اگر چنین است از اطلاعات بیشتر برای فهرست بندی و بایگانی فایل ها استفاده کنید. اطلاعات اضافی را روی هر فایل علامت گذاری کنید تا بتوان آنها را از هم تشخیص داد. به عنوان مثال:
- اگر پرونده هایی برای دو نفر به نام Jasmin A. Dahlia دارید ، آنها را بر اساس تاریخ تولد مرتب کنید. پرونده "Dahlia، Jasmin A. (born 1853)" قبل از "Dahlia، Jasmin A. (متولد 1967) می آید.
- همچنین می توانید فایل ها را بر اساس موقعیت جغرافیایی مرتب کنید. اگر پرونده هایی از سه بانک مختلف از سه مکان مختلف دارید و هر بانک دارای نام "Bank Mandiri" است ، آن را مانند مثال زیر مرتب کنید: "Bank Mandiri (Bandung)" ، "Bank Mandiri (Jakarta)" و "Bank ماندیری (مدان) ".
- بنابراین ، اگر دو پرونده در مورد خرس یا انواع خرس دارید ، آنها را بر اساس گونه ها ، موقعیت جغرافیایی و غیره بیشتر متمایز کنید. به عنوان مثال پرونده های "خرس ، شکلات" و "خرس ، قطبی" (به ترتیب) ، یا پرونده های "خرس (اروپا)" و "خرس (آمریکای شمالی)" (به ترتیب).
مرحله 9. همه استثنائات و قوانین خاص را مطلع کنید
اطمینان حاصل کنید که همه افرادی که از فایل های شما استفاده می کنند از هرگونه استثنا در دستورالعمل های استاندارد سیستم بایگانی مطلع هستند. این امر به شما اطمینان می دهد که همه از سیستم بایگانی به درستی و کارآمد استفاده می کنند.
