مواقعی وجود دارد که مجبورید یک تماس تلفنی مهم برقرار کنید ، شاید از کسی بخواهید که چیزی را ملاقات کند یا در بازار عرضه کند. اگر عادت به صحبت تلفنی ندارید ، شروع مکالمه دشوار است. کلید یک مکالمه تلفنی موفق این است که از راحتی هر دو طرف برای داشتن یک بحث آسان اطمینان حاصل کنید.
گام
قسمت 1 از 3: تهیه برنامه
مرحله 1. تعیین کنید که هدف شما چیست
قبل از اینکه گیرنده را بردارید ، باید بدانید که برای چیست. به عنوان مثال ، اگر با شخصی که دوست دارید تماس بگیرید ، ممکن است هدف از او درخواست ملاقات با شما باشد. در تلفن های تجاری ، هدف فروش کالا یا خدمات است. به این فکر کنید که از مکالمه چه انتظاری دارید.
- سعی کنید اهداف خود را مشخص نگه دارید. این شما را بیشتر آماده می کند.
- در برخی موارد ، هدف مکالمه تلفنی ممکن است کلی تر باشد. به عنوان مثال ، تماس با یک شرکت برای پرسیدن خدمات آنها بدون اینکه بدانید واقعاً به چه چیزی علاقه دارید. اطلاعاتی که بعدا به دست می آورید به تعیین نیاز یا نیاز شما کمک می کند.
مرحله 2. بدانید که با چه کسی صحبت خواهید کرد
هنگام تماس با شخص خاصی که نمی شناسید ، سعی کنید ابتدا سوابق وی را دریابید. به این ترتیب ، تقریباً می دانید که از مکالمه چه انتظاری دارید. به عنوان مثال ، اگر می خواهید با مدیرعامل یک شرکت صحبت کنید ، ممکن است او بسیار مشغول باشد و زمان زیادی نداشته باشد. اگر با فردی خجالتی تماس می گیرید ، ممکن است مجبور شوید بیشتر صحبت کنید.
- برای تلفن تجاری ، از وب سایت شرکتی که در آن شخصی که می خواهید با او تماس بگیرید کار می کند ، دیدن کنید. عنوان و شاید بیوگرافی را پیدا خواهید کرد که ایده کمی به شما بدهد.
- برای تماس های خصوصی ، اطلاعات فرد را از دوستی که او را نیز می شناسد ، بخواهید.
مرحله 3. برخی از نقاط گفتگو را بنویسید
هنگامی که می دانید چه می خواهید و با چه کسی تماس خواهید گرفت ، ایده خوبی است که چند یادداشت برداری کنید. می توانید نقاطی بنویسید که مطمئن شوید س yourال شما پرسیده می شود. با داشتن لیست ، هرگز چیز مهمی را فراموش نمی کنید.
- همچنین ممکن است لازم باشد که مکالمه را مشخص کنید. طرح کلی ممکن است نیاز به سازگاری با پاسخ طرف مقابل داشته باشد ، اما اگر عصبی هستید اساساً راهنمای آن است.
- به این فکر کنید که چقدر صحبت می کنید. بهتر است فرض کنیم که زمان زیادی نیست. بنابراین ، روی موضوع مهمی که می خواهید در مورد آن صحبت کنید تمرکز کنید.
قسمت 2 از 3: شروع مکالمه
مرحله 1. سلام کنید و خودتان را معرفی کنید
ابتدا باید یک سلام ، مانند "سلام" یا "سلام" بگویید. امروزه بسیاری از افراد از گیرنده های خودکار استفاده می کنند ، اما شما هنوز هم باید خودتان را معرفی کنید مگر اینکه طرف مقابل با نام شما سلام کند. اگر با کسی که خوب می شناسید تماس می گیرید ، فقط ذکر نام کافی است. در شرایط دیگر ، اطلاعات بیشتری ارائه دهید تا طرف مقابل شما را شناسایی کند.
- برای تبریک ، می توانید از "صبح بخیر" ، "عصر بخیر" یا "عصر بخیر" نیز استفاده کنید.
- در تلفن تجاری ، نام شرکت خود را نیز ذکر کنید. به عنوان مثال ، "صبح بخیر ، من آنیسا دیوی از تبلیغات Mahkota هستم."
