صورتحساب لیستی از قیمت کالاهای فروخته شده یا خدمات ارائه شده است. مایکروسافت ورد به شما اجازه می دهد تا فاکتورهایی با الگوهای موجود یا با طرح دلخواه خود ایجاد کنید. مراحل زیر شما را برای ایجاد فاکتور در Word 2003 ، 2007 و 2010 راهنمایی می کند.
گام
روش 1 از 1: بارگیری قالب های آماده
مرحله 1. یک سند جدید ایجاد کنید
حتی اگر یک قالب آماده سند جدیدی نیست ، صورت حساب را طوری شروع کنید که انگار در حال ایجاد یک سند جدید هستید.
- در Word 2003 ، "New" را از منوی File انتخاب کنید.
- در Word 2007 ، روی دکمه Office در گوشه سمت چپ بالای پنجره کلیک کنید ، سپس "New" را از منوی File انتخاب کنید.
- در Word 2010 ، روی برگه File کلیک کنید و سپس گزینه New را از لیست گزینه های سمت چپ پنجره انتخاب کنید.
- روی نوار ابزار جدید در Word 2003 یا دکمه New در نوار ابزار دسترسی سریع در Word 2007/2010 کلیک نکنید. این دکمه فقط به شما اجازه می دهد تا یک سند جدید با قالب Normal.dot یا Normal.dotx ایجاد کنید. اگر می خواهید صورتحساب را از یک سند خالی ایجاد کنید ، از این روش استفاده کنید.
مرحله 2. قالب مورد نظر خود را پیدا کنید
- در ورد 2003 و 2007 ، فاکتورها را از گزینه "Available Office Templates" در سمت چپ پنجره وظیفه سند جدید انتخاب کنید. نوع الگو را از لیست موجود در پنجره وسط انتخاب کنید ، سپس یکی از الگوهای صورتحساب ظاهر شده را انتخاب کنید.
- در Word 2010 ، فاکتورها را از قسمت Available Office Templates در قالبهای Office.com انتخاب کنید. روی پوشه الگویی که می خواهید ایجاد کنید دوبار کلیک کنید ، سپس یکی از الگوهای صورتحساب ظاهر شده را انتخاب کنید.
مرحله 3. قالب را با کلیک روی دکمه "بارگیری" در وسط صفحه بارگیری کنید
سپس ، می توانید با ارائه اطلاعات موجود در انتهای این مقاله ، صورتحساب را تغییر دهید. پس از اعمال تغییرات ، شارژ را ذخیره کنید.
همچنین می توانید مستقیماً از وب سایت مایکروسافت ، به آدرسهای صورتحساب ورد و اکسل ، در https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx؟qu=invoices&ex=1 دسترسی پیدا کنید. مطمئن شوید که مناسب را انتخاب کرده اید فاکتور با نسخه Word شما
مرحله 4. راه دوم:
ایجاد صورتحساب از اسناد خالی
مرحله 5. سر صورتحساب را ایجاد کنید
نام شرکت خود را بنویسید و توضیحات مربوط به "صورتحساب" را وارد کنید. به عنوان مثال ، اگر سند فقط به عنوان نقل قول عمل می کند ، نه صورتحساب ، می توانید "پیشنهادات" را لیست کنید.
- می توانید سرصفحه را در بالای صفحه قرار دهید ، یا از عملکرد سربرگ Word استفاده کنید. اگر از تابع سرصفحه Word استفاده می کنید و پیش بینی می کنید که صورتحساب از یک برگ فراتر رود ، می توانید از گزینه Different First Page برای فهرست بندی سرصفحه ها در صفحه اول و سرفصل های خلاصه در صفحات بعدی استفاده کنید.
- نام شرکت باید با حروف دیگر مواد شرکت شما باشد.
- صورتحساب صورت حساب باید در اندازه ای بزرگ نوشته شود که گیرنده سند بتواند آن را شناسایی کند.
مرحله 6. تاریخ صدور صورت حساب را در بالای سند ، در سمت راست صورتحساب بنویسید
با این حال ، نیازی نیست که تاریخی به اندازه توضیحات وارد کنید.
