رویدادهای زیادی در زندگی وجود دارد که از شما می خواهد مدت زمان بیشتری را درخواست کنید. شاید برای انجام تکالیف به زمان نیاز دارید یا در انجام به موقع پروژه های کاری با مشکل روبرو هستید. در چنین مواقعی ، شما باید بتوانید نامه ای بنویسید که درخواست افزایش زمان م effectivelyثر و مناسب را دارد. به درخواست خود فکر کنید ، مثلاً به چه مقدار زمان نیاز دارید و چرا؟ سپس ، نامه را به سبک رسمی بنویسید و آن را با ردیاب ارسال کنید تا آرامش خود را حفظ کنید.
گام
روش 1 از 3: گردآوری مطالب نامه
مرحله 1. در اسرع وقت بنویسید
هنگامی که می دانید به یک برنامه افزودنی نیاز دارید ، بلافاصله نامه ای آماده کنید. شما باید تا جایی که ممکن است به گیرنده فرصت دهید تا در مورد وضعیت خود تصمیم گیری کند. شما همچنین باید علیرغم این واقعیت که درخواست تنظیم برنامه دارید ، آماده به نظر برسید.
مرحله 2. تعیین کنید که چقدر زمان اضافی نیاز دارید
همه عوامل را در نظر بگیرید و یک درخواست واقع بینانه مطرح کنید. اگر زمان درخواستی بسیار کوتاه است ، ممکن است مجبور شوید بعداً تمدید درخواست کنید. در صورت امکان ، مهلت ها را نباید از دست داد. بنابراین ، بهتر است محاسبات شما کمی اغراق آمیز باشد.
- بسته به شرایط ، ممکن است بخواهید این نامه را به عنوان بخشی از مذاکرات در نظر بگیرید. در این مورد ، بهتر است زمان بیشتری بخواهید تا هنوز جایی برای سازش و یافتن راه میانی وجود داشته باشد.
- سرعت خود را بر اساس پیشرفت فعلی خود و آنچه هنوز تکمیل نشده است اندازه بگیرید. به عنوان مثال ، اگر سه ماه روی پروژه مشاوره کار کرده اید ، باید بتوانید تخمین بزنید که چقدر کار هنوز ناتمام است.
- توجه داشته باشید که گیرنده نامه نیز ممکن است محدودیت زمانی داشته باشد. شاید آنها نیز مهلتی دارند که اکنون باید به عقب رانده شود. به عنوان مثال ، اساتید معمولاً باید نمرات نیمسال ترم را به دانشکده بدهند و باید تسلیم تکالیف دانشجویی را طبق مهلت تعیین کنند.
مرحله 3. قوانین را بدانید
قبل از درخواست تعدیل ، مهلت دقیق آن را بدانید. تصور نکنید که نمی توانید بدون اطلاع از وضعیت فعلی ، با درخواست تمدید زمان خود را مدیریت کنید. به عنوان مثال ، برخی از سازمان های دولتی از شما می خواهند که ظرف 24 ساعت پس از تماس اولیه درخواست خود را ارسال کنید. اگر نمی توانید آن را برآورده کنید ، می توانید بگویید برنامه خیلی فشرده است.
مرحله 4. شامل یک توضیح منطقی باشید
شما زمان را به تدوین نامه اختصاص می دهید و گیرنده نیز برای خواندن آن وقت می گذارد. بنابراین ، این نامه را معنی دار کنید. به دلیل واقعی خود فکر کنید و آن را صادقانه به گیرنده منتقل کنید. دروغ نگویید و دلایل را مبالغه نکنید زیرا خودتان را از دست خواهید داد.
- دلیل خوبی که می توان ارائه داد ، تمایل به کار دقیق و دقیق است. به عنوان مثال ، اگر پروژه ای را تکمیل می کنید که بر ایمنی تعداد زیادی از افراد تأثیر می گذارد ، بیان این واقعیت در توضیحات شما به نفع شما خواهد بود.
- اگر دلایل متعددی وجود دارد ، بهترین را انتخاب کنید. به عنوان مثال ، اگر پیشنهاد کار را به تعویق انداخته اید ، بگویید که می خواهید در مورد هزینه های جابجایی تحقیقات بیشتری انجام دهید (اگر این درست است) ، نگویید که شما منتظر پیشنهاد دیگری نیز هستید.
مرحله 5. برخی از جزئیات انتخاب شده را ارائه دهید
جزئیات به اصالت و مهارت در نوشتن کمک می کند. این امر به ویژه اگر برای دولت یا گروهی از افرادی که شخصاً ملاقات نکرده اید می نویسید ، بسیار مهم است.
