با افزایش محبوبیت ایمیل به عنوان جایگزینی آسان تر ، ارزان تر و سریعتر برای نقش نامه ها ، تعداد دعوت نامه های عروسی ، جشن تولد و حتی مجالس اجتماعی که از طریق این رسانه های آنلاین ارسال می شود نیز افزایش می یابد. به طور کلی ، دعوت کنندگان یک ایمیل با سیستم RSVP برای اندازه گیری تعداد مهمانانی که می توانند در رویداد شرکت کنند ، ارسال می کنند. اما متاسفانه ، سیستم RSVP در اندونزی چندان محبوب نیست ، بنابراین به احتمال زیاد ، پاسخگویی برای شما دشوار خواهد بود. نگران نباش! این مقاله حاوی نکات مختلفی در مورد تعیین راه و زمان مناسب برای پاسخگویی ، ایجاد پاسخ مناسب و بررسی اینکه آیا پاسخ شما توسط دعوت کننده دریافت شده است یا خیر ، می باشد.
گام
قسمت 1 از 3: تعیین راه و زمان مناسب برای پاسخگویی
مرحله 1. تصمیم بگیرید
اولین اقدامی که باید انجام دهید این است که تصمیم بگیرید که در رویداد ذکر شده در دعوتنامه شرکت کنید یا نباشید. به محض دریافت ایمیل RSVP به این موضوع فکر کنید.
- به مکان رویداد فکر کنید و در نظر بگیرید که آیا نیاز به سفر به خارج از شهر دارید یا خیر. به عنوان مثال ، برای شرکت در رویدادی که در خارج از شهر برگزار می شود ، البته برای خرید بلیط هواپیما باید هزینه بیشتری صرف کنید ، درست است؟
- اطمینان حاصل کنید که لازم نیست در زمان رویداد در رویداد دیگری شرکت کنید.
- اطمینان حاصل کنید که شریک و نزدیکترین بستگان شما نیز می توانند در آنجا شرکت کنند. به یاد داشته باشید که دسترسی افراد نزدیک به شما نیز بر روند تصمیم گیری شما تأثیر می گذارد.
مرحله 2. ماهیت رویداد را مشخص کنید
در واقع ، ماهیت رویدادهای مختلف نیاز به تنوع واکنش و سطوح رسمی دارد. بنابراین ، قبل از ارسال پاسخ ابتدا باید ماهیت رویداد را درک کنید تا از بروز خطاهای ناخواسته جلوگیری کنید.
- اگر این رویداد غیررسمی است ، مانند دعوت از کباب در خانه همسایه ، عموماً باید یک پاسخ غیر رسمی بدهید. علاوه بر این ، زمان ارسال پاسخ باید کوتاه تر باشد.
- اگر رویداد رسمی است ، مانند دعوت از عروسی ، جشن تولد یا سایر جشن های مهم ، عموماً باید پاسخی دهید که آن هم رسمی است.
مرحله 3. پاسخ م effectiveثر ارائه دهید
پس از مطالعه جزئیات رویداد و تصمیم گیری ، بلافاصله پاسخ موثری ارائه دهید. به عبارت دیگر ، از طریق پاسخی که می دهید ، تأیید کنید که آیا دعوت را پذیرفته اید یا خیر.
- تاریخ RSVP ذکر شده توسط دعوت کننده را بخوانید. به یاد داشته باشید ، شما باید قبل از مهلت مقرر پاسخ دهید!
- در اسرع وقت پاسخ دهید. حتی اگر دعوت کننده یک یا دو ماه به شما فرصت دهد تا پاسخ دهید ، این بدان معنا نیست که شما باید از فرصت استفاده کنید و برای پاسخ متوقف شوید! در عوض ، بلافاصله پس از تصمیم گیری در مورد پذیرش یا رد دعوت ، پاسخ دهید.
