توسعه یک برنامه مدیریت خطر موثر می تواند از بزرگ شدن مشکلات کوچک جلوگیری کند. انواع مختلف برنامه های مدیریت ریسک می توانند با محاسبه احتمال یک رویداد ، تأثیر آن بر شما ، خطرات احتمالی و چگونگی کاهش مشکلات مرتبط با آن خطرات برخورد کنند. برنامه ریزی به شما کمک می کند تا با شرایط دشواری که پیش آمده یا بوجود می آیند کنار بیایید و از آنها جلوگیری کنید.
گام
مرحله 1. نحوه عملکرد مدیریت ریسک را درک کنید
ریسک اثر (مثبت یا منفی) ناشی از یک رویداد یا مجموعه ای از رویدادها است که در یک یا چند مکان رخ می دهد. ریسک بر اساس احتمال مشكل شدن یك رویداد و تأثیر حاصله محاسبه می شود (ریسك = تأثیر احتمالی X). عوامل مختلفی برای تجزیه و تحلیل ریسک باید شناسایی شوند ، از جمله:
-
وقوع: چه اتفاقی می تواند بیفتد؟
تدوین برنامه مدیریت ریسک مرحله 1Bullet1 -
احتمال: احتمال وقوع آن حادثه چقدر است؟
تدوین برنامه مدیریت ریسک مرحله 1Bullet2 - تأثیر: اگر این ضربه رخ دهد چقدر شدید خواهد بود؟
- کاهش: چگونه (و چقدر) می توانید احتمال را کاهش دهید.
- احتمالی: چگونه (و چقدر) می توانید Impact را کاهش دهید؟
- کاهش = کاهش X احتمالی
- قرار گرفتن در معرض = خطر - کاهش
- هنگامی که متغیرهای فوق را شناسایی کردید ، نتیجه Exposure است. این میزان ریسکی است که نمی توان از آن اجتناب کرد. قرار گرفتن در معرض ممکن است تهدید ، مسئولیت یا شدت نیز نامیده شود ، اما همه آنها به یک چیز اشاره دارند. قرار گرفتن در معرض برای کمک به تعیین اینکه آیا فعالیت برنامه ریزی شده باید انجام شود یا خیر استفاده می شود.
- این اغلب فرمول هزینه در مقابل سود است. ممکن است از این عناصر برای تعیین اینکه آیا ریسک اجرای تغییر بیشتر یا کمتر از ریسک عدم اعمال تغییرات است ، استفاده کنید.
- ریسک فرض شده اگر تصمیم دارید ادامه دهید (گاهی اوقات ، انتخابی ندارید ، به عنوان مثال مقررات دولتی) ، قرار گرفتن در معرض شما به یک خطر فرض تبدیل می شود. در برخی از محیطها ، ریسک فرض به ارزش روپیه ترجمه می شود که سپس برای محاسبه سودآوری محصول نهایی مورد استفاده قرار می گیرد.
مرحله 2. پروژه خود را تعریف کنید
در این مقاله ، بیایید خود را مسئول یک سیستم کامپیوتری بدانیم که اطلاعات مهم (اما نه حیاتی) را به برخی از جمعیت بزرگ ارائه می دهد. رایانه اصلی که این سیستم را در خود جای داده قدیمی است و باید تعویض شود. وظیفه شما تهیه یک برنامه مدیریت ریسک برای این حرکت است. این طرح در یک مدل ساده نمایش داده می شود که در آن Risk و Impact به عنوان High ، Medium یا Low طبقه بندی می شوند (این روش در مدیریت پروژه بسیار رایج است).
مرحله 3. از دیگران اطلاعات بگیرید
خطرات طوفان مغزی چند نفر را که با پروژه آشنایی کامل دارند جمع آوری کرده و در مورد آنچه اتفاق می افتد ، چگونه می توان از آن جلوگیری کرد و در صورت وقوع آن باید چه کار کرد ، نظرخواهی کنید. یادداشت های زیادی بردارید! در مراحل زیر چندین بار از خروجی این جلسه مهم استفاده خواهید کرد. برای ایده های داده شده باز باشید. تفکر "خارج از جعبه" خوب است ، اما جلسه خود را کنترل کنید تا تمرکز خود را بر روی هدف حفظ کنید.
