شاید برای ارزیابی موفقیت یک رویداد با مقایسه نتایج با اهداف آن ، لازم است یک گزارش رویداد بنویسید. این گزارش توسط شرکت یا فردی که رویداد را برگزار می کند مورد نیاز است تا تعیین کند که آیا باید تغییراتی ایجاد شود یا خیر. راه های مختلفی برای اطمینان از اینکه گزارش رویداد موفق نوشته شده است وجود دارد. اگر میزبان رویداد دیگری هستید ، به آن نیاز خواهید داشت!
گام
قسمت 1 از 3: گردآوری گزارشات رویداد
مرحله 1. سبک ارائه و قالب ارائه برای هر مخاطب را تعیین کنید
گزارشات رویداد را می توان منگنه ، منگنه ، در قالب فایل های PDF ، ارائه های پاورپوینت و غیره کرد.
- اطمینان حاصل کنید که گزارش رویداد در بخشهای مشخص سازماندهی شده است. شما باید نحوه مقایسه نتایج رویداد با اهداف آن را تعیین کنید. نتایج اصلی رویدادهای انجام شده را خلاصه کنید.
- گزارش رویدادها را بر اساس نیازها و علایق هر حامی و مخاطب سفارشی کنید. اهداف حامیان مالی را در نظر بگیرید. تا حدی ، حامیان مالی مخاطبان اصلی گزارش رویدادها هستند. آنها می خواهند صلاحیت رویداد حمایتی شده را ارزیابی کنند. بنابراین مطمئن شوید که می دانید آنها چه می خواهند و چه چیزی بیشتر از همه به آنها علاقه دارد.
- گزارش رویدادها را طوری تنظیم کنید که نیازهای خاص مربوط به رویدادها و حامیان خاص را برآورده کند. گزارشی را طوری ننویسید که گویی هدف آن یک نوع مخاطب است. مدیران ارشد و مدیران مالی نیز مخاطبان دیگری برای گزارش رویداد شما هستند.
مرحله 2. ایجاد یک فرایند برای نظارت بر اطلاعات مورد نیاز در طول رویداد
شما نمی توانید فقط به حافظه تکیه کنید.
- اطلاعات کلیدی را قبل ، حین و بعد از رویداد زیر نظر داشته باشید تا گزارش های دقیق تر و مهمتر از همه م effectiveثرتر ایجاد کنید. این روش همچنین به شما امکان می دهد گزارش ها را بر اساس یک جدول زمانی کامپایل کنید.
- در صورت نیاز جمع آوری داده های مداوم را با کمک چندین نفر (از جمله کارآموزان) در نظر بگیرید. در اصل ، گزارش نباید منتظر اتمام رویداد باشد.
مرحله 3. گزارش را به نکات اصلی خلاصه کنید
یکی از مشکلات گزارش رویدادها این است که آنها تمایل چندانی به پوشش برنامه ندارند یا بر اظهارات شیرین تمرکز می کنند. این کار را نکنید. ایده خوبی است که نکات اصلی را به وضوح و به صورت تحلیلی برجسته کنید.
- برخی از بخشهای مهم رویداد را انتخاب کنید تا با جزئیات بیشتری مورد بحث قرار گیرد. سه موردی را که با موفقیت بیشتر اتفاق افتاده و سه نکته ای که بیش از همه شگفت زده شده است را بیابید.
- گزارش را با جزئیات بی اهمیت مانند منوی ناهار یا خلاصه ای از کل ارائه اصلی پر نکنید. شما باید موارد مهمی را وارد کنید.
قسمت 2 از 3: قرار دادن محتوای مناسب در گزارش
مرحله 1. یک خلاصه اجرایی بنویسید
گزارش رویداد باید شامل یک نمای کلی باشد که نسخه خلاصه گزارش کامل است. خلاصه اجرایی را به عنوان مقدمه ای بر گزارش رویداد در نظر بگیرید.
- شما می توانید دو گزارش تهیه کنید ، یک خلاصه اجرایی برای افراد علاقمند به نتیجه رویداد ایجاد شده و یک گزارش دقیق تر برای افرادی که در تهیه ، اجرا و حمایت از رویداد مشارکت دارند.
- در خلاصه اجرایی ، باید در مورد موضوعات و نتایج کلیدی بحث و تمرکز کنید. خلاصه اجرایی باید کوتاه باشد ، فقط یک یا دو صفحه. گزارش باید عناصر اصلی رویداد را خلاصه کرده و تفسیر مختصری از داده ها را شامل شود
مرحله 2. وسایل کمک بصری عمیق را در گزارشات خود بگنجانید
اغلب گزارش ها زمانی م includeثرتر می شوند که شامل نمودارهایی باشند که روندهای آماری را نشان می دهند ، نه اینکه فقط تعدادی از اعداد را به خواننده گزارش دهند.
