Access یک رابط مدیر پایگاه داده است که به کاربران امکان می دهد یک یا چند قسمت از پایگاه داده Excel را به سیستم وارد کنند تا بتوانند بین یا درون زمینه ها (فیلدها) خود مطابقت پیدا کنند. از آنجا که یک فایل تک دسترسی می تواند شامل چندین صفحه گسترده Excel باشد ، این برنامه همچنین برای جمع آوری یا تجزیه و تحلیل حجم زیادی از اطلاعات صفحه گسترده Excel در Access عالی است. شما فقط باید چند مرحله کلیدی را انجام دهید.
گام
قسمت 1 از 3: آماده سازی برای وارد کردن اکسل به Access
مرحله 1. هر دو برنامه را به رایانه باز کنید
شما باید یک برنامه مایکروسافت آفیس را که شامل Excel و Access است خریداری و بارگیری کنید. فقط از طریق وب سایت مایکروسافت می توانید این کار را انجام دهید.
- پس از اتمام بارگیری برنامه ، روی "شروع" در Windows کلیک کنید و "همه برنامه ها" را انتخاب کنید.
- روی "Microsoft Office" کلیک کنید و "Access" (یا "Excel") را از منوی کشویی انتخاب کنید. شاید صفحه گسترده اکسل ایمیل شده یا از یک سایت بارگیری شده باشد. فایل یک برنامه Office در رایانه شما باز می کند.
مرحله 2. قبل از وارد کردن صفحه گسترده Excel به Access ، آن را تمیز کنید
برای سهولت کار ، توصیه می کنیم چند مرحله ساده قبل از وارد کردن فایل Excel در Access انجام دهید. نکته اصلی این است که داده های بین صفحات گسترده ای که باید وارد شوند باید یکسان باشند.
- ایده خوبی است که مطمئن شوید اولین ردیف صفحه گسترده Excel شامل عناوین ستون (یا نام سلول ها) است و به وضوح و به راحتی قابل درک است. به عنوان مثال ، برای ستونی که شامل نام خانوادگی افراد است ، توصیه می کنیم عنوان ستون "نام خانوادگی" را وارد کنید. عناوین واضح و دقیقی ارائه دهید تا تطبیق عناوین ستون های یک برگه اکسل با دیگری راحت تر شود.
- Access به شما امکان می دهد دو یا چند فیلد را بین چندین کاربرگ پیوند دهید. بگویید یک کاربرگ Excel دارید که حاوی اطلاعات حقوق و دستمزد است. این صفحه گسترده شامل نام و نام خانوادگی ، آدرس و میزان حقوق است. بگویید می خواهید یک ورق را در دسترسی به یک برگه دوم Excel که حاوی اطلاعات مربوط به یک کمپین کمک مالی است مطابقت دهید. این برگه دوم شامل نام ، آدرس و اهداء شخص است. Access به شما امکان می دهد عنوان یک ستون را با ستون دیگر مطابقت دهید. به عنوان مثال ، می توانید عنوان عنوان را پیوند دهید تا افراد با نام یکسان در هر دو پایگاه داده ظاهر شوند.
- برگه Excel را اسکن کنید تا مطمئن شوید که هر نوع داده ای به یک شکل مورد استفاده قرار می گیرد و قبل از وارد کردن آنها به Access آن را پاک کنید. این همان چیزی است که در Access "رابطه ای" نامیده می شود. به عنوان مثال ، اگر صفحه گسترده حقوق و دستمزد شما شامل نامهای اول ، آخر و میانی اولیه در یک ستون باشد ، اما صفحه گسترده دوم فقط نامهای اصلی را در ستونهای جداگانه داشته باشد ، Access موارد منطبق را نمایش نمی دهد. عناوین ستون/زمینه باید دقیقاً مطابقت داشته باشند.
مرحله 3. اطلاعات را در ستون های Excel تقسیم کنید
برای حل این مشکل ، اطلاعات باید در ستون های Excel تقسیم شوند تا منجر به "عدم مطابقت" در Access شود.
