نوشتن یک پیشنهاد به مدیریت می تواند زمانی انجام شود که می خواهید بهبود روشهای کاری را پیشنهاد دهید ، روشهای پس انداز را پیشنهاد دهید ، اطلاعاتی در مورد فرصتهای سود ارائه دهید یا تغییرات را پیشنهاد دهید. اگر می خواهید پیشنهادی برای مدیریت شرکت بنویسید ، برای جمع آوری اطلاعات لازم وقت بگذارید. ایده ها را با همکاران خود درمیان بگذارید تا نظر آنها را دریابید و با زیرکی با مدیریت برخورد کنید.
گام
روش 1 از 2: طراحی یک پیشنهاد
مرحله 1. ایده یا موضوعی را که باید در پروپوزال مطرح شود ، مانند بهبود گردش کار یا کاهش هزینه ها ، تعریف کنید
به طور کلی ، می توانید ایده ها را به وضوح تجسم کنید. با این حال ، اگر می خواهید مشکلی را حل کنید یا پیشنهادی برای چیز مهمی ارائه دهید ، به همه موارد مرتبط توجه زیادی داشته باشید.
مرحله 2. تحقیقات خود را انجام دهید و قبل از نوشتن یک پیشنهاد وضعیت فعلی را بررسی کنید
با طرفهای مربوطه ، مانند همکاران ، مدیران یا مشتریان بحث کنید. به دنبال اطلاعاتی در مورد رقبا باشید و نحوه عملکرد آنها را ببینید.
به عنوان مثال ، اگر فکر می کنید که خدمات پذیرایی در دفتر باید تغییر کند ، ابتدا با کارکنان آشپزخانه صحبت کنید. آیا آنها در جاهای دیگر ، با ارائه دهندگان خدمات پذیرایی مختلف کار کرده اند؟ همکاران شما چه فکر می کنند؟ ممکن است نارضایتی شما یک مشکل کیفی نباشد ، بلکه فقط یک سلیقه است
مرحله 3. شرح مشکل را بنویسید
پیشنهاد را با توضیح شرایط موجود آغاز کنید. شامل همه حقایق مربوطه ، مانند مرتکب ، تاریخ و مکان. هنگام نوشتن یک پیشنهاد اولیه ، قضاوت نکنید. شرایط را بر اساس واقعیت توضیح دهید.
به عنوان مثال ، "PT Sukses Maju به مدت 7 سال از خدمات پذیرایی خانم نینگیر استفاده کرده است. با این حال ، منوی اصلی موجود به تدریج در حال کاهش است ، از پنج منو به دو. دسترسی به منوهای گیاهخواری نیز تحت تأثیر قرار می گیرد. در واقع ، در روزهای خاصی ، منوهای گیاهخواری در دسترس نیستند."
مرحله 4. پس از تشریح مشکل ، راه حلی را که می خواهید پیشنهاد دهید و مراحل اجرای آن را بنویسید
با نوشتن خلاصه راه حل شروع کنید و آنچه را که بر اساس مشاهدات خود یافته اید شرح دهید.
به عنوان مثال ، "به نظر من ، PT Sukses Maju باید به دنبال ارائه دهنده خدمات پذیرایی جدید باشد. PT Fast Bangkrut از چندین سرویس پذیرایی دیگر استفاده می کند. پذیرایی خانم Sisca Soewitomo و آقای Rudi Chaeruddin منوهای بیشتری با قیمت رقابتی ارائه می دهند. علاوه بر این ، به دلیل تهیه غذا آقای رودی چارالدین هر روز منوهایی برای گیاهخواران ، گیاهخواران و بدون گلوتن ارائه می دهد ، پذیرایی بیشتر با نیازهای شرکت مطابقت دارد. تهیه غذا برای خانم Sisca Soewitomo نیز می تواند مختصر باشد ، اگرچه منوی گیاهخواری در غذاخوری نیست. طبق نظرسنجی آقای رودی چارالدین. طبق یک نظرسنجی از کارمندان 2011 ، 40٪ از کارکنان PT Sukses Maju گیاه خوار ، 10٪ گیاهخوار و 2٪ باید از رژیم غذایی بدون گلوتن استفاده کنند."
مرحله 5. یک برنامه پیاده سازی ایجاد کنید
هر مرحله ای که باید برداشته شود و زمان و هزینه مربوطه را توضیح دهید. آنچه را که می دانید و هنوز باید بیاموزید را بنویسید. مراحل را در قالب یک لیست بنویسید ، سپس آنها را با جزئیات توضیح دهید. تغییرات را اغراق نکنید. با این حال ، توضیح نتایج احتمالی این تغییرات را فراموش نکنید.