- اگر رویداد شامل محصول جدیدی است ، توصیه می کنیم عکس آن محصول را وارد کنید. عکس هایی که لحظه را در حین رویداد نشان می دهند می توانند به خواننده گزارش کمک کنند تا در مورد رویدادی که برگزار می شود ایده بگیرد. سعی کنید عکس هایی بگیرید که نشان دهنده مشارکت حامی مالی در رویداد است تا در گزارش ثبت شود. باز هم ، این کار نمی تواند منتظر اتمام رویداد باشد.
- همچنین می توانید نمونه ها ، تولید مثل و نمونه های دیگری را که در سایت رخ می دهد ، قرار دهید. گزارش تعداد افرادی که کوپن حامی مالی دریافت کرده اند و غیره قرار گرفتن در معرض در محل و خارج از سایت ایجاد شده توسط رویداد ، در رسانه ها ، برای مخاطبان ، برای حامیان مالی.
مرحله 3. همه تبلیغات و قرار گرفتن در معرض رسانه ها را مستند کنید
توصیه می کنیم مقایسه رسانه های حاصله را با اهداف اعلام شده رویداد ارزیابی کنید.
- تمرکز بر تبلیغات چاپی و مقالاتی که شامل نام و آگهی حامی مالی است ، علاوه بر تعداد روزنامه های روزانه و رتبه بندی آگهی ها.
- مستندات تبلیغاتی تلویزیونی ، اطلاعیه های عمومی ، میزان ارزش کارت و رتبه کارت ، و پوشش اخبار.
- اسناد رادیویی ، رتبه بندی تبلیغات کارت ، نمرات تبلیغات و تبلیغات ، گزارش های حسابرسی شده و غیره را فراموش نکنید.
مرحله 4. شامل بیانیه ای از هدف رویداد باشید
شما باید اهداف رویداد را با نتیجه مرتبط کنید ، بنابراین اطمینان حاصل کنید که مأموریت و اهداف اصلی رویداد را یادآوری می کنید.
- می توانید لیست برنامه رویدادها را وارد کنید. همچنین باید در مورد مشارکت کنندگان اصلی در این رویداد بحث کنید. با این حال ، آن را کوتاه نگه دارید.
- اطمینان حاصل کنید که زمان زیادی را صرف ثبت نام و بحث درباره نتایج کلیدی خاص رویداد و تطبیق آنها با نتایج ثبت شده می کنید. واقع بین باشید و چیزهایی را که آنطور که باید پیش نمی رود شیرین نکنید.
مرحله 5. اطلاعات مالی را از گزارش رویداد بگنجانید
شما باید بحث مفصلی در مورد بودجه جاری رویداد و هزینه های واقعی ارائه دهید. اطمینان حاصل کنید که بودجه خود را با هزینه های واقعی مقایسه می کنید و همچنین مواردی را که به خوبی پیش رفته اند و مواردی که نیاز به بهبود دارند ، مشخص می کنید.
- همچنین باید هرگونه هزینه ، از جمله هزینه های بازاریابی و فعالیت های تبلیغاتی ، هزینه های کارکنان و هزینه های حمایتی را مشخص کنید. توصیه می کنیم بودجه ای دقیق تهیه کنید. مدیران مالی و مدیران ارشد می خواهند شواهدی را برای حمایت از نتیجه گیری هزینه های شما ببینند.
- شامل محاسبات درآمد ، به عنوان مثال از بلیط ، حامیان مالی و نمایشگاه ها شوید. با این حال ، مطمئن شوید که درآمد واقعی را با پیش بینی ها مقایسه می کنید.
مرحله 6 شامل آماری است که برای خواننده مناسب است
اجازه ندهید گزارش شما پر از اطلاعات شیرین باشد. تعداد افرادی که در رویداد شرکت کرده اند یکی از داده هایی است که شما باید در آن شرکت کنید. توصیه می کنیم داده های قابل اندازه گیری را در گزارش ها ارائه دهید.
- آمار و سایر داده های مرتبط مانند تعداد فروش و تعداد بازدیدکنندگان در یک غرفه خاص. در صورت کامل بودن داده های ارائه شده ، گزارش رویداد معتبرتر خواهد بود. شامل اطلاعات مربوط به شرکت کنندگان/بازدیدکنندگان باشد. شامل اطلاعات جمعیتی ، تعداد بازدیدکنندگان و نتایج تحقیقات بازدیدکنندگان (به عنوان مثال عادات خرید).