- به عنوان مثال ، اگر پدربزرگ شما دو روز قبل از مهلت انشای کالج فوت کرد ، ممکن است بخواهید این رویداد را به عنوان یک "فوریت خانوادگی" توصیف کنید ، نه فقط یک "یک مورد اضطراری". همچنین باید خروج پدربزرگ خود و برخی اطلاعات در مورد سفر به خانه را ذکر کنید.
- قبل از ارسال درخواست ، اسناد را تهیه کنید. ممکن است لازم باشد درخواست یا شغل قبلی خود را شرح دهید ، به ویژه اگر با دولت یا سایر ارگانهای رسمی سر و کار دارید. نشان دادن این که تمام مراحل این فرآیند را تا اینجا دنبال کرده اید ، به نفع پرونده شما خواهد بود.
مرحله 6. سبک و محتوای مثبت را انتخاب کنید
هیچ کس نمی خواهد نامه ای حاوی شکایت را بخواند. در عوض ، رویداد منفی را سریع و هم سطح توصیف کنید ، سپس به راه حل مثبتی که درخواست کرده اید بروید. به عنوان مثال ، اگر احساس می کنید پیشنهاد حقوق اولیه شما بسیار کم است ، ممکن است بنویسید: "من به مدتی زمان نیاز دارم تا پیشنهاد شما را بررسی کنم. با این حال ، من احساس می کنم که حقوق بیشتر به من اجازه می دهد تا کارآمدتر کار کنم."
مرحله 7. قبل از ارسال نامه تحقیق کنید
چند دقیقه وقت بگذارید تا نامه خود را قبل از ارسال دوباره بخوانید. به دنبال اشتباهات تحریریه و تایپی باشید. یک برنامه دستور زبان و املا را در رایانه اجرا کنید. از دوست مورد اعتماد خود بخواهید آن را بخواند. عجله نکنید و این مرحله را نادیده نگیرید زیرا در صورت اشتباه ، با بی احتیاطی روبرو می شوید و این می تواند نتیجه نهایی را تحت تأثیر قرار دهد.
روش 2 از 3: پیروی از قوانین رسمی نامه نویسی
مرحله 1. بخش عنوان را آماده کنید
تاریخ باید در گوشه سمت راست بالای صفحه باشد. یک خط زیر آن را رد کنید ، سپس آدرس را بنویسید ، همچنین تراز راست. سپس ، خط دیگری را رد کرده و آدرس کامل گیرنده تراز چپ را بنویسید.
اگر درخواست از طریق ایمیل ارسال شده است ، می توانید قسمت تاریخ و آدرس را حذف کرده و مستقیماً به پیشواز بروید. با این حال ، مطمئن شوید که از یک موضوع م effectiveثر و واضح استفاده می کنید. برای مثال ، اگر در حال ارسال نامه ای به یک مدرس هستید ، موضوع "درخواست تمدید مقاله تاریخ اندی ویدودو در تاریخ جاوه" را بنویسید
مرحله 2. از یک تبریک رسمی و کامل استفاده کنید
با عبارت "عزیز" شروع کنید. سپس با عنوان و نام دنبال کنید. به عنوان مثال ، "عزیز. آقای باسکورو "یا" عزیز. خانم درماواتی ". گاهی اوقات شما همچنین باید از عنوان پیچیده ای استفاده کنید ، مانند "عزیز. پروفسور عبدالرحمان "یا" عزیز. رادن ویرانیرانات ".
- حتی اگر گیرنده را به طور غیر رسمی می شناسید ، این نامه همچنان یک درخواست رسمی است ، بنابراین سبک و محتوا باید رسمی باشد. به عنوان مثال ، "سلام ، دان" ننویسید.
- سعی کنید شخص خاصی را پیدا کنید که نامه شما را دریافت کند. در غیر این صورت ، نامه شما شبیه یک نامه فرمت می شود. به عنوان مثال ، "عزیز. Raden Wiraningrat "بهتر از" به علاقه مندان "است.
مرحله 3. از قالب بندی پاراگراف کوتاه استفاده کنید
بدنه نامه باید فقط از 1 تا 3 پاراگراف تشکیل شود. در بیشتر موارد ، می توانید با 1-2 خط باز کنید ، درخواست را در 2-4 خط توضیح دهید و با 1-2 خط به پایان برسانید. اگر باید حداکثر سه پاراگراف کامل ایجاد کنید ، مقدمه ، متن و نتیجه را جدا کنید.
