برای انتقال لیست یا جدول داده ها از Word به Excel ، نیازی به انتقال داده های جداگانه به سلول های صفحه گسترده (کاربرگ) Excel ندارید. شما به سادگی می توانید سند خود را به درستی در Word قالب بندی کنید ، سپس کل سند را می توانید تنها با چند کلیک به Excel وارد کنید.
گام
روش 1 از 2: تبدیل لیست ها
مرحله 1. نحوه تبدیل سند Word را درک کنید
برای وارد کردن یک سند به Excel ، از کاراکترهای خاصی استفاده می شود تا مشخص شود چه داده هایی در برگه اکسل وارد سلول ها می شوند. با انجام چند مرحله قالب بندی قبل از وارد کردن ، می توانید ظاهر کاربرگ را کنترل کرده و میزان قالب بندی دستی که باید انجام شود را به حداقل برسانید. این امر به ویژه در صورت وارد کردن یک لیست طولانی از یک سند Word به Excel مفید است.
این روش زمانی بهترین کار را می کند که چندین ورودی در لیست وجود داشته باشد ، هر کدام دارای فرمت مشابه (لیستی از آدرس ها ، شماره تلفن ها ، آدرس های ایمیل و غیره)
مرحله 2. مطمئن شوید که هیچ خطای قالب بندی در سند وجود ندارد
قبل از شروع فرایند تبدیل ، مطمئن شوید که هر ورودی به یک شکل قالب بندی شده است. شما باید هرگونه اشتباه در نقطه گذاری را تصحیح کنید یا هر مدخلی را که مطابقت ندارد دوباره تنظیم کنید. این امر برای اطمینان از روند صحیح انتقال داده ها است.
مرحله 3. کاراکترهای قالب بندی را در سند Word نمایش دهید
با نمایش کاراکترهای فرمت معمولاً مخفی ، می توانید بهترین راه برای جدا کردن هر ورودی را تعیین کنید. با کلیک روی دکمه Show/Hide Paragraph Marks در برگه Home یا با فشار دادن Ctrl+⇧ Shift+*می توانید کاراکترهای قالب بندی را نمایش دهید.
اکثر لیست ها دارای یک علامت پاراگراف در انتهای هر خط ، یا در انتهای یک خط ، یا در یک خط خالی بین مدخل ها هستند. از این علامت برای وارد کردن ویژگی متمایز سلول ها در Excel استفاده خواهید کرد
مرحله 4. علامت های پاراگراف را بین ورودی ها جایگزین کنید تا فضاهای اضافی حذف شوند
Excel از فضاهای بین ورودی ها برای تعریف سطرها استفاده می کند ، اما شما باید در این مرحله آنها را حذف کنید تا به فرمت قالب بندی کمک کنید. نگران نباشید ، به زودی آن را اضافه خواهید کرد. اگر یک علامت پاراگراف در انتهای ورودی و یک علامت در فاصله بین ورودی ها (دو فاصله متوالی) داشته باشید ، این مرحله بهترین کار را می کند.
- Ctrl+H را فشار دهید تا پنجره Find and Replace باز شود.
- ^p ^p را در قسمت Find تایپ کنید. این کد برای دو علامت پاراگراف متوالی است. اگر هر ورودی یک خط واحد است و هیچ خط خالی در بین آنها وجود ندارد ، فقط از یک ^p استفاده کنید.
- کاراکتر delimiter را در قسمت Replace وارد کنید. مطمئن شوید که این کاراکتر در سند مانند ~ نباشد.
- روی جایگزینی همه کلیک کنید. متوجه خواهید شد که این مدخل ها خود به خود ترکیب می شوند ، اما تا زمانی که کاراکتر تعیین کننده در مکان مناسب (بین هر ورودی) قرار دارد ، آن را تنها نگذارید.
مرحله 5. هر ورودی را در ستون های جداگانه جدا کنید
اکنون نوشته ها در خطوط جداگانه ظاهر می شوند. شما باید داده هایی را که در هر ستون ظاهر می شود ، مشخص کنید. به عنوان مثال ، اگر هر ورودی در خط اول یک نام است ، در خط دوم یک آدرس خیابان و در خط سوم یک کشور و کد پستی است ، موارد زیر را انجام دهید:
- Ctrl+H را فشار دهید تا پنجره Find and Replace باز شود.
- یکی از علامت های ^p را در قسمت Find حذف کنید.
- کاراکتر را در قسمت Replace با کاما ، جایگزین کنید.
- روی جایگزینی همه کلیک کنید. با این کار نمادهای پاراگراف باقی مانده با جدا کننده کاما جایگزین می شود ، که هر خط را به یک ستون جدا می کند.
مرحله 6. برای تکمیل فرآیند قالب بندی ، کاراکتر delimiter را تغییر دهید
پس از اتمام دو مرحله Find and Replace در بالا ، این لیست دیگر شبیه یک لیست نخواهد بود. همه آنها در یک خط قرار دارند و بین هر قطعه داده یک کاما دارند. مرحله Find and Replace داده ها را به فرم لیست باز می گرداند اما هنوز کاما دارد که ستون ها را مشخص می کند.