- برای تماس های خصوصی با علاقه شما ، ممکن است لازم باشد محل ملاقات او را ذکر کنید. به عنوان مثال ، "سلام ، این مهسا است. ما هفته گذشته در ورزشگاه ملاقات کردیم."
- اگر در حال تماس با یکی از دوستان خود هستید ، نام آن دوست را ذکر کنید. به عنوان مثال ، "سلام ، این لیزا است. من دوست اریک هستم. فکر می کنم او قبلاً گفته بود تماس می گیرم."
- اگر برای استعلام شغل تماس می گیرید ، بگویید که اطلاعات را از کجا گرفته اید. به عنوان مثال ، "سلام ، نام من نورانی رحمان است. من می خواهم در مورد شغلی که در روزنامه دیروز آگهی شده بود استعلام کنم."
- اگر فقط می خواهید از یک کسب و کار اطلاعات کلی بخواهید ، نیازی به نامگذاری نیست. شما به سادگی می توانید بگویید: "سلام ، من به سرویس ذخیره سازی که ارائه می دهید علاقه مند هستم."
مرحله 2. بپرسید آیا زمان مناسبی برای صحبت کردن است
اگر می خواهید مکالمه تلفنی موفقیت آمیز باشد ، مطمئن شوید که طرف مقابل نیز مانند شما تمرکز دارد. به همین دلیل باید قبل از شروع مکالمه از او بپرسید که آیا وقت دارد یا خیر. اگر پاسخ مثبت است ، لطفاً صحبت را شروع کنید. اگر پاسخ مشغول است یا در شرف خروج است ، زمان دیگری پیدا کنید.
- اگر هنگام صحبت کردن آماده نیست ، قبل از قطع تماس ، زمان دیگری را تعیین کنید. می توانید بگویید: «آیا می توانم امروز بعد از ظهر دوباره تماس بگیرم؟ ساعت 3 ، شاید؟"
- اگر می خواهد با شما تماس بگیرد ، روز و ساعتی را که می توانید در اختیار او قرار دهید. بگو ، "من می توانم فردا صبح صحبت کنم. شاید حدود 10؟"
مرحله 3. با خوشایندها شروع کنید
اگر برای درخواست یا فروش چیزی تماس می گیرید ، فوراً سر اصل مطلب نروید. شخص دیگر ممکن است به زودی علاقه خود را از دست بدهد. در عوض ، سعی کنید با مقدمه ای مانند صحبت های کوچک در مورد آب و هوا شروع کنید.
- با این حال ، کلمات را برای مدت طولانی خرد نکنید. ممکن است شخص دیگر بی حوصله شود.
- اگر فردی را که با او صحبت می کنید می شناسید ، موضوعی شخصی تر را در مورد موضوعی که به آن علاقه دارد بیان کنید. به عنوان مثال ، اگر او طرفدار فوتبال است ، بگویید: "دیشب مسابقه پرسپایا برگزار شد ، اینطور نیست؟"
- اگر او را از نزدیک نمی شناسید ، دلپذیری های عمومی را انتخاب کنید. به عنوان مثال ، "اخیراً بسیار گرم است. به نظر می رسد سال گذشته فصل خشک به این اندازه گرم نبود."
مرحله 4. درباره نقاط گفتگو بحث کنید
هنگامی که شما و طرف مقابل احساس راحتی و آرامش بیشتری می کنید ، به قلب گفتگو برسید. به طور خلاصه و مختصر صحبت کنید زیرا اگر در حال غلت زدن هستید ناامن به نظر می رسید.
- در حالی که احساس اعتماد به نفس ایجاد می کنید ، مطمئن شوید که وقتی از دیگران چیزی می خواهید مودب باشید.
- اگر برای مدت طولانی بدون توقف صحبت کنید ، ممکن است طرف مقابل دیگر توجه خود را متوقف کند. بنابراین استراحت کنید و در صورت نیاز به گفتن ، بازخورد بخواهید.
- در حین صحبت از خوردن و جویدن آدامس خودداری کنید. صدایی که ایجاد می کند این تصور را ایجاد می کند که شما جدی نیستید.
