بسیاری از شرکت ها از کارکنان خود می خواهند که با ارزیابی خود گزارش پیشرفت کاری را تهیه کنند تا بتوانند گزارش کنند که در یک دوره معین چه کار کرده اند. اگر به عنوان یادداشت گیرنده جلسه کار می کنید ، ممکن است از شما خواسته شود گزارش را تهیه کنید. این مقاله نحوه تهیه گزارش عملکرد خوب را توضیح می دهد زیرا نقش مهمی در تعیین موفقیت یا شکست حرفه شما دارد.
گام
قسمت 1 از 3: درک قالب گزارش پیشرفت کار
مرحله 1. تهیه گزارش با نوشتن خلاصه ای کوتاه از دستاوردهای خود را آغاز کنید
در بالای گزارش ، خلاصه ای از اطلاعات ارائه شده را ارائه دهید تا تصویری کلی از عملکرد کاری خود ارائه دهید.
- به عنوان مثال: شما در یک سازمان غیرانتفاعی کار می کنید و رئیس شما از شما می خواهد که یک گزارش عملکرد تهیه کنید. به طور خلاصه تمام کارهای انجام شده را در یک پاراگراف گزارش دهید ، به عنوان مثال: شما فعالیتهایی را سازماندهی کرده اید که برای صاحب سازمان مفید است ، موفق شده اید در صنعت شناخته شده باشید و با شرکای تجاری روابط برقرار کرده اید.
- موارد خاصی را در خلاصه نگنجانید زیرا فقط باید اطلاعات مهمی را ارائه دهید تا نمای کلی از دستاوردهای کار به طور کلی ارائه شود. به عنوان راهنما ، گزارشات باید در 2 صفحه ارائه شوند ، مگر اینکه کارفرما قالب دیگری را مشخص کند. ابتدا مطمئن شوید که آیا باید گزارشی را بر اساس فرمت خاصی تهیه کنید یا خیر.
مرحله 2. ارائه حقایق حمایتی دقیق
برای حمایت از هر اطلاعات در خلاصه ارائه شده در ابتدای گزارش ، جزئیات را مطابق دستورالعمل زیر بنویسید:
- از قالب لیست استفاده کنید برای هر فعالیت به طور جداگانه گزارش تهیه کنید. فعالیت را به عنوان عنوان گزارش و سپس شرح فعالیت زیر عنوان را درج کنید. به عنوان مثال: فعالیتی که انجام می دهید "آماده سازی و اجرای رویداد" است.
- در زیر عنوان ، با استفاده از اعداد یا حروف فهرستی تهیه کنید تا رویدادی را که برگزار می کنید به طور مختصر و مشخص توصیف کند ، از جمله هدف و مزایای آن در حمایت از دستیابی به مأموریت سازمان.
مرحله 3. یک گزارش با فرمت استاندارد ایجاد کنید تا حرفه ای به نظر برسد
گزارش های تصادفی ارائه نکنید در عوض ، با استفاده از کاغذ اندازه استاندارد ، یک گزارش منظم با حروف حرفه ای تهیه کنید.
- عنوان گزارش را در وسط مقاله با حروف پررنگ قرار دهید تا اطلاعات منظم سازماندهی شوند.
- در بالای گزارش ، تاریخ تکمیل گزارش را بنویسید. همچنین نام ، عنوان و عنوان شخصی که گزارش را تهیه کرده است ذکر کنید.
مرحله 4. در طول دوره گزارش ، روزنامه نگاری کنید
اگر بلافاصله هنگام انجام فعالیتها یادداشت برداری کنید ، گردآوری گزارشات برای شما آسان تر خواهد بود.
- یک دفترچه یا پوشه برای ضبط دستاوردهای کاری در یک دوره معین تهیه کنید. اگر رئیس شما از شما بخواهد ، تهیه گزارش را برای شما آسان تر می کند.
