توانایی حرفه ای بودن نقش مهمی در دستیابی به موفقیت شغلی دارد. تقریباً همه کارکنان بدون در نظر گرفتن موقعیت آنها در شرکت باید به تماس های تلفنی پاسخ دهند. برای احساس راحتی در تماس گیرندگان ، یاد بگیرید که چگونه تماس های خوبی بگیرید تا تأثیر مثبتی داشته باشید و آماده پاسخگویی به س questionsالات پرسیده شده باشید.
گام
قسمت 1 از 2: دریافت تماس های تلفنی
مرحله 1. تلفن را در اسرع وقت بردارید
وقتی تلفن دفتر زنگ می زند ، مودبانه نیست که تماس گیرنده را منتظر نگه دارید. قبل از زنگ سوم ، بلافاصله تلفن را بردارید و به فردی که تماس می گیرد سلام کنید.
مرحله 2. گوشی را جلوی صورت خود بگیرید
ممکن است بخواهید فوراً صحبت کنید ، اما ابتدا مطمئن شوید که گیرنده تلفن جلوی صورت شما باشد. هنگامی که گیرنده در موقعیت صحیح قرار دارد صحبت کنید تا تماس گیرنده اطلاعات کامل را دریافت کند.
مرحله 3. قبل از صحبت نفس عمیق بکشید
پس از قرار دادن تلفن مقابل صورت خود ، قبل از سلام ، نفس عمیق بکشید تا خود را آرام کنید و ذهن خود را متمرکز کنید. به این ترتیب ، هنگام تمرکز می توانید آرام صحبت کنید.
مرحله 4. نام و نام شرکت خود را ذکر کنید
این روش به تماس گیرنده می گوید که او قبلاً به شرکتی که می خواهد تماس بگیرد متصل است. بنابراین مطمئن شوید که او نام شرکت شما و نام شما را می داند. ابتدا نام شرکت را ذکر کنید. می توانید کلماتی را که می خواهید هنگام دریافت یک تماس تلفنی بیان کنید بنویسید تا مجبور نباشید به این فکر کنید که وقتی تلفن زنگ می زند چه بگوید. جمله بندی را می توان با شرایط و شرایطی که در آن کار می کنید تطبیق داد.
- اگر به عنوان پذیرشگر کار می کنید ، اطلاعات کاملی در مورد شرکت ارائه دهید زیرا برای تماس گیرنده ، شما ورودی آن هستید تا به آنچه نیاز دارد برسید. به عنوان مثال ، با گفتن "صبح بخیر/بعدازظهر/عصر" به تماس گیرنده سلام کنید. مقر WikiHow اینجاست. من نیکیتا هستم که به شما کمک می کنم. " از طریق این اطلاعات ، تماس گیرنده نام شرکت و نام شما را می داند بنابراین برای ادامه مکالمه احساس راحتی بیشتری می کند. اگر منشی خصوصی هستید ، نام کارفرمای خود را (به عنوان مثال ، "دفتر آقای میلر اینجاست. من نیکیتا هستم.") ارائه دهید زیرا تماس گیرنده می خواهد با رئیس شما تماس بگیرد.
- اگر عضو بخش خاصی هستید ، موقعیت خود را اطلاع دهید تا بتواند س questionsالات مربوطه را بپرسد ، به عنوان مثال ، "صبح بخیر. من یسیکا در بخش حسابداری هستم." به این ترتیب ، تماس گیرنده می داند که آیا به بخش و شخص متصل است یا باید با شخص دیگری صحبت کند.
مرحله 5. لوازم التحریر و دفترچه یادداشت را در کنار تلفن آماده کنید
به این ترتیب ، اگر تماس گیرنده بخواهد پیامی بگذارد یا اطلاعاتی را ارائه دهد ، می توانید بلافاصله یادداشت برداری کنید. او را منتظر نگذارید زیرا برای نوشتن باید کاغذ و قلم پیدا کنید.
قسمت 2 از 2: صحبت کردن با تلفن
مرحله 1. هنگام صحبت لبخند بزنید
حتی اگر ناراحت هستید ، تقلب در لبخند باعث می شود صدای شما برای تماس گیرنده خوشایندتر شود. اگرچه اجباری است ، اما این روش می تواند خلق و خو را بهبود بخشد.
مرحله 2. واضح و حرفه ای صحبت کنید
هنگام کار در یک محیط حرفه ای ، مطمئن شوید که شما و تماس گیرنده قادر به برقراری ارتباط واضح و مستقیم هستید. با سرعت کم صحبت کنید و هر کلمه را با بیان واضح بیان کنید تا اطلاعاتی را که منتقل می کنید برای تماس گیرنده درک شود.
