ما اغلب می شنویم که مردم از نداشتن زمان کافی برای انجام وظایف شکایت می کنند. اگر شما هم چنین تجربه ای دارید ، نگران نباشید! شما می توانید با تسلط بر برخی مهارت های اساسی سازمانی و مدیریت زمان ، از زمان موجود خود حداکثر استفاده را ببرید. هرچه عاقلانه تر زمان خود را مدیریت کنید ، کارهای بیشتری به پایان می رسد.
گام
روش 1 از 3: تعیین نحوه استفاده از زمان
مرحله 1. تمام فعالیتهای روزانه را ثبت کنید
هر روز فعالیت هایی را که انجام می دهید مشاهده کنید و توجه داشته باشید که چقدر طول می کشد تا آنها را به پایان برسانید. شاید فکر نمی کنید که زمان تلف شده بسیار بیشتر از زمانی است که در واقع برای انجام کارهای روزانه استفاده می شود.
فراموش نکنید که کارهای معمول خود را در خانه مانند تهیه صبحانه ، جارو کردن خانه ، دوش گرفتن و غیره ثبت کنید
مرحله 2. تمام فعالیتها را در یک دفترچه یادداشت کنید
پس از اطلاع از فعالیتهایی که در طول روز انجام می دهید و مدت زمان لازم ، آنها را در یک دفترچه یادداشت کنید. اگر تمام اطلاعات در 1 صفحه ترکیب شده و ارائه شود ، الگوها و فعالیتهایی را مشاهده خواهید کرد که می توانند باعث اتلاف وقت شوند.
- یادداشت های کامل و واضح داشته باشید. چندین فعالیت را در یک ورودی ثبت نکنید ، کارهای به ظاهر بی اهمیت را نادیده نگیرید و هنگام نظارت بر اجرای فعالیت های روزانه زمان را دقیق پیگیری کنید.
- فعالیتها را به دسته بندی کنید به عنوان مثال ، کارهای خانه را با رنگ آبی ، کارهای اداری را با رنگ قرمز و اوقات فراغت را با رنگ مشکی یادداشت کنید. این روش به شما کمک می کند تا برآورد کنید که هر گروه چقدر زمان می برد.
مرحله 3. نحوه استفاده از زمان خود را بیابید
آیا شما: 1 ساعت در روز رویاپردازی می کنید؟ 2 ساعت تا تصمیم بگیرید کجا غذا بخورید؟ 8 ساعت برای دسترسی به اینترنت؟ الگوهایی را بیابید که نحوه استفاده از زمان خود را توصیف کرده و سپس تعیین کنید که چه فعالیتهایی مفید هستند و کدام مفید نیستند.
- آیا به دلیل نداشتن کنترل خود زمان را تلف می کنید؟ آیا به تعویق انداختن کار عادت کرده اید؟ آیا مسئولیت بزرگی بر عهده دارید؟ هنگام ارزیابی نحوه استفاده از زمان ، این س questionsالات را از خود بپرسید.
- شاید برنامه های روزانه خود را به صورت غیر منطقی برنامه ریزی کنید. به عنوان مثال ، اگر 30 دقیقه کار می کنید ، زمان خود را عاقلانه مدیریت نکرده اید ، 10 دقیقه استراحت کنید تا به کارهای بی اهمیت بپردازید ، سپس 30 دقیقه به محل کار خود بازگردید. اگر 1 ساعت کار کنید و سپس به کارهای بی اهمیت رسیدگی کنید تمرکز و بهره وری بیشتری خواهید داشت.
- تکمیل وظایف با تعیین مهلت ها. این کار با مشخص کردن مدت زمان انجام برخی کارها بدون حواس پرتی انجام می شود.
مرحله 4. تنظیمات برنامه را انجام دهید
هنگامی که دقیقاً می دانید چه فعالیت هایی را باید انجام دهید و وقت خود را صرف چه کارهایی می کنید ، برنامه روزانه خود را تنظیم کنید. مطمئن شوید که می دانید چه فعالیت هایی را نمی توانید یا به دلیل کمبود زمان حذف نمی کنید. فعالیتهایی که زمان زیادی را به خود اختصاص می دهند همیشه زمان را هدر نمی دهند.
مرحله 5. اگر ارسال ایمیل های مربوط به کار 3 ساعت در روز به شما نیاز دارد ، بعید است زمان اختصاص داده شده برای این فعالیت را کاهش دهد
با این حال ، اگر هنگام ارسال ایمیل های کاری به 4-5 ایمیل شخصی پاسخ می دهید ، زمان اختصاص داده شده را کاهش دهید.
