دو نوع برنامه مدیریت تغییر وجود دارد. نوع اول برنامه به تأثیر تغییرات بر سازمان می پردازد که باعث سهولت گذار می شود. نوع دوم طرح ، تغییرات خاص پروژه را رصد می کند ، که منجر به ثبت روشنی از تغییرات در محدوده پروژه می شود. هدف هر دو برنامه این است که آنچه باید انجام شود را به طور واضح و دقیق بیان کنند.
گام
روش 1 از 2: نوشتن برنامه ای برای مدیریت تغییرات سازمانی
مرحله 1. دلیل تغییر را نشان دهید
عوامل م theثر بر تصمیم گیری را تغییر دهید ، مانند عملکرد ضعیف ، فناوری جدید یا تغییر در ماموریت سازمان.
یکی از رویکردهایی که می توان از آن استفاده کرد ، توصیف وضعیت فعلی و وضعیت آینده ای است که سازمان می خواهد ایجاد کند
مرحله 2. نوع و محدوده تغییرات را تعریف کنید
به طور مختصر ماهیت پروژه تغییر را توضیح دهید. تعیین کنید که آیا این تغییر روی عنوان شغل ، فرایندهای تجاری ، تغییرات سیاست و/یا ساختار سازمانی تأثیر می گذارد یا خیر. فهرست بخش ها ، گروه های کاری ، سیستم ها یا سایر اجزای مورد تغییر را ذکر کنید.
مرحله 3. حمایت از ذینفعان را شرح دهید
همه طرف هایی را که تحت تأثیر تغییرات پیشنهادی قرار می گیرند فهرست کنید ، برای مثال ، مدیران ارشد ، مدیران پروژه ، حامیان پروژه ، کاربران نهایی و/یا کارکنان. برای هر طرف بنویسید که آیا طرفدار تغییر است یا خیر.
- ایجاد یک نمودار برای ارتباط واضح و مختصر را در نظر بگیرید. یک مثال این است که آگاهی ، سطح حمایت و تأثیر هر گروه را با استفاده از مقیاس بالا/متوسط/پایین رتبه بندی کنید.
- در صورت امکان ، برای سنجش میزان حمایت ، مصاحبه حضوری انجام دهید.
مرحله 4. یک تیم مدیریت تغییر تشکیل دهید
این تیم مسئول ارائه اطلاعات به همه طرف ها ، گوش دادن به نگرانی ها و اطمینان از روند تغییرات تا حد ممکن است. افرادی را انتخاب کنید که دارای اعتبار در سازمان و مهارتهای ارتباطی خوب هستند.
این تیم همچنین باید اعضای سطح اجرایی ارشد داشته باشد. تأکید کنید که آنها مسئول ترویج تغییر هستند ، نه فقط تأیید
مرحله 5. توسعه رویکرد مدیریت
حمایت کامل افراد مهم در سازمان برای موفقیت تغییرات بسیار مهم است. به کارکنان ارشد فرصت دهید تا بازخورد خود را ارائه دهند و با آنها همکاری کنید تا نقش فعالی در نشان دادن و رهبری تغییرات ایجاد کنند.
مرحله 6. یک برنامه برای هر یک از علاقمندان ایجاد کنید
خطرات و نگرانی های همه طرفها ، از جمله کسانی که از تغییر حمایت می کنند را ارزیابی کنید. تیم مدیریت را برای رسیدگی به نگرانی ها تعیین کنید.
مرحله 7. یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید
ارتباطات مهمترین مولفه در مدیریت تغییر است. به طور منظم با افرادی که تحت تأثیر تغییرات قرار گرفته اند ارتباط برقرار کنید. بر دلایل تغییر و مزایای حاصل از تغییر تأکید کنید.
- علاقمندان باید ارتباطات شخصی دو طرفه را بپذیرند. ملاقات حضوری یا حضوری بسیار مهم است.
- ارتباطات باید از طرف حامی تغییر بالا ، از ناظر مستقیم شما و از طرف دیگر مورد اعتماد طرفین علاقه مند باشد. همه ارتباطات باید یک پیام ثابت را منتقل کنند.
مرحله 8. مسابقه را زیر نظر داشته باشید
همیشه کسانی هستند که در برابر تغییر مقاومت می کنند. این مسابقه در سطح انفرادی است. بنابراین ، برای درک استدلال او با شخص ارتباط برقرار کنید. شکایات را زیر نظر داشته باشید تا تیم مدیریت تغییر بتواند به آنها رسیدگی کند. دلایل متداول مقاومت عبارتند از:
- بدون انگیزه برای تغییر ، بدون احساس فوریت
- هیچ شناختی از وضعیت کلی یا اینکه چرا نیاز به تغییر است ندارید
- عدم وجود ورودی در فرآیند
- عدم اطمینان در مورد امنیت شغلی ، نقش های آینده یا خواسته ها و مهارت های مورد نیاز برای انجام مشاغل آینده.