قسمت 2 از 3: ایجاد پاسخ ها
مرحله 1. موضوع ایمیل را مشخص کنید
پس از تعیین نحوه و زمان پاسخ ، پیام خود را ساختاربندی کنید. برای شروع ، موضوعی را در ایمیل وارد کنید که پاسخ شما را نشان می دهد و متناسب با ماهیت رویداد است.
- برای دعوت های رسمی ، از جملاتی که رسمی هم هستند استفاده کنید. به عنوان مثال ، بنویسید: "راجر و آنا در 11 مه دعوتات به مراسم و شام را رد می کنند."
- برای دعوت های غیر رسمی ، مانند دعوت های منجمد به همسایگان پیچیده خود ، به سادگی بنویسید ، "نمی توانم به کباب یازدهم بیایم."
مرحله 2. شامل یک سلام باشید
مهم است که ایمیل را با یک سلام مناسب باز کنید زیرا این سلام است که لحن پاسخ شما را تعیین می کند. علاوه بر این ، سلام مناسب نیز بر احساسات و دیدگاه شما نسبت به دعوت کننده تأکید می کند.
- چند نمونه از سلام های مناسب عبارتند از "به" ، "به بهترین دوست من" ، یا سلام های ساده مانند "صبح بخیر/بعدازظهر/عصر/عصر" ،
- برای رویدادهای غیر رسمی ، به سادگی یک سلام کوتاه و ساده مانند ، "به جان و مارسی" بگویید.
مرحله 3. پیام را در بدنه ایمیل بنویسید
پیام نوشته شده در متن ایمیل ممکن است مهمترین قسمت پاسخ شما باشد ، به ویژه اینکه هم پاسخ شما را به نتیجه می رساند و هم ماهیت رویداد را منعکس می کند. برخی از جملات که می توانید برای پذیرش یا رد دعوت استفاده کنید:
- به چنین دعوتنامه ای پاسخ غیر رسمی ارائه دهید. به عنوان مثال ، "با تشکر از دعوت کباب ، تام. اما متأسفیم ، ما نتوانستیم شرکت کنیم زیرا آن روز باید خارج از شهر بودیم."
- به دعوتاتی از این دست پاسخ رسمی دهید. به عنوان مثال ، "هیگینسون ها دعوت نامه ای برای شرکت در عروسی جاش و بلیندا در 5 نوامبر 2019 دریافت کردند." مثال دیگر این است که "جان و سارا اپلبی خوشحال می شوند دعوت شما را در جشن تولد مارتا رودریگز قبول کنند."
- یک مثال از حکم رد رسمی می تواند این باشد: "خانواده پارکر نتوانستند در عروسی جاش و بلیندا در 5 نوامبر 2019 شرکت کنند."
مرحله 4. یک تبریک پایانی بنویسید و نام خود را وارد کنید
پس از نوشتن پیام ، پاسخ را با یک سلام پایانی مناسب به پایان برسانید. در واقع ، نوشتن یک تبریک پایانی فقط یک فرمالیته نیست ، بلکه در عین حال می تواند نشان دهنده نوع رابطه شما با شخص و احساس شما نسبت به او باشد.
- یک تبریک پایانی رسمی مانند ، "سلام" یا "متشکرم" را انتخاب کنید.
- یک سلام غیر رسمی پایانی مانند "سلام" یا "سلام" را انتخاب کنید.
- سلام پایانی را با پاسخ خود مطابقت دهید. برای مثال ، اگر باید دعوت را رد کنید ، یا "متشکرم" ، اگر دعوت را پذیرفتید ، بنویسید.
- نام خود را در انتهای ایمیل بنویسید. برای رویدادهای غیر رسمی ، فقط نام مستعار خود و سایر افراد دعوت شده را بنویسید. با این حال ، برای یک رویداد رسمی تر ، ایده خوبی است که نام کامل خود و سایر مهمانان دعوت شده را یادداشت کنید. اگر شما و دعوت کننده رابطه بسیار نزدیک دارید ، فقط "خانواده اسمیت" را بنویسید.