- به عنوان مثال ، می توانید نام ، حروف اول و نام خانوادگی را تقسیم کنید تا هر کدام ستون مخصوص خود را داشته باشند. اگر کاربرگ دوم به همین ترتیب ساختار یافته باشد ، وقتی مثلاً نام خانوادگی را با نام خانوادگی در Access پیوند می دهید ، نتایج مطابقت برای همان نام ها ظاهر می شود.
- برای تقسیم یک ستون در Excel ، ستونی را که دارای اطلاعات مورد نظر برای تقسیم است ، برجسته کنید. روی داده "data" در نوار ابزار در برنامه Excel کلیک کنید. روی "متن به ستون ها" کلیک کنید. معمولا ، گزینه "محدود" را انتخاب می کنید. روی بعدی (بعدی) کلیک کنید.
مرحله 4. برای تقسیم کردن ستون های همگرا ، از جادوگر استفاده کنید
اکنون شما آماده اجرای فرایند تقسیم اطلاعاتی هستید که در یک ستون به چند ستون متصل شده اند.
- نحوه تعیین محدودیت داده ها در ستون را انتخاب کنید. یعنی هر قسمت از اطلاعات در یک ستون با چیزی جدا می شود. معمولاً این جدا کننده یک فاصله ، کاما یا نقطه ویرگول است. اغلب این اطلاعات به سادگی جدا از فضا هستند. برای مثال در مثال زیر ، بگویید نام "Budi A. Dodo" در یک ستون آمده است. نام (Budi) و حروف اول A. با فاصله از هم جدا می شوند. نام خانوادگی و حروف اولیه دودو A. نیز فضا جدا شده است. بنابراین ، فضایی را در جادوگر محدود انتخاب کنید.
- روی بعدی کلیک کنید ، سپس پایان دهید (تمام شد). این برنامه Budi ، A. و Dodo را در سه ستون جدا می کند. سپس می توانید به این ستون های جدید عناوین جدیدی بدهید تا نوع اطلاعات آنها را نشان دهد (نام خانوادگی ، نام ، و غیره) بهتر است ابتدا چند ستون خالی در سمت راست داده های تقسیم شده ایجاد کنید تا داده ها تحت فشار قرار گیرند. به یک ستون خالی جدید (به جای -به جای ستونهای رونویسی که قبلاً حاوی اطلاعات هستند).
قسمت 2 از 3: وارد کردن اکسل به Access
مرحله 1. برنامه Access را در رایانه خود باز کنید
به منوی برنامه رایانه بروید. به منوی Start بروید ، Microsoft Office را انتخاب کنید و روی Microsoft Access کلیک کنید. برای وارد کردن Excel ، باید یک پایگاه داده جدید خالی Access را باز کنید.
- برای ایجاد پایگاه داده جدید در برنامه Access ، "database desktop desktop" را انتخاب کنید.
- در صورت تمایل نام جدیدی برای آن بگذارید. روی "ایجاد" (ایجاد) کلیک کنید.
مرحله 2. صفحه گسترده Excel را در Access وارد کنید
مرحله بعدی کشیدن صفحه گسترده Excel (یک یا چند) به پایگاه داده Access است.
- یکبار در مدیریت پایگاه داده Access ، روی "داده های خارجی" در نوار ابزار کلیک کنید. "Excel" را انتخاب کنید. در برخی از نسخه های Access ، این عملکرد را می توان با کلیک روی "فایل" در نوار ابزار و "دریافت داده های خارجی" پیدا کرد.
- هنگامی که "نام فایل" ظاهر می شود ، روی "مرور" کلیک کنید تا برگه Excel را در رایانه خود پیدا کنید.
- کادر حاوی "وارد کردن داده های منبع به یک جدول جدید در پایگاه داده فعلی" را علامت زده نگه دارید. این تنظیم به طور پیش فرض از پیش تعیین شده است.
