صورتحساب پرداخت ، یا اغلب به عنوان فاکتور نیز نامیده می شود ، سندی است که حاوی جزئیات خدمات ارائه شده و همچنین درخواست پرداخت است که به شخص خریدار ارائه می شود. به عنوان مثال ، اگر باغبان هستید و گیاهان را به صفحه اصلی مشتری اضافه کرده اید ، جزئیات خدمات خود را در صورتحساب برای دریافت پرداخت ذکر کنید.
گام
قسمت 1 از 3: انتخاب قالب
مرحله 1. یک فاکتور حرفه ای ایجاد کنید
اگر فاکتورها را مکرر می نویسید ، ایده خوبی است که یک الگوی فاکتور ایجاد کنید که بتوانید هر بار که یک فاکتور جدید برای مشتری ارسال می کنید ، آن را تغییر دهید. این الگو به ویژه برای پیمانکاران یا سایر افرادی که به طور مداوم خدمات ارائه می دهند مفید است. می توانید الگوهای فاکتور را با استفاده از برنامه پردازش متن مورد علاقه خود ایجاد کنید یا آنها را در اینترنت جستجو کنید.
- یک فاکتور معمولاً شامل یک عنوان با نام یا کسب و کار ، آدرس و شماره تلفن شما ، و همچنین لوگوی شرکت به همراه جزئیات خدمات ارائه شده ، مبلغ پرداختی و دستورالعمل های پرداخت است.
- فاکتورها معمولاً به صورت الکترونیکی ایجاد می شوند ، شماره گذاری می شوند و در رایانه ذخیره می شوند. به این ترتیب ، شما همیشه یک کپی از صورتحساب خود دارید و نگران از دست دادن سند صورتحساب خود نباشید. با این حال ، مطمئن شوید که همیشه از فایل صورتحساب خود با استفاده از سرویس ذخیره سازی فایل آنلاین مانند Google Drive یا Dropbox پشتیبان تهیه می کنید. به این ترتیب ، اگر هارد رایانه شما خراب شود ، هنوز یک کپی از فاکتورهای خود دارید.
- یک سیستم شماره گذاری را انتخاب کنید که سازماندهی اسناد را برای شما آسان کند. یکی از گزینه ها استفاده از تاریخ ایجاد است. بنابراین ، "FTR311216" یک فاکتور است که در 31 دسامبر 2016 ایجاد شده است. اگر بیش از یک فاکتور در یک روز ایجاد کردید ، حروف اولیه فروشنده را وارد کنید.
مرحله 2. کتاب فاکتور را انتخاب کنید
کتابهای فاکتور را می توان در کتابفروشی ها یا فروشگاه های ثابت خریداری کرد. این کتاب شامل فضاهایی برای لیست خدمات ارائه شده و اطلاعات مختلف پرداخت است. هر بار که یک صورت حساب پرداخت می نویسید ، فقط باید فضای خالی ارائه شده را پر کنید.
- کتابهای فاکتور برای افرادی که برای کالاهایی که می فروشند فاکتور می نویسند مفید است. به عنوان مثال ، اگر کیک های خانگی می فروشید ، نوشتن قبض پرداخت به جای ایجاد فاکتور در رایانه برای هر بار فروش آسان تر است.
- یک کتاب فاکتور انتخاب کنید که در پشت هر فاکتور خالی یک لایه کاغذ وجود داشته باشد تا شما و مشتری خود بتوانید یک نسخه دریافت کنید.
- با این حال ، شما هنوز به یک منطقه ذخیره سازی امن نیاز دارید. حتماً کپی فاکتور را در گاوصندوق ضد حریق نگهداری کنید.
مرحله 3. از یک سیستم پرداخت آنلاین استفاده کنید
PayPal یا Square به شما امکان می دهد فاکتورها را ارسال کنید. با این حال ، خدمات قابل پرداخت است (2.9 + + 30 سنت آمریکا به ازای هر فاکتور تا ژانویه 2017) ، اما راحتی پرداخت الکترونیکی این روش را قابل اطمینان تر می کند.
- از داخل حساب PayPal خود ، گزینه منو "ارسال و درخواست" را در بالا انتخاب کنید. سپس ، "ایجاد و مدیریت فاکتورها" (ایجاد و مدیریت فاکتورها) را انتخاب کنید. در نهایت ، روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید تا صورتحساب جدیدی ایجاد شود.