به عنوان مثال ، "برای استفاده از خدمات پذیرایی دیگر ، شرکت باید: 1. قرارداد خود را با خانم نینگیر فسخ کند. 2. از پذیرنده خانم Sisca Soewitomo و آقای رودی Chaeruddin بخواهید یک آزمایش طعم انجام دهند. 3. یکی از موارد زیر را انتخاب کنید. 4. امضای قرارداد با غذاخوری انتخاب شده. هزینه های پذیرایی مورد نیاز تفاوت چندانی با هزینه های پذیرایی خانم نینگیر ندارد. تا زمانی که شرکت تعهدات قراردادی خود را با خانم نینگیر انجام دهد ، شرکت جریمه نخواهد شد علاوه بر این ، اگر کارکنان غذای ارائه شده را ترجیح دهند ، از شرایط کار رضایت بیشتری خواهند داشت."
مرحله 6. مقاومت احتمالی در برابر برنامه خود را بنویسید
آیا طرح شما توسط برخی از کارکنان رد می شود؟ در این مورد ، برخی از کارکنان ممکن است طعم آشپزی خانم نینگیر را دوست داشته باشند. یا اگر ایده محصول را پیشنهاد می کنید ، آیا می توانید مسئولان آژانس مربوطه را متقاعد کنید که استفاده از محصول جدید بی خطر است؟ مراحلی را که می توانید برای متقاعد کردن دیگران در مورد پروژه خود انجام دهید بنویسید.
مرحله 7. پس از نوشتن مراحل ، در صورت وجود مواد مورد نیاز یا منابع انسانی را یادداشت کنید
همچنین زمان اجرای تغییرات را بنویسید ، زیرا زمان پول است. یک چک لیست ساده تهیه کنید. در مورد مثال بالا ، ممکن است لیستی به شرح زیر ایجاد کنید:
منابع مورد نیاز: کمیته فرعی برای ارزیابی غذا (4 نفر از بخشهای مختلف) ، 2 ساعت برای آزمایش سلیقه و 3 ساعت برای نوشتن گزارش
مرحله 8. با بازنویسی تغییراتی که می خواهید ایجاد کنید و مزایای اصلی آنها ، پیشنهاد را به پایان برسانید
سه نکته اصلی خود را بازنویسی کنید ، سپس یک جمله پایانی بسازید. پایان پیشنهاد را به عنوان یک خلاصه اجرایی در نظر بگیرید. مثلا:
- "همانطور که قبلاً توضیح داده شد ، پذیرایی خانم نینگیر در 7 سال گذشته به تدریج منوی اصلی موجود را کاهش داده است. پذیرایی خانم Sisca Soewitomo و آقای رودی Chaeruddin یک منوی متنوع تر با قیمت های رقابتی ارائه می دهند. بنابراین ، من پیشنهاد می کنم PT Sukses Maju را انجام دهید این آزمایش را بچشید و یک مهماندار جدید برای شرکت انتخاب کنید. با این وعده غذایی جدید ، انتظار می رود رضایت کارکنان افزایش یابد و احتمال ماندن کارکنان بیشتر خواهد بود."
- در صورت وجود ، مزایای کمی یا مالی تغییرات را بیان کنید.
- مزایای کیفی تغییر را توضیح دهید. گاهی اوقات ، مزایای تغییر را نمی توان با اعداد یا حقایق اندازه گیری کرد. اگر تغییر پیشنهادی شما مربوط به شادی کارکنان است ، آن را توضیح دهید. تغییر کیفی می تواند به اندازه تغییرات کمی ارزشمند باشد.
روش 2 از 2: به اشتراک گذاشتن پیشنهاد
مرحله 1. از یک همکار بخواهید و پیشنهاد خود را ارائه دهد
او ممکن است با تغییرات پیشنهادی شما موافقت کند یا نکند. اگر او موافق نیست ، دلیل آن را در نظر بگیرید. اگر دلایل معتبر است و بر پیشنهاد شما تأثیر می گذارد ، آماده اصلاح آن باشید. اگر فکر را درک کرده اید اما موافق نیستید ، می توانید اختلاف شریک خود را در ستون "اختلاف" اضافه کنید.
مرحله 2. پس از ایجاد پیشنهاد و درخواست بازخورد از همکاران ، جریان ، دستور زبان ، دقت و تعداد کلمات پیشنهاد را مرور کنید
پیشنهاد طولانی مدت ندهید تا پیشنهاد شما مورد توجه مدیر قرار گیرد. در صورت امکان 1-2 صفحه پیشنهاد دهید.
مرحله 3. هنگامی که پیشنهاد آماده شد ، بدانید که باید به چه کسی ارسال شود و سپس پیشنهاد را ارسال کنید
در برخی از شرکت ها ، تصمیم گیرندگان واضح هستند ، اما برخی دیگر دارای ساختار روان تری هستند که نمی توان با آنها تماس گرفت. به پیشینه شرکت نگاه کنید تا بدانید باید به چه کسانی پیشنهاد دهید.