- وقتی صفحه گسترده ای را که می خواهید به رایانه وارد کنید پیدا کنید ، روی آن کلیک کنید. روی "OK" کلیک کنید. این مرحله شما را به جادوگر وارد کردن Excel در Access می برد.
قسمت 3 از 3: استفاده از Wizard برای تکمیل فرآیند واردات
مرحله 1. مراحل جادوگری را که در Access ظاهر می شود ، طی کنید
برای تکمیل فرآیند وارد کردن صفحه گسترده ، مراحل جادوگر را تکمیل کنید.
- کاربرگ را در صفحه گسترده Excel که می خواهید وارد کنید انتخاب کنید. با این حال ، گاهی اوقات افراد چندین صفحه را در یک صفحه گسترده Excel ایجاد می کنند ، که با کلیک روی برچسب ها در پایین صفحه گسترده می توانید آنها را مشاهده کنید. اگر چنین است ، باید کاربرگ انتخاب شده را به جادوگر دسترسی بگویید. بعدی را کلیک کنید.
- صفحه بعدی دارای یک کادر است که می پرسد آیا ردیف اول برگه Excel دارای سر ستون است. این بدان معناست که سطرهای صفحه گسترده که داده های هر ستون را نشان می دهند (به عنوان مثال نام خانوادگی ، آدرس ، حقوق و غیره) باید ابتدا تمیز شوند تا مطمئن شوید اولین ردیف عنوان ستون است. سپس ، "بله که ردیف اول شامل سرفصل ستون است" را علامت بزنید (بله ، ردیف اول شامل سرفصل ستون است). این ساده ترین راه است. بعدی را کلیک کنید.
- اگر ردیف اول شما فاقد عنوان ستون است ، صفحه بعدی از شما می پرسد آیا می خواهید مواردی را که در Access نامیده می شوند نام ببرید (این عناوین ستون هستند). اگر قبل از وارد کردن (توصیه می شود) هر یک از این فیلدها را با نامهای واضح و به خاطر سپاری پر نکرده باشید ، این کار را در اینجا انجام دهید.
مرحله 2. مراحل واردات را تکمیل کنید
چند مرحله از مراحل واردات باقی مانده است. صفحه بعدی جادوگر از شما می پرسد که آیا می خواهید کلید اصلی را شناسایی کنید.
- این مرحله اجباری نیست ، اما می تواند انجام شود. کلید اصلی به این معنی است که برنامه رایانه یک شماره منحصر به فرد به هر خط اطلاعات اختصاص می دهد. این مرحله بعداً هنگام مرتب سازی داده ها می تواند مفید باشد. بعدی را کلیک کنید.
- صفحه پایانی در جادوگر دارای فضایی حاوی نام اولیه است. می توانید برگه Excel وارد شده را تغییر نام دهید (هنگامی که واردات به پایان رسید ، فایل در جدول در Access در سمت چپ صفحه تبدیل می شود).
- روی "وارد کردن" ، سپس "بستن" کلیک کنید. یک جدول در سمت چپ صفحه مشاهده خواهید کرد. برگه در حال حاضر به Access وارد شده است.
- اگر می خواهید بیش از یک مجموعه داده را پیوند دهید ، این روند را با یک یا چند صفحه گسترده دیگر تکرار کنید. اکنون ، شما آماده مطابقت با داده های برگه در Access هستید.
هشدار
- اگر فایل Excel از نسخه ای از Office غیر از Access باشد ، ممکن است فرآیند وارد کردن کمی دشوار باشد.
- باز هم تأکید می کنیم که قبل از وارد کردن صفحه گسترده باید آن را تمیز کنید. یکی از دلایل تجزیه و تحلیل وجود مشکلات در داده ها است.
- همیشه یک کپی از صفحه گسترده را نگه دارید تا در صورت اشتباه این روند دیگر تکرار نشود.
- شما نمی توانید بیش از 255 سلول/جعبه را در Access وارد کنید.