- کلمات غیر استاندارد مانند "نه" ، "جرعه" یا "نه" را نگویید. هر کلمه را به طور واضح ، مانند "بله" یا "نه" بیان کنید تا هر دو طرف درک خوبی از آنچه گفته می شود داشته باشند. در صورت لزوم با گفتن "متشکرم" و "خوش آمدید" مودب باشید.
- در صورت نیاز به اشتراک اعداد یا حروف ، مانند نامگذاری یا شماره تلفن ، الفبای آوایی (تلفظ اصوات گفتاری) را بیاموزید. به این ترتیب ، تماس گیرندگان هنگام تلفظ حروف یکسان مانند حروف B و P. گیج نمی شوند. هنگام نوشتن نام بودی ، با توضیح "B کلمه بالینی" حرف B را تلفظ کنید.
مرحله 3. به تماس گیرندگان به صورت حرفه ای سلام کنید
به جای سلام کردن تماس گیرنده با نام ، مطمئن شوید که قبل از گفتن نام آنها مانند "پدر" یا "مادر" ، به ویژه اگر شخص تماس گیرنده را نمی شناسید. سعی کنید نام را به خاطر بسپارید و در طول مکالمه آن را بیان کنید.
نام تماس گیرنده را به محض اینکه نام او را به شما گفت بنویسید تا فراموش نکنید
مرحله 4. در صورت نیاز تماس گیرندگان را با افراد دیگر وصل کنید
کسی که با یک شرکت یا دفتر تماس می گیرد معمولاً به کمک نیاز دارد زیرا می خواهد اطلاعاتی را بیابد یا با مشکلی روبرو است. اگر نمی توانید به س answerالی پاسخ دهید یا راه حلی ارائه دهید ، از او بپرسید آیا مایل است با شخصی که می تواند به او کمک کند صحبت کند. این مرحله نشان می دهد که شما به تماس گیرنده اهمیت می دهید و می خواهید به حل سریع مشکل کمک کنید.
- تلفن های اداری معمولاً از این سیستم برای انتقال تماس استفاده می کنند. دریابید که آیا تلفن های دفتر شما قابل انتقال هستند یا نه و نحوه کار آنها را بیاموزید. در غیر این صورت ، شماره تلفن فردی را که باید با او تماس بگیرید پیدا کنید و آن را با تماس گیرنده به اشتراک بگذارید.
- با احترام از تماس گیرنده بپرسید که آیا می توانید او را به شخص دیگری متصل کنید. به عنوان مثال ، "متأسفیم ، نمی توانم به س yourال شما پاسخ دهم. چطور می توان خط تلفن را منتقل کرد تا بتوانید مستقیماً با پاک بامبانگ صحبت کنید؟ او می تواند راه حلی ارائه دهد." اطمینان حاصل کنید که تماس گیرنده قبل از انتقال خط تلفن موافقت کرده است.
- اگر شخصی که می تواند کمک کند در دفتر نیست ، بپرسید آیا تماس گیرنده مایل به ارسال پیام است یا خیر. فراموش نکنید که پیام را به افراد شایسته منتقل کنید.
مرحله 5. مکالمه را به صورت حرفه ای به پایان برسانید
گفتن "متشکرم" یا "صبح بخیر/بعدازظهر/عصر" راهی است که به تماس گیرنده اطلاع می دهد که مکالمه تمام شده است و می تواند تلفن را قطع کند. درباره اینکه آیا مکالمه هنوز ادامه دارد یا خیر ، گیج نشوید.
منتظر بمانید تا تماس گیرنده تلفن را قطع کند. اگر شما کسی هستید که تماس تلفنی را دریافت می کنید ، اجازه دهید تماس گیرنده هرچه می خواهد بگوید تا زمانی که کارشان تمام نشده است. ممکن است با بی ادبی روبرو شوید یا درصورتی که تماس خود را تمام نکردید اطلاعات خود را از دست بدهید
نکات
- در محل کار تماس تلفنی شخصی نگیرید. شما برای کار در دفتر هستید ، نه برای صحبت با دوستان. اگر می خواهید با یک دوست چت کنید یا پیام بدهید ، آن را به تعویق بیندازید یا زمان کار به تعویق بیافتد.
- از حواس پرتی پرهیز کنید. برای اینکه مراقب تماس گیرنده باشید ، کار در حال انجام را به تعویق بیندازید و روی تماس گیرنده تمرکز کنید. برای پاسخگویی به س questionsالات یا ارائه کمک ، پرت نشوید یا بیش از حد مشغول به نظر نرسید.
- هنگام غذا خوردن ، نوشیدن یا جویدن آدامس هنگام تلفن صحبت نکنید زیرا درک گفتار شما دشوار است و باعث می شود تماس گیرنده احساس قدردانی نکند.
- حتی اگر تماس گیرنده شکایت می کند یا بی ادب است ، همدلی نشان دهید ، آرام باشید و پاسخ حرفه ای بدهید.