- گزارش تعداد افرادی که به کمپین های حمایت شده پاسخ داده اند ، و همچنین کمک های غیر انتفاعی. مستندسازی تأثیر اقتصادی و مشارکت کارکنان.
مرحله 7 شامل عناصر کیفی است که داده ها را متناسب می کند
گزارش شما باید شامل برخی آمارها باشد ، اما برای ارائه بازخورد مربوط به زمینه نیز به نقل قول های افراد نیاز دارید.
- بازخورد و بازخورد شرکت کنندگان و اعضای تیم رویداد را جمع آوری کنید تا ارزیابی موفقیت رویداد فقط از نویسندگان گزارش رویداد نباشد. این باعث می شود گزارش شما معتبرتر شود.
- همچنین شامل تحقیقات شخص ثالث باشید. ارزش گذاری در معرض رسانه ها یکی از مواردی است که اشخاص ثالث می توانند در مورد آن تحقیق کنند.
- ارزش فضا و آماده سازی رویداد. شما باید برای ارزیابی اثربخشی سایت و آماده سازی از دیدگاه شخص دیگری وقت بگذارید. نحوه استفاده از فضا برای کنفرانس ها ، رویدادها و غیره را مورد بحث قرار دهید.
قسمت 3 از 3: تکمیل گزارش رویداد
مرحله 1. گزارش رویداد را به موقع تهیه کنید
سعی کنید گزارش را در اسرع وقت بعد از رویداد بنویسید و منتشر کنید. اطمینان حاصل کنید که این را در تقویم خود برنامه ریزی کرده اید تا مطمئن شوید که به موقع است. برخی افراد انتشار گزارش را 30 روز پس از رویداد توصیه می کنند ، اما برخی دیگر معتقدند که این گزارش باید چند روز پس از رویداد منتشر شود.
- هر زمان که مهلت مقرر است ، مطمئن شوید که آن را از دست ندهید. شاید ، شما در حال نوشتن گزارش رویداد برای آژانس هستید که توسط مشتری خاصی درخواست شده است. به همه درخواست ها توجه کنید.
- در اصل ، مخاطبان شما انتظار گزارش کامل و به موقع را دارند. بنابراین ، گزارشاتی تهیه کنید که انتظارات را برآورده کند و برای بیات شدن زیاد منتظر نمانید.
مرحله 2. گزارش رویداد خود را مرور کنید
اطمینان حاصل کنید که گزارش رویداد از گرامر خوب استفاده کرده و عاری از غلط املایی ، نقطه گذاری و سایر خطاها باشد.
- مطمئن شوید که پاسخ های شما سطحی نباشند. به عنوان یک قاعده کلی ، شما باید از تکنیک نوشتن "نشان بده ، نگو" استفاده کنید. این بدان معناست که شما باید چند مثال خاص برای حمایت از نکات کلی بیان شده در گزارش ارائه دهید.
- مخاطبان خود را فراموش نکنید و مطمئن شوید که نگارش گزارش رسمی و حرفه ای به نظر می رسد. گزارش رویدادها اسناد غیر رسمی نیستند. این سند برای تعیین امکان تهیه رویداد مهم است ، بنابراین باید معتبر به نظر برسد.
نکات
- بیشتر از آنچه نیاز دارید عکس بگیرید. هرچه انتخاب های بیشتر ، بهتر است.
- وقتی نقل قول های رهبران و برنامه ریزان را جمع آوری می کنید ، مستقیماً به سراغ آنها نروید. آنها افرادی هستند که هنوز مدت زیادی پس از پایان رویداد در اطراف هستند. بهتر است ابتدا س yourال خود را از افراد حاضر در جمع بپرسید زیرا آنها اولین کسانی هستند که آنجا را ترک می کنند. همچنین درصورت مشغول بودن مزاحم سخنران یا رهبر رویداد نشوید. بعداً می توانند مورد بازجویی قرار گیرند.
- هنگام جمع آوری نقل قول ها ، مکالمه را عادی نگه دارید و به طور طبیعی س questionsالات خود را ادامه دهید تا طرف مقابل مایل به بیان نظر خود باشد.
- نقل قول های بیشتر از آنچه نیاز دارید جمع آوری کنید. هرچی بیشتر بهتر.
- یک عکس خوب می تواند نشان دهد که رویداد چگونه پیش رفته یا مردم چگونه به این رویداد واکنش نشان داده اند.
- سعی کنید عکس هایی بگیرید که تصویر کلی رویداد را به طور کلی نشان می دهد ، از جمله عکس های جمعیت و سخنرانان در یک تصویر برای نشان دادن بزرگی رویداد به خوانندگان.