مرحله 6. عادات و دیدگاه خود را تغییر دهید
حتی اگر در مدیریت زمان خود مشکل دارید ، همیشه راه حلی وجود دارد. اکنون که می دانید چرا وقت خود را تلف می کنید یا چگونه باید از وقت خود استفاده کنید ، گام بعدی این است که نحوه مدیریت زمان خود را برای ایجاد عادات جدید تغییر دهید.
- اگر زمان زیادی را صرف نظافت خانه یا آشپزی می کنید ، ایده خوبی است که یک خدمتکار استخدام کنید یا از خدمات پذیرایی مشترک شوید. برای برخی از افراد ، زمان از پول با ارزش تر است.
- شاید از زمان کمی برای دسترسی به اینترنت بدون هیچ هدف خاصی استفاده کنید. اگر وظایف مهم تری دارید ، زمان دسترسی به وب سایت ها یا رسانه های اجتماعی خاص را محدود کنید.
روش 2 از 3: اجتناب از انحرافات
مرحله 1. مواردی را که باعث حواس پرتی شما در طول فعالیتهای روزانه شما می شوند تعیین کنید
حواس پرتی مداوم مانع بزرگی برای مدیریت عاقلانه زمان است. دریابید کدام فعالیتها یا افراد زمان زیادی را از شما می گیرند ، مانند دوستانی که دوست دارند با هم گپ بزنند یا بخواهند آرامش داشته باشند بنابراین شما از کار غفلت می کنید. سعی کنید از چیزهایی که باعث اتلاف وقت می شوند دوری کنید.
- اگر زمان زیادی را از دست می دهید ، اما به نتیجه ای که امیدوار بودید نرسیدید ، ممکن است حواس شما را پرت کند.
- هنگام کار در دفتر ، ممکن است با برخی از همکاران حواس پرت مواجه شوید. در ساعات کاری مکالمات کوچک انجام ندهید و بی هدف گپ نزنید. با این حال ، با آنها مودب باشید زیرا رفتار در دفتر به اندازه توانایی مدیریت زمان برای موفقیت شغلی مهم است.
مرحله 2. تلفن را برای مدت طولانی ماندن نکنید
اگر بخشی از وقت خود را صرف مکالمات طولانی تلفنی می کنید ، این عادت را تغییر دهید. اغلب ، صحبت رو در رو م effectiveثرتر از تلفن است. بنابراین ، عادت طولانی صحبت کردن با تلفن را کنار بگذارید.
هنگام صحبت تلفنی ، شروع یا پایان مکالمه معمولاً فقط در مورد مسائل پیش پا افتاده است. بسیاری از افراد نمی توانند روی تلفن تمرکز کرده و رویاپردازی کنند. بنابراین ، سعی کنید از این موضوع آگاه باشید. برای دستیابی به بهترین نتایج ، در صورت نیاز به بحث در مورد مسائل مربوط به کار ، یک جلسه حضوری برگزار کنید ، زیرا هر دو طرف می توانند بدون حواس پرتی در طول جلسه بحث کنند
مرحله 3. اغلب به وب سایت دسترسی نداشته باشید
بسیاری از مردم به اینترنت به عنوان ابزار اصلی برای انجام وظایف نیاز دارند. با این حال ، بسیاری از افراد وقت خود را بدون استفاده از مقاله ، اخبار ورزشی ، عکس هنرمندان ، عکس بچه گربه ها یا توله سگ ها تلف می کنند. تمرکز بر استفاده از اینترنت. برنامه های مختلفی برای مسدود کردن برخی برنامه ها ، وب سایت ها و رسانه ها برای کاهش تغییر مسیرهای منبع اینترنت وجود دارد.
- وقتی نیاز به تمرکز بر موارد مهمتر دارید ، فیس بوک ، توییتر و سایر رسانه های اجتماعی را تعطیل کنید.
- جستجوی موضوعات از طریق گوگل نیز بسیار وقت گیر است. در ابتدا ، شما فقط می خواهید اطلاعاتی را پیدا کنید ، اما قبل از اینکه بدانید ، 3 ساعت است که وب سایت های مختلف را مرور می کنید.
مرحله 4. علامت "لطفا آرام باشید" را نصب کنید
شاید تابلو آویزان شده بر درب اتاق هتل را دیده باشید. این علامت را در دفتر یا محل کار خود ارسال کنید. به جای درخواست آن در هتل ، خودتان آن را چاپ کنید و سپس در صورت نیاز آن را روی درب محل کار آویزان کنید. به این ترتیب ، هیچ کس شما را به چت دعوت نمی کند تا بتوانید روی کار تمرکز کنید.
