حتی اگر افراد دیگر به ندرت اسناد را فکس می کنند ، اما ممکن است در مواقعی نیاز به فکس داشته باشید. دلایل متعددی وجود دارد که افراد فکس را ادامه می دهند ، به ویژه برای ارسال قرارداد یا در صورتی که تجهیزات یا فناوری مورد نیاز برای ارسال اسناد را به طریقی دیگر ندارند. خوشبختانه می توانید اسناد را با استفاده از دستگاه فکس ، رایانه و حتی تلفن هوشمند ارسال کنید.
گام
روش 1 از 3: استفاده از دستگاه فکس
مرحله 1. تنظیمات را روی دستگاه فکس انجام دهید
برای ارسال و دریافت اسناد با دستگاه فکس ، مطمئن شوید که دستگاه فکس به برق متصل است و به خط تلفن ثابت متصل است.
- توصیه می کنیم اگر مرتباً فکس می کنید در یک خط تلفن اختصاصی مشترک شوید. شما نمی توانید از تلفن و دستگاه فکس به طور همزمان استفاده کنید.
- همچنین اگر می خواهید فکس دریافت کنید ، از دستگاه تونر و کاغذ مطمئن شوید.
- اگر دستگاه فکس در دفتر یا خانه خود ندارید ، می توانید آن را در اجاره رایانه یا کتابخانه عمومی اجاره کنید. اگر مکرراً اسناد را با فکس ارسال نمی کنید ، این گزینه عالی است.
مرحله 2. تنظیمات را تنظیم کنید
همه دستگاه های فکس یکسان نیستند ، اما معمولاً گزینه ای برای تنظیم تنظیمات به شما داده می شود. راهنمای کاربر را بخوانید تا از ویژگی های ویژه ارائه شده توسط دستگاه فکس خود مطلع شوید.
- اگر می خواهید بدانید که آیا سند با موفقیت ارسال شده است ، صفحه تأیید را فعال کنید. در صورت فعال بودن این ویژگی ، دستگاه فکس پس از ارسال فکس صفحه ای را چاپ می کند که در صورت ارسال موفقیت آمیز یا ناموفق بودن اعلان حاوی اعلان است.
- همچنین می توانید هدر فکس را تنظیم کنید که خط متنی است که در بالای سند ارسال شده ظاهر می شود. معمولاً حاوی اطلاعات اولیه در مورد فرستنده فکس است.
- اگر قصد دریافت فکس را نیز دارید ، می توانید بین حالت دریافت خودکار یا دستی ، یکی را انتخاب کنید که در هنگام دریافت فکس از شما اجازه می گیرد.
مرحله 3. سند را آماده کنید
از اسناد اصلی ، نه کپی ، برای نتایج تمیزتر و خواندن راحت تر استفاده کنید.
از برگه ای روی صفحه ای که می خواهید ارسال کنید استفاده کنید. برگه جلد حاوی برخی اطلاعات است ، مانند نام فرستنده و شماره فکس ، نام گیرنده و شماره فکس ، تاریخ و تعداد صفحات موجود در فکس
مرحله 4. سند را در دستگاه فکس قرار دهید
بسیاری از ماشین ها به طور همزمان تغذیه کننده کاغذ (محلی برای کاغذ مانند چاپگر) و صفحه تخت (صفحه تخت) ارائه می دهند. اگر فقط می خواهید سند تک صفحه ای ارسال کنید ، از یکی از این ویژگی ها استفاده کنید. اگر می خواهید چندین صفحه از سند را ارسال کنید ، توصیه می کنیم از تغذیه کننده کاغذ استفاده کنید.
- هنگام استفاده از تغذیه کننده کاغذ ، می توانید همه صفحات یک سند را به طور همزمان بارگذاری کنید. دستگاه فکس دارای نمادی است که نشان می دهد وقتی کاغذ در فیدر کاغذ بارگذاری می شود به کدام سمت باید رو به رو باشد. برخی از دستگاه ها همچنین امکان اسکن و ارسال اسناد را به عقب و عقب ارائه می دهند. بنابراین دفترچه راهنمای کاربر را بررسی کنید تا ببینید آیا دستگاه فکس شما این ویژگی را ارائه می دهد یا خیر.
- هنگام استفاده از ویژگی صفحه تخت ، درب بالای دستگاه فکس را باز کرده و سند را رو به پایین روی صفحه قرار دهید. مطمئن شوید که سند را مطابق خطوط روی صفحه تراز کرده اید. پس از آن ، دستگاه را قبل از ادامه کار ببندید.
مرحله 5. شماره فکس را وارد کنید
مطمئن شوید که شماره وارد شده شامل کد منطقه ، کد کشور و شماره گیرنده سند باشد. وقتی شماره را از طریق تلفن شماره گیری می کنید ، شماره را به همان شیوه وارد کنید.
مرحله 6. دکمه "ارسال" را برای ارسال فکس فشار دهید
چند لحظه بعد ، دستگاه فکس سند را ارسال می کند و کاغذها وارد دستگاه می شوند.
دکمه فشار دادن روی دستگاه فکس می تواند به جای "ارسال" "برو" یا "فکس" را بنویسد
مرحله 7. به دنبال پیام تأیید باشید
برخی از دستگاه های فکس پیامی را روی صفحه نمایش می دهند که به آنها می گوید فکس با موفقیت ارسال شده است. اگر دستگاه فکس را برای چاپ تأیید تنظیم کنید ، جزئیات وضعیت فاکس ارسال شده را چاپ می کند.
روش 2 از 3: استفاده از رایانه
مرحله 1. برنامه ای را که می خواهید استفاده کنید انتخاب کنید
هنگام ارسال فکس از طریق رایانه ، می توانید از نرم افزار نصب شده روی رایانه استفاده کنید یا از خدمات آنلاین استفاده کنید.
