Excel برای جداول و داده ها عالی است ، اما چگونه می توانید از آن استفاده کرده و آن را طوری ساختار دهید که نیازهای شما را برآورده کند؟ ابزار مرتب سازی به شما امکان می دهد ستون ها را با فرمت های مختلف سریع مرتب کنید ، یا می توانید قالب های خود را برای ستون ها و انواع مختلف داده ایجاد کنید. از عملکرد مرتب سازی برای سازماندهی داده ها و سهولت درک و استفاده از آنها استفاده کنید.
گام
قسمت 1 از 3: مرتب سازی بر اساس حروف الفبا یا بر اساس شماره
مرحله 1. داده های خود را انتخاب کنید
می توانید کلیک کنید و بکشید (کلیک کنید و بکشید) ستونی را که می خواهید مرتب سازی کنید انتخاب کنید ، یا می توانید روی یک سلول در ستون کلیک کنید تا آن سلول فعال شود و به Excel اجازه دهید داده ها را به طور خودکار مرتب کند.
همه داده های یک ستون باید بر اساس نوع آن مرتب شوند (به عنوان مثال: متن ، اعداد ، تاریخ)
مرحله 2. به دنبال دکمه مرتب سازی باشید
این دکمه در برگه داده ها در بخش مرتب سازی و فیلتر قرار دارد. برای مرتب سازی سریع ، از دکمه های "AZ ↓" و "AZ ↑" استفاده کنید.
مرحله 3. ستون های خود را با کلیک روی دکمه مناسب مرتب کنید
هنگام مرتب سازی اعداد ، می توانید آنها را از پایین ترین به بالاترین ("AZ ↓") یا از بالاترین به کمترین ("AZ ↑") مرتب کنید. هنگام مرتب کردن متن ، می توانید آن را به ترتیب حروف الفبا ("AZ ↓") یا به ترتیب حروف الفبا معکوس ("AZ ↑") مرتب کنید. هنگامی که تاریخها یا زمانها را مرتب می کنید ، می توانید آنها را از اولین تا آخرین ("AZ ↓") یا از اولین تا اولیه ("AZ ↑") مرتب کنید.
اگر ستون دیگری علاوه بر ستونی که مرتب می کنید حاوی اطلاعات باشد ، یک پنجره س questionال ظاهر می شود که در آن می خواهید داده ها را برای مرتب سازی وارد کنید. نتیجه سفارش هنوز بر اساس ستونی است که انتخاب کرده اید ، اما داده های کنار آن ستون با توجه به داده های موجود در ستون انتخاب شده ، دنبال می شوند
مرحله 4. مشکل با ستونی که مرتب نمی شود
اگر هنگام مرتب سازی با پیغام خطا روبرو می شوید ، شایع ترین علت مشکل قالب بندی داده ها است.
- اگر اعداد را مرتب می کنید ، مطمئن شوید که همه سلول ها به صورت اعداد قالب بندی شده اند و نه متن. ارقام را می توان به طور تصادفی "وارد" یا به عنوان متن از برنامه ها یا برنامه های حسابداری خاص خواند.
- اگر متن را مرتب کنید ، ممکن است خطاها از وجود فاصله ها یا قالب بندی نادرست داده ها ایجاد شود.
- اگر بر اساس تاریخ یا زمان مرتب سازی کنید ، مشکل معمولاً از قالب داده ها ناشی می شود. برای اینکه Excel بر اساس تاریخ مرتب شود ، باید مطمئن شوید که همه داده های شما به عنوان تاریخ قالب بندی شده اند.
قسمت 2 از 3: مرتب سازی بر اساس معیارهای متعدد
مرحله 1. داده های خود را انتخاب کنید
بگویید که شما یک صفحه گسترده با فهرستی از نام مشتریان و مکان شهر آنها دارید. سپس می خواهید شهرها را به ترتیب حروف مرتب کنید ، سپس هر مشتری را به ترتیب حروف الفبا و همچنین در هر شهر مرتب کنید. می توانید این کار را با ایجاد مرتب سازی سفارشی انجام دهید.
مرحله 2. روی دکمه مرتب سازی کلیک کنید
در بخش "مرتب سازی و فیلتر کردن" در برگه داده ها قرار دارد. پنجره ای ظاهر می شود که به شما امکان می دهد یک دنباله خاص با معیارهای مختلف ایجاد کنید.