- اگر این کار انجام نشود ، دستاوردهای مهم در آغاز دوره گزارش ممکن است فراموش شوند.
قسمت 2 از 3: ارائه محتوای با کیفیت
مرحله 1. هدفی را که می خواهید به آن برسید و انتظارات شغلی که باید برآورده کنید را شرح دهید
به خوانندگان یادآوری کنید که در ابتدای دوره گزارش ، هدفی وجود دارد که می خواهید به آن برسید. مطمئن شوید که اهداف سازمان و مشارکت کاری که از شما انتظار می رود را می دانید. اگر هنوز نمی دانید ، این موارد را از کارفرما بپرسید.
- سپس توضیح دهید که با ارائه داده های واقعی به هدف خود رسیده اید. گزارشی تهیه کنید که مقایسه داده ها بین هدف و تحقق آن را ارائه دهد.
- به عنوان مثال: شما توانستید بودجه بیشتری نسبت به هدف تعیین شده جمع آوری کنید و این دستاورد برای سرمایه گذاران و کارفرمایان یک نکته مثبت است. با این حال ، نتایج این کار را نمی توان موفقیت در نظر گرفت و تعیین میزان موفقیت شما در صورت عدم وجود داده های مقایسه ای دشوار است.
مرحله 2. اطلاعات تصویری را در گزارش گنجانید
جداول یا نمودارهایی را ضمیمه کنید که تصور داده های ارائه شده را برای خوانندگان آسانتر کند.
- به خاطر داشته باشید که خوانندگان مشغول معمولاً فقط گزارش ها را حذف می کنند. گاهی اوقات ، وسایل بصری قادر به انتقال م effectivelyثرتر اطلاعات هستند.
- با این حال ، گرافیک زیادی ارائه ندهید. 1-2 نمودار را انتخاب کنید که بتواند اطلاعات مهم را توضیح دهد.
مرحله 3. روی "CAR" تمرکز کنید
CAR مخفف: چالش (چالش) ، اقدام (اقدام) ، نتایج (نتایج) است. با بحث در مورد این سه مورد می توانید یک گزارش سیستماتیک از پیشرفت کار تهیه کنید.
- چالش های پیش روی خود را تعیین کنید. اقدامات انجام شده برای غلبه بر چالش ها و نتایج آن را شرح دهید. به عنوان مثال: به عنوان مدیر رستوران ، در گزارشی بنویسید: «چالش: صف ها در ساعت شلوغی هنگام شام طولانی تر می شوند و مشتریان شکایت کننده 10 درصد افزایش می یابد. اقدام: از 1 پیشخدمت بخواهید 1 ساعت زودتر کار را شروع کند تا کیفیت خدمات در ساعات اوج کار بهبود یابد. نتیجه: مشتریانی که شکایت کردند به 2 نفر کاهش یافت یا 80 درصد کاهش یافت.
- با ارائه اطلاعات خاص گزارش تهیه کنید. دستاوردهایی که قابل اندازه گیری نیستند ، برای مثال: "من قادر هستم در یک تیم خوب کار کنم" بی فایده است زیرا همه می توانند یک چیز را بگویند. بنابراین ، شما باید بتوانید رابطه بین نتایج و مشکلات را نشان دهید و عملکرد را با ارائه داده ها و اطلاعات خاص گزارش دهید.
مرحله 4. روش شناسی مورد استفاده را شرح دهید
اگر نیاز به جمع آوری داده ها به عنوان مبنایی برای نوشتن گزارش دارید ، روش جمع آوری داده هایی را که به کار می برید به طور مختصر توضیح دهید.
- دلایل انتخاب روش نظرسنجی ، مزایا و نتایج آن را به خواننده اطلاع دهید. همچنین توضیح دهید که چرا این روش معتبر تلقی می شود. در ادامه سناریوی رستوران در مثال بالا ، توضیح دهید که چرا از داده های شکایت مشتری به عنوان یک روش نظرسنجی استفاده می کنید.
