بایگانی و بایگانی خودکار از ویژگی های Office 2007 است که به شما امکان می دهد فایل های قدیمی را در یک بازه زمانی مشخص به مکان بایگانی منتقل کنید. به طور کلی ، Outlook 2007 هر 14 روز یکبار فایلها را بایگانی می کند ، اما می توانید فایلها را به صورت دستی بایگانی کنید ، یا AutoArchive را بر اساس برنامه زمانبندی کنید.
گام
روش 1 از 2: بایگانی دستی
مرحله 1. روی File در بالای پنجره Outlook 2007 خود کلیک کنید ، سپس بایگانی را انتخاب کنید
یک کادر محاوره ای بایگانی ظاهر می شود.
مرحله 2. دکمه Archive this folder and all subfolders را انتخاب کنید.
مرحله 3. روی منوی کنار بایگانی موارد قدیمی تر از آن کلیک کنید ، سپس تاریخ مورد علاقه خود را انتخاب کنید
مرحله 4. روی مرور کلیک کنید ، سپس مکانی را برای ذخیره فایل بایگانی انتخاب کنید
مرحله 5. روی OK کلیک کنید
همه فایلهای Outlook قدیمی تر از تاریخی که انتخاب کرده اید بایگانی می شوند.
روش 2 از 2: سفارشی سازی بایگانی خودکار
مرحله 1. روی Tools در بالای پنجره Outlook 2007 خود کلیک کنید ، سپس گزینه ها را انتخاب کنید
کادر محاوره ای Options ظاهر می شود.
مرحله 2. روی تب Other و سپس AutoArchive کلیک کنید.
مرحله 3. کادر تأیید Run AutoArchive every را علامت بزنید ، سپس فرکانس اسکن را از منوی موجود انتخاب کنید
به طور کلی ، Outlook 2007 هر 14 روز یکبار فایل های قدیمی را اسکن می کند.
مرحله 4. در صورت نیاز یک یا چند گزینه زیر را بررسی کنید:
- اعلان قبل از اجرای AutoArchive: این ویژگی یک پیام یادآوری را قبل از فرایند بایگانی نشان می دهد ، بنابراین در صورت تمایل می توانید جلسه AutoArchive را لغو کنید.
- حذف موارد منقضی شده: این ویژگی به Outlook اجازه می دهد تا فایل ها را به اندازه کافی قدیمی حذف کند.
- بایگانی یا حذف موارد قدیمی: این ویژگی به شما امکان می دهد تا زمانی که فایلهای خاصی به اندازه کافی قدیمی هستند بایگانی یا حذف کنید.
- نمایش پوشه بایگانی در لیست پوشه ها: هنگامی که این ویژگی روشن است ، فهرست بایگانی در پنجره ناوبری Outlook ظاهر می شود ، بنابراین می توانید فایلهای بایگانی شده را به راحتی مرور کنید.
- تمیز کردن موارد قدیمی تر از: این تنظیم به شما امکان می دهد سن پرونده های بایگانی شده را از 1 روز تا 60 ماه تعیین کنید.
- انتقال موارد قدیمی به: این ویژگی به شما امکان می دهد محل ذخیره فایل های بایگانی شده خود را انتخاب کنید.
- حذف دائمی موارد: این ویژگی به Outlook اجازه می دهد تا فایلهای قدیمی را مستقیماً بدون بایگانی کردن ابتدا حذف کند.
مرحله 5. روی OK کلیک کنید. تنظیمات بایگانی خودکار ذخیره و فعال می شود.