مرحله 4. عواقب هر ریسک را مشخص کنید
از جلسه طوفان فکری ، اطلاعات مختلفی در مورد آنچه در صورت واقعی شدن خطر رخ می دهد جمع آوری شده است. تا حد امکان هر ریسک را با عواقبی که در طول جلسه به آنها اشاره شد ، مرتبط کنید. "به تعویق انداختن پروژه" باید به عنوان مثال "پروژه در 13 روز به تأخیر می افتد" تقسیم شود. اگر ارزش روپیه وجود دارد ، فقط ذکر "بیش از بودجه" بسیار کلی خواهد بود.
مرحله 5. مسائل بی ربط را حذف کنید
به عنوان مثال ، اگر سیستم کامپیوتری نمایندگی خودرو را جابجا کنید ، جنگ هسته ای ، طاعون یا سیارک های قاتل در پروژه شما دخالت نمی کنند. هیچ کاری نمی توانید برای برنامه ریزی یا کاهش تأثیر انجام دهید. با این حال ، به خاطر داشته باشید که این رویدادها را در برنامه ریزی ریسک خود لحاظ نمی کنید.
مرحله 6. همه عناصر خطر شناسایی شده را لیست کنید
نیازی نیست آنها را به ترتیب مرتب کنید. فقط آنها را یکی یکی ثبت کنید.
مرحله 7. شامل احتمالات
برای هر عنصر ریسک موجود در لیست خود ، تعیین کنید که آیا احتمال وقوع آن خطرات به اندازه کافی زیاد ، متوسط یا کم است؟ اگر باید از اعداد استفاده کنید ، احتمال برای مقیاس کم 0.01-0 ، 33 ، متوسط = 0.34-0 ، 66 و بالا = 0.67-1.00 است.
-
لازم به ذکر است ، اگر احتمال واقعی شدن رویداد صفر باشد ، این بدان معناست که خطر دیگر در نظر گرفته نمی شود. هیچ فایده ای در نظر ندارد که چه اتفاقی نخواهد افتاد (تی رکس عصبانی کامپیوتر خود را می خورد).
مرحله 8. تاثیر را تعریف کنید
به طور کلی ، Impact بر اساس دستورالعمل های تعریف شده به عنوان High ، Medium یا Low تعیین می شود. اگر مجبور به استفاده از اعداد هستید ، به این معنی است که مقیاس های ضربه از 0.01 تا 1.00 ، یعنی 0.01 تا 0.33 = کم ، 0.34 - 0.66 = متوسط ، 0.67 - 1.00 = زیاد.
-
توجه: اگر تأثیر یک رویداد صفر باشد ، نیازی به ثبت ریسک نیست. هیچ دلیلی وجود ندارد که موارد نامربوط را در نظر بگیریم ، هر چه هم که باشد (سگ من شام خورد).
مرحله 9. تعیین ریسک عنصر
اغلب از جداول برای این کار استفاده می شود. اگر از مقادیر زیاد ، متوسط و پایین استفاده می کنید ، توصیه می کنیم از جدول بالا استفاده کنید. اگر از مقادیر عددی استفاده می کنید ، باید یک سیستم نمره گذاری کمی پیچیده تر مانند جدول دوم را در نظر بگیرید. توجه به این نکته ضروری است که هیچ فرمول جهانی برای ترکیب احتمال و ضربه وجود ندارد و این فرمول بسته به شخص و پروژه متفاوت است. فرمول های این مقاله فقط یک مثال است (اگرچه بر اساس یک داستان واقعی است):
-
در تحلیل انعطاف پذیر باشید.
گاهی اوقات ، باید بین روش T-S-R و روش عددی رفت و برگشت کنید. می توانید از جدولی مشابه جدول زیر استفاده کنید.
مرحله 10. همه خطرات را مرتب کنید
همه عناصری را که از بیشترین ریسک تا کمترین آنها شناسایی شده اند ، لیست کنید.
مرحله 11. کل ریسک را محاسبه کنید
در اینجا اعداد به شما کمک می کند. در جدول 6 ، شما 7 ریسک با مقادیر T ، T ، S ، S ، S ، R و R دارید. این مقادیر را می توان به 0 ، 8 ، 0 ، 8 ، 0 ، 5 ، 0 ، 5 تغییر داد. ، 0 ، 5 ، 0 ، 2 و 0 ، 2 ، از جدول 5. متوسط ریسک کل 0.5 یا متوسط است.