برای بازکردن نامه می توانید بگویید: "من اندی ویدودو هستم ، دانش آموزی که هر روز صبح در کلاس III-C کلاس درس تاریخ جاوایی شما شرکت می کند." این باعث می شود که حافظه مدرس بیدار شود و او مجبور نباشد به دنبال شخصیت شما باشد
مرحله 4. به کلمات نتیجه گیری توجه کنید
اهمیت نتیجه گیری های محکم را نادیده نگیرید. از این جمله آخر برای تکرار مورد خود (در یک خط) و تشکر از گیرنده برای وقت استفاده کنید. می توانید بنویسید: "از وقت و توجه شما متشکرم."
- نامه را با سلام رسمی قبل از نام خود ببندید. برخی از آنها عبارتند از "با احترام" ، "با احترام" یا "با تمام احترام".
- اگر در مدت زمان مشخص نیاز به پاسخ دارید ، آن اطلاعات را در انتها وارد کنید. می توانید آن را در خط تشکر قرار دهید. به عنوان مثال ، "از توجه شما متشکرم و هفته آینده مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم." هنگام نوشتن این بخش ، سعی کنید تصور فشار یا تعقیب گیرنده را نداشته باشید.
مرحله 5. نام و امضای کامل خود را وارد کنید
در زیر "سلام" ، 3-4 خط را خالی بگذارید. سپس نام کامل را در تراز چپ بنویسید. برای افزودن امضای اصلی از خط خالی استفاده کنید. اگر این نامه از طریق ایمیل ارسال می شود ، می توانید خط خالی را حذف کرده و فقط نام را وارد کنید.
روش 3 از 3: ارسال نامه به گیرندگان
مرحله 1. یک کپی از نامه خود تهیه یا ذخیره کنید
پس از تصحیح پیش نویس و قبل از ارسال آن ، از نامه عکس بگیرید (به PDF منتقل شده است) ، پیش نویس را به صورت آنلاین ذخیره کرده یا از آن کپی بگیرید. اگر لازم نیست تاریخ تحویل را با تاریخ نامه یکسان بدانید. این نسخه را در مکانی امن برای پرونده های شخصی نگه دارید.
مرحله 2. حمل و نقل استاندارد
نامه را به اداره پست ببرید ، به کارمند تحویل دهید یا آن را در صندوق پستی قرار دهید. اگر می خواهید اطمینان حاصل کنید که نامه دریافت شده است ، از خدمات ردیابی درخواست کنید.
اگر نامه از طریق پست ارسال می شود ، مطمئن شوید که بر روی چاپگر با کیفیت بالا با جوهر خوب چاپ شده است. نامه های درخواست دست نویس به طور کلی پذیرفته نمی شوند
مرحله 3. آن را از طریق ایمیل ارسال کنید
این احتمالاً بهترین راه برای ارسال درخواست است زیرا زمان زیادی نمی برد و بسیار قابل اعتماد است. اطمینان حاصل کنید که آدرس ایمیل گیرنده صحیح است و در صورت وجود ، شماره شناسایی شما را در موضوع ذکر کنید.
- گیرنده می تواند روز و ساعت ارسال ایمیل را مشاهده کند. اگر مکرراً شب ها ایمیل می زنید به این موضوع توجه کنید.
- اطمینان حاصل کنید که ایمیل شما با آدرسی که استفاده می کنید رسمی است. از یک حساب حرفه ای ارسال کنید. یک مثال از حساب ایمیل مناسب برای کار "[email protected]" است.
- اگر نامه ای از طریق فکس ارسال می کنید ، حتماً منتظر صفحه تأیید باشید که نشان می دهد نامه شما با موفقیت ارسال و دریافت شده است.
مرحله 4. به جای نامه از طریق تلفن درخواست دهید
اگر درخواست شما فوری است یا به آخرین لحظه نزدیک می شود ، ممکن است ایده خوبی باشد که شخصاً از طریق تلفن درخواست کنید. اگر چنین است ، به یک نگرش رسمی پایبند باشید و پرونده خود را منسجم بیان کنید.
نکات
- سعی کنید نامه ای از یک صفحه یا کمتر بنویسید. چنین نامه ای کامل به نظر می رسد ، اما خواندن آن آسان است.
- بدانید که آیا گیرنده پاسخی مانند نامه تأیید ارسال می کند یا خیر.
هشدار
- چیزی واقع بینانه قول دهید. اجازه ندهید وقت اضافی خود را صرف کارهای اضافی کنید.
- از این افزونه حداکثر استفاده را ببرید. اجازه ندهید دوباره درخواست تمدید کنید.
- مطمئن شوید که تمام فرمت های مورد نیاز را وارد کرده اید. برخی از سازمان ها از شما می خواهند که از قالب نامه ای که تعریف کرده اند استفاده کنید.