- برای پر کردن بخش "صورت حساب به:" فاکتور ، باید آدرس ایمیل مشتری را بدانید. PayPal یا Square حساب آن آدرس ایمیل را قبض می کند.
مرحله 4. یک برنامه فاکتور سفارشی دریافت کنید
صدور صورتحساب برنامه هایی مانند Invoice2go به شما امکان می دهد صورتحساب ها را از تلفن خود ارسال و پیگیری کنید و یادآورهای پرداخت خودکار را تنظیم کنید. مشتریان می توانند با استفاده از کارت اعتباری یا بدهی به صورت آنلاین پرداخت کنند.
مرحله 5. با نرم افزار حسابداری فاکتور ایجاد کنید
اگر از نرم افزار حسابداری برای مدیریت مشاغل خود استفاده می کنید ، یک سیستم صورتحساب باید گنجانده شود. به عنوان مثال ، QuickBooks یک دکمه "فاکتور" کاربر پسند در داشبورد دارد که شما را در این فرآیند راهنمایی می کند. مشتریان شما گزینه های پرداخت فوری ندارند ، اما می توانید وضعیت صورتحساب را به همراه سایر سوابق تجاری نظارت کنید.
قسمت 2 از 3: شامل اطلاعات اولیه
مرحله 1. شامل اطلاعات شرکت
خواه در حال صورتحساب در رایانه هستید یا از دفترچه فاکتور استفاده می کنید ، نام شرکت را در بالا بنویسید. اطلاعات زیر را دقیقاً در زیر نام شرکت خود قرار دهید:
- آدرس کامل شرکت
- شماره تلفن شرکت
- آدرس ایمیل یا هر گونه اطلاعات تماس
مرحله 2. تاریخ را بنویسید
شما و مشتری باید تاریخ فاکتور را بدانید. این به این دلیل است که سررسید پرداخت معمولاً بر اساس تاریخ ایجاد فاکتور است.
مرحله 3. در صورت نیاز شماره فاکتور
با توجه به تعداد معاملات انجام شده با مشتری ، به ترتیب شماره های فاکتور را نیاز خواهید داشت. به عنوان مثال ، اگر در 3 رویداد مختلف به یک مشتری یک کیک فروخته اید ، فاکتور فروش سوم شماره 3 خواهد بود.
- اگر از برگه فاکتور ثابت خریداری شده در فروشگاه استفاده می کنید ، فاکتور باید قبلاً شماره گذاری شده باشد.
- در صورت استفاده از نرم افزار حسابداری یا PayPal ، صورتحساب نیز به صورت خودکار شماره گذاری می شود.
مرحله 4. اطلاعات مشتری را بنویسید
نام مشتری یا مشتری یا شرکت را درج کنید. در صورت ارائه خدمات پیمانکاری به مشتریان ، باید آدرس و شماره تلفن شرکت را نیز ذکر کنید.
قسمت 3 از 3: نوشتن موارد خاص
مرحله 1. شرح خدمات ارائه شده را بنویسید
شامل هرگونه کار ، خدمات یا محصولاتی که مشتری ارائه می دهد ، باشد. اگر بیش از یک سرویس ارائه می دهید ، هر یک را در یک لیست ذکر کنید. اطلاعات زیر را در مورد خدمات یا محصول در لیست مربوطه قرار دهید:
- خدمات یا محصولات ارائه شده. به عنوان مثال ، "1 کیک تولد با تزئینات توماس".
- تاریخ تحویل خدمات
- هزینه خدمات
- بعد از اینکه هر محصول یا خدمات فهرست شد ، کل را محاسبه کرده و مبلغ نهایی صورتحساب را درج کنید.
مرحله 2. شرایط پرداخت خاصی را مشخص کنید
اگر می خواهید قبض قبل از تاریخ معینی پرداخت شود ، آن اطلاعات را درج کنید. جزئیات مربوط به نوع پرداخت پذیرفته شده ، اعم از نقدی ، چک یا کارت اعتباری را وارد کنید.
همچنین مالیاتی را که به هزینه اضافه می شود محاسبه کنید. به دنبال نرخ های مالیاتی قابل اجرا در کشور خود باشید تا بتوانید مبلغ صورتحساب را به طور دقیق تعیین کنید
مرحله 3. ارائه اطلاعات اضافی
در انتهای فاکتور ، شرح سیاست بازگشت را بنویسید. همچنین می توانید از این فرصت برای تشکر از مشتری استفاده کرده و محصولات یا خدمات دیگری را که ارائه می دهید لیست کنید.
