آیا قبلاً نامه درخواست رسمی نوشته اید؟ نامه های رسمی درخواست معمولاً به دلایل مختلفی مانند جمع آوری بدهی ها ، درخواست کمک یا درخواست از شخص دیگری برای انجام کار خاصی انجام می شود. در حالت ایده آل ، نامه درخواست نباید بیش از یک صفحه باشد. به عبارت دیگر ، درخواست شما باید به روشی مستقیم ، واضح ، مطمئن و سرراست منتقل شود و با جمله مناسب پایان یابد. بنابراین ، جمله مناسب برای بستن نامه درخواست چیست؟ به طور کلی ، جمله پایانی نامه بستگی زیادی به هدف نامه و هویت گیرنده نامه دارد. به عنوان مثال ، اگر نامه خطاب به شخصی است که شخصاً او را می شناسید ، با خیال راحت آن را به پایان برسانید. در همین حال ، اگر نامه با هدف تجاری نوشته شده است ، مطمئن شوید که آن را با لحن رسمی تری به پایان می رسانید.
گام
روش 1 از 2: پایان برنامه شخصی
مرحله 1. از سبک زبان مودبانه استفاده کنید
در نامه درخواست شخصی ، به طور کلی لازم است نامه نویس ابتدا دلایل درخواست خود را ارائه دهد ، سپس درخواست را به روشی مستقیم ، واضح و خاص ارائه دهد. فراموش نکنید که از انتخاب شهری مودبانه و کم تقاضا مانند "آیا دوست دارید" یا "آیا دوست دارید" استفاده نکنید تا گیرنده نامه از درخواست شما غافل نشود.
به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید: "آیا دوست ندارید خواهرم را در یک مراسم خیریه همراهی کنید تا مجبور نباشد تنها بیرون برود؟"
مرحله 2. درخواست پیگیری خود را در یک پاراگراف جدید ارائه دهید
اگر نیاز دارید در زمان خاصی پاسخ دریافت کنید ، یا گیرنده باید کار دیگری را در رابطه با درخواست انجام دهد ، لطفاً آن را در یک پاراگراف جداگانه قرار دهید. بنابراین ، گیرنده نامه می داند که برنامه پیگیری ثانویه است ، اما همچنان به برنامه اصلی مربوط می شود.
با همان مثال ، می توانید یک درخواست پیگیری مانند ، "ما واقعاً قدردانی می کنیم اگر او را در خانه ببرید تا به یک رویداد خیریه برود و بعداً او را رها کنید."
مرحله 3. از گیرنده به خاطر در نظر گرفتن درخواست تشکر کنید
بعد از اینکه درخواست شما ارسال شد ، یک بیانیه کوتاه برای تشکر از گیرنده نامه درج کنید. اگر می خواهید ، کمک های آنها را برای شما چقدر مهم و معنی دار بیان کنید.
به عنوان مثال ، می توانید چیزی مانند: "بسیار متشکرم که مایل به کمک ما هستید. کمک شما برای خواهرم که مشتاق حضور در مراسم خیریه است بسیار مفید خواهد بود."
مرحله 4. شامل هرگونه اطلاعات اضافی که گیرنده باید بداند
اگر درخواست شما باید به روش خاصی یا در تاریخ و زمان خاصی انجام شود ، لطفاً پس از تشکر از آن درخواست خود را درج کنید. علاوه بر این ، ممکن است اطلاعات تماس را نیز وارد کنید ، فقط در صورتی که گیرنده نامه بخواهد ابتدا با شما تماس بگیرد.
به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید: "برای اطلاع شما ، خواهرم قبل از شروع رویداد باید با سازمان دهندگان ملاقات کند. به همین دلیل ، او باید حداقل یک ساعت قبل به محل رویداد برسد."
نکته:
پس از درج اطلاعات اضافی ، مجدداً تشکر را فراموش نکنید. با این کار ، گیرنده نامه احساس نمی کند که از درخواست سنگینی می کند یا حتی احساس می کند مهربانی او توسط شما سوء استفاده می شود.
مرحله 5. قبل از نوشتن نام خود در انتهای نامه ، یک تبریک پایانی وارد کنید
یک سلام ساده پایانی مانند "سلام" مناسب است که در پایان نامه درخواست شخصی قرار گیرد. اگر شما و دریافت کننده نامه نزدیک یا نزدیک هستید ، لطفاً از لحن گرمتری برای تبریک پایانی ، مانند "سلام" یا "همیشه دوست داشته باشید" استفاده کنید.