- برخی از سیستم عامل ها مجهز به برنامه هایی هستند که می توانند برای ارسال فکس استفاده شوند. به عنوان مثال ، ویندوز 7 ابزاری به نام Fax and Scan برای ارسال فکس بدون استفاده از دستگاه فکس ارائه می دهد.
- برای استفاده از برنامه رایانه ای ، ابتدا کامپیوتر را به تلفن ثابت وصل کنید. اگر این امکان پذیر نیست ، فقط از یک سرویس آنلاین استفاده کنید.
- برخی از خدمات آنلاین قابل استفاده شامل eFax ، MyFax و FaxZero است. استفاده از برخی خدمات رایگان است ، و برخی دیگر از شما می خواهند هزینه اشتراک یا عضویت را بپردازید. همچنین سرویس هایی وجود دارد که برای هر فکس ارسال شده هزینه ای دریافت می کنند.
مرحله 2. برنامه مورد نظر را باز کرده و فکس جدیدی ایجاد کنید
همه نرم افزارها یکسان نیستند ، اما به شما گزینه ایجاد فکس جدید ("ایجاد فکس جدید") یا موارد مشابه داده می شود.
مرحله 3. سند را ضمیمه کنید
برای ارسال فکس از طریق رایانه ، باید سند را در یک پیام بارگذاری کنید. دکمه ای را می بینید که روی آن نوشته می شود "بارگذاری اسناد" یا موارد مشابه.
- اگر سند الکترونیکی دارید ، آن را در رایانه خود بیابید و به پیام پیوست کنید.
- اگر سند هنوز کاغذ است ، از اسکنر برای تبدیل آن به یک فایل دیجیتال استفاده کنید. اگر اسکنر ندارید ، می توانید از سند عکس بگیرید و آن را برای خود ایمیل کنید یا مستقیماً به رایانه خود منتقل کنید.
مرحله 4. شماره فکس و متن پیام را وارد کنید
در فضایی که روی صفحه نمایش داده شده است ، درست مانند زمانی که یک ایمیل ارسال کرده اید ، یک پیام کوتاه برای گیرنده بنویسید. این به عنوان یک ورق جلد عمل می کند ، بنابراین نیازی نیست که یک صفحه جداگانه را ضمیمه کنید. همچنین باید شماره فکس گیرنده را در قسمت TO وارد کنید.
همچنین ممکن است لازم باشد یک کد تأیید وارد کنید تا ثابت کنید که روبات نیستید
مرحله 5. دکمه "ارسال" را فشار دهید
پس از پیوست کردن سند ، نوشتن پیام و وارد کردن شماره فکس گیرنده ، دکمه ارسال را فشار دهید تا کار خود را به پایان برسانید.
روش 3 از 3: استفاده از تلفن یا تبلت
مرحله 1. برنامه را بارگیری کنید
برنامه های زیادی برای تبلت ها و تلفن ها وجود دارد که می توانید از آنها برای ارسال فکس درست مانند رایانه استفاده کنید. برخی از برنامه ها را می توان به صورت رایگان دریافت کرد ، در حالی که برخی دیگر پرداخت می شوند. برخی از برنامه های محبوب عبارتند از Fax Burner ، Files Anywhere و JotNot Fax.
برخی از برنامه ها یک شماره فکس موقت به شما اختصاص می دهند. اگر مرتباً فکس ارسال و دریافت می کنید ، این ایده آل نیست
مرحله 2. برنامه را اجرا کرده و سند ارسال شده را انتخاب کنید
هنگامی که برنامه بر روی دستگاه تلفن همراه شما باز می شود ، از شما خواسته می شود که فکس جدیدی ایجاد کنید. اولین کاری که باید انجام دهید این است که سندی را که می خواهید فکس کنید انتخاب کنید.
- اگر سند در دستگاه شما ، ایمیل یا سرویس ذخیره سازی ابری مانند DropBox ذخیره شده است ، سند را از آن برنامه پیدا کرده و بارگذاری کنید.
- اگر سند هنوز کاغذ است ، از یک رایانه لوحی یا تلفن برای گرفتن عکس از سند و پیوست آن به پیام استفاده کنید.
مرحله 3. شماره فکس و متن پیام را وارد کنید
همانطور که در رایانه می خواهید پیام را در گیرنده فکس وارد کنید. مطمئن شوید که شماره فکس گیرنده را در قسمت TO پیام وارد کرده اید.
مرحله 4. دکمه "ارسال" را لمس کنید
پس از پیوست کردن سند ، تایپ پیام و وارد کردن شماره فکس گیرنده ، دکمه ارسال را برای ارسال فکس فشار دهید.
نکات
- یک چاپگر همه کاره بخرید تا بتوانید بدون نیاز به بارگیری برنامه ها ، بارگذاری اسناد در اینترنت یا خرید دستگاه فکس جداگانه از محل کار یا خانه فکس ارسال کنید. با این حال ، شما همچنان به تلفن ثابت نیاز دارید.
- اگر حسابی دارید که خدمات فکس آنلاین را ارائه می دهد ، مانند RingCentral یا eFax ، از آن حساب برای ارسال فکس مستقیم از Gmail استفاده کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که شماره فکس گیرنده و سپس @domainname.com را در قسمت TO وارد کنید. به عنوان مثال ، اگر از eFax استفاده می کنید ، [email protected] را بنویسید.
- دستگاه های فکس می توانند اسکن و کاغذهای کاغذی را به هم بچسبانند. در این صورت ، سند باید دوباره ارسال شود.