اگر در خانه کار می کنید ، یک اتاق مخصوص برای کار ایجاد کنید. در مکانی که معمولاً برای فعالیت با اعضای خانواده استفاده می شود کار نکنید. با شنیدن صدایی از تلویزیون ، زنگ تلفن یا صدای یک بازی ویدیویی ، حواس شما پرت می شود
مرحله 5. برای انحرافات غیر منتظره آماده شوید
گاهی اوقات ، انحرافات اجتناب ناپذیر رخ می دهد ، به عنوان مثال زیرا رئیس شما از شما دعوت می کند تا از طریق WA چت کنید یا والدین شما برای انجام کارهای سبک از شما کمک بخواهند. اگر برنامه ریزی کرده اید ، این موارد باعث نمی شود که زمان کوتاهی برای انجام وظایف و انجام فعالیت های اولویت دار داشته باشید.
روش 3 از 3: استفاده بهینه از زمان
مرحله 1. تمام کارهایی که باید انجام شود را یادداشت کنید
برای انجام کارهای روزانه به حافظه تکیه نکنید. فهرستی از فعالیتهایی که باید انجام شود تهیه کنید و آن را تا آنجا که ممکن است بخوانید تا همه اهداف کاری محقق شوند.
- حتی اگر برخی از کارها بی اهمیت یا سبک به نظر می رسند ، فقط آنها را بنویسید. برنامه در دستور کار شامل مواردی مانند "تماس با استیو" ، "محاسبه حاشیه سود" یا "ارسال ایمیل به رئیس" است.
- عادت کنید که در طول فعالیت های روزانه خود با خود یادداشت برداری کنید تا آماده یادداشت برداری از فعالیت ها یا کارهای جدید باشید. در حالی که می توانید بعداً آن را یادداشت کنید ، بهتر است آن را به تاخیر نیندازید تا فراموش نکنید.
مرحله 2. از تقویم استفاده کنید
استفاده از تقویم یا دستور کار به عنوان ابزاری برای برنامه ریزی فعالیت های روزانه به شما کمک می کند تا زمان خود را به نحو احسن مدیریت کنید. هر مورد جدیدی را که باید در برنامه خود داشته باشید ، مانند مهلت ، کار یا جلسه ، یادداشت کنید. هر روز زمانی را برای خواندن برنامه خود اختصاص دهید تا بدانید چه فعالیت هایی در طول روز انجام دهید.
مرحله 3. قرارهای ملاقات را با برنامه یکسان تعیین نکنید
برای اینکه بتوانید زمان را عاقلانه مدیریت کنید ، برنامه ای از فعالیتها را تنظیم کنید که خیلی شلوغ نباشد. با همان برنامه زمان بندی را رعایت نکنید یا قرار ملاقات نگذارید. قبل از موافقت با برنامه جدید ، ابتدا دستور کار را بخوانید تا از در دسترس بودن زمان اطمینان حاصل کنید. به این ترتیب ، شما می توانید زمان خود را به خوبی مدیریت کرده و به یک برنامه روزانه ثابت پایبند باشید.
مرحله 4. از حواس پرتی پرهیز کنید
با حذف مواردی که باعث حواس پرتی شما می شوند یا شما را از برنامه خود دور می کند و دیگر فعالیت ها را به تأخیر می اندازید ، از زمان خود بیشترین بهره را ببرید. تلویزیون و بازی های ویدئویی را خاموش کنید تا بتوانید بر کارهای اولویت خود تمرکز کنید و بعداً سرگرم شوید.
مرحله 5. وظایفی که باید تکمیل شوند را در اولویت قرار دهید
با برنامه ریزی مهمترین وظایف یا باید اولویت داشته باشید ، زمان خود را به بهترین شکل ممکن سازماندهی کنید. این کار را با استفاده از رنگ های روشن یا برچسب های کوچک در یک برنامه بنویسید. ابتدا وظایف با اولویت اصلی را طوری برنامه ریزی کنید که زمان کافی برای انجام آنها وجود داشته باشد و سپس سایر فعالیتهایی را که بعداً می توان انجام داد لیست کنید.
- آماده تغییر اولویت ها در هر زمان باشید. مواردی وجود دارد که ناگهان بوجود می آیند و باید فوراً به آنها رسیدگی شود تا مجبور شوید برای جلب توجه کار را متوقف کرده و زمان را برای برآوردن مهلت های بسیار فوری با حداکثر نتایج اختصاص دهید. اطمینان حاصل کنید که چنین رویدادهایی نادر است.