مرحله 12. تدوین یک استراتژی کاهش
کاهش به گونه ای طراحی شده است که احتمال آشکار شدن ریسک را کاهش دهد. معمولاً فقط برای عناصر High و Medium باید این کار را انجام دهید. ممکن است عنصر Low را کاهش دهید ، اما بقیه را در اولویت قرار دهید. به عنوان مثال ، اگر یک عنصر خطر می تواند تحویل قطعات مهم را به تأخیر بیندازد ، می توانید با سفارش دادن آنها در ابتدای پروژه ، خطر را کاهش دهید.
مرحله 13. یک برنامه پشتیبان تهیه کنید
در صورت عدم آشکار شدن خطر ، معمولاً حوادث احتمالی برای کاهش تأثیرات طراحی می شوند. مجدداً ، معمولاً شما فقط برای عناصر بالا و متوسط احتمالی ایجاد می کنید. به عنوان مثال ، اگر قسمت مهمی که نیاز دارید به موقع نرسد ، ممکن است مجبور شوید از قطعات قدیمی موجود در حین انتظار برای قطعات جدید استفاده کنید.
مرحله 14. تجزیه و تحلیل اثربخشی استراتژی
چقدر احتمال و تاثیر کاهش می یابد؟ استراتژی احتمالی و کاهش خود را ارزیابی کنید و ارزیابی موثر را به خطرات خود واگذار کنید.
مرحله 15. ریسک موثر خود را محاسبه کنید
اکنون ، هفت خطر شما S ، S ، S ، R ، R ، R و R است که به معنی 0 ، 5 ، 0 ، 5 ، 0 ، 5 ، 0 ، 2 ، 0 ، 2 ، 0 ، 2 و 0 است ، 2. بنابراین ، شما به طور متوسط 0.329 ریسک دریافت می کنید. جدول 5 را ببینید و متوجه می شویم که ریسک کلی در گروه پایین طبقه بندی شده است. در ابتدا خطر شما متوسط است (0 ، 5). پس از اجرای استراتژی مدیریت ، میزان مواجهه شما کم است (0.329). این بدان معناست که شما از طریق کاهش و احتمالی به کاهش 34.2 درصدی ریسک می رسید. بی خطر!
مرحله 16. ریسک خود را زیر نظر بگیرید
هنگامی که از میزان ریسک مطلع شدید ، باید تعیین کنید که چگونه می دانید که آیا این ریسک واقعی است یا خیر ، تا بدانید چه زمانی و آیا نیاز به ایجاد یک برنامه پشتیبان دارید. این کار با شناسایی علائم خطر انجام می شود. این کار را با خطر ابتدایی بالا و متوسط انجام دهید. سپس ، با پیشرفت پروژه ، می توانید تعیین کنید که آیا عنصر خطر به مشکل تبدیل شده است یا خیر. اگر علائم را نمی شناسید ، احتمال خوبی وجود دارد که بدون توجه کسی به پروژه واقعی شود ، حتی اگر برنامه پشتیبان خوبی در دست داشته باشید.
نکات
- در شرایطی که مدیر پروژه عملکردهای مدیریت ریسک زیادی دارد ، تجزیه و تحلیل می تواند به مسیر بحرانی پروژه محدود شود. در چنین مواردی ، توصیه می شود چندین مسیر بحرانی را با احتمالاً زمان تأخیر اضافی محاسبه کنید تا بتوانید وظایفی را که احتمالاً در مسیر بحرانی قرار دارند ، به صورت پیشگیرانه تر شناسایی کنید. این امر به ویژه زمانی مناسب است که یک مدیر پروژه چندین پروژه را کنترل کند ، اما سایر برنامه ریزی ها و عملکردها را تحت الشعاع قرار ندهد (به هشدارها مراجعه کنید).
- کاهش = ریسک - قرار گرفتن در معرض. در این مثال (و با فرض یک پروژه 1000000 دلاری) ریسک شما 0.5 X 1000000 $ (500000000 IDR) و قرار گرفتن در معرض شما 0.329 X 1.000.000.000 IDR (329.000.000 IDR) است که به معنای مقدار کاهش = 171.000.000 IDR است. از آن به عنوان نشانه ای از میزان هزینه معقول برای مدیریت ریسک استفاده کنید ، که باید بخشی از برآورد بازنگری شده پروژه (مانند بیمه) باشد.