- تاریخ یا دوره نظرسنجی و آنچه می خواهید از نظرسنجی به دست آورید را درج کنید.
مرحله 5. بر گزارش دستاوردهای کاری تمرکز کنید
برای متمرکز نگه داشتن اطلاعات در گزارش روی دستاوردهای کاری ، به این فکر کنید که در دوره گزارش به چه چیزی بیشتر افتخار می کردید ، به عنوان مثال: آیا می توانید یک مهمان مضطرب را آرام کنید یا در حال آموزش به زیردستان باشید. اطلاعات خیلی مفصل به خواننده ندهید.
- روش دیگر استفاده از روش "STAR" است که مخفف: موقعیت (مشکل) ، وظیفه (وظیفه) ، اقدام (عمل) ، نتایج (نتیجه) است. موقعیتی که در آن قرار داشتید ، وظیفه ای که باید انجام دهید ، اقداماتی که برای تکمیل کار انجام داده اید و نتایجی که به دست آورده اید را به طور مختصر شرح دهید. درست مانند روش "CAR" ، هدف نشان دادن رابطه بین "مشکل" و "نتیجه" و توضیح نحوه دستیابی به آن است.
- بر ایجاد گزارش هایی تمرکز کنید که بتوانند موارد زیر را نشان دهند: دشواری ، امتیاز ، اولویت ، دید بالا ، مهلت ها ، نوآوری ، شرح شغل و تأثیر کار شما بر سازمان.
- به عنوان مثال: در گزارش ذکر کنید که گردش سالانه کارکنان هنگام ارتقاء شما به عنوان مدیر شعبه 35 درصد بوده است. پس از انجام نظرسنجی های مربوط به رضایت کارکنان ، راهنمایی کارکنان و جلسات هفتگی با کل کارکنان ، گردش کارکنان به 15 درصد کاهش می یابد. این مثال نشان می دهد تا زمانی که خواننده بتواند رابطه را به درستی درک کند ، نیازی به استفاده از جملات طولانی نیست.
مرحله 6. مزایای عمل خود را توضیح دهید
فقط نتایج را ارائه ندهید. همچنین باید توضیح دهید که چرا این دستاورد برای سازمان مفید است.
- به عنوان مثال: شما با کارکنان جلسه دارید. توضیح دهید که پیگیری و مزایای آن برای سازمان چیست؟ در مورد آنچه می خواهید گزارش دهید خوب فکر کنید. اگر مفید نیست ، باید کارهای دیگر را گزارش دهید.
- اگر ملاقات با کارکنان بتواند انگیزه کار را افزایش دهد تا غیبت کارکنان بهبود یابد و در مالکین شرکت صرفه جویی شود. این نتیجه کارهایی است که مفید تلقی می شود.
مرحله 7. قبل از ارائه گزارش ، آن را بررسی کنید
اگر گزارشی ارسال کنید که دارای خطاهای زیاد و قالب های نوشتاری غیرحرفه ای باشد ، اهداف نگارش گزارش به دست نیامده است.
- دستور زبان ، نقطه گذاری و املای کلمات را بررسی کنید. گزارش خود را به مدت 1 شب ذخیره کرده و سپس صبح دوباره آن را بخوانید. گزارش لحظه آخری ندهید.
- گزارش را روی کاغذ چاپ کنید و بررسی کنید آیا چیز دیگری وجود دارد که باید اصلاح شود. گاهی اوقات ، چشم های ما از خیره شدن طولانی مدت به صفحه کامپیوتر آنقدر خسته می شوند که اشتباهات نادیده گرفته می شوند.
قسمت 3 از 3: استفاده از کلمات مناسب
مرحله 1. چیزهای منفی را به روش مثبت بیان کنید
اگر هدفی وجود دارد که به آن دست نیافتید ، بهتر است آن را گزارش نکنید. به جای تمرکز خواننده بر این موضوع ، سعی کنید آن را به روش دیگری اطلاع دهید.
