سند مشخصات فنی سندی است که شامل قوانین و الزاماتی است که باید توسط یک محصول یا فرآیند تولید رعایت شود. محصولات یا فرآیندهای تولیدی که الزامات و قوانین مندرج در سند را برآورده نمی کنند ، مشخصات را برآورده نمی کنند و عموماً خارج از مشخصات نامیده می شوند. هنگام صدور قرارداد تولید یا خدمات فنی ، برای تعیین قوانین اجرای قرارداد ، از مشخصات فنی استفاده می شود.
از نکات زیر برای نوشتن سند مشخصات فنی استفاده کنید.
گام
روش 1 از 3: ملاحظات کلی
مرحله 1. تصمیم بگیرید که آیا می خواهید مشخصات باز یا بسته بنویسید
- نوشتن مشخصات باز را در نظر بگیرید. سند مشخصات باز تنها عملکرد مورد نظر را شرح می دهد ، بدون توضیح نحوه دستیابی به آن عملکرد. بنابراین ، مجریان مجازند از هر تلاشی برای برآوردن مشخصات استفاده کنند. به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن مشخصات حافظه کامپیوتر هستید ، نیازی نیست نوع خاصی از حافظه را که باید استفاده شود ، مشخص کنید.
- نوشتن مشخصات بسته را در نظر بگیرید. سند بسته شده علاوه بر توصیف عملکردی که باید به دست آید ، تجهیزات ، فناوری و روشهای مونتاژ را که باید در طراحی محصول یا فرآیندهای تولید مورد استفاده قرار گیرند ، توصیف می کند. به عنوان مثال ، یک سند مشخصات مونتاژ ماشین ممکن است اپراتور را ملزم به استفاده از موتور هیدرولیک کند.
مرحله 2. نیازها را با ارزیابی مشخصات موجود تعیین کنید
مرحله 3. سبک نوشتن خود را تعیین کنید
- از جملات مستقیم کوتاه استفاده کنید.
- از به کار بردن ضمایر نسبی خودداری کنید. منظورتان را در متن به وضوح بیان کنید.
- اصطلاحات فنی و اختصارات رایج در این زمینه را توضیح دهید. برای توضیح اصطلاحات فنی ، یک فصل "تعاریف" را به ابتدای سند اضافه کنید.
مرحله 4. یک جدول از محتویات ایجاد کنید
الزامات کلی محصول یا فرآیند تولید را در ابتدای سند قرار دهید و بخشهای بیشتری را دنبال کنید.
روش 2 از 3: ایجاد مشخصات
مرحله 1. تمام نیازهایی را که باید محصول یا فرآیند تولید برآورده کند ، بنویسید
برای توصیف نیاز از کلمه "باید" استفاده کنید. نیازهای توصیف شده با کلمه "باید" باید به طور کامل توسط مجری برآورده شود. برای تعیین نیاز عوامل زیر را در نظر بگیرید و در صورت نیاز عوامل دیگری را نیز اضافه کنید:
- وزن و/یا اندازه مناسب محصول را تعیین کنید.
- شرایط محیطی مناسب برای کارکرد محصول را بطور کامل شرح دهید. اگر محصول در معرض رطوبت یا درجه حرارت شدید قرار می گیرد ، این را در مشخصات بنویسید.
- نسبت به عملکرد محصول یا فرآیند تولید تحمل کنید.
- استانداردهای طرز کار یا ایمنی شخص ثالث را که باید در محصول یا فرآیند تولید اعمال شود ، تعریف کنید. به عنوان مثال ، ممکن است نیاز داشته باشید که محصول شما دارای گواهینامه UL یا CSA باشد.
- مشخصات فنی خاصی را که محصول یا فرآیند تولید باید به آنها دست یابد ، شرح دهید. به عنوان مثال ، در مشخصات فرایند تولید الکترونیکی ، می توانید الزامات رابط و سرعت تولید را تعیین کنید ، در حالی که برای مشخصات فرایند تولید مکانیکی ، می توانید استاندارد چگالی یا ظرفیت را مشخص کنید.
- طول عمر محصول یا فرآیند تولید را تعیین کنید. اگر محصول یا فرآیند تولید نیاز به نگهداری دوره ای دارد ، شرح مفصلی از فرآیند را در مشخصات ذکر کنید. در مشخصات ، شما باید شرایطی را که تحت آن تعمیر و نگهداری مورد نیاز است و هر چند وقت یکبار تعمیر و نگهداری باید انجام شود ، ذکر کنید.
روش 3 از 3: نهایی کردن مشخصات
مرحله 1. یک عنوان و شماره کنترل برای مشخصات ایجاد کنید
همچنین مطمئن شوید که یک سند مشخصات ایجاد کرده اید که قابل تجدید نظر است.
مرحله 2. مرجعی را که می تواند مشخصات را صادر و اصلاح کند ، مشخص کنید و یک فیلد امضا را به عنوان گواهی درج کنید
مرحله 3. مشخصات را با دقت بخوانید
خود را به عنوان یک مجری بی تجربه یا مجری که به دنبال صرفه جویی در هزینه ها با دور زدن مشخصات تا جایی که امکان دارد ، قرار دهید. پس از آن ، مشخصات را در صورت نیاز برای کمک به مجریان مبتدی و بستن حفره های حیله گری تنظیم کنید.