قسمت 3 از 3: ایجاد تنظیمات
مرحله 1. یک مکان آرام پیدا کنید
البته شما می خواهید تماس تلفنی به خوبی به پایان برسد. بنابراین ، محیطی مناسب برای صحبت کردن ، در مکانی آرام ایجاد کنید. سر و صدای پس زمینه را به حداقل برسانید تا مجبور نباشید از طرف مقابل بخواهید آنچه را که می گوید تکرار کند یا فریاد بکشد تا او را به شنیدن شما وادار کند.
- بهترین مکان برای تماس اتاق خالی با در بسته است. تضمین می شود که بتوانید آرام صحبت کنید.
- اگر مجبور هستید در یک دفتر در فضای باز تماس بگیرید و صدای همکاران خود را بشنوید ، سعی کنید وقتی دفتر کمی ساکت است تماس بگیرید. به عنوان مثال ، در هنگام استراحت ناهار یا در پایان روز که بقیه به خانه رفته اند.
- در صورت امکان از تماس های تلفنی مهم در اماکن عمومی مانند رستوران ها یا مغازه ها خودداری کنید. اماکن عمومی معمولاً مملو از حواس پرتی و شلوغی بیش از حد است. اگر مجبورید وقتی بیرون هستید تماس بگیرید ، مکانی آرام پیدا کنید ، مانند کوچه ای در خارج از حمام رستوران یا راهروی خالی در یک فروشگاه.
مرحله 2. سیگنال را بررسی کنید
امروزه بسیاری از مردم از تلفن همراه به عنوان تلفن اصلی خود استفاده می کنند. در این صورت ، مطمئن شوید که سیگنال تلفن همراه شما قوی است تا مطمئن شوید کیفیت صدا خوب خواهد بود. به دنبال مکانی باشید که سیگنال قوی ارائه دهد. در صورت عدم وجود سیگنال ، ممکن است لازم باشد از تلفن ثابت استفاده کنید.
- کیفیت صدای تلفن های ثابت معمولاً بهتر از تلفن های همراه است. بنابراین اگر کاملاً ضروری است ، در صورت امکان از تلفن ثابت استفاده کنید ، به خصوص اگر می خواهید با والدین مبتلا به کم شنوایی تماس بگیرید.
- اگر از تلفن همراه استفاده می کنید ، آن را طوری نگه دارید که میکروفون داخلی بدون مشکل صدای شما را بگیرد. تماسهای مهم نباید از بلندگو استفاده کنند.
مرحله 3. مطمئن شوید که راحت هستید
قبل از شروع تماس ، مطمئن شوید که آماده تمرکز کامل روی مکالمه هستید. به عنوان مثال ، خودتان را آماده کنید تا مجبور نباشید به دستشویی بروید و یک نوشیدنی تهیه کنید تا در صورت تشنگی مجبور نباشید بلند شوید. ایده خوبی است که دستمال کاغذی در دست داشته باشید فقط در صورت نیاز به عطسه کردن روی تلفن.
تصمیم بگیرید که راحت تر نشسته یا ایستاده صحبت می کنید. اگر عصبی هستید ، شاید بتوانید با کمی پیاده روی آرام شوید
نکات
- اگر عصبی هستید ، شاید به تمرین نیاز داشته باشید. از یکی از دوستان یا اعضای خانواده خود بخواهید به عنوان فردی که با او تماس می گیرید عمل کند.
- اگر به طور خصوصی یا در زمینه اجتماعی با مردم تماس می گیرید ، ممکن است بخواهید با ارسال پیامی که می گوید: "آیا می توانید یک دقیقه وقت بگذارید تا با تلفن صحبت کنید؟" اگر بداند که با او تماس می گیرید ، او پذیراتر است.
- سعی کنید نگرش مثبت ایجاد کنید. حتی اگر فردی که با او صحبت می کنید نتواند او را ببیند ، لبخند زدن هنگام صحبت باعث می شود صدای شما مشتاق و مثبت به نظر برسد.
- کلمات را درست تلفظ کنید. سعی کنید طرف مقابل را بدون هیچ مشکلی بفهمد که چه می گویید.
- به سرعت گفتار خود توجه کنید. به دست آوردن کلماتی که خیلی سریع هستند ، گاهی اوقات دشوار است.