بعد از سلام پایانی یک کاما اضافه کنید ، سپس دو خط خالی برای امضای خود بگذارید. پس از این دو خط خالی ، نام کامل خود را وارد کنید
روش 2 از 2: پایان دادن به برنامه های تجاری
مرحله 1. برنامه خود را در متن نامه مشخص کنید
هنگام نوشتن یک نامه کاربردی رسمی برای اهداف تجاری ، حرفه ای و دانشگاهی ، به یاد داشته باشید که هدف نامه را از ابتدا ذکر کنید. در صورت امکان ، درخواست خود را بطور خاص در اولین جمله نامه مطرح کنید ، نه در پایان.
از آنجا که درخواست شما در ابتدای نامه توضیح داده شد ، نیازی به تکرار آن در پایان نامه نیست
مرحله 2. از گیرنده برای وقت و توجه تشکر کنید
در یک پاراگراف جدید ، یک جمله کوتاه بنویسید و از گیرنده تشکر کنید که وقت ارزشمند خود را برای خواندن اختصاص داده و درخواست شما را بررسی کرده است. اطمینان حاصل کنید که او می داند که شما قدر تمایل او را می دانید.
به عنوان مثال ، ممکن است مواردی مانند "متشکرم که وقت گذاشتید و به درخواست من توجه کردید. من واقعاً از آن قدردانی می کنم."
نکته:
پس از تشکر از وقت گیرنده و توجه ، می توانید در صورت لزوم عذرخواهی مانند "متاسفم برای ایجاد مزاحمت ایجاد شده" را اضافه کنید.
مرحله 3. مهلتی را که گیرنده باید بداند ارائه دهید
در صورت نیاز به دریافت پاسخ نامه تا زمان معینی ، فراموش نکنید که تاریخ و ساعت را به گیرنده ارائه دهید. در برخی موارد ، ممکن است لازم باشد دلیل مهمی برای اهمیت تعیین مهلت ارائه دهید.
به عنوان مثال ، ممکن است مواردی مانند "متاسفم برای ناگهانی بودن ، اما قبل از دوشنبه 22 آوریل به پاسخ شما نیاز دارم ، زیرا بلیط هواپیمای خود را آن روز رزرو کرده بودم و فقط 2 هفته به (نام شهر شما) برمی گردم. بعد از آن."
مرحله 4. اطلاعات تماس را ارائه دهید تا گیرندگان در صورت داشتن سوال با شما تماس بگیرند
به گیرنده نامه کمک کنید تا به راحتی و سریع با شما تماس بگیرد ، به خصوص اگر در آینده ای نزدیک به پاسخ نیاز دارید. این ترفند ، فقط شامل اطلاعات تماس است که او می تواند در ساعات کار به راحتی با آنها تماس بگیرد.
به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید: "اگر سوالی دارید ، لطفاً با شماره دفتر تماس بگیرید: 222-123-4567 222."
مرحله 5. نامه را با یک سلام پایانی رسمی و مودبانه به پایان برسانید
برخی از نمونه های خوشامدگویی پایانی که می توانید در یک نامه کاربردی رسمی مشاغل بگنجانید عبارتند از "با احترام" یا "سلام". پس از پایان سلام ، افزودن کاما را فراموش نکنید ، سپس دو خط خالی برای امضای خود بگذارید. بعد از این دو خط خالی ، نام کامل خود را وارد کنید.
اگر به اطلاعات اضافی مانند عنوان شغلی یا شماره شناسایی خاص نیاز دارید ، لطفاً آن را دقیقاً زیر نام کامل خود اضافه کنید
نکات
- فراموش نکنید که نامه را قبل از چاپ و امضای آن ویرایش کنید. به یاد داشته باشید ، کوچکترین اشتباهی می تواند به اعتبار شما آسیب برساند و خطر عدم تحقق درخواست شما توسط گیرنده نامه را به همراه داشته باشد.
- یک کپی از نامه را در پرونده شخصی خود نگه دارید ، حداقل تا زمانی که درخواست شما تکمیل شود.
- اگر قصد دارید نامه ای را از طریق اینترنت به جای خدمات پستی ارسال کنید ، فرمت مورد استفاده در واقع یکسان است. در پایان نامه ، جایی برای امضا بگذارید حتی اگر بعداً خالی شود ، مگر اینکه امضای دیجیتالی داشته باشید که می توانید آن را ضمیمه کنید.