- نتایج نامطلوب کار را با استفاده از جملات مثبت شرح دهید ، به عنوان مثال با تمرکز توضیحات بر روی مراحل مشخصی که برای حل مشکل انجام خواهید داد ، به جای سرزنش دیگران یا بهانه گیری.
- دیگران را سرزنش نکنید تمرکز خود را بر توضیح اقدامات انجام شده و نشان دادن اینکه فردی مثبت هستید ، متمرکز کنید. کارهایی را که شما یا تیمتان به خوبی انجام داده اید به اشتراک بگذارید. فوکوس گزارش کارهایی را ارائه می دهد که باید به آنها افتخار کرد.
مرحله 2. ارائه اعداد و استفاده از معیارها در گزارش ها
اگر بتوانید داده های بسیار خاصی ارائه دهید ، دستاوردهای کاری شما معتبرتر خواهد بود. اطلاعاتی را که منتقل می کنید با چیزی قابل اندازه گیری به عنوان شواهد موثق تکمیل کنید.
- کلمات برتر که زیاد استفاده می شوند ، به عنوان مثال: "بهترین" یا "قابل اعتماد" کمتر مفید هستند. همه می توانند بگویند "عملکرد کاری من امسال بسیار خوب بود".
- این عبارت را به خاطر بسپارید: "ثابت کن ، فقط حرف نزن!" به جای این که به دیگران بگویید امسال توانسته اید کار خوبی انجام دهید ، با داده ها و معیارها آنچه را که خوب انجام داده اید با جزئیات نشان دهید. فقط نگویید که می توانید روابط خوبی با مشتریان ایجاد کنید. در عوض ، نتایج یک نظرسنجی رضایت مشتری را نقل کنید ، نامه ای را که از مشتری دریافت کرده اید ضمیمه کنید و داده هایی را در مورد کاهش تعداد مشتریان شاکی ارائه دهید.
- اعداد حاضر اگر خوانندگان ندانند تعداد افراد شما چند نفر است ، گفتن اینکه می توانید چندین کارمند را رهبری کنید بی معنی است. داده ها را به صورت عددی ارائه دهید تا خوانندگان بدانند شما چند نفر را "تعداد زیادی" می نامید و توضیحی درباره کارهایی که انجام داده اید توضیح می دهند.
مرحله 3. در هر صورت حقیقت را بگویید
مبالغه نکنید و دروغ نگویید. اگر گرفتار شوید دچار مشکل بزرگی خواهید شد.
- حتی اگر کاملاً غیرعمدی باشد ، اگر دروغ بگویید با مشکل بزرگی روبرو خواهید شد. احساس ناامنی می کنید و مسیر شغلی شما مسدود می شود.
- یک خودارزیابی صادقانه انجام دهید تا نقاط ضعف و قوت خود را همانطور که هست گزارش دهید. سعی کنید بر کاستی ها از راه مثبت غلبه کنید.
مرحله 4. کار دیگران را بشناسید
دوره های نگارش گزارش تجارت و مهندسی نشان می دهد که شما از کلمه "من" استفاده نمی کنید ، اما می توانید در موارد خاص در گزارش عملکرد استفاده کنید.
- به عنوان مثال: اگر گزارش می دهید: "من 100 کارمند استخدام کرده ام" ، فراموش نکنید که توضیح دهید که موفقیت شما با مشارکت افراد دیگر یا توسط تیم پشتیبانی می شود.
- اگر مغرور نباشید ، ارزش اضافی دریافت خواهید کرد. جملات مختلف را طوری مرتب کنید که همیشه با کلمه "من" شروع نشوند.
نکات
- هرگز در گزارش عملکرد از کلماتی که خشم را بیان می کنند استفاده نکنید. اگر همیشه مثبت فکر کنید ، تأثیر خوبی خواهید گذاشت.
- از کلمات حرفه ای استفاده کنید. از سبک زبان غیر رسمی استفاده نکنید.