Word دارای ویژگی تاریخ خودکار است که می تواند تاریخ امروز را برای شما درج کند. اگرچه بسیار مفید است ، اما از این ویژگی برای صورتحسابهای ارسال شده به صورت الکترونیکی استفاده نکنید زیرا با باز شدن سند تاریخ همچنان تغییر می کند. در حالی که تاریخ نگهداری تغییر نمی کند ، صورتحساب به تاریخ روی صورتحساب نگاه می کند تا ببیند چه زمانی حقوق شما پرداخت شده است
مرحله 7. صورت حساب را شماره گذاری کنید
این شماره همچنین باید در بالای صورتحساب نشان داده شود. در صورت باز بودن چندین قبض ، شماره گذاری صورتحساب ها برای شما آسان تر خواهد بود که صورتحساب های خود را پیگیری کنید. می توانید صورتحساب خود را به دو روش زیر شماره گذاری کنید:
- شماره گذاری جهانی غیر مرتبط با مشتری بنابراین ، می توانید تمام اسناد صورتحساب را در یک پوشه ذخیره کنید.
- شماره گذاری ویژه برای هر مشتری. اگر می خواهید یک پوشه جداگانه برای هر مشتری ایجاد کنید ، از این شماره گذاری استفاده کنید. ممکن است بخواهید قسمتی از نام مشتری را در شماره صورتحساب مانند "Swithin1" درج کنید.
مرحله 8. آدرس فرستنده و گیرنده را نمایش دهید
آدرس و نام خود و همچنین آدرس مشتری را در قبض ذکر کنید.
اطلاعات تماس شما باید شامل نام شرکت ، نام ذینفع ، آدرس مشتری و تلفن ، فکس و آدرس ایمیل در صورت لزوم باشد
مرحله 9. اطلاعات صورتحساب را بنویسید
ویژگی جدول در Microsoft Word ایجاد ردیف و ستون برای اطلاعات صورتحساب ، مانند مقدار مورد ، شرح مورد/خدمات ، قیمت واحد/هزینه خدمات و قیمت کل کالای خریداری شده را برای شما آسان می کند.
ویژگی جدول در Word همچنین به شما امکان می دهد محاسبات را انجام دهید. به جای محاسبه دستی قیمت کل کالای خریداری شده ، می توانید مقدار را در قیمت ضرب کنید. پس از آن ، می توانید تمام زیرمجموعه ها را محاسبه کنید تا کل صورت حساب را بیابید
مرحله 10. کل صورت حساب را در سمت راست صورتحساب ، درست زیر قیمت هر کالا بنویسید
برای مشاهده راحت تر می توانید صورت حساب کل را پررنگ کنید.
اگر مالیات بر فروش می پردازید ، مجموع کل کالاها/خدمات را نشان دهید ، سپس مالیات صورتحساب را بنویسید و درصد مالیات را در سمت چپ ارزش مالیات قرار دهید. پس از آن ، کل صورتحساب را در زیر آن بنویسید
مرحله 11 شامل قوانین پرداخت
می توانید قوانین پرداخت را در بالا یا پایین اطلاعات صورتحساب نمایش دهید. یک قانون پرداخت متداول "پرداخت هنگام رسیدن صورتحساب" است. "سررسید در 14 روز" ، "سررسید در 30 روز" ، یا "سررسید در 60 روز".
ممکن است بخواهید یک یادداشت در پایین صورتحساب در مورد نحوه پرداخت ، اطلاعات کلی یا مشتری متشکر برای استفاده از خدمات خود قرار دهید
مرحله 12. صورت حساب را با نامی که به راحتی قابل درک است و نوع صورتحساب را توصیف می کند ذخیره کنید
همچنین می توانید نام شرکت ، شماره صورتحساب و نام مشتری را وارد کنید.
نکات
- پس از ذخیره سند فاکتور ، می توانید از سند به عنوان الگو برای ایجاد صورتحساب دیگر با استفاده از عملکرد "جدید از موجود" هنگام ایجاد یک فاکتور جدید استفاده کنید. همچنین می توانید فاکتورها را در قالب قالب.dot یا.dotx برای استفاده در آینده ذخیره کنید.
- راه دیگر برای مشاهده فاکتورها و سایر اطلاعات ، ایجاد یک کتاب کار مایکروسافت اکسل و چسباندن پیوند به پرونده از صورتحساب در قالب Word است. وقتی کتاب کار را به روز می کنید ، روی کاربرگ چسبیده راست کلیک کرده و "Update Link" را برای مشاهده تغییرات انتخاب کنید.