- عدم موفقیت مدیریت در برآورده ساختن انتظارات در مورد اجرای تغییر یا ارتباطات
مرحله 9. غلبه بر موانع
بسیاری از شکایات باید با بهبود ارتباطات یا تغییر استراتژی های ارتباطی برای حل مسائل خاص حل شوند. برخی از شکایات به یک رویکرد اضافی نیاز دارند که ممکن است بتوانید آن را به عنوان بخشی از برنامه در نظر بگیرید یا می توانید به تیم مدیریت واگذار کنید تا آنها بتوانند آنچه را که لازم است انجام دهند. در نظر بگیرید که کدام مراحل در سازمان شما مناسب است:
- برای تغییر نقش ها یا مراحل کار ، آموزش کارکنان را در اولویت قرار دهید.
- اگر روحیه پایین یا دوره گذار استرس زا را پیش بینی می کنید ، با رویدادهای شرکت یا مزایای کارکنان برخورد کنید.
- اگر افراد علاقه مند انگیزه ای برای تغییر ندارند ، انگیزه ایجاد کنید.
- اگر علاقمندان احساس نمی کنند که در روند تغییر دخیل هستند ، جلسه ای برای جمع آوری بازخورد و در نظر گرفتن تغییر برنامه ها تشکیل دهید.
روش 2 از 2: نظارت بر تغییرات پروژه
مرحله 1. نقش مدیریت تغییر را تعریف کنید
لیستی از موقعیت های تعیین شده برای این پروژه تهیه کنید. مسئولیتها و مهارتهای مورد نیاز برای هر موقعیت را شرح دهید. حداقل شامل یک مدیر پروژه برای ایجاد تغییرات روزمره و یک حامی پروژه برای نظارت بر پیشرفت عمومی و تصمیم گیری در مورد تغییرات عمده باشید.
برای یک پروژه گسترده در یک سازمان بزرگ ، نقش مدیریت پروژه را به چندین نفر با دانش تخصصی تقسیم کنید
مرحله 2. ایجاد یک صفحه کنترل تغییر را در نظر بگیرید
پروژه های توسعه نرم افزار به طور کلی دارای یک هیئت کنترل تغییر متشکل از نمایندگان هر یک از گروه های علاقه مند هستند. این هیئت مدیره است که درخواست های تغییر را تأیید می کند ، نه مدیر پروژه و تصمیمات را به اشخاص علاقه مند می رساند. این رویکرد برای پروژه هایی که شامل گروه ها و پروژه های متعددی می شوند به خوبی جواب می دهد که حداقل دامنه و اهداف آنها اغلب نیاز به ارزیابی مجدد دارد.
مرحله 3. یک فرایند برای تحقق درخواست های تغییر ایجاد کنید
هنگامی که فردی در تیم تغییر مرحله بعدی را مشخص کرد ، چگونه می توانید یک ایده را به واقعیت تبدیل کنید؟ این فرآیند را با توافق تیم توضیح دهید. مثال:
- اعضای تیم فرم درخواست تغییر را پر کرده و برای مدیر پروژه ارسال می کنند.
- مدیر پروژه فرم را در رکورد درخواست تغییر وارد می کند و با اعمال یا رد تغییرات ، این رکورد را تنظیم می کند.
- مدیر از اعضای تیم می خواهد که یک برنامه خاص بنویسند و تخمین بزنند که چقدر تلاش لازم است.
- مدیر پروژه طرح را برای تأیید یا رد به حامی پروژه ارسال می کند.
- اعمال تغییرات. علاقمندان به طور مرتب از تحولات مطلع می شوند.
مرحله 4. یک فرم درخواست تغییر ایجاد کنید
هر بار که درخواست تغییر داده می شود و وارد تغییرات می شود ، داده های زیر باید درج شوند:
- تغییر تاریخ درخواست
- تغییر شماره درخواست تعیین شده توسط مدیر پروژه
- عنوان و توضیح
- نام متقاضی ، آدرس ایمیل و شماره تلفن
- اولویت (بالا ، متوسط یا پایین). برنامه های مدیریت تغییرات اضطراری ممکن است به مهلت های خاصی نیاز داشته باشد.
- شماره محصول و نسخه (برای پروژه های نرم افزاری)
مرحله 5. اطلاعات اضافی را در یادداشت های تغییر وارد کنید
سوابق تغییر باید تصمیمات و اجرا را ثبت کند. علاوه بر اطلاعات کپی شده از فرم درخواست تغییر ، باید مکانی را برای نوشتن موارد زیر آماده کنید:
- علامت تأیید یا رد
- امضای شخصی که درخواست را تأیید یا رد می کند
- تغییر مهلت اجرا
- تغییر تاریخ تکمیل
مرحله 6. بر تصمیمات مهم نظارت کنید
علاوه بر یادداشت های روزانه ، پیگیری تصمیمات مهم برای پروژه مفید خواهد بود. این سوابق ، نظارت بر پروژه های بلندمدت یا پروژه هایی را که در حال تغییر رهبری هستند ، برای شما آسان تر می کند. این سوابق همچنین می تواند ارتباط با مشتریان یا مدیران ارشد را هدایت کند. برای هرگونه تغییر در مهلت ها ، محدوده یا الزامات پروژه ، سطح اولویت یا استراتژی ، اطلاعات زیر را شامل شود:
- افرادی که تصمیم می گیرند
- تاریخ تصمیم گیری
- خلاصه ای از دلایل تصمیم گیری و فرایند تصمیم گیری. شامل اسناد مربوط به این فرایند است.