- تغییرات طرح. مدیریت ریسک یک فرایند نامشخص است زیرا ریسک همیشه در حال تغییر است. امروزه می توانید ریسک های متعددی را با احتمال و تاثیر زیاد تعیین کنید. روز بعد ، احتمال یا تأثیر ممکن است تغییر کند. علاوه بر این ، برخی از خطرات ممکن است به طور کامل از بین بروند در حالی که برخی دیگر ظاهر می شوند.
- می توانید از Exposure برای تعیین ماندگاری پروژه استفاده کنید. اگر کل پروژه برآورد شده 1000000 دلار و میزان مواجهه شما 0.329 باشد ، قاعده کلی این است که این پروژه می تواند از برآورد 329،000 دلار فراتر رود. آیا می توانید برای هر مورد پول اضافی تعیین کنید؟ در غیر این صورت ، شاید در محدوده پروژه خود تجدید نظر کنید.
- از مقالات کاری برای نظارت مداوم بر برنامه ریزی ریسک استفاده کنید. خطرات همیشه در حال تغییر هستند ، ممکن است خطرات قدیمی از بین بروند و خطرات جدید مورد توجه قرار گیرند.
- علائم هشدار دهنده اولیه بخشی از برنامه ریزی پشتیبان خوب است. اگر نتایج آزمایش نشان می دهد که برنامه پشتیبان ضروری است ، مطمئن شوید که نتایج آزمایش را تسریع کنید. اگر سیگنال هشدار دهنده خوبی وجود ندارد ، سعی کنید سیگنال خود را ایجاد کنید.
- همیشه تحقیق کنید. چه چیزی را از دست داده اید؟ چه اتفاقی ممکن است بیفتد؟ این یکی از سخت ترین و مهمترین کارهایی است که باید انجام شود. فهرستی تهیه کنید و بارها و بارها بررسی کنید.
- اگر مدیر پروژه ای با حداقل تجربه یا پروژه کوچکی هستید ، صرفه جویی در وقت خود را با حذف مراحل ناموفق یا تأثیر ناچیز بر پروژه در نظر بگیرید ، از ارزیابی رسمی احتمالات و تأثیرات صرف نظر کنید ، "محاسبه ذهنی" انجام دهید و جهش کنید. درست وارد شده و به پروژه نگاه کنید. به عنوان مثال ، اگر شما نیاز به تعمیر و نگهداری مدارهای الکتریکی دارید و این فعالیت باعث خاموش شدن سرور می شود ، خطر انتقال سرور به یک مدار جدید بیشتر از انتظار برای تکمیل تعمیر و نگهداری برای فعال سازی مجدد سرور است. در هر دو مورد ، سرور خاموش می شود ، اما می توانید مشخص کنید کدام عمل برای پروژه کمتر خطرناک است.
هشدار
- انجام ندهید بگذارید سیاست در قضاوت شما دخالت کند. این اغلب اتفاق می افتد مردم نمی خواهند باور کنند که کنترل آنها می تواند مشکل ساز باشد و بر خلاف میزان خطر شما بحث خواهد کرد. شاید ، در واقع ممکن است این خطر رخ ندهد ، اما این احتمال وجود دارد که فرد از نفس خود پیروی می کند.
- عناصر کم خطر را کاملاً نادیده نگیرید ، اما زمان را نیز برای آنها تلف نکنید. اقدامات بالا ، متوسط و پایین نشان می دهد که چقدر تلاش برای نظارت بر هر ریسک اختصاص داده می شود.
- در نظر بگیرید که اگر دو یا سه مشکل با هم اتفاق بیفتند چه اتفاقی می افتد. احتمال بسیار کم است ، اما تأثیر آن بسیار زیاد خواهد بود. تقریباً همه بلایای بزرگ شامل خطاهای مختلفی است.
- پروژه را بیش از حد پیچیده نکنید. مدیریت ریسک بخش مهمی از پروژه است. با این حال ، اجازه ندهید کار واقعی پروژه شما مختل شود. اگر مراقب نباشید ، ممکن است در نهایت به دنبال خطرات نامربوط باشید و برنامه های خود را با اطلاعات بی فایده بارگیری کنید.
- تصور نکنید که همه خطرات شناسایی شده اند. ماهیت خطر غیرقابل پیش بینی است.