قسمت 3 از 3: برخورد با ایمیل های خودکار و عیب یابی مشکلات احتمالی
مرحله 1. در صورت وجود یک دکمه خودکار در ایمیل ، روی "رد" یا "پذیرش" کلیک کنید
امروزه بسیاری از افراد علاقه بیشتری به استفاده از سرویس خودکار RSVP دارند که در قالب یک ایمیل برای دعوت نامه های رسمی ارسال می شود. به احتمال زیاد ، ایمیل RSVP خودکار از طریق شخص ثالث ارسال شده است و دارای یک دکمه با گزینه "رد" یا پذیرش "است.
- در صورت دریافت چنین ایمیلی ، نیازی به ارسال ایمیل خصوصی به دعوت کننده نیست.
- پس از پذیرش یا رد دعوت ، پاسخ به شخص ثالث ارسال و به دعوت کننده ارسال می شود.
- خدمات ایمیل خودکار اغلب برای رویدادهای نیمه رسمی مانند جشن تولد ، تجمع ، اجتماعات اجتماعی و غیره استفاده می شود.
مرحله 2. روی گزینه "بازگشت رسید" در متن ایمیل کلیک کنید
این کار را انجام دهید تا ارائه دهنده ایمیل شما ایمیلی را برای شما ارسال کند که تأیید کند فرد مورد نظر پاسخ شما را دریافت کرده یا باز کرده است. به این ترتیب ، می دانید که آیا پیام ارسال شده است یا خیر.
- توجه داشته باشید که ارائه دهندگان ایمیل های مختلف نیز ممکن است سیاست های متفاوتی در مورد گزینه "برگشت رسید" داشته باشند.
- برخی از ارائه دهندگان خدمات ایمیل حتی این گزینه را ارائه نمی دهند.
مرحله 3. در صورت تغییر برنامه های خود ، یک ایمیل پیگیری ارسال کنید
در حقیقت ، تغییر برنامه ها یک امکان اجتناب ناپذیر است. اگر نیاز دارید دعوت نامه ای را که قبلاً پذیرفته شده یا برعکس رد کنید ، مطمئن شوید که تغییر را در پاسخ مستقیماً به دعوت کننده منتقل کرده اید.
- اگر به طور تصادفی گزینه "پذیرش" را در یک ایمیل خودکار فشار داده اید ، خطا را از طریق ایمیل خصوصی برای شخص مربوطه روشن کنید.
- اگر می خواهید دعوت نامه ای را که قبلاً دریافت کرده اید رد کنید ، رد را مستقیماً به دعوت کننده منتقل کنید. به عنوان مثال ، ایمیلی با عنوان "تغییرات RSVP" ارسال کنید که می گوید "متأسفیم ، به دلایلی ، من و سارا نتوانستیم در روز چهاردهم در بیستمین سالگرد ازدواج شما شرکت کنیم. امیدوارم در آینده نزدیک بتوانیم دوباره ملاقات کنیم ، خوب!"
- اگر می خواهید دعوت نامه ای را که قبلاً رد کرده اید بپذیرید ، تغییرات را نیز مستقیماً به دعوت کننده ارسال کنید. به عنوان مثال ، ایمیلی با موضوع "تغییرات RSVP" ارسال کنید که می گوید "سلام! اگر سهمیه دعوتنامه هنوز موجود است ، خوشحال می شوم در رویداد شما شرکت کنم."
- تغییرات در پاسخ باید در اسرع وقت اطلاع داده شود. اگر رویداد آینده غیر رسمی یا نیمه رسمی است ، به احتمال زیاد مدتی قبل پاسخ خود را تغییر داده اید. با این حال ، اگر رویداد رسمی است (به عنوان مثال ، عروسی) ، تغییرات در پاسخ باید از قبل ، حداقل یک ماه قبل انجام شود.