- اگر مرتباً اولویت های روزانه خود را تغییر دهید ، به نظر می رسد چیزی باید اصلاح شود. در حالی که طبیعی است که برنامه های خود را کوچک تنظیم کنید ، تغییر برنامه خود اغلب نشان دهنده ناتوانی در تعیین صحیح اولویت ها است.
مرحله 6. واقع بین باشید
تخصیص زمان واقعی را تعیین کنید تا هر کار به درستی انجام شود. اگر 30 تا 60 دقیقه طول می کشد تا یک کار را انجام دهید ، 60 دقیقه زمان بندی کنید. با برآورد واقع بینانه زمان ، احساس غرق شدن نمی کنید یا نیاز به تغییر برنامه کاری خود ندارید.
بهتر است در دادن زمان بیشتر از زمان مورد نیاز دقت کنید. اگر یک کار زود به پایان رسید ، روی کار بعدی کار کنید و این هیچ تاثیری بر بهره وری ندارد
مرحله 7. فعالیتهای روزمره خود را برنامه ریزی کنید
برنامه روزانه خود را فراموش نکنید ، مانند غذا خوردن و حمام کردن. این احتمالاً به خودی خود جواب می دهد ، اما شما باید بین کارهای برنامه ریزی شده زمان اختصاص دهید تا دیگر فعالیت های برنامه ریزی شده را از دست ندهید یا به تعویق نیاندازید.
مرحله 8. از یادآوری ها استفاده کنید
علاوه بر دستور کار خود ، از ابزارهای دیگر برای یادآوری وظایف یا مهلت های مهم استفاده کنید ، مانند برگه های Post-it یا تنظیم یادآوری در تلفن خود که در زمان خاصی پیام را صدا می دهد یا ظاهر می شود تا به شما یادآوری انجام کاری یا کاری را انجام دهد. برای برنامه بعدی آماده شوید به این ترتیب فعالیت های برنامه ریزی شده را فراموش نمی کنید.
- برای یادآوری به دیگران اعتماد نکنید زیرا احتمال خوبی وجود دارد که آنها نیز مانند شما فراموش کنند.
- اگر فعالیت بسیار مهمی برنامه ریزی شده است ، در صورت نادیده گرفتن یک یادداشت کوچک یا زنگ تلفن همراه ، چند یادآوری تنظیم کنید.
مرحله 9. کمک بخواهید
ممکن است از دیگران کمک بخواهید یا در صورت نیاز کارهای سبک را واگذار کنید. اگر از درخواست شخص دیگری برای تمیز کردن خانه یا تهیه شام تردید ندارید ، اگر هنوز مشغول کار هستید تا اواخر شب تردید نکنید.
- مسئولیت را به کسی واگذار کنید که می توانید روی آن حساب کنید. به جای درخواست کمک از افرادی که قادر به انجام وظیفه هستند ، شخصی را انتخاب کنید که آماده کار خوب است.
- به تغییر وظایف به دیگران عادت نکنید. علاوه بر نشان دادن ناتوانی در مدیریت زمان ، ممکن است تنبل و بی انگیزه به نظر برسید.
مرحله 10. بهره وری خود را دریابید
به صورت دوره ای ، شما باید زمانی را برای تجزیه و تحلیل آنچه انجام داده اید ، عملکرد خود را خوب و زمان زیادی که باید صرف کنید ، اختصاص دهید. با ارزیابی جنبه های مختلف زندگی شخصی و شغلی خود ، می توانید برنامه کاری و شیوه زندگی روزانه خود را طوری تنظیم کنید که بتوانید به نتایجی فراتر از اهداف خود برسید.
مرحله 11. به خودتان هدیه دهید
کار زیاد یا طولانی مدت منجر به کسالت می شود ، که تمرکز بر روی ساده ترین کارها را برای شما دشوار می کند. بنابراین ، زمانی را برای جشن گرفتن دستاوردهای خود اختصاص دهید و به خودتان هدیه ای بدهید که دوست دارید.
- زمانی را برای استراحت اختصاص دهید تا خودتان را آرام کنید. تلفن خود را خاموش کنید و به ایمیل ها پاسخ ندهید. اگر کار و اوقات فراغت با هم ترکیب شوند ، این راهی برای پاداش دادن به خود یا جلوگیری از فرسودگی شغلی نیست.
- اگر از دوشنبه تا جمعه کار می کنید ، آخر هفته را به استراحت اختصاص دهید. به عنوان مثال ، اگر در حال تکمیل پروژه ای هستید که 3 ماه متوالی به طول انجامید ، پس از اتمام پروژه ، زمانی را برای تعطیلات کوتاه اختصاص دهید.