اگر ستون شما دارای سرصفحه در سلول اول است ، برای مثال "شهر" و "نام" ، مطمئن شوید که جعبه سربرگ My data has headers در گوشه سمت چپ بالای پنجره مرتب سازی که قبلاً ظاهر می شود را علامت بزنید
مرحله 3. اولین تنظیمات خود را انجام دهید
برای انتخاب ستون مورد نظر ، روی منوی مرتب سازی بر اساس کلیک کنید. در این مثال ، ابتدا شهر را مرتب می کنید ، بنابراین ستون مناسب را از منو انتخاب کنید.
- در منوی "مرتب سازی" ، "Values" را انتخاب کنید.
- ترتیب "A تا Z" یا "Z تا A" را به دلخواه تنظیم کنید.
مرحله 4. تنظیم دوم را انجام دهید
روی دکمه افزودن سطوح کلیک کنید. با این کار یک تنظیم دیگر زیر تنظیم اول اضافه می شود. ستون دوم (نام ستون در این مثال) را انتخاب کنید ، سپس تنظیمات را تنظیم کنید (برای خواندن راحت تر ، همان منوی تنظیمات را در تنظیمات اول انتخاب کنید).
مرحله 5. روی OK کلیک کنید
لیست شما بر اساس تنظیماتی که قبلاً انجام داده اید مرتب می شود. شما می توانید شهرها را به ترتیب حروف الفبا مرتب کرده و نام مشتریان را بر اساس حروف الفبا در هر شهر طبقه بندی کنید.
این مثال یک مثال ساده است و فقط شامل دو ستون است. با این حال ، می توانید دنباله های پیچیده ایجاد کنید و در صورت تمایل ستون های متعددی را شامل شوید
قسمت 3 از 3: مرتب سازی بر اساس رنگ یا حروف سلول
مرحله 1. داده های خود را انتخاب کنید
می توانید کلیک کنید و بکشید (کلیک کنید و بکشید) ستونی را که می خواهید مرتب سازی کنید انتخاب کنید ، یا می توانید روی یک سلول در ستون کلیک کنید تا آن سلول فعال شود و به Excel اجازه دهید داده ها را به طور خودکار مرتب کند.
مرحله 2. روی دکمه مرتب سازی کلیک کنید
در برگه داده ها در بخش "مرتب سازی و فیلتر" قرار دارد. پنجره مرتب سازی ظاهر می شود. اگر ستون دیگری حاوی داده ها در کنار ستونی که انتخاب کرده اید داشته باشید ، از شما سال می شود که آیا می خواهید آن داده ها را وارد کنید.
مرحله 3. "Cell Color" یا "Font Color" را در منوی "Sort On" انتخاب کنید
این به شما امکان می دهد اولین رنگی را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید.
مرحله 4. رنگی را که می خواهید اول مرتب کنید انتخاب کنید
در منوی سفارش ، می توانید از منوی "کشویی" برای انتخاب رنگی که می خواهید اولین یا آخرین را در ترتیب قرار دهید ، استفاده کنید. فقط می توانید رنگی را که در ستون است انتخاب کنید.
هیچ تنظیم پیش فرض یا پیش فرض برای مرتب سازی رنگ ها وجود ندارد. شما باید خودتان مقدمات کار را فراهم کنید
مرحله 5. یک رنگ دیگر اضافه کنید
برای هر رنگی که مرتب می کنید باید تنظیمات دیگری اضافه کنید. برای افزودن تنظیمات ، روی افزودن سطح کلیک کنید. رنگ بعدی را که می خواهید مرتب سازی کنید انتخاب کنید ، سپس ترتیب ترتیب را به ترتیبی که می خواهید آنها را تنظیم کنید.
مطمئن شوید که هر دستور راه اندازی برای هر تنظیم یکسان باشد. به عنوان مثال ، اگر از بالا به پایین مرتب سازی می کنید ، در منوی سفارش برای هر تنظیماتی که در بالا انتخاب می کنید مطمئن شوید
مرحله 6. روی OK کلیک کنید
هر تنظیم به صورت جداگانه اعمال می شود و ستون ها با توجه به رنگی که تنظیم کرده اید مرتب می شوند.
نکات
- سعی کنید داده ها را به روش دیگری مرتب کنید. دیدگاه های مختلف می توانند جنبه های مختلف اطلاعات ارائه شده را نشان دهند.
- اگر صفحه گسترده شما دارای مبالغ ، میانگین یا سایر اطلاعات جمع بندی زیر اطلاعاتی است که می خواهید مرتب کنید ، مراقب باشید آنها را نیز مرتب نکنید.