- Ctrl+H را فشار دهید تا پنجره Find and Replace باز شود.
- ~ (یا هر کاراکتری که در ابتدا انتخاب کرده اید) را در قسمت Find وارد کنید.
- ^p را در قسمت Replace وارد کنید.
- روی جایگزینی همه کلیک کنید. با این کار همه ورودی ها به گروه های جداگانه با کاما از هم جدا می شوند.
مرحله 7. فایل را به عنوان یک فایل متنی ساده ذخیره کنید
قالب ورودی کامل است و می توانید این سند را به عنوان یک فایل متنی ذخیره کنید. این کار به این منظور انجام می شود که Excel بتواند داده های شما را بخواند و تجزیه کند تا در ستون های صحیح ظاهر شود.
- روی برگه File کلیک کرده و Save As را انتخاب کنید.
- روی منوی کشویی Save as type کلیک کرده و Plain Text را انتخاب کنید.
- نام فایل را بگذارید و سپس روی ذخیره کلیک کنید.
- در صورت ظاهر شدن پنجره تبدیل فایل ، روی & nbsp OK کلیک کنید. به
مرحله 8. فایل را در Excel باز کنید
از آنجا که فایل در متن ساده ذخیره می شود ، می توانید آن را در Excel باز کنید.
- روی برگه File کلیک کنید و Open را انتخاب کنید.
- روی منوی کشویی Excel All Files کلیک کرده و Text Files را انتخاب کنید.
- روی Next> در پنجره Text Import Wizard کلیک کنید.
- در لیست Delimiter کاما را انتخاب کنید. می توانید نحوه جدا شدن مدخل ها را در پیش نمایش در پایین مشاهده کنید. روی Next> کلیک کنید.
- قالب داده برای هر ستون را انتخاب کنید ، سپس روی پایان کلیک کنید.
روش 2 از 2: تبدیل جداول
مرحله 1. یک جدول در Word ایجاد کنید و سپس داده ها را در آن وارد کنید
برای لیستی از داده ها در Word ، می توانید آن را به قالب جدول تبدیل کنید و سپس جدول را در Excel کپی کنید. اگر داده های شما در حال حاضر در قالب جدول است ، به مرحله بعدی بروید.
- تمام متن مورد نظر را برای تبدیل به جدول انتخاب کنید.
- روی تب Insert و سپس روی دکمه Table کلیک کنید.
- گزینه تبدیل متن به جدول را انتخاب کنید.
- تعداد سطرها در هر سطر داده را در ستون تعداد ستونها وارد کنید. اگر بین هر سطر داده سطرهای خالی وجود دارد ، یک ستون را به کل ستون اضافه کنید.
- روی & nbsp OK کلیک کنید ؛ به
مرحله 2. قالب جدول را بررسی کنید
Word بر اساس تنظیمات شما جدولی ایجاد می کند. بررسی کنید تا از صحت جدول مطمئن شوید.
مرحله 3. روی دکمه کوچک + که در گوشه سمت چپ بالای جدول ظاهر می شود ، کلیک کنید
این دکمه زمانی ظاهر می شود که ماوس خود را روی میز حرکت دهید. با کلیک روی این دکمه همه داده های جدول انتخاب می شوند.
مرحله 4. فشار دهید
Ctrl+C برای کپی کردن داده ها همچنین می توانید بر روی دکمه Copy در برگه Home کلیک کنید.
مرحله 5. Excel را باز کنید
پس از کپی اطلاعات ، می توانید Excel را باز کنید. اگر می خواهید داده ها را در یک کاربرگ موجود قرار دهید ، کاربرگ را باز کنید. مکان نما را در سلولی که می خواهید سلول سمت چپ بالای جدول قرار دهید قرار دهید.
مرحله 6. فشار دهید
Ctrl+V برای چسباندن داده ها
هر یک از سلول های جدول Word در یک سلول جداگانه در کاربرگ اکسل قرار می گیرند.
مرحله 7. هر ستون باقی مانده را جدا کنید
بسته به نوع داده ای که وارد می کنید ، ممکن است قالب بندی دیگری نیز لازم باشد. به عنوان مثال ، اگر آدرس شهرها ، کد کشورها و کدهای پستی را که در یک سلول قرار دارند وارد کنید ، می توانید آنها را بصورت خودکار در Excel تقسیم کنید.
- روی عنوان ستون هایی که می خواهید تقسیم کنید کلیک کنید. این مرحله کل ستون را انتخاب می کند.
- برگه Data را انتخاب کرده و روی دکمه Text to Columns کلیک کنید.
- روی Next> سپس در ستون Delimiters کاما را انتخاب کنید. اگر از مثال بالا استفاده می کنید ، این مرحله شهر را از کد کشور و کد پستی جدا می کند.
- برای ذخیره تغییرات روی Finish کلیک کنید.
- ستون هایی را که هنوز باید تقسیم شوند انتخاب کنید ، سپس این روند را تکرار کنید. فاصله و نه کاما را به عنوان محدود کننده انتخاب کنید. این مرحله کد کشور را از کد پستی جدا می کند.
